RPA 技术在高校财务发票管理中的应用研究

陈腾藤

（福建教育学院，福建 福州 350025）

一、高校财务中传统发票管理模式的困境

（一）落后于国家推广电子发票的举措

近年来，随着信息技术的迅猛发展和经济活动的不断丰富，国家大力推进“互联网+”行动计划，发票领域发生重大变革，开具和流转形式更加电子化、数字化。我国从试点普通电子发票到财政票据电子化，再到区块链发票的诞生，专票电子化试点发行等，发展迅速、影响深远，各类发票的全面电子化已是大势所趋。电子发票相较传统发票具有防伪性强、流转高效、节能环保、易于保存等优点，使经济业务更加高效便捷。在高校经济活动中，电子发票的发展简化了教师、科研人员等开具和保管的过程，具有很强的便利性。而发票作为高校财务流程的起点，其电子化的变革对高校财务工作也带来了新挑战。［1］目前高校财务工作中的发票管理多数仍采用传统模式，即人工采集、核验、审核、记账、纸质存档等，将电子发票套用纸质化管理思路，未能充分发挥出电子发票高效便捷的优势，缺乏先进的管理方法，在管理理念与技术能力方面均落后于发票电子化改革的进程。［2］

（二）难以满足简化报销流程的要求

2021 年财政部提出，着力减轻科研人员报销负担，其中明确要求推进无纸化报销，让数字信息多跑路、让科研人员少跑腿。而目前高校财务工作中，发票纸质化管理的模式拖慢了无纸化报销的发展，仍有不少高校将电子发票打印再报销，电子发票的流转与财务信息化之间存在信息孤岛，报销流程仍然复杂。高校财务管理面临业务量迅猛上升，新业务和新渠道不断增多，财务人员数量有限，年末报销工作密集等压力。一方面要满足严格的核验要求，另一方面要应对激增的业务量，存在人工操作错误的风险，同时难以满足高频率、高标准的查阅和审计需求。电子发票能多次下载、打印的特点，也伴随着重复报销的隐患。

（三）智能化转型存在实际困难

近年来，高校经济活动进一步丰富，新型支付结算工具和技术进一步发展，财经政策法规逐步完善更新，高校财务管理的智能化转型既存在明确需要，又面临诸多困难。首先，作为智能化转型的基础，不同学校间财务信息化水平良莠不齐。其次，包括科研、采购在内的各类管理平台逐渐开通使用，分别由不同部门搭建与维护，需要分别协调对接。另外，高校财务管理人员多为财务专业人才，信息技术水平有限。财务管理模式的转型还需满足高校内部控制的要求，能够防范被攻击、泄密等风险，妥善保管财务档案。

因此，对高校财务发票管理方式进行改造完善具有必要性和重要性，改进方向应顺应电子发票发展的趋势，符合简化财务流程的导向，能适应新技术、新业务带来的变化，符合各项财经政策和内部控制的要求，同时减少财务人员重复性劳动，有助于高校财务工作向管理型转变。

二、RPA 技术在高校财务发票管理中的应用

RPA（Robotic process automation）即机器人流程自动化，是以软件机器人及人工智能（AI）为基础的业务过程自动化科技，能以自动化流程模仿并替代人的重复性高、标准性强的工作流程。2017 年德勤会计师事务所首次将RPA 技术引入了财务领域，此后将RPA 技术应用到财务管理工作的探索陆续展开。近年来，国产化的、全栈自主可控的RPA 产品在各个领域推广应用，尤其集中在政务服务、企业财务审核、金融营销服务领域，代表性的有华为WeAutomate 等。RPA 技术在财务领域应用的优势具体表现为比人工操作更高效、准确、智能，与高校财务发票管理方面重复性高、相似度高、依靠人工操作的特点不谋而合。基于RPA 技术的发票管理通过对标准流程的模拟，在高校财务工作中，主要在三个重要节点进行了智能化提升，分别是发票数据采集、审阅审核和存档查询，分别为发票处理的基础环节、报销流程的核心环节和审计工作的重要环节。

（一）发票数据采集节点

发票数据采集是发票智能化管理流程的基础环节，是后续流程数字化的起点，主要通过OCR 技术（Optical Character Recognition）和RPA 技术（Robotic process automation）的使用，针对发票格式标准、字体标准等特征，完成字段识别，数据提取的功能。［3］这种智能化应用不仅能够迅速提取到电子发票的相关信息，也能借助扫描或拍照等常见途径完成纸质发票的数字化，具有良好的兼容性，能够适应高校财务核算中不同类型发票等原始凭证并行使用的实际情况。RPA 技术在发票数据采集环节的应用，相较传统的人工采集、识别流程，更高效便捷，大大缩短了发票采集、发票识别的时间，提高了高校教师和科研人员的报销效率，同时提升了填报报销内容的准确度，避免了生僻字和罕见符号、错误格式等因素的影响，提高了报销成功率，减轻教师、科研人员的报销负担。另一方面，智能化发票数据采集，一定程度上能够替代高校财务工作中预审核的职能，使财务工作更流畅高效，财务流程进一步简化。

（二）发票审阅审核节点

发票审阅审核环节的智能运用RPA 技术模拟财务人员通过发票核验平台、财政票据核验网站等，对原始凭证的真实性进行核验，大量减少财务人员的重复性作业，在效率和准确性两方面都实现提升。［4］同时，RPA 智能审阅审核能够实现包括购买方名称、税号、开具时间等标准化字段的自动核对。自动核对相较于传统的人工审核，耗时短、准确率高，覆盖要素多且可根据不同类型的报销流程进行调整。在高校财务业务量激增的背景下，自动核对是对人工审核的有效补充，能很好地缓解部分高校财务人员紧张和密集报销的压力。在审阅审核方面，RPA 技术已经有不少实际应用，根据RPA 流程在大型国有企业财务共享中心的运行情况统计结果，以RPA 流程替代原人工流程后，审批工作运行效率提高了30%，释放了更多的员工创造性，有效实现业务创新和增长。针对电子发票和电子财政票据本身可重复下载、重复打印的特点，RPA 技术在发票审阅审核环节的应用还能够设置重复报销预警机制，通过比对发票号码、报销事项等信息，对重复报销的问题提出警告，提醒财务人员进行人工核对。作为报销流程的核心环节之一，审阅审核的智能化转型能够与财务信息化、智慧化相结合，进一步实现“不见面”审核，有利于推进无纸化报销，做到“让数字信息多跑路、让科研人员少跑腿”。

（三）发票归档查询节点

随着电子发票、财政电子票据的广泛使用，传统纸质归档方式已经成为发票管理工作中的一大痛点，将电子发票打印存档的方式限制了电子发票无纸化、流转方便、存储安全的优势。随着高校业务量的大幅增加、校区建设的变化和不断提高的审计要求，对于财务档案的存放、保管、查询等管理上的压力也逐步增加。基于RPA 技术的发票存档查询，能够对接电子档案管理系统，自动编制档号，自动生成电子会计档案台账或者目录。在此基础上的智能化发票管理，能够满足各种查阅需求，一方面适应了高频次、高要求的审计巡视需要，保证了财务档案的随时调用、无损查阅、安全存放；另一方面提高了高校学费等发票的管理效率，方便学费收缴核对，为学生查询下载发票提供接口，进行移动端设计，随时随地提供查询服务，高效地为响应政府助学等政策提供财务凭证。目前，在银行等金融机构中，已开展RPA技术在文件和财务档案管理方面的应用，提高工作效率可达50%，同时大量节约人力资源成本。在高校财务工作中，基于智能化的发票归档查询系统，还可以延伸建设预借发票管理系统等线上财务管理平台，提升财务工作效能。

应用RPA 技术进行发票管理的过程中，要注意财经政策变化、运行环境质量和网络信息安全带来的影响。一是设置预警机制，严格按照财经法规政策实行财务工作，检查文件政策有效性，及时更新相关文件，比如仔细核对收费文件的期限，检查项目预算的限定，将新文件、新要求及时设置到位，及时运行等。二是保持网络稳定、设备运行良好。流畅的网络设备运转有助于节约单项操作的时间，提高RPA 流程的整体效率，降低因网络卡顿、设备故障等原因引起的流程中断、系统报错和调试，保证其稳定运行。三是保障网络信息安全，引入RPA 技术的财务管理模式运行过程中将大量发生数据的提取、传输、核对与储存，网络信息安全是财务数据安全的基础屏障，高校进行财务管理工作的过程中，需要加强安全意识，通过加密技术、身份认证、分配权限等，维护财务信息安全，防范财务信息被篡改或丢失。［5］

三、高校财务中RPA 发票管理模式的特点和优势

基于RPA 的发票管理模式相较于传统模式，在高校财务工作中，实现了更高效率，提供了更多效能，取得了更大效益。

（一）普适性强

目前，高校财务的智慧化转型面临现实挑战，一方面，高等院校自身财务管理的信息化水平良莠不齐，高校财务工作需要对接其他部门建设运营的采购平台、科研平台等数量多、差异大的各类内外部管理平台，难以协调统一；另一方面，地区电子票据等政策的宣传实施进程不统一，智能化转型也需满足现有财务流程、内部控制等要求，改革周期长，涉及部门多，协调困难大。而基于RPA 技术的高校财务发票管理智慧化转型，是通过模拟人员的标准化、重复性作业，对各个平台系统的改造要求低，适应性强，能结合高校实际情况，在现有流程和要求下模拟财务人员进行发票相关的一系列财务作业，适用于不同发展阶段的高校财务工作。

（二）高效便捷

以RPA 技术流程代替人工传统发票管理，大大提升了高校财务发票管理的效率，尤其在发票数据采集、审阅审核和存档查询三个环节，提高了报销效率，减轻了高校教师和科研人员的报销负担。财务的数字化转型推进了无纸化报销，为“不见面”审核创造条件，在尽可能多的要素上采用机器自动审核与人工审核相结合，保障财务审核工作准确、高效、严格，缓解财务工作压力，兼容各种智慧校园管理平台，助力高校财务工作向智慧化转型，财务职能进一步向管理型转变。基于财务数据池，建立预借发票管理、重复报销预警等机制，进一步完善了财务审核和内部控制，防范降低风险，使财务工作提质增效。

（三）可细分再赋能

近年来，信息技术的进步、支付手段的丰富、业务模式的创新、财经政策的变化等都对高校财务管理提出了新的要求，并在未来仍将持续应对变化与挑战，由于RPA 技术是对于人工处理的机器模拟，其流程具有可细分、可再赋能的特点，基于RPA 技术的发票管理，能够细分流程至具体业务，当业务内容、渠道、流程发生调整或迭代，RPA 流程可以在具体环节迅速配合修改，改造难度相对较小。RPA 专业领域正在迅速发展，各行业对引入RPA 技术的效率提升有着越来越高的认可度，RPA 产品的技术服务在财务领域也逐步具备深入的业务理解能力。［6］在未来，基于RPA 发票管理的高校财务工作也能够对接智慧校园，不断挖掘和满足新的需求，赋能新型支付手段或管理平台，有利于高校管理的进一步智慧化建设。

总之，面对经济业务和发票领域的持续发展，减轻科研人员报销负担的明确要求，建设智慧校园和财务转型的需要，高校财务管理亟需提升管理理念和技术能力，RPA 技术具有适应性强，高效便捷等特点，能有效推动发票管理智能化转型，提高财务工作效率，节约人力资源成本，助力财务职能向管理型转变，以发票为线索的财务转型也有利于高校财务管理的整体智能化。