水利工程档案纸质化与电子化交融共存措施

李文芬

（个旧市水务局，云南个旧 661000）

0.引言

以水务局的日常工作任务为例，工作行为会受到政府的管辖，主要任务是对区域范围内的水利工程建设情况进行综合管理，包括在建项目和已经建设完成的建筑物。目标是进行防洪蓄水操作，在保护水资源的同时，发挥水资源的使用价值。各项工作信息都会编辑成档案，由专业档案员负责管理。方便在水利工程出现质量问题时，根据档案资料来进行责任认定和维修管理。新时期，单一使用纸质档案进行资料存储的方式出现了许多弊端，如何让档案纸质化与电子化交融共存，就成为水务局档案管理部门的基本工作任务。

1.简述纸质化与电子化档案的管理工作差异

要优化档案管理流程，实现多种档案类型的交融共存。需要结合各种档案类型的形成特点和管理要求，找出基础工作任务中的差异性，抓住新时期工作的侧重点。

1.1 纸质化档案

要在水务局的档案管理工作中专项完成对水利工程建设信息、维修养护信息的档案管理工作，通常应将档案整理成书面资料，根据工程建设先后顺序和施工流程特点，完成资料装订任务。主要包括立卷、整编等工作环节。相关档案员在实际进行纸质化档案管理时，水务局应为员工专门建设档案室，规定好每一份档案的存储位置。一般是按序号排列，或者按照档案文件名称的首字母来排列顺序，当工作人员归还借阅的档案后，要由档案员将资料摆放在原来的位置上，为资料的清点工作提供便利。与此同时，要根据纸张材质来进行室内温湿度管理，并要建立规范的档案借阅管理流程。这项管理工作具有任务量大、借阅申请审批时间长等方面的特征。

1.2 电子化档案

电子化档案依托信息技术完成对资料的集中存储及分类管理，日常工作主要是进行资料格式的核对和内容的检查。由于资料存储在虚拟空间当中，每一步操作都必须要留下痕迹，以作为后续工作的凭证。包括资料上传、下载、修改，都应当记录操作人的身份信息和操作时间信息，还要关注网络环境的安全风险问题。这就表示，档案的电子化和纸质化管理工作存在较大差异，要融合2种方式进行管理工作，必须要保障档案员具备专业的工作能力，并应当做好工作任务的合理划分。

2.水利工程档案纸质化与电子化融合管理的常见难题

2.1 工作意识及能力问题

参与档案管理人员的工作素质及能力，决定着档案管理工作的整体水平。基于水利工程建设周期长，工作流程复杂，在安排工作人员实时记录档案信息时，应关注人才是否具备进行纸质化和电子化档案融合管理工作的优势及能力。目前，仍然有一部分员工缺乏大数据意识，无法掌握大数据技术的灵活应用方法，工作思想有局限性，更习惯于采用纸质化档案的管理方式，进行档案的存储和取用管理。另外，也有一部分员工过于依赖信息技术，一味地将人工智能技术应用于档案管理工作中，自身缺乏积极进取的意识，导致业务水平下降，跟不上时代的发展潮流[1]。

2.2 基础设施的建设问题

不论是存储纸质化档案还是电子化档案，在工作中都需要进行基础设施的建设工作。比如，要建设独立的档案室，要采购打印机进行档案资料的打印及复印。还要完善计算机软硬件设备，建立规范化的工作平台，才能为新时期的水利工程档案管理工作提供基础支持。不过，目前很多地区的水务局都存在办公经费不能及时到位或经费欠缺，只够维持正常运转，而且办公条件大多比较拥挤，没有大一点的办公室和资金改造成可以用于完善达标的档案室，这是推进档案管理工作发展进程时，需要解决的一大难题。这表示领导人员对档案管理工作的重视度有待提升，基础资金的分配及利用方案也有待进一步优化。

2.3 档案资料的安全问题

首先，不同的档案资料有不同的保密等级，如何在合理开发利用档案的基础上，做好保密管理工作，避免资料泄露，是工作中的重点及难点所在。其次，以纸质档案为例，有很多不安全的因素需要引起重视。比如，纸张的材质可能会因为潮湿而出现字迹被晕染的情况，影响资料的使用价值。而电子化档案会因为系统故障导致资料没有及时保存，增加工作任务量。黑客和网络病毒还会攻击系统，造成数据丢失的风险[2]。因此，保障档案资料的存储和取用安全，就是档案员在具体进行多种档案管理方式融合发展的研究工作时，要关注的工作侧重点。应着重分析出会引发安全风险问题的因素，找到防范风险的有效方法。

3.水利工程档案纸质化与电子化交融共存的基本原则

在进行资料整合处理，丰富档案存储形式，提高资料使用价值的过程中，有一些基本原则需要遵守。具体包括与时俱进、依法管理以及爱岗敬业原则。

3.1 与时俱进

实际上，新时期可用于存储档案的方式有很多。其中最常见的方法就是将资料记录在规格大小和材质符合要求的纸张上。很多工作人员都会尝试采用拍摄现场照片、摄录视频的方式，来留存水利工程建设过程中的影像资料。这就属于电子化档案的一种，可以将视频和照片刻录在光碟中，当人们需要查看资料时，能用计算机设备播放。要将纸质化和电子化档案融合在一起，有序展开新时期的档案管理工作，需要遵循与时俱进的原则，打破传统的工作思维和固有的工作模式，使档案管理工作的价值得到充分的发挥。档案员还要积极落实档案管理工作的服务职能，借助各种档案存储方式的优点，提供档案存储和查询服务。

3.2 依法管理

水利工程档案资料具有一定的保密等级，而且根据工程性质的不同，资料会有不同的有效期限。一旦超过有效期限后，应按照规定进行资料的销毁处理。这要求档案员在工作中遵循依法管理的原则，严格执行管理规定。并要主动学习相关法律知识，做到知法守法。此外，在具体验收档案时，还应保留负责人的签名。纸质化资料可以直接设置签名栏，电子化资料则要使用信息技术保留电子签名。以便于在后续档案资料出现数据上的争议时，可以明确责任关系。

3.3 爱岗敬业

纸质化和电子化资料的交融共存工作任务量比较大，有一定操作难度。在工作中必须要保证员工有敬业精神，能够热爱本职岗位，摆正工作心态。不能为了完成工作指标而应付式地处理工作任务，这是影响档案管理工作质量及效率的关键因素。因此，档案员要明确个人岗位职责，能自觉接受领导者和其他部门员工的监督，为工作的创新发展贡献个人力量。

4.实现水利工程档案纸质化与电子化交融共存的具体方法

4.1 融入大数据意识，组建专业队伍

不同档案格式的交融共存前提是：要让工作人员具备灵活转换档案格式的能力，保障工作人员具备先进的档案管理意识，关键要在工作中充分融入大数据意识。新时期，针对水利工程档案而言，档案员不仅要进行存储管理，还要落实好开发利用工作，发挥档案的使用价值。针对这个要求，在水务局进行人力资源的专项培养工作时，应当从人才招聘工作角度出发选择工作思想积极，具有创新意识及能力的人才。并要做好人员管理工作，及时发现员工在档案管理方面的优势及不足，找到人才培养工作的侧重点，并科学为人才分配基础的管理任务。比如，具体应用大数据技术时，水务局应要求工作人员能够从全局发展的角度思考问题，能够有大数据意识。积极结合大数据技术的运用原理进行档案资料的整合处理，有效减轻档案处理工作负担。另外，进行大数据分析后，可以找到纸质化档案和电子化档案的共性特征，找到2种管理模式交融共存的着力点[3]。

4.2 完善基础设施，为工作奠定环境基础

为了同步展开纸质化和电子化档案管理工作，应先完善基础设施，完成环境基础的建设工作，保障基础档案信息的收集和整理工作都能顺利开展。针对资金的投入问题，要结合现有资金数量来判断可以采购的设备类型，分清工作的主次关系，确定哪些设备是新时期档案管理工作的必备设备，分批展开设备采购工作，以缓解水务局的经济支出压力。比如，应先采购计算机设备。严禁为了节省成本采购二手设备，二手设备中可能存在其他人的计算机使用痕迹，还有可能潜在系统病毒。而且，二手设备的使用寿命更短，设备出现故障的概率高。另外，在基础设施建设环节当中，还要尝试进行信息网的构建工作，为内部工作人员提供便捷的沟通渠道，为档案信息的及时传递、实时更新等工作提供基础保障。

4.3 落实安全管理任务，保障档案安全

档案管理工作的核心任务就是保障档案的存储和使用安全，结合不同档案类型交融共存的特点来分析，安全管理工作难度有所增加，管理工作的范围更广。要达到安全管理目标，必须要建立一体化的安全管理体系。一方面，要对员工进行工作行为上的约束，明确档案员的工作职责，建立责任监督机制，要求档案员对资料的存储、借阅过程的安全性负责。另一方面，应使用专用工具和软件技术，完成安全管理工作。比如，在档案室的门上安装指纹认证锁，只有档案员可以进出档案室。与此同时，应在网络系统当中安装安全防御软件，设定自动杀毒的程序。并在网络平台设置权限，根据登录平台的人员岗位信息，为其开放不同的操作权限，最大化保障资料安全，为不同档案类型的交融共存提供基础的安全保障[4]。

4.4 完善管理机制，提供制度保障

在水利工程档案管理工作中，纸质化和电子化资料是不同时代背景下的档案资料存储形式。特点是：纸质化以纸张为信息载体，电子化以计算机为载体。要让二者实现交融共存，需要建立健全的监管机制。首先，应规范档案管理工作流程，通常档案员都是以纸质化档案为基础，在现有工作环节中增设电子化档案的处理任务。应在工作中融入现代化思维，采用分模块管理的方式为档案员分配具体的工作任务，并要保证各项工作之间的有效衔接。比如，安排员工专项负责整理资料，制作档案目录，标注页码，并将档案移交给同事进行存储管理，这两个岗位之间要依照管理制度进行实时沟通。其次，应从绩效管理和奖励激励制度的推广过程中，研究激发档案员工作活力的方法，引导员工主动反思工作优缺点，合理创新基础工作方案。目前，很多档案员会选择主要发展电子化档案，取代纸质化档案管理方式。但是，由于技术水平的限制，电子化档案的存储和使用情况仍然会受到许多不确定因素的影响，需要配合纸质化档案有序进行资料留档、备份管理，这是落实制度管理任务时要补充说明的内容。

4.5 消除物理隔阂，完成融合处理

电子化资料是网络上的虚拟数据，纸质化资料有实体文件，二者存在空间上的隔阂，这种隔阂属于物理隔阂。要消除这个隔阂，让资料之间可以实现灵活转换，才能达到交融共存的目标。现阶段，档案员在积极学习信息技术，着重从设计软件的开发论证，到整个局域网内OA、PDM(PDS)等计设文件管理软件的架设与管理入手，统一执行标准和接口。保证每一份纸质化的资料都有唯一对应的电子化资料，资料中所有信息的更改都要保证线上和线下同步操作，避免信息传递出现滞后性的问题造成资料失真的情况，这将会影响水利工程建设工作的项目决策和工程运维管理工作效果，要求档案员引起重视。

5.结语

档案员的工作意识、能力，档案室的基础设施建设以及资料存储环境和存储方式的安全性，都是实际进行档案纸质化与电子化融合管理工作时应关注的问题。可以融入大数据意识，结合大数据技术做好信息分类管理，优化基础的档案资料处理思路。需要提前组建一支专业的人才队伍，采购硬件设备，为工作提供基础支持。针对资料安全问题，应总结工作经验，分析原因，有针对性地推行安全管理计划。关键要规范员工工作行为，建立责任监督机制，消除物理隔阂，同步进行档案资料的更新，保证纸质化与电子化资料能一一对应，融合2种档案类型的特点及优势，实现交融共存的目标，进而带动档案管理工作稳步开展。