新冠肺炎疫情防控常态下医院档案管理的SWOT分析及策略

刘 霞

(山西省人民医院，山西 太原 030012)

医院档案管理工作是一项综合性较强的工作，既要求档案管理的高效性，也需要档案管理的准确性。特别是在特殊时期，受到疫情的冲击和影响，疫情防控常态下的医院档案管理工作创新势在必行。研究将关注焦点集中于此，优化医院档案管理工作在重大突发事件下的响应能力，制订全新的工作预案。

1 新冠肺炎疫情防控常态下医院档案管理的SWOT分析

1.1 优势分析

a)电子档案管理基本完善。相比于纸质档案的档案管理方式，电子档案的管理效率更高，且极大减少了病毒的传播。电子档案在存储、使用调取等方面远比纸质载体更有优势。b)医院档案的可利用率较高，为疫情防控和防疫工作开展提供基础依据。目前医院档案管理工作的电子化和数字化，让管理工作的有效性明显增强，根据档案的记录内容，可以获取最真实的有关于疫情下新冠肺炎病例的相关资料，为防疫工作的推进和自身应急防控能力的提升奠定坚实基础；c)大数据技术支撑，有助于完成对病例的快速筛查与定位。让医院档案管理工作的门诊患者、住院患者、医院职工等筛查工作得到推动，做到早发现、早防控、早治疗，为疫情防控贡献力量[1]。

1.2 劣势分析

a)对当前管理工作的重视度有限。医院档案管理工作者对于档案管理工作的重视程度不足，对档案创新管理以及新鲜事物的接受能力较差，短时间内很难改变医院档案管理的现状；b)档案信息化管理系统存在不足。原有系统无法支撑现代档案信息化的使用需求，档案管理工作面临极大挑战，不利于医院新冠肺炎疫情防控的需要；c)医院基础资源不足，档案管理工作处于劣势。医院档案管理的基础设施不够完全，经费支撑和投入比例占比重偏低，造成档案管理的服务水平受限[2]。

1.3 机遇分析

a)新冠肺炎疫情防控常态化对医院智能化的要求不断提高。医院档案管理工作的智能化发展，需要信息化技术来提供必要支撑，推动医院档案管理工作走向创新；b)医院网络环境日益改善。随着5G技术的快速推广和普及，医院的网络环境得到改善。档案管理工作的开展涉及到的工作任务繁重，良好的、稳定的网络场景能够提高档案信息化管理效率[3]。

1.4 挑战分析

a)信息化管理工作成本较高。医院档案管理工作的信息化实践，需要大量资金支撑；b)信息化安全问题的考量。医院档案管理工作的信息化实践，始终保持档案的安全性是关键，做好安全防护，保证数据安全显得尤为重要；c)疫情档案的收集与整理。受到疫情的冲击和影响，医院成为抗疫主阵地，医院的各项工作的开展情况如何直接影响疫情防控的效果。档案管理工作作为关键一项，档案的使用率显得尤为关键[4]。

2 新冠肺炎疫情防控常态下医院档案管理策略

2.1 增长型策略

其一，医院持续优化和改进电子档案管理工作。医院的档案管理工作作为医院管理体系的关键组成，需要持续优化电子档案管理模式。医院可以建立针对电子档案管理的监察系统，针对电子档案管理中的实时问题做出纠正，让医院档案管理工作得到创新；其二，有关于疫情档案的特殊归类和整理。医院作为防疫工作的关键屏障，要建立围绕疫情防控的专门档案管理部门，用以应对疫情的反复，建立紧急防控预案；其三，引入和使用先进的电子档案管理技术，为档案管理工作创新服务。医院档案管理工作的创新势在必行，新技术的引入和使用势必为档案管理效率提升奠定基础[5]。

2.2 扭转型策略

其一，档案管理工作要提高档案管理工作者的创新意识。在传统的医院档案管理工作中，由于过程和模式相对枯燥，在应对突发事件时医院的档案管理工作的响应机制不够迅速，势必影响档案管理效果。档案管理工作者要树立正确的档案管理工作意识，对现代档案管理工作有全新认知，从而适应新冠肺炎疫情防控常态化医院的档案管理工作要求；其二，开发档案信息管理系统。档案管理的信息化实践是未来档案管理的主要方向，虽然目前医院已经开始尝试电子档案管理，但信息化程度和智能化程度不高，受到疫情的冲击与影响，医院的档案管理信息系统的完善和革新显得尤为重要，开发全新的档案信息管理系统，不断完善各项档案管理工作；其三，强化专业人员管理素养。内部针对档案管理工作人员要做好培训工作，包括信息档案管理系统的使用方法、电子档案管理工作流程等培训内容，要成为档案管理工作人员的基础性的常规培训，为后续疫情防控背景下档案管理工作的效率提升打好基础。外部要引进档案管理方面的优质人才，适应未来档案管理工作的创新需要，满足当前医院档案管理工作要求[6]。

2.3 进攻型策略

其一，建立网络安全应急预案。医院档案管理工作的创新，信息化管理将成为未来档案管理的主要形式。医院要建立网络安全应急预案，在面对网络安全问题时可以有效启动预案，避免医院档案信息资源的完整性受到影响；其二，充分利用线上平台辅助档案管理工作展开。在疫情防控期间，医院的档案管理工作可以借助多元的线上平台和渠道，开展相关的资料下载、查询，实现医院档案管理平台与线上平台的资源共享，使用者可以根据权限获得相关资料，减少直接接触；其三，形成档案管理数据的标准化格式。受到疫情复杂性的影响，有关于新冠肺炎的档案要形成统一的标准化格式，以此来实现与普通档案的区分，为更快速地应对档案调取需要，提高医院档案管理工作效率[7]。

2.4 防御型策略

其一，增加医院档案管理工作的经费。档案管理工作的创新和信息化进程，需要大量经费支撑。确保为档案管理工作提供优质的管理环境，为疫情防控常态化工作推进提供坚实保障；其二，建立档案管理的应急预案。档案管理工作作为医院工作体系中的关键一项，档案的使用效率直接影响医院的正常运行。为此，医院要结合档案管理工作现状制定应急预案，确保在突发疫情之后有效提高档案管理的工作效率；其三，配备高质量档案管理专业人才。医院档案管理工作已经开始朝着信息化管理方向转变，为提高医院档案管理效率，信息化管理成为主要选择。医院要配备高质量的档案管理专业人才，最终目的是确保医院档案管理工作服务于疫情防控需要，为打赢疫情攻坚战保驾护航。

3 结语

总之，医院的体制改革的持续推进，医院的各项管理工作的创新显得至关重要。在新冠肺炎疫情防控的常态化背景下，发现医院档案管理工作面临发展机遇和挑战，为妥善处理这一问题，利用SWOT分析法得出具体结果，并针对现实问题和面临的挑战提出解决方案，目的是确保医院的档案管理工作得到推动，为新冠肺炎疫情防控常态化提供参考依据，实现医院档案管理工作的先进性和现代化，建立应急响应预案，保证医院档案管理工作持续为疫情防控工作的推进服务。