如何做好社会组织登记档案的整理与管理

路娜

（黑龙江省社会组织服务中心，黑龙江哈尔滨 150028）

0.引言

社会组织具有私有性、非营利性、自治性、自愿性的特点，是公共关系构成要素之一，不同类型的社会组织，有着自身鲜明的活动领域与活动特点，其有别于企事业单位，在社会管理中起着非常重要的作用。鉴于社会组织的各项特点，如何做好其登记档案整理与管理工作，成了各级民政部门重点关注的问题，需要整理与管理模式契合其组织特点，以保证整理与管理工作的质效。

1.社会组织登记档案整理与管理现状

1.1 存在的问题

首先是监督指导工作不到位，各级社会组织登记机关单位之间未能建立有效的信息交互渠道，工作沟通效率不高，导致整理与管理工作标准不统一；其次，基础设施有待完善建设，登记档案缺少良好的保管条件，“八防”执行不到位，形成一定的安全隐患；最后，整理质量存在瑕疵，像材料不全，文件材料时间顺序混乱等[1]。

1.2 制约因素

负责整理与管理登记档案的人员专业性不够，未接受过系统性的整理与管理培训，影响到档案整理与管理的质量。而且登记材料来源于业务部门，其他部门认为整理工作理应由其负责。此外，登记档案由办公室负责管理，办公室人员多为兼职管理，使得档案管理质效不高，尤其是县级民政部门在登记档案整理与管理工作中，人员数量不足影响到其工作的质效，一个业务科室有2～3名人员负责登记事物，同时还需要负责档案整理与归档工作，工作时间与精力有限，进而对登记档案的规范化整理与管理形成制约。

2.做好社会组织登记档案整理与管理的方法

2.1 动态化整理与管理

在《社会组织登记档案管理办法》中，明确给出了登记档案整理与管理的要求，不同社会组织采用统一的整理与管理方法，然而在实际的操作过程中，使用的是动态化管理手段。主要是因为不同的社会组织有着自身的特点，活动领域、业务范围差异很大，比如，基金会必须在民政部门登记，有全国性与地方性基金会之分，活动范围非常广，从事的是公益事业，而学术类社会组织，从事的是学术类的活动，与基金会几乎没有交集。在这些组织成立、变更、年检等登记过程中，需采用多元化的整理与管理手段，并且社会组织整体是一个运营组织，为动态发展状态，那么其在运营过程中形成的文件资料也具备动态化特征，民政部门的整理与管理也需具有动态化的特点，以保证社会组织登记档案材料收集的全面性，整理的完整度，以及管理的规范化[2]。

2.2 以调研促进规范化发展

基于社会组织登记档案的特点，在整理与管理规范化工作中，可选择档案管理条件与管理综合实力良好的民政部门，进行规范化整理与管理的试点，在实践操作中，总结实际操作中的不足，并进行针对性的改正。精研登记档案整理操作流程，面向社会组织进行登记档案服务需求的调查，以便于进行档案整理与管理工作的优化改进，形成一套标准化、规范化的登记档案整理与管理流程，重塑整理与管理模式。然后进行大面积的推广，促进各级民政部门档案整理与管理规范化的发展。从目前的登记档案管理来看，管理规范化水平存在一定的差异，通过实施办法，推进整理与管理的规范化建设，有计划、有目标的落实，对于登记档案整理与管理质效的提升有着积极的影响。

2.3 以沟通推动工作创新发展

民政部门在登记档案整理与管理工作中，需要采用沟通交流手段，促进工作的创新发展。一是在民间组织管理局召开工作会议、单位培训等活动中，针对登记档案规范化、标准化整理与管理进行研讨，集众人智慧进行工作方法的创新与改进；二是民政部门与管理局建立良好的沟通渠道，在其制定政策过程中，将档案整理与管理工作纳入其中，为后续工作的开展奠定政策基础；三是登记档案整理与管理工作，需与业务工作有机融合，共同部署、检查，使民政部门登记业务与登记档案整理管理协同发展[3]。

2.4 加强整理与管理工作培训

档案监督检查属于强制性措施，而培训工作可提升登记档案整理与管理的软实力，为了进一步促进登记档案整理与管理的规范化发展，定期组织开展档案整理与管理培训活动，针对操作规范、技术标准等进行系统性的培训，使档案管理人员熟知登记档案整理要求、管理标准。还可定期举办交流讨论会，各级民政部门档案管理人员坐在一起，探讨工作中的难点，分享工作经验，集思广益、群策群力，切实解决工作中的问题，为做好登记档案整理与管理工作打下坚实的人力基础。

3.针对做好社会组织登记档案整理与管理的几点建议

3.1 推进绩效管理

社会组织登记档案整理工作量大、管理的内容繁多，需整理的材料有文书、视频、图表等，材料形式、规格各不相同，材料的内容有学术、维权、环保、教育等，社会组织类型不同，形成的登记档案材料也不相同，档案种类丰富，后续补充材料较多，档案整理与管理难度大、任务重。因此，为了保证档案整理与管理的成效，可构建与实施绩效考核机制，形成对档案管理人员的激励作用，强化其责任意识，在具体的实施过程中，由省级民政厅负责管辖区域内社会组织登记档案整理与管理工作的检查，及时发现工作中的不足，以督促民政部门进行针对性的改进，持续提高档案整理与管理的质量[4]。

3.2 重点强调规范化

社会组织登记档案数量、种类多，材料形式多样，采用规范化的整理与管理措施，是提高档案整理质量，提升管理成效的重要手段。首先，制定细则，明确整理与管理的要求和标准，并配套制定管理办法，主要是业务标准、技术规范，督促民政部门加紧落实、积极整改；其次，集中统一管理，改变原来的分散管理局面，由办公室负责集中管控、指导、监督，登记部门为社会组织登记材料收集的最前沿，负责收集材料的整理归档，然后提交给办公室，构建上下一体管理模式；最后，整合利用区域内档案管理资源，比如，邀请档案管理的专家进行社会组织登记档案整理与管理的知识讲座，对档案整理与管理工作进行实际的指导。或者是与档案事务所建立合作，由其辅助民政部门进行社会组织登记档案的整理、归档等工作，提高整理与管理的专业化水平。

3.3 扎实保管基础

社会组织登记档案在完成规范化整理后，需要进行妥善的保管，而保管条件则是其中的关键。目前，社会组织登记档案使用统一的档案盒保管，但是各级民政部门在保管基础设施上存在一定的差异，影响到档案保管的效果。首先要专门设置档案室，配置齐全的软硬件设施，像档案架、保险柜、计算机、除湿机、空调、消防设施等，以及引进档案信息化管理软件、监控设备等，构建登记档案长效化的管理机制，确保登记档案的保管安全，为其后续的开发利用做好准备[5]。

4.结语

社会组织登记档案材料内容丰富、数量多、形式多样，并具有动态发展的特点，需要民政部门根据社会组织档案的实际情况，积极开展调研工作，深入研究实际操作中的问题，并进行规范化、动态化整理与管理，以及专门开展培训工作，以促进社会组织登记档案整理规范化水平提升，增强登记档案管理的效果，实现社会组织登记档案开发利用价值的最大化。