改革创新提升管理类档案管理水平

2022-12-17李娟国网山西省电力公司晋中供电公司

现代企业文化 2022年12期

李娟国网山西省电力公司晋中供电公司

企业档案管理工作，是企业内部管理中一项重要内容，管理类档案管理工作涉及方方面面，涉及各管理部门、财务部门、人事部门等多个部门，涉及企业的年度总结、年度发展计划、个人表彰、获得荣誉、通报等多项工作，管理类档案管理如果只依靠传统的档案管理模式，档案管理工作得不到重视，跟不上时代的发展，没有完整的、现代化管理系统，就会阻碍企业管理类档案管理工作的发展。

一、企业档案管理现状与档案管理创新改革的必要性

（一）改革创新档案管理是提高档案管理工作的基础

企业管理类档案是企业管理过程中的各类文件，按年度归档到企业管理类，为企业管理服务，使得发生过有价值的信息可以记录保存下来。随着互联网的发展，在新时代的背景下，传统档案管理模式已经无法满足新时代人民与日增长的档案利用需求，企业档案管理工作面临新挑战，信息时代的到来也为档案工作提供了机遇，找到了现代化发展的新路径[1]。

在信息时代，建设现代化、自动化的档案管理是现在档案管理工作的重要基础，档案整体系统的完善有利于提高档案资源的开发利用率，档案的价值体现在档案信息资源的利用上，档案的利用水平是评价档案管理工作的重要标准。传统的档案模式已经不能满足现代化企业的发展需求，利用率不高，电子档案相关技术的发展，在档案管理工作中具有不可忽视的管理优势，对于促进档案资源的开发利用起到非常重要的作用。因此，改革创新企业档案管理模式是非常有必要的。

我国企业档案管理工作手段较为落后，管理模式也比较单一，尤其在纸质档案管理中，掌握现代化实用技术，结合现代化实施设备、计算机与多媒体设备，运用科学的方法与技术，促进档案管理工作的发展[2]。

（二）改革创新档案管理，提高档案管理水平

在信息技术飞速发展的时代背景下，信息管理企业档案是现代企业档案管理的必然发展趋势，因此改革企业档案管理模式、加强信息技术化档案管理模式的创建是非常有必要的。我国企业管理类档案管理模式面临许多挑战与问题，企业管理类档案管理在企业整个生命周期，是企业赚取利润，实现自身发展的保障，但在企业中，很多领导干部更加注重经济建设，档案管理并没有得到重视，因此档案管理工作常常因为缺少拨款，缺乏资金问题，导致企业档案工作常常处于表里不一的尴尬地位。企业管理类档案管理没有被充分重视，导致资金投入较小，企业管理类档案管理工作因设施设备老旧、档案管理场地不完善、档案管理工作用到的软件实用性无法得到提高；档案管理有部分工作会转给其他部门负责，其他部门并不了解企业管理类档案管理工作内容与注意事项，在企业中工作人员的调动也比较频繁，造成档案管理工作中有些环节的脱节；档案管理部门得不到重视，部门内很少出现档案管理专业的人才，没有专业的技术人才，档案管理相关法律法规了解不全面，档案管理工作人员对专业知识匮乏，导致档案管理水平无法有效提高[3]。

（三）改革创新企业管理类档案管理，保障档案管理合理化、规范化

在信息技术与网络技术飞速发展的时代背景下，企业无论从经营到管理都在发展巨大的变化，如果在企业管理类档案管理中缺乏重视，没有及时、完善更新企业管理类档案管理模式，就会对企业管理类档案管理工作的顺利开展产生负面影响。企业管理类档案管理的高效进行离不开完善的企业档案管理制度，制度主要作用是规范和约束，完善的企业档案管理制度能够明确各个档案管理人员的有所为有所不为，档案管理人员能够明确自身的职责，了解在企业档案管理工作中所要遵循的规则，档案管理工作者能最大限度发挥自身潜力[4]。

档案管理制度的不足是档案管理工作中工作人员容易出现懈怠的重要原因，在传统的企业档案管理模式中，档案管理部门的工作主要是收集信息、做好分类、编目管理、保管档案，企业以规范化档案管理制度为出发点，建设部门管理到位、组织机构到位、责任到位，明确管理流程与工作要求，深度挖掘档案资源的价值，在规范化发展档案管理的基础上，强化与企业其他部门之间的关系，成为企业可持续发展的重要依据，一旦出现档案管理工作不规范行为，能很快在明确到个人，避免产生工作权利与责任的纠纷，企业可以有效避免管理类档案管理工作人员出现松懈和怠慢状态[5]。

推动企业管理类档案管理制度规范化提高档案管理水平的同时，也要结合企业经营发展的需要，设立智能化的企业管理类方案管理办公流程，这对提升企业管理类档案管理工作的质量和效率是很有必要的。传统的企业档案资源有效性不高，使得企业档案资源无法成为企业可持续发展的依据。摒弃传统的档案管理制度，建设信息化、现代化、全面化管理类档案管理，保证档案管理制度科学，提高管理类档案管理质量，是适应新时代企业发展对档案管理的必然要求，也是企业稳定发展的必要条件。

二、传统企业管理类档案管理模式，存在以下问题

（一）管理人员对企业管理类档案管理工作认识不够

企业管理类档案管理是企业的重要资产之一，档案管理对公司的发展产生重要影响，做好档案管理工作，才能关联企业其他部分，成为企业可持续发展的重要依据。但是在传统的企业管理类档案管理模式下，企业并没有将企业管理类档案管理工作与企业发展联系到一起，档案管理工作被认识是一件可有可无的事情，不愿意浪费人力物力，简单地对档案进行收集整体，并没有投入大量的成本去保管，企业管理类档案管理部门因为缺少资金投入，企业档案管理中办公场地、设施设备、相关计算机软件的落后，从而导致企业档案管理工作中经常会出现问题和漏洞，如档案丢失、信息泄露、档案破损，导致企业档案管理的实用性不强，档案管理的工作重要性得不到彰显。

企业管理类档案管理工作涉及很多部门，是涉及内容最广泛、业务最复杂的一类档案。企业管理类档案管理工作得不到企业的重视，经费有限导致档案管理工作缺少专业人才，档案管理相关法律法规了解不到位，甚至根本不了解《档案法》，对档案管理技术知之甚少，这是企业档案管理工作中的误区[6]。

（二）档案管理制度混乱

随着互联网飞速发展，企业的发展和管理也在进行改革创新，我国企业的发展模式和以前大不相同，可管理类档案管理制度却没有进行相应的完善和更新，档案管理制度不完善与档案管理队伍不完善，为企业档案管理工作中增加更多工作量，做不到工作到位、责任到位，就会导致企业管理类档案管理工作发生错漏的概率增加，导致档案重复整理或没有规范整理。企业管理类档案管理如果不完善管理制度，明确档案管理工作人员的职责，就会严重影响企业管理类档案管理工作的高效进行[7]。

企业管理制度本身就是一种规范和约束，企业档案管理制度是企业档案管理员工在档案管理工作中共同须遵守的，如果不遵守将面临部门处罚的规定法则。在企业管理类档案管理工作中明确管理制度，实现工作到个人，责任到个人，避免档案整理不规范发生权责争论，可以有效避免因档案管理工作人员工作疏忽造成的企业管理类档案管理工作发生信息错漏，导致档案资源真实性有效、利用率不高。

（三）档案管理理念相对落后

信息化的飞速发展，也没能改变大多数人们对管理类档案管理的认知，仍有大多数人认为档案管理是行政人员的工作内容，只是进行简单的管理档案录入和整理，在传统企业档案管理中，档案管理工作普遍交给专业技能不突出且工作量较少的人来负责，企业管理类在整理档案中手段比较传统且单一，传统的企业档案信息的收集、整理，在现代化办公的今天，无法满足企业发展的实际需求，彰显不出企业档案管理的重要性[8]。

企业管理类档案管理工作理念落后、传统，就会导致企业管理类档案管理工作人员认为企业管理类档案管理只是简单整理资料文件后保存起来，对企业发展经济毫无帮助，不值得投入大量人力财力进行企业管理类档案管理。企业或者管理人员对企业管理类档案管理工作不够重视，企业档案管理资金保障不到位，成为企业管理类档案管理顺利发展的阻碍因素。

三、提升企业档案综合管理工作的措施

（一）管理意识进行创新改革，提升管理类档案水平

企业管理类档案管理不是靠个人就可以高效完成的，是在很多人的努力下共同完成，管理类档案管理工作的改革创新这对企业管理类档案管理部门领导提出更高的要求，对管理类档案管理工作人员的专业素质也提出更高的要求，在进行企业管理类档案管理工作中，需要相关工作人员熟悉我国《档案法》，结合我国《档案法》中的相关法律规定，全面保证我国企业管理类档案管理工作高效开展，从而提升我国企业管理类档案管理水平。但在实际管理中，企业与企业管理类档案管理部门高层并没有真正重视管理类档案管理工作，没有注重管理类档案管理专业人才的培养与引进，导致企业管理类档案管理工作水平不高；企业档案管理工作中档案资源利用不到位，和档案管理工作者老龄化严重有很大关系，档案管理工作人员缺乏工作主动性、积极性、创新性，是导致企业档案管理工作出现问题的一个因素。

在企业管理类档案管理的改革创新理念下，企业或者高层必须重视企业档案管理对企业发展的重要性，在管理意识创新改革中不仅可以让企业更加重视企业档案管理，还能强化企业档案管理工作人员的管理意识，充分认识到企业档案管理工作的重要性和不可替代性，明白这项工作的规范性。企业档案管理的改革工作，需要注重人才的培养，全面优化档案管理工作人员的专业素质，通过教育、培训、鼓励学习、培养良好习惯，加强工作氛围，通过各种培训主题的展开，实现自身档案管理水平的提高；营造争优的管理风格，开展创新改革企业管理类档案活动中成果评选，进行集体或者先进个人等活动，激励档案管理工作人员的工作态度；教育的培训可以设置得更加趣味化，企业大力加强档案管理人才的培养，管理建设专业企业档案管理队伍，这批人才较大程度上决定了改革创新企业管理类档案管理工作的整体水平的提高。改革创新企业管理类档案管理就要重视专业管理人才的引进，人才招聘选择中，复合型人才是不可多得的，企业要尽可能地把人留下来，组建一支档案专业素质高、管理理念现代化、职业素养高的团队，从而保障企业管理类档案管理水平的提高[9]。

（二）完善企业档案管理制度，加强建设档案管理制度的规范性、全面性

企业管理类档案管理和其他工作不同，管理类档案管理工作涉及公司方方面面，在档案的收集中，想要确保文件材料递交过程中的信息完整性，就要加强档案内部管理的规范化建设，工作安排到位，责任安排到位，实行考核制度，做到奖罚分明，从而提高企业管理类方案管理工作者的档案管理水平。随着档案管理工作的不断积累，档案管理部门需要合理地保管档案资源，以便全面提升企业档案管理的工作效率。

（三）注重企业管理类档案管理工作信息技术使用

在信息技术与网络技术迅速发展的新时代，网络技术与多媒体技术的科学运用，较大程度完善我国企业内部管理工作制度，随着信息技术的日益成熟，企业档案管理工作迎来一个巨大挑战，同时也是企业管理类档案管理的机遇，企业建设信息化企业管理类档案管理，能够保证档案收集、整理、保存的高效完成。新时代人员与工作的增多导致企业管理类档案管理工作更加的复杂、繁多，档案管理变得更加烦琐，档案管理工作人员压力提高，因此，企业档案管理技术、设施设备、档案管理运用软件共同发展，确保运行中相关信息的可信度，做好档案信息的收集和录入，增强档案资源的利用率，提高档案实用性[10]。