电力项目工程档案管理工作探讨

李映 国能（四川）新能源有限公司

随着我国社会主义市场经济的迅速发展，电力能源供应成为衡量经济社会发展水平的重要标志之一。目前我国电力能源来源主要有火力发电、水力发电、核能发电、新能源发电等。随着我国能源体制改革日益深入电力项目工程建设蓬勃发展，关于电力项目开发建设的相关制度也逐渐趋向完善。然而在现实的电力项目工程建设过程中，贯穿了整个工程建设阶段，有着重要意义的工程档案管理工作却往往被忽视。

一、电力项目工程档案管理工作研究的必要性

电力项目工程档案是指从项目提出、立项、审批、设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料，是基本建设管理工作的重要组成部分。电力项目工程档案管理工作体现了一个电力能源投资企业的整体运作水平。工程档案作为项目建设及企业未来整体生产经营阶段的重要档案资料，通过对其整理、检查、分析就能够深入发现工程建设中存在的技术缺陷与经营管理等问题，并找出提高技术水平的方法和改善经营管理的途径。

电力项目工程档案不仅能够较为直接地体现相关建设单位施工效率及管理人员素质，还对电力项目按照设计要求高质量施工建设起着非常关键的作用。因为工程档案记载着整个工程建设的始末，施工是否根据设计进行，是否满足国家质量规定标准，是否依据标准实施，是否符合法律法规，安全性能检查是否合格等，以上的信息都会在工程档案里一一体现，是整个项目竣工验收时最有力的证明。

电力项目投资涉及了内外部投资环境、科学技术进步、经济社会建设等多个方面的内容。由于发电方式的不同有其投资额大小不一、施工周期有长有短、运营周期较长的特点，这些特点决定了其经济利益体现的多元化。主要包括了近期经济利益和长期社会效益、长期经济价值与社会发展效果、直观经济利益与间接社会效益等。如何在日后对电力项目投资做出客观、公允的项目后评价，离不开依据工程档案数据对其进行全方位分析评估并得到最终综合结论。项目工程档案同时也是约定各方权利、责任最合理的认定依据。通过技术监督机构检验项目工程档案将作为后续权责认定的第一手资料。

二、电力项目工程档案管理工作目前面临的困难

随着我国整体经济的快速发展，人们生活水平不断提高，对于电力的需求与日俱增。电力项目工程建设规模也随着我国社会经济的快速发展不断扩大，然而贯穿整个电力项目工程建设阶段重中之重的工程档案管理工作却暴露出越来越多的问题。很多参建单位受管理水平的限制，对工程档案管理工作重视度不高，在工程档案归档保管上频频出现错误，给整个工程质量合格检验造成很大困扰。

（一）电力项目工程档案归档不及时，齐全性较差

电力项目工程建设的特征是：参建单位多，建造时间久，参建单位对档案的管理能力和水平不高，重计划施工，轻档案管理的情况在工程建设中反复发生。档案流失和原件流失的情况在许多工程施工建设过程中都有出现，特别是招投标档案、项目前期档案等。另外，工程建设进度与工程档案归档进度不一致，工程档案归档工作应在工程具体施工后按期限完成，没有按时限对工程档案做好交接，后期突击处理工程档案的情况时有发生，档案的安全性无法得到维护，其准确性也无法确定。

（二）电力项目工程档案归档不准确，案卷品质不高

电力项目工程档案是项目工程建设的真实记录。工程档案信息的真实性关系到对整体工程的判断。然而却经常发生项目工程档案信息与实际工程相悖的情况。例如，项目档案的信息填报工作不认真，漏填、错填、签章方式不正确，对工程的评价文件等用图章替代签字，或者用计算机打印签字等，对实际工程中的变更情况往往不能及时在文件中加以说明，从而导致文件内容与工程的实际情况不一致，给日后项目的建成投产和经营管理埋下隐患。

（三）电力项目工程档案保管设施、设备简陋

电力项目工程建设的另一特征是施工现场简陋，在这样的情况下参建单位在施工现场缺乏适当的设施设备来对工程档案加以保管。很多档案的存放都没有满足国家标准的八防规定。使得文书实体的妥善保存以及安全保管产生了问题。文书的损毁、流失、重要文件的泄密也将给电力企业产生难以衡量的影响。

三、电力项目工程档案管理工作各阶段分析

（一）前期阶段

电力项目工程档案在工程前期工作阶段主要涉及项目选址意见书、项目用地预审意见及批复、环境影响报告书及评审意见批复、水土保持报告书及评审意见批复、节能评估报告及评审意见批复、地质灾害报告及评审意见批复、劳动安全评价报告及评审意见批复、职业卫生专项报告及评审意见批复、接入系统报告及评审意见批复、送出工程专项报告、压覆矿专项报告及评审意见批复、文物压覆专项报告及评审意见批复、军事设施专项报告及评审意见批复、大件运输专项报告、铁路专用线接入许可、项目建议书及评审意见批复，项目立项申请报告、可行性研究报告及评审意见批复，项目融资批复、项目工程建设任务计划书、项目实施方案及评审意见、项目社会稳定风险评估报告及批复、土地征收占地拆迁及补偿合作协议书、住房安置建设原则及人员安置方案、红线地形图、施工技术与项目设备招标文书、建设项目工地五通一平等一系列工程文书，以上这些项目前期工程档案所存在的表现形式多为图册和文本。由于一个电力项目从申请立项到开工建设的周期很长，与相关部门的文书来往也特别多，因此需要坚持对文书档案统收统发，集中管理，财务文书档案也要格外注意。一旦满足上述条件就可以确保电力项目前期工程档案文件的安全性与合法性。

（二）施工阶段

电力项目工程施工过程中由于工程设计单位、施工单位、监理验收单位、调试单位等多家参建单位在一个现场组织开展相关工作，不仅人员众多办公条件相对简陋，同时文书物料起源多、数量大，给档案的统一整理带来了相当大的难度。并且在施工过程中还会产生很多工程档案。这些文书物料有表、图片、录像带、图文物料以及电脑软盘、光碟等形式和载体，物料管理工作很难掌握。所以，加强施工过程中档案管理力量，建立相应的工程档案管理制度，认真做好施工过程中各种文书物料的积累、整理、归档存档工作，是档案管理工作的重点，是工程建设过程中文档信息管理做到全面、完备、正确的关键。

（三）竣工阶段

电力项目工程竣工验收阶段涉及的工程档案有工程竣工总结报告、工程质量竣工验收记录、工程质量控制资料核查记录、工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、工程观感质量核查记录、环境保护验收文件、消防验收文件、职业卫生验收文件、规划验收文件、竣工验收备案审批文件、建设工程竣工验收报告、建设工程质量监督报告、勘查单位工程质量检查评定报告、设计单位工程质量检查评定报告、建设工程竣工验收报告、监理单位工程质量评估报告、房屋建筑工程质量保修书、劳动安全“三同时”申请、登记、验收文件、工程结算决算文件、审计报告、人防、交通、安防、防白蚁、档案等其他专项验收文件。这个阶段产生的文书内容主要是以图画、相片、声音、视频和文本为载体，档案书写格式相对规范，并且一般较为全面、完备。这个阶段最重要的任务就是竣工图编制内容的检查，竣工图纸质量的高低，重点就在于图实一致。

四、电力项目工程档案管理工作具体措施

（一）运用信息化手段加强档案管理工作

在电力项目工程档案管理过程中，电力企业逐渐意识到运用信息化管理手段实行智能化管理是达成企业经营发展目标最主要的前提和物质基础，其关键在于建立一个科技领先、高水平的综合档案信息系统。它将大大提高企业工程档案管理效率，将工程档案管理工作贯彻到从项目提出、立项、审批、设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理的全过程中，以便于为企业工程建设、生产经营活动提供最优秀的信息系统服务。

（二）增加硬件设施设备投资，提高档案室环境

目前，许多发电厂都是根据示范电厂建设思路进行规划建设的，减少了厂区占地，缩短了主厂房跨度，缩减了主厂房体积，相应地也减少了办公用房的面积，因此档案室的面积也随之减少。要使电力项目工程档案最大限度地为工程建设乃至于日后的生产经营服务，就要尽最大的力量延长档案寿命。目前可采取的主要措施有：利用现有的小型仓库、库房放置占地面积较小但却美观实用的移动式密集型档案箱以保存更多的档案；采取调控仓库、库房内空气温度湿度的措施，在内设置中央空调、空气去湿机和温度湿度记录仪，利用这些现代化设备，每日定时或定期检测空气温度、湿度并加以净化调控；采用密闭门窗隔绝粉尘、有害气体，采用防紫外线窗帘遮蔽对档案加以保护；定期清洁环境卫生，并放置灭虫药剂对档案加以保存；对受到破坏的档案要及时加以修缮。上述这些措施都要电力企业持续注入资金，所以一定要持续加强硬件设施设备的投资以提高档案室环境，才能达到优化档案管理的目标。

（三）转变档案管理意识，提高档案管理能力

电力企业应提高全员档案保护意识与素质，重视档案法的宣传。电力项目工程档案主要是以技术档案为主，后期生产经营等活动过程中也会产生很多文本、图形、声音等各种形态的档案资料，以上这些档案资料对电力企业和社会具有重要的意义，所以企业每名员工都有保存归档的义务。企业应重视有关法律知识的宣贯，使企业每位员工都能了解国家档案法的有关规定，并且人人都有档案保护的意识，另外还可以在企业财务工作守则中明文规定：企业全体员工外出参会，收资，学习时带回的资料档案，均应及时交由档案室统一记录归档，方可报销相关费用。这样一来，不仅充实了档案室馆藏也便于更多的人查找使用相关档案资料，最大限度地做到档案的有效使用。

（四）着力培养电力项目档案管理人才

当前，电力企业的工程档案管理工作如何与企业未来的经营发展统一脉搏，关键在于工程档案管理工作人员的素质。如何做好档案管理工作，提供优良的文件资源利用服务，对档案管理工作人员的专业知识提出了更高的要求。在工程档案管理工作实践中，工程档案要为企业未来的生产经营、改革发展提供服务，需对项目工程档案加以探索和编研。而档案编研工作绝非文字游戏，需要先掌握熟悉电厂的基本情况，对电厂各专业有基本的认识，并能够运用科学的方法实现文件信息整理、归档、利用。这不但要求档案管理人员具有一定编研才能，同时还要具备相应专业知识储备、资源综合利用能力、科技攻关协作能力。

1.信息管理型

现行电力企业新型员工岗位出现高级分化状态，这要求员工具有更高综合素质。随着社会经济的发展电力企业已经出现了分工专业化，技术交叉渗透、交叉整合共存的态势。对于专门管理档案的文件工作者，其业务水平要求已经超越了以往的任何阶段，除了具有档案管理专业知识和计算机应用能力以外，还必须同时对归档数据信息进行分析处理。最终掌握档案信息化管理所需资源统筹与控制技能。

2.信息技术应用型

主要包括两个方面：一是信息技术的普及应用，要求档案管理工作人员对档案数字化管理的基础设施、技术规范，文档数据、资源共享、管理运用技术等方面有相当的了解，还应在特定的工作中了解该领域的专业知识与技术，包括高级办公应用软件、图片处理软件、图文编辑软件以及档案管理软件系统等。二是信息技术管理，主要是着重于信息管理技术、档案安全管理技术、数据库管理技术等。

五、结语

人们能够利用档案对历史事件作出重新检视，从而昭示人类社会历史前进和发展走向，而电力项目工程档案作为项目建设阶段和电力企业未来整体营运阶段的重要档案资料，是企业无比珍贵的财产，所以就必须珍而如宝，让它在社会经济发展前进过程中发挥更大作用。