高等教育质量监测国家数据平台数据采集的问题及对策研究——以哈尔滨学院为例

梁梦阳，赵金坤，张海秀，罗逸文

(哈尔滨学院，黑龙江 哈尔滨 150086)

大数据时代给高校管理理念和信息化建设带来了新视角，容量大、类型多、应用价值高的大数据直接影响着学校的管理决策，教育部高等教育教学评估中心建立的《高等教育质量监测国家数据平台》(以下简称“国家数据平台”)因此应运而生。哈尔滨学院从2011年开始连续十一年完成了国家数据平台的数据采集工作，这些年大量的数据积累，为学校教育教学改革提供了强大的数据支撑，有效的推动了学校教学管理信息化进程。

数据是智慧教育时代的核心要素之一，国家数据平台要求采集的数据量大、覆盖面广、内涵丰富，以哈尔滨学院2022年数据填报工作为例，基础数据部分填报了7个大类75张表格，师范类专业情况补充表11张，工科类专业情况补充表2张。数据采集的内容覆盖了学校的顶层设计、管理机制、教学运行、硬件建设、师生状况等多个层面，涉及采集数据的部门包括全部教学单位及大部分职能部门。为了更好地完成数据采集填报工作，下文中对哈尔滨学院现行数据采集填报中存在的问题进行分析和研究，形成更为科学有效的数据采集策略，更好的为学校科学决策提供数据支撑。

一、数据采集及运用现状

学校现行的数据采集工作是从填报数据的主体角度出发，根据采集数据的类别结合学校的职能分工，以职能部门为主体的采集工作方式。现行采集填报流程是在2016年国家数据平台升级3.0版本后，学校根据平台的填报流程，结合学校自身情况制定的，已使用六年，其具体工作流程是：校级账户按照职能部门的工作内容，将填报的数据表格分配给相应的职能部门，为其建立填报账户和审核账户，职能部门在填报数据前，会按照数据来源将数据分为教学单位和本部门两部分采集，教学单位配合职能部门做数据的基础采集工作，并上报给职能部门，职能部门整合其负责的数据进行填报，由职能部门负责人负责数据的初级审核，并上传至校级账户，最后学校主管部门通过校级账户对数据进行最终审核并汇总数据上传。具体填报流程如下：

图1 以职能部门为主体的数据填报方案流程图

学校通过数据采集获得了一定的数据资源，这一资源对学校的发展建设中起到了较强的支撑和推动作用。2018年学校接受教育部审核评估，国家数据平台为参加本科教学工作审核评估的专家提供学校的数据，这些数据最直接，也最原始，真实客观地反映了学校的基本办学情况，通过对数据的分析，专家能够更准确地把握高校发展中存在的不足，为学校的发展提供切实可行的建议。

二、现行数据采集中遇到的问题

全面、准确、及时是教育部对数据填报工作的基本要求，全面——是指数据的完整性，是对数据的采集量上的要求；准确——是指数据的准确性，是对数据质量的要求；及时——是指采集数据的工作效率，是对采集工作时效性的要求。下文将从这三个要求入手，分析我校数据采集工作中存在的问题。

1.填报流程不顺畅，时效性有待优化

数据的填报周期是从学校接收省教育厅下发的数据填报文件开始到数据填报截止日期为止，一般为30个工作日左右，学校需要在这个周期内完成数据填报方案制定(分配数据表)、数据采集(填写数据表)、数据审核(审核数据表)、数据汇总(整合数据比较分析)、上报数据等内容的工作。

现行的采集填报流程，学校主管数据填报部门要首先分配填报任务给各职能部门，各职能部门要根据自己负责填报的数据进行拆解，分配数据表给教学单位采集或自行采集，然后将采集的数据进行汇总填报，在这一过程中，要进行两次的采集任务分配，使得填报流程迟滞，消耗了有限的填报时间，影响填报时效。以“表1-6-2教职工其他信息”为例，现行的填报方案由人事处负责填报，但是教师具体的任教类型、任教专业、是否双师双能型、是否工程背景等都需要教学单位进行采集，因此，人事处在接到学校下发的采集任务后，要将表1-5-2的指标内涵解读后分配给各教学单位，教学单位采集教师的相应信息后返给人事处，人事处汇总全部教师信息后再进行填报，由于流程相对复杂，采集和填报工作不能由同一部门完成，使得表1-5-2每年度填报完成时间都超过一周，影响学校整体的填报时效。

2.采集主体单一，数据准确性有待提高

数据采集填报工作涉及的内容广泛，数据量大，数以万计的信息涵盖了学校主要职能部门和所有教学单位的工作，面对错综复杂的数据，既要保证采集数据的准确无误，又要保证在规定时间内采集完成，明确采集工作主体至关重要。

现行的采集工作，每一个数据表都分配给某一个职能部门，对于该部门自行负责的数据，采集准确性会把握得较好，但对有一些复杂的涉及多个部门协同采集的数据，采集部门需要自行协调数据的采集工作，这就影响了数据采集的准确性，无法确切的把握采集数据的质量。以“表3-2相关管理人员基本信息”为例，采集一般学生管理人员、本科生辅导员、其他专职辅导员、教学管理人员、教学质量监控人员、就业管理人员、心理咨询工作人员和专职党务工作人员等八类管理人员的相关信息，现行的填报方案是教学质量评估中心统筹采集数据，对教学质量监控人员教学质量评估中心可以准确把握，对其他不在教学质量评估中心管理范畴的数据就很难把握其准确性，因此收集汇总的数据无法准确审核，数据填报的准确性有待提高。

3.解析指标内涵深度不足，数据完整性有待提升

数据完整性是指数据的精确性和可靠性，国家数据平台要求的数据的完整性，就是在数据采集过程中，要做到按照指标内涵正确、全面的进行数据采集，不能有遗漏，不能有因指标理解偏差而造成数据偏差。只有精确采集的数据，才能运用其进行数据分析，得到学校的现状，监控学校的教育教学发展情况。

尽管教育部高等教育教学评估中心在每次数据采集填报前，都要下发《高等教育质量监测国家数据平台数据填报指南》的最新版本，其中对当年采集的数据进行详尽的解析和指标解读，但是目前的数据采集方案，因采集环节涉及较多部分，存在二次下发数据采集任务的情况，采集人员多、培训不能达到全员覆盖，个别采集人员对数据内涵解析不到位的情况，导致在采集过程中出现偏差和遗漏。

三、数据填报方案的策略分析

现行的填报方案，在采集填报过程中存在着不同程度的制约采集时效和准确度的问题，采集的时效性不高，准确性和完整性也有待加强，因此，为了达到更好的数据采集效果，就要分析现行数据填报方案的利弊，制定全新的采集填报策略。现行的填报方案，在填报的数据中超过半数的数据需要教学单位进行原始采集，然后上交职能部门进行填报，这一过程很大程度上影响填报时效，采集任务的分解也不够精准，采集的主体也过于单一。综上，新的填报方案应该把教学单位纳入到填报主体，增加采集效率的同时，提升数据的准确性和完整性。

根据对现行数据填报方案的比较和对数据表的分析，建立以保障数据的完整性、准确性为基础，以提高填报的时效性为目的的，实现精准分配、复合采集、集中审核的全新的填报方案。

精准分配：根据数据来源，以保证数据完整性为原则，对数据表进行精准分配，对数据来源单一的数据表，指定相应部门采集；对采集来源复杂的数据表，在指定主体负责填报部门后，还要将采集任务拆分到指标按照采集来源进行准确分配。

复合采集：根据数据采集内容，以保证数据准确性为原则，将数据表按照“精准分配”原则分配给教学单位和职能部门共同采集。学校主体的信息，如：专业基本情况、办学指导思想、固定资产、教育经费等以职能部门为主进行采集；教学过程中产生的教师、学生、课程等相关信息集以教学单位为主进行采集。

集中审核：根据职能部门的工作相关度，采集填报后，由相应的职能部门负责人集中审核数据，并将不合格数据做退回处理。

填报流程如下：

图2 新的数据填报方案流程图

新的数据采集填报方案，在学校分配填报任务后，教学单位和职能部门可以同时采集数据，同一数据表不同来源的指标可以同时采集数据，从流程上减少了二次分配任务的环节，相对节约时间，采集数据效率较现行填报方案明显提高。新的采集填报方案，任务分解更加细化，不再单一以表格为单位进行分配，而是以数据来源为分配准绳，让采集更加贴合学校教学管理流程。新的采集填报方案，采集数据的主体是教学单位和职能部门相结合，可以相对完整的采集学校教育教学全过程产生的数据，数据的完整性较现行填报方案有所提高。职能部门集中审核数据，可以对不同来源的数据进行统一标准的核查，对不合格数据进行退回处理，能够保障数据的准确性。

四、关于数据采集填报工作的思考

本科教学基本状态数据是让学校的本科教学状态用数据呈现、用数据说话，将涉及本科教学的方方面面进行量化，是学校办学基本情况的信息化表现，能够客观、直观的呈现学校的办学状态。研究国家数据平台，可以使学校数据服务于各级评估及专业认证，服务校内管理，服务自评自建，从根本上强化学校教学质量管理，抓准问题导向，解决学校教学质量管理遇到的问题和难点，推动学校教学质量管理信息化建设。

1.数据采集的质量决定于对数据内涵的理解

随着国家数据平台的不断发展，数据采集量也在不断增加，为了保证数据采集的质量就要从内涵入手深入研究数据采集工作。从2011年到2022年，数据填报的表格数量有增有减，单个表格的采集指标也随着数据的应用发展不断变化，数据采集的内容覆盖面也越来越大，如：随着网络课程的兴起，第五大类人才培养中增加了表5-3本科在线课程情况，这就要求在数据填报过程中认真研读指南，逐字逐句的理解内涵要求，如有不能理解清楚的指标内涵，及时通过教育部评估中心和省教育厅搭建的交流平台进行咨询。

从2019年开始，指南中还增加了数据校验公式的内容，帮助填报人员更好的理解指标内涵。以往都是在上报数据过程中校验出错才发现问题，现在有了校验公式，可以在上报前进行数据核查，保证填报过程的顺利以及数据的准确。以表6-6-2学生参与教师科研项目情况为例，表内校验要求“学号+科研项目名称”不重复，表间校验：要求“学号”和“学生姓名”与1-6“学号”和“学生姓名”保持一致以及“项目负责人”和“工号”与1-5-1、1-5-4“姓名”和“工号”保持一致。有了校验公式，填报人员可以更清晰的理解数据内涵，尤其是多表关联的数据，通过校验公式就可以更为准确的把握内涵，减少填报错误的发生。

2.数据采集的质量决定于对数据的严格审核

数据审核的目的是保证数据的准确性、适用性、及时性和一致性，其作用是为进一步整理和分析数据打下基础。尽管在填报过程中，数据平台提供校验功能，会提示数据冲突或错误，减少误报的发生，但是在实际填报过程中还要依靠审核功能来把关，保障数据准确、适用、及时以及一致。按照我校的数据采集方案，数据在采集填报的过程中有两次审核，一次是职能部门审核，一般审核的数据为职能部门本身产生的或根据其职能学院采集的数据；一次是学校审核，通过校级账户对全校数据进行统筹审核。

职能部门审核数据时，应该重点把握数据的完整性和准确性。完整性审核主要是检查数据是否有遗漏，所有的指标是否填写齐全等；准确性审核主要检查数据内容是否符合实际，以及数据是否有错误等。

校级账户审核除了继续对数据的完整性和准确性进行审核外，还应着重审核数据的及时性和一致性。要对数据的及时性进行审核，根据数据的不同的统计时间，尽可能保证数据的及时新鲜，为后续的分析工作打下良好的基础。数据采集自多个部门，有些数据可能是多部门组合上报的，这就对数据的一致性提出了更高的要求，审核中要弄清楚数据的来源、口径以及指南中的内涵要求，对数据的一致性进行整体把握。

3.数据采集的质量决定于对数据的分析和运用

国家数据平台的建设原则是服务导向，共享共建，学校在采集填报数据的同时，要以应用为导向、服务为核心，采用结合，“以数据和事实说话”提高学校的教育教学质量。多年的采集填报工作，往往80%时间和精力用在填报上，只有20%用在使用上，违背了数据平台的建设原则。因此，为了全面、更好地运用数据平台，指导学校的教育教学改革，2017年5月，数据平台的校级应用功能上线。

目前，我校校级应用拥有7个大类功能：学校概况、全校整体情况、教学单位情况、专业情况、数据查询、质量报告生成、分析拓展，前6个模块对学校的办学条件、学科专业、师生情况进行统计和分析，最后1个模块分析拓展是全新的功能，提供了多年度的数据比较。学校可以在这样全面的分析中更好的运用数据达到共享共建的目的，同时，也提高了学校对数据采集工作的认识，数据采集质量较之前大大提高。

五、结语

运用国家数据平台进行数据采集，已经成为各高校的重要常规工作之一，通过定期的数据采集，形成了教学质量常态监测机制，推动了本科人才培养质量的全面提升。存史、资政、预警、导研，国家数据平台已经成为教育教学改革的风向标，推进了高校教学管理信息化建设，促进了高校决策科学化和管理精细化，为高校人才培养保驾护航。