智能化模式下企业合同管理系统的优化

2022-12-24吴晓玥张丽芸王泽鹏

企业科技与发展 2022年7期

刘晴，吴晓玥，张丽芸，王泽鹏

（天津理工大学，天津 300000）

0 引言

对于企业而言，构建一个全流程智能化合同管理系统，可以提升企业整体合同管理效率和智能化管理水平；大幅提高合同信息比对的精准性；明确合同关键信息和有关法律条款，降低人工成本；保证合同审核的准确率；实现数据共享，提升企业对合同的风险控制和管理能力；提升各个业务场景中合同管理的便捷性和效率，为企业获取更多的经济效益。现阶段，随着智能化技术的不断发展，各类企业正通过智能化技术对合同管理系统进行全方位的优化，提升合同管理效率。然而，当前企业的全流程合同管理依然存在许多需要优化的功能，例如缺乏对全流程合同管理智能化平台的建设，缺乏对合同关键信息智能化提取、对合同智能化审核、对合同智能化管理的防控风险预警及对合同智能化归档管理等功能的构建，导致企业在合同管理过程中缺乏规范性和专业性。因此，建设适合企业发展的全流程合同管理智能化平台有着十分重要的意义。

1 构建企业合同智能化管理系统的重要性

当前，企业建设智能化的全流程合同管理系统对其高水平地开展合同管理工作有着十分重要的作用和意义。

（1）企业构建合同智能化管理系统可以实现各类业务数据的有效共享，有助于企业内部管理水平和服务品质的提升，降低企业合同人工管理成本；可以在合同执行过程中实现实时且全面的监控，及时发现风险和漏洞，避免在企业合同管理过程中产生法律问题；能够对企业的相关权益进行维护，也能够提升企业在市场中的形象和信誉；能够保障合同管理的科学性和有效性，提升合同管理的智能化和规范化水平，促使企业持续健康发展[1]。

（2）建设全流程智能化合同管理系统，可以提升企业合同管理的系统化、规范化、专业化水平，建立健全管理体制，使合同管理真正成为一个全生命周期的整体，保障管理制度的全面落实与高效执行，也极大地节省了企业的人力、物力和财力，有利于企业提升整体的合同管理效率[2]，助力企业健康发展。

（3）企业建立合同智能化管理系统，有利于提升合同签订过程和执行过程的严谨性，减少当下市场服务参差不齐导致合同纠纷频现及人为原因造成的合同管理法律风险等问题，这也是企业构建全流程智能化合同管理系统的意义所在。

2 企业合同管理存在的问题

合同管理是当今企业日常管理的一项重要内容，涉及企业的各个业务领域，合同管理质量的好坏在很大程度上会影响企业的整体运营效率，同时直接关系企业的生存与发展。

当前，企业在合同管理的过程中仍存在企业领导对合同管理的重要性认识不够，没有建立完善的合同管理机制；企业领导对合同风险缺乏防范意识，没有认识到合同管理是企业管理不可或缺的重要组成部分；合同管理部门与其他部门各自为政，缺乏沟通，业务相互脱节；对合同相对方缺乏资质审查或审查不严，对其资质缺乏跟踪调查等一系列问题。

（1）首先，一部分企业在进行合同管理时通常采用传统手工或者Excel表格对合同的数据进行收集、加工、处理，这样不仅容易在数据录入过程中出现纰漏，还会在产生合同纠纷时，由于合同数量庞大而无法快速找到合同备份，给企业带来不必要的损失。其次，传统的合同管理模式很难对合同进行及时的管理和控制，极易在此过程中出现问题，影响合同管理的全过程。合同管理全过程包括洽谈、拟定、签订、履行、变更、中止、终止。现阶段，一部分企业只重视合同的签订，忽视了对合同履行过程的监管[3]，导致合同管理中后期出现了很多合同纠纷。此外，合同管理过程中各个环节较为分散，难以实现统一管理。

（2）合同审批必须经合同承办人填写合同审批表才能办理合同送审手续，先后由承办部门、法务及业务直属总裁审批并给出审批意见。每一位审批人的审查重点各不相同，但每一位审批人均需要从合同整体入手定位岗位审核内容，而且审核流程容易受审核人精力和业务水平等的影响，审批过程存在一定的风险。同时，审核是以串行的方式进行，如果其中有一位审核人的审核出现问题，那么整个审核过程都将停滞，影响了整体审批效率。此种审批模式下，各部门之间相对独立，信息闭塞，审批信息难以共享，沟通成本较高，不利于审核流程的顺利进行，在合同履行中也不容易追溯[4]。

（3）企业在合同管理的整体流程中，各个环节层层递进，无论哪一个环节出现问题，都会导致合同管理停滞。很多企业开展合同管理大多采用人工管理模式，由于合同管理需要较多人员参与、管理周期较长，并且合同全生命周期的每个环节中都处于风险与利益并存的状态，人工管理模式受各种因素的影响和限制，难以及时监测到各种突发的风险，也无法有效地对其进行管控，有可能给企业带来重大损失[5]。

（4）合同归档管理是企业合同管理过程中必不可少的组成部分，然而现今仍然有部分企业没有认识到合同归档管理的重要性，在合同归档的过程中还存在诸多问题。企业在经营过程中，当合同需要更新或查找具体的条款时，经常会出现员工查找合同耗时长，甚至无法找到原件，只能提供复印件等问题，导致这些问题的主要原因是合同归档管理方法简单，智能化水平低下，合同归档过程不规范、不完善，从而无法确保合同归档管理的科学性，影响企业经济效益的提升。

3 企业合同智能化管理系统优化策略

3.1 构建全流程智能化合同管理系统

构建适应企业发展的全流程智能化合同管理系统具有重要意义。针对企业全流程智能化合同管理系统建设不完善的问题，可以从如下角度出发，对整个工作流程进行合理设计与规范，形成一条完整的工作链，提升企业合同管理的质量和效率。首先，企业在合同管理中充分应用现代智能技术，使两者有机融合，构建与其发展实际相适应的全流程智能化合同管理系统。其次，企业要明确合同信息管理系统的功能，结合各部门的工作内容和开展业务的实际情况，确保将合同全生命周期内的一系列行为纳入合同管理系统，形成事前预防、事中控制、事后处理完整的合同管理工作链，满足企业基本的合同管理和运营需求[1]。

3.2 开发和完善合同智能比对功能

合同比对是指将纸质的盖章合同与线上审批的终版文件进行对比，确定其内容和版本是否一致，这是合同管理过程中的一项重要内容，也是合同管理一个巨大的风险点。以往的合同比对过程中，审批人员要将大量精力投入相对简单的核对工作中，不能很好地发挥自身所长。因此，企业可以通过OCR技术实现文件的智能比对，具体如实现对各种合同文件格式的智能识别，能自动标注前后合同的差异，采用计算机技术替代人工识别，确保签订后的纸质版合同与签订前的电子版合同的一致性。合同智能比对功能不仅能降低人工出错率，避免其引发重大损失，也减少了重复性的基础工作，极大提高了审批人员的工作效率。此外，企业应完善合同对比机制，对系统中合同的所有审批修改留痕[6]，以便对修改内容精准溯源，快速知晓审批人员修改意图，使审查过程透明化，防止恶意篡改行为，同时能帮助审批人员快速完成对比工作。

3.3 开发合同关键信息智能化提取功能

合同的制定是合同全生命周期的始点，制定一个准确且符合各方需求的合同，可以为后续合同的顺利执行奠定坚实的基础。首先，企业应建立合同模板库，将企业业务运营过程中需要的合同进行整理和分类，并对其进行专业化和规范化处理，形成合同范本库。其次，合同文本中的关键信息是一种非结构化数据，一般情况下，需要企业员工将信息录入合同管理系统中，例如合同名称、合同主体、合同标的、时间、价款或报酬、违约责任等要素，因此人工操作工作量较大、失误率高，为后续的业务规则应用和数据分析带来极大影响。如今，企业可以通过合同智能化管理系统对合同文本进行智能解析，利用信息提取模型提取出关键信息，将非结构化数据转化为结构化数据，实现合同文本结构化。合同关键信息智能化提取可根据企业实际业务场景需求，灵活制定业务所需的结构化数据信息，实现业务之间的直接对接。这一功能不仅能节省人工成本，提高合同起草质量和效率，还能在一定程度上降低人工操作失误带来的合同纠纷和其他风险，也为辅助后续合同归档或合同审查工作带来了极大的便利。

3.4 开发合同智能审核功能

合同作为企业交易的重要载体，是保障企业利益的重要工具，合同文本的质量影响企业的最终效益。因此，合同审核是合同管理全生命周期的关键环节，企业应完善合同审核机制，加强事前预防风险的能力。一般情况下，合同审核是由企业内部法务人员或聘请的外部专业人士负责，企业内部法务人员由于需要审核的合同数量大，工作繁杂，很难保证审核质量和效率；过多地聘请律师和其他外部人员开展合同审核工作，成本过高。如今，基于人工智能技术，企业可以整合文本分析与处理、AI等技术，使机器能够“读懂”合同，对合同文本进行多级拆解、识别与定位，辅助法务人员有效识别文本中的错误，并给出纠正建议和提示，如错别字、敏感信息等；能构建法律知识图谱，标注高质量的法律数据，运用深度学习、神经网络算法等多种先进技术，根据企业的需要提取各种合同要素，综合判断各类合同风险。对于企业合同管理来说，智能化手段在合同文本审核领域的应用，不仅提升了合同文本的准确性、时效性，还降低了人力成本，更重要的是提升了企业风险防控水平。同时，随着技术的不断发展与进步，合同文本智能审核的范围越来越大，适用的业务场景也越来越丰富。

3.5 加强合同风险防控

风险贯穿于合同管理始终，但多数企业对风险的管理和控制局限于合同的起草和签订，缺乏对合同履行过程的管理和控制，致使合同履行过程中众多节点与合同中的规定不相符，从而出现纠纷。为避免企业由合同风险所造成的损失，防患于未然，企业应建立风险防控系统，对合同重要节点进行实时监控，发现问题及时采取措施。首先，

企业应通过对合同纠纷的统计整理，建立合同风险库，在合同全生命周期中，通过智能识别技术并结合人工识别，

对合同的各节点进行实时跟踪、监控。其次，在合同风险库中设置风险等级，根据系统制定的等级对合同管理过程中所遇到的风险进行预警，提示审批人员审查，实现在合同履行阶段快速、精准警示风险并向负责人下派具体的任务。相关负责人针对风险做出紧急预案，并将预案上传审批，审批人员即时查看反馈意见，通过分析和整理风险特性并归类至合同风险库，不断更新和优化合同风险库，在一定程度上实现企业对风险的可视化管理。

3.6 加强合同归档管理

合同归档管理是企业合同管理全流程生命周期的收尾工作，也是企业维护自身合法权益、规避风险的必要手段。企业定期对合同进行汇总、整理、分类、分析，做好合同归档管理工作，避免出现差错，对企业日后经济活动的开展和经济效益的获取具有积极意义。首先，采用大数据技术从不同角度对合同进行分类和分析，实现合同数据分析的可视化，标记和反馈合同异常状态，进而分析合同执行过程中产生的问题，对合同生成索引卡报告，方便日后查询，报告内容包括合同主体名称、合同金额、是否结算、项目代码、执行异常情况等内容。报告可以定期送到管理层手中，及时解决合同中存在的异常情况和法律纠纷，从而极大地提高了企业管理多项目的能力及避免更大的经济损失，降低了企业的法律风险。其次，根据合同的执行情况进行分类和归档管理。企业进行专业化的合同管理，不仅能提高合同文本的相关性，满足企业员工在业务检索、信息获取、专业咨询等场景中的需求，降低了企业员工获取合同信息的时间成本，还能为合同纠纷提供准确、有效的证明资料[7]。