大数据背景下档案规范化建设研究

郑盛楠

（黑龙江省地质环境监测总站，黑龙江哈尔滨 150090）

近些年，随着大数据的快速发展，各个领域中数据信息均得到了广泛的应用，可以说在经济的可持续发展中，一项重要的资产即为大数据，在各行业的发展中发挥着非常重要的作用[1]。大数据技术是将信息技术的优势充分发挥出来，应用于收集、挖掘、整理、分析数据中，在面对多元化、海量的数据处理时可大大提高效率[2]。大数据技术目前深刻影响到人们的生产、生活方式，档案的建设及管理工作也同样如此，在规范化建设方面面临着良好的发展契机，可以说大数据的应用对实现档案的规范化建设、提高管理的效率意义重大。大数据技术应用于档案建设管理中，可以在档案管理中起到积极的辅助作用，推进档案信息化建设的进程，使档案检索利用的效率及质量得到提升，最大化地将档案信息资源的价值发挥出来。大数据背景下档案规范化建设的具体要求可结合各行业档案管理工作的实际内容而定，针对性做好规划设计，并有序推进，以使档案管理信息融合共享的水平得到有效的提高[3]。随着互联网技术的快速发展，信息处理中大数据技术发挥出越来越明显的优势，人们可以更为便捷地获取需要的数据资源。目前大数据背景下我国档案的规范化建设中还面临着一些问题，如制度建设不全、专业人才缺乏等，对档案的规范化建设产生了一定的制约作用。因此需要结合实际，对大数据背景下档案的规范化建设开展研究。

1 档案管理规范化建设的必要性分析

我国档案的发展有着很长的历史，目前建设情况不是很完善，面临着不少的问题。近些年随着我国档案规模的不断增大，各类档案的数量大幅度增加，档案管理面临着工作量不断增大的趋势，且档案的类型也在不断增加，档案中的信息量逐渐更新、不断地积累增加，此种情况下要进一步促进档案的规范化建设工作，传统方式已经不适合当前档案管理的实际需求，必须不断地创新，以更好地促进档案建设工作的发展，满足社会各行业发展的需求。通过积极加大对档案的规范化建设，对前期建设中存在的问题予以解决，进一步推进档案工作建设的规范化。

2 大数据背景下档案建设工作面临的新要求

2.1 更新传统的档案建设方法，树立起档案建设的“大数据”观

目前我国的档案建设管理中受到的制约因素较多，包括财力、人力及物力的不足等，不少单位的档案管理部门在档案管理中还是采取传统的方式，档案馆内数量及种类庞大的资源未实现数字化转变成为大数据资源，导致库房内积压了大量具有一定信息价值的档案资源，其作用无法发挥出来，经过多年的发展、档案数据不断更新，大量的档案资料堆积，增加了查询的难度，相当一部分档案被遗忘，造成一定的损失。因此，在当前大数据信息化快速发展的背景下，我们应该在档案的建设管理中树立起“大数据”观，尽快对档案馆内的所有馆藏资源进行分类整理，及时转化为大数据资源，通过上传实现档案资源的共享。

2.2 促使档案服务的多元化发展，提升档案部门的“大服务”能力

在大数据快速发展的背景下，通过对原有及新增的档案资源进行数字化转化，可以提高档案部门提供信息服务的能力、扩大信息查询的范围、提高档案查询的速度。在此背景下，对档案管理工作的人员也提出了更高的要求，即要具备“大服务”的能力：一是档案相关工作人员要系统地学习大数据技术的相关知识及技能；二是档案管理相关人员要有长远的眼光，在档案管理建设服务面临着多元化的趋势下不断提高自身的服务意识、服务能力，积极在档案的规范化建设中发挥出积极的作用。

2.3 积极构建“档案大数据平台”并促使其不断完善

在大数据快速发展的背景下，办公实现了无纸化、自动化，数量庞大的各类档案数据集中到档案管理部门来，传统的管理方式无法应对、难以接收所有的数据资源，且在分类存放等方面均面临着很大的挑战。此种情况下，需要档案部门结合自身实际争取上级部门的支持，以在资金及技术方面获得更多的支持。在档案建设中结合实际构建起相应的大数据平台，且后期发展建设中不断地完善；将大数据平台的优势充分地发挥出来，与各部门及社会组织之间在档案业务方面加大联系、分享资源，使档案信息更加的完善，为进一步开发档案大数据提供一定的数据方面的支撑。

同时，要加大人才的引进力度，提高管理档案大数据平台的效率。通过分析海量的档案数字化信息资源，经过处理后将有价值的信息提炼出来，为经济社会发展及一些决策的制定提供资料支撑。

3 档案的规范化建设中面临的问题分析

3.1 档案的规范化建设中相关机制不完善

在档案的管理中，有的人员对档案的规范化建设缺乏全面的认识、还不够重视，一直存在档案的规范化管理工作的实施应该由档案部门内部来落实的思想，对档案规范化管理方面需要的资金及技术投入不足，基础设备方面的建设比较滞后，加上相关人员的专业技术水平不高，致使档案规范化管理工作难以取得明显的进展。有的档案部门缺乏协同意识，在推进规范化建设过程中缺乏与其他相关部门的联系及合作，导致收集的档案信息零散、时效性不强，加上归档分类不及时等，对后期档案信息的规范化整理不利。目前不少单位未建立起完善的档案管理体系，在大数据背景下未积极主动去适应、不能为信息化档案规范化管理制度体系的构建提供支持，导致工作开展中相应的依据不足而影响规范化建设的进程[4]。

3.2 档案管理的数据分析和信息化建设不足

一些档案管理部门在实施档案的规范化建设过程中，虽然引进了必要的基础设备及技术，但是由于存在不重视信息化建设、管理人员思想观念落后等问题，档案的规范化建设及管理进程缓慢，引进的先进设备难以发挥出相应的作用。有的档案管理部门在整合资源信息方面能力不强，难以深度挖掘出档案资源中的深层次信息，对档案部门服务能力及水平的提高不利。

当前大数据时代背景下5G 技术得到了快速的发展，未来档案管理部门为大众提供服务方式主要往电子服务方向发展，部分信息化、规范化建设还比较落后的档案管理部门难以适应此种发展趋势，与经济社会发展的需求不相适应，势必会大大降低档案管理部门的服务能力及水平。

3.3 存在着一定程度的隐私与安全困境

随着“互联网+”技术的快速发展，档案管理等多个工作领域中均应用了大数据技术，面临着隐私及安全方面的问题。当前网络上还有很多的安全问题尚未得到有效的解决，一旦隐私泄露会给用户带来困扰，严重的甚至会导致经济或名誉等多个方面的损失。当前的网络安全中网络安全管理技术可以发挥出一定程度的保障作用，但是档案管理中大数据技术应用后并不能避免资料泄露等安全问题，如果泄露的档案资料涉及企业或者国家机密等问题，则可导致严重的损失，需要相关人员给予高度的重视，加大安全性方面的建设及完善。

4 档案管理规范化建设的对策探讨

4.1 进一步强化档案规范化建设的理念

4.1.1 通过多种形式加大宣传教育

档案管理部门就档案规范化建设的重要意义等对档案工作人员加大宣传，让其重视档案的规范化建设工作；创造各种条件为其接受档案规范化建设方面的培训及深造提供便利。只有档案管理人员认识到档案规范化建设的重要性、具备了参与到档案规范化建设的能力后，其才会在日常的工作实际中充分将规范化管理建设的理念融入其中，理论联系实际，在档案的规范化建设中发挥出作用[5]。

4.1.2 积极营造档案规范化建设的良好氛围

档案管理部门内部可利用各种机会，如开会、培训等，对档案的规范化建设方面的理念等进行宣传、讲解，以确保档案管理部门内部的工作氛围积极向上、档案规范化建设的理念深入人心。

4.1.3 在规范化建设理念的指导下对现有的制度机制进行完善

在现有的档案管理机制及规范化建设理念的基础上，加大相关制度机制的完善。在当前大数据背景下，部分档案管理机制落后、严重滞后于当前档案管理的需求，因此要结合档案的规范化建设及管理的实际工作，不断地完善制度机制，加大创新的力度。档案的规范化建设中不断有新的问题出现，需要从完善落后的制度机制方面予以解决，完善的档案管理制度机制利于推进档案的规范化建设水平。

4.2 引进人才，提高档案部门的业务指导水平

档案部门的业务水平等直接影响到档案的规范化建设管理，其水平与档案部门内部人员的专业能力及综合素质有关。由此可知，为了推进档案规范化管理的实现，需要在人才方面加大培养及引进的力度，确保打造出来的管理队伍具备业务能力高、整治素养强等特点[6]。受到多种因素的影响，当前我国档案管理部门内部的实际情况是部分工作人员非档案专业毕业，对档案管理业务相关工作没有很全面的认识，不利于档案管理及建设的规范化。可结合实际情况合理调配现有的人员，在此基础上通过面向社会公开招聘、校招等方式引入档案方面的高素质专业人才，提高档案部门在业务方面的专业水平，对档案的规范化建设起到很好的推进作用。结合现有档案工作人员的知识结构及业务能力，与高校等加强合作，针对性开展业务培训。创造各种条件鼓励和支持在职人员参加培训或者继续深造学习，结合实际从政策及物质方面给予深造的人员一定的奖励，通过加强人才队伍的建设来推动档案管理的规范化和标准化的建设[7]。

4.3 构建大数据档案管理模式

大数据时代下，档案管理人员应当结合时代发展需求，不断更新工作理念和方法，积极采用新的方式去收集与管理档案信息，使得档案管理的方式更加多元化，让档案管理工作层次分明。在具体管理工作中，档案管理人员应当制订相应的工作计划，积极构建大数据档案管理模式，针对档案数据信息的整合与处理制定严格的标准。再者，要对相关数据信息实施精细化管理，不断强化自身的计算机操作能力，从而能够高效处理海量的档案信息。相关部门要逐步完善档案管理体系，尽可能提高档案信息的实际处理效率。为了实现档案管理工作的标准化与高效化，相关部门还应当加大宣传力度，不断增强档案管理人员自身的责任意识，使其逐渐形成良好的职业素养，从而更好地应对档案管理工作。

4.4 丰富档案数据信息

增加档案数据可以为档案分析、挖掘、检索提供必要条件，扩大档案数字化的对象需要优化档案利用的权限。为了更好地发挥数字档案数据资源的价值，还要尽可能地扩展档案数字化的范围，在经费、软件、技术等方面提供必要支持，满足档案应用的现实需要。大数据技术的优势在于数据规模庞大，数据信息丰富，并且保持数据类型多样的特征。在技术、人才与工作机制日益完善的背景下，应当依托数字化技术设备提高档案的丰富性、精准性和安全性，切实发挥海量数据信息的优势，保证获得更多、更全与更广泛的档案数据。

4.5 提高档案数据质量

档案数字化过程中应当严把质量关，保证档案数据的真实性，提高档案信息的准确性。首先，应当根据档案管理的需要不断更新档案管理的软件与硬件设备，保持大数据的客观、真实和准确，清晰地记录和反映事物的基本状态。其次，档案数字化应当优化档案转化形式，提高档案转化效率，最大程度减少档案非数字化的误差。再次，档案数字化工作还要加快进度，加强档案基础整理工作，保证档案管理的规范性、有序性，在档案管理实践做好基础性的核对检查工作，提高档案管理的规范化水平。最后，构建完善的档案管理工作链条，强化档案管理质量标准，出台更加完善的档案管理工作方法，细化档案管理的各个环节，进一步提高档案管理人员的责任意识与质量安全意识。

4.6 强化档案数据开发

只有提高档案资源的利用率，才能发挥档案信息的应用价值。档案数字化工作应当从实用角度出发进行建设，重视彰显档案数字化成果价值，形成更加快捷、智能和科学的档案管理体系。首先，提高档案处理的速度，保证档案处理的实时性和科学性，依托信息技术保证档案处理结果准确、及时和低成本。其次，发挥人工核查的辅助作用，可以通过人工方式对音视频档案进行核查，进一步提高档案的查全率与查准率。人工辅助技术手段主要用于信息技术无法深入的领域，重视提高人工管理的精准性与科学性，建立人工管理的标准，加强人工辅助管理的监督。最后，档案数字化工作还要引进大数据技术、语义网技术，依托先进的技术手段不断转变档案管理的方式。例如，能够从使用需求出发开展档案研编工作，积极利用档案数字化的成果，对档案数据信息进行综合性分析，从而在海量数据中挖掘高价值档案，及时对采集的档案信息进行分析、预测、分类，做好相关性的分析，建立各类专题数据检索库，保证档案编辑工作贴近实际，提高档案应用效率。

4.7 强化档案数据安全

大数据背景下不仅要挖掘档案的价值，还要进一步保证档案管理的安全性。首先，应当认真分析档案数字化过程中的各种风险，尤其重视加强数据库建设工作，加强档案数据信息流的监控，建立档案数据信息的预警机制，及时控制档案数据信息运转中的风险，完善档案数据信息的风险研判机制。其次，构建良好的档案运转权限管理机制，采用分级管理办法，有效防止人工档案管理方式的安全隐患。最后，完善档案数据信息管理与应用平台，构建更加智能化的档案检索与存储机制，强化内外有别的档案数据信息运转机制，尽可能地构建内部局域网，有效防控档案交换出现的弊端，降低档案挖掘、使用与检索时出现的安全隐患，保证数字档案在更加安全的环境下运转。

5 结语

大数据时代，海量的信息数据使得档案管理工作更加复杂化，档案管理工作面临着各种问题与挑战。而基于大数据技术的档案管理模式，处理方式发生了巨大的改变，与传统管理方式相比有着显著的不同，这对档案管理人员也是一种全新的挑战。因此，档案管理人员要积极掌握和探索现代化管理手段，更好地应对新时代下的档案管理工作。