业财一体化的新型财务信息化系统构建路径及实践

黄嘉悦

（广东省建筑科学研究院集团股份有限公司，广东 广州 510600）

在信息技术的不断推动下，企业的信息化管理已经不仅局限于财务管理，甚至已经延伸到了业务管理层面，且两者之间还在不断融合，使企业获得更高的管理效率。目前，我国的市场经济相对稳定，但随着我国经济的不断发展，同样也给企业带来了较大的挑战和风险，企业为了保证自身的可持续发展就需要有效统合财务及业务，并将其进行信息化融合，推动企业的发展，提升管理水平，最大程度降低企业在经营及管理方面可能存在的风险，促进企业安全转型。对此，本文主要从业财一体化作为研究出发点，以财务转型与管理升级作为目标，构建新型财务信息化系统，并以广东XX科学院作为案例，分析业财一体化的新型财务信息化系统构建路径及实践情况。

一、业财一体化内涵

（一）财务管理及管理会计统合

在以往的会计工作中，会计主要为财务会计及管理会计两个分类，财务会计主要是指根据相关要求披露标准化的财务数据，而管理会计则主要是根据企业的实际发展需求为企业的决策者提供相关的管理信息。在互联网技术飞速发展的现代，市场环境瞬息万变，企业内外部环境相对更加复杂，同时，企业内部管理的要求与难度也在逐渐增加。而为了促进企业的发展就需要借助大数据等技术手段做出更科学、有效的决策，并从传统的财务标准化模式，朝着现代财务管理的信息化以及数字化转变，推动财务管理和管理会计的深度融合，降低企业经营风险，提高经济效益。管理会计在财务会计的基础上不断深化，依靠财务会计提供的数据、账簿和报表，对企业经营状况进行分析和预测。财务会计成为管理会计的直接信息来源，二者融合发展可以为企业提供更精准有效的信息。

（二）业务与财务融合

业务与财务是企业运行中的核心关键所在，传统的财务主要是以数据管理作为核心，因此企业财务与业务之间的数据对接效率较低，甚至出现无法对接的现象。而在信息化技术不断推行的当下，市场中大量的数据信息实现了共享，财务演变成为数据集成中心，能够在企业作出决策时提供更多的依据，通而提升企业的业务范围。可见，财务与业务之间需要互相了解，并融合两者，降低企业内部资源的浪费现象，满足企业发展需求[1]。

二、构建业财一体化新型财务信息化系统的必要性

广东XX科学院（以下简称：科学院）是国内大型建设科技服务商，目前在科研平台及成果、标准规范、人才、设备、工程实践经验等相关方面具备显著的科研和技术服务优势，在ERP系统搭建之前，科学院的财务信息化水平停留在标准化阶段，财务核算效率较低，缺乏业财融合。作为大型建筑科技服务商，科学院在财务管理工作存在以下几个痛点：

首先，要在合同任务量大的前提下提升账务处理效率。公司业务规模庞大，一年合同数量多达十万余份，在ERP系统正式搭建之前，业务和财务的联系依赖于部门人员之间的单据传达，信息无法在系统进行传递，财务人员无法对业务端进行监督和管控，仅仅通过制度去进行规范，难免出现信息传递疏漏，业务人员只要交单不及时的情况，就会出现入账延迟甚至跨期等现象。

其次，及时了解项目进度提出科学有效的财务建议。科学院的项目涵盖了立项、合同签订、项目实施、报告交付、发票开具、款项收取、验收结算等过程，除了与财务相关的发票开具、款项收取等节点外，财务人员无法掌握项目进度情况。但实际上项目完成情况，成本投入，收款进度，是否出现减值迹象等方面都需要财务人员介入并提出有效的建议。

最后，简化报销流程，降低人工审核疏漏发生率。长时间以来，科学院报销流程繁琐且单据审核量大，占据了财务人员很大一部分精力；从传统的财务会计向管理会计转型已成为当今财务专业领域的必然趋势，财务人员应当将主要精力集中于企业内部管理、财务分析等工作，单据审核、账务记录逐渐被财务机器人所取代。除此之外，每年的内外部审计查出的发票不规范，违反制度报销等情况仍然时有发生，人工审批单出现的疏漏难以避免，这就需要信息化手段去加以解决。

（一）构建业财一体化新型财务信息化系统是实现个性化服务的基础

当前，随着我国整个行业信息化发展，信息技术不断提高，且各行业企业不断增长，市场中可使用的信息资源较多，同时客户的需求也随着不断变化，因此需要根据客户的实际需求对其开展个性化的服务。目前，信息化工具已逐渐应用在企业生产经营的全过程中，帮助企业构建所有管理环节的技术系统，可涵盖企业从产品生产、销售、售后等多个环节的重要数据信息。企业为了保证不同客户的需求得到实现，就需要逐步引进信息化管理工具，并借助信息化系统下的大数据技术发掘出更多的发展机遇。

（二）构建业财一体化新型财务信息化系统是实现管理创新的保障

近年来，我国市场环境的不断变化，要求企业管理者能够更快地做出正确的管理决策，而在这样的背景下，市场对企业的信息处理、数据分析等环节也提出了更高的要求，部分监管机构、客户甚至要求企业提供实时的经营数据，但传统的财务管理明显不能满足这些需求，这就需要通过信息化的手段，实现技术和管理上的创新，提高市场竞争能力[2]。同时，企业也需要改变以往传统的管理思维，根据市场环境不断优化自身的管理措施，找出更符合企业业务发展的管理模式，可见，构建业财一体化新型财务信息化系统已经成为当前企业优化经营管理的基本保障。

（三）构建业财一体化新型财务信息化系统是实现信息共享的条件

通常情况下，企业内部的互动主要以双向或多项互动为主，企业内部部门与部门之间能够开展多方位的沟通与合作，而企业与客户、供应商之间能够形成链式互动的方式。而在这样的互动模式下，企业的大数据技术则能够帮助财务信息更及时和透明，能够为企业在做出决策时提供支持依据，以此提高企业决策的可行性，同时也推动了企业的信息共享，而为了实现有效的信息共享，就需要企业构建新型财务信息化系统。

三、科学院业财一体化新型财务信息化系统构建路径

（一）目标一体化

业财一体化新型财务信息化系统构建主要目的在于保证财务管理与企业目标相融合。在管理层做出重要决策前，财务需要为管理层提供相关的数据以支撑决策的选择，同时还应加强各部门之间的数据信息交互，对相关指标进行分析，对运行中的业务进行流程监控，帮助管理者选择更合理的经营决策，以实现企业目标。科学院在目标一体化管理中，可根据客户的实际需求为其提供个性化的服务，并逐渐将更多的服务模式推向市场。此外，在科学院的营销战略制定过程中，财务人员能够根据现有的客户资料进行分析，如：划分客户的信用等级、回款时间、履约能力等，为业务部门提供更多的数据，帮助业务部门作出科学有效的决策，以降低运行的成本，提高经济效益。

（二）机制一体化

财务是科学院规范业务开展的主要手段之一，并贯穿在业务开展的始终，每一项业务的均需要财务的协助和参与，包括预算、报销、合同、营销及采购等多方面的管理环节。科学院完善了信息传递机制，搭建财务共享中心，加强了不同部门之间的相互协同合作，保证各部门之间的信息互通。科学院根据经济实质和来源，通过各业务系统接口，将数据汇总至NC财务模块。同时，依靠其他辅助系统完成财务管理体系。业务端在各前端系统录入基础数据，通过接口将相关信息传递到主财务ERP系统，财务人员在NC审批并生成总账凭证。或费用端在易快报填制单据，数据同步经过NC预算校验，通过后传递到财务审批生成应付款单据，出纳使用银企联支付。同时，可根据流程中的节点联查前端业务数据，或下游财务凭证。

（三）标准一体化

制定业务标准及财务标准能够在一定程度上简化重复性高的工作，可明显提高工作效率，在统一业务及财务标准，明确相关的规章制度后才能够保证每项业务开展时均能够做到有章可循，并能够为后续的工作包括信息输出及共享等智能化提供基础。在企业的运营中，统一标准必须保证业务操作规范化，对此，需要经过梳理业务及经营方式等建立统一的管理标准，并在运行后对其进行合理调整控制，建立业务流程统一执行标准。

科学院针对日常报销出现的问题，根据规章制度量身定做了易快报系统，其将各类费用标准融入报销系统费控逻辑，如差旅限额，住宿标准，招待规模等内容，且费用报销同步验证预算额度和发票信息，从前端最大限度排除违规风险。实现报销单据的规范化、信息传递的自动化，降本增效的同时降低财务原始凭证的风险。

实现制度规范控制。易快报系统将费用风险管控进行前端化、智能化。将科学院管理制度融合进业务前端，而不是最末端的财务审核。只有满足制度规定的费用才能成功提交。让无风险的业务更高效，让有风险业务重点监控，提高审批效率。

实现报账智能化。智慧报账实现员工事前申请，标准内消费，无纸化报销。信息流互联互通传递，财务人员从系统获取明细数据和凭证，降低劳动强度，提高财务工作效率和财务管理水平。

实现财务数据的预警化、规范化。易快报对发票可实现扫码录入，一方面减轻填单人的工作量，另一方面系统后台保留发票信息，自动对重复发票、虚假发票预警，及时制止。

（四）组织一体化

为实现组织一体化，企业可通过革新业务和财务组织，在业务部门设立专业的财务专员，并让财务专员直接深入到业务之中，从而实现财务与业务之间的一体化人才培养，并对这一类人才进行相关的业务和知识考核，保证员工能不断通过探索逐渐建立符合企业实际运营状态的一体化团队，实现业财融合。

科学院为加强二级非法人单位财务管理，强化财务职能。成立二级非法人单位财务室并调派财务人员，财务人员接受财务部与所属业务部门双重管理。为更好监督调派财务人员工作质量，财务部内部成立成本核算组，负责各二级非法人单位的财务核算与管理。派驻财务人员同时归口业务部门管理，在业务及财务两个部门之间构建多方面的沟通机制，加强两个部门之间的沟通和合作，缩短信息传递路径，信息流转效率大幅提高，有效提升业务决策的时效性，进一步促进业财融合[3]。

（五）业财在流程上的融合

上文中说到，财务是科学院业务开展的关键点，每一项业务均与财务有着密不可分的关系。对此，科学院从这一角度出发对业务及财务流程融合加强设计优化，将财务管理融入业务开展各个环节并及时反馈相关的财务信息给业务部门，业务部门能够根据反馈的信息及时调整业务的发展方向，在完成后能够生成评估报告，保证业务按既定目标开展。而只有将流程标准化才能够保证业财之间的有效融合，而为保证流程标准化就需要加强对流程的基础设计，加强对关键环节的控制。

科学院针对业务与财务融合度不高的问题，组织搭建了ERP系统，根据业务数据进行会计核算后生成财务数据，进行管理、分析和决策。将项目立项、合同签订、成果交付、收款、开票、结算整个业务流程均嵌入ERP系统，业务进行到每个阶段，相应的单据都会及时上传至ERP系统，只要在系统预设好对应的公式，系统即可推送该阶段对应的会计分录，财务人员只需要进行复核确认。极大提高了财务人员的工作效率，减少了因人工判断导致的错账发生；同时，财务人员能够通过系统及时了解每个项目的实施进度，更好地分析项目的盈利水平和收付款情况，对公司做出及时、精准的财务分析建议。

（六）业财在数据上的融合

数据融合是保证科学院业财一体化信息化系统构建的关键所在，业务数据是财务数据的主要来源，也是财务数据基础。数据的融合需要收集财务及非财务数据，同时也包含了企业的内外部相关数据[4]。而数据的收集、输出等各环节均需要按照一定的标准进行，同时需要妥善处理各环节中的数据，使数据均能融合。

科学院在以往的数据管理中，会出现数据采集与维护均无法准确对接财务及业务相关数据，导致系统中的信息常出现孤岛现象。对此，科学院不断加强会计数据标准化的建设进程，提高数据传输的速度及准确性，并拓宽数据能够使用的范围，保证每一个数据均由同一个口径输出，预防数据紊乱。而财务数据能够在经由相关规则处理后保证企业内部重要资源共享，同时将数据导入系统后实现数据融合并建立标准数据仓库，为科学院的会计数据库奠定基础。数据深度融合对推动财务信息共享有重要意义。

（七）方法与实践

目前，科学院已经在以下几个方面搭建并完善财务信息系统，实现业财深度融合：①全面预算管理方面。科学院的全面预算系统落实到各责任主体，除法人单位外，实现了各二级非法人单位的预算编制。预算管理与核算系统实现自动化集成，及时跟踪分析预算的执行情况；规范和固化了预算编制和分析的规则和流程。做到预算编制主体全覆盖、预算期间滚动预测、周期日常执行分析。②费用报销方面。科学院根据自身规章制度量身定做易快报系统，其将各类费用标准融入报销系统费控逻辑，且费用报销同步验证预算额度和发票信息，从前端最大限度排除违规风险。实现报销单据的规范化、信息传递的自动化，降本增效的同时降低财务原始凭证的风险。③资金管理方面。科学院搭建CBS资金管理系统，总部实现对分支机构收入款的快速、自动集中，以利于集团总部统一管理和运作资金，提升资金利用效率。另一方面，实现集团资金规模效应，最大程度提高与银行谈判筹码，提高收益率，减少借款利率。④财务分析方面。科学院搭建商业智能系统（BI）解决实际工作中财务及非财务信息共享效率低下、个性化程度低的问题。BI通过图表、折线图等展示方式，呈现宏观的企业收入成本利润等数据的自由查询分析，以及微观的部门经营考核、项目分析。将数据多层级，多角度呈现。帮助企业实现经营情况的即时查询、财务数据的动态编辑以及往来管理等方面内容。

具体财务管理信息系统见图1。

图1 财务管理信息系统

四、结束语

综上所述，业财一体化新型财务信息化系统构建主要以人工智能、大数据等作为系统构建的关键所在，企业需要充分融合业务及财务两者技术，挖掘出大量数据资源的潜在价值，通过大数据技术及人工智能技术能够进行多方位的分析，保证资金、信息及价值之间的同步，从而保证提高企业的管理效率，并提高员工的专业素养，挖掘出更有利于企业决策选择的数据，促进企业之间的数据资源共享，落实业财融合，以推动企业可持续发展。