医院实现档案管理现代化的要点解析
2022-11-15兰志芳
兰志芳
(乌兰察布市中心医院 档案室,内蒙古 乌兰察布 012000)
一、前言
医院的档案记载着医院的发展历史、病人资料、医生资料等多方面内容,这些档案能够客观、真实地反映医院在各个历史阶段的发展情况和各个医生、工作人员的工作情况等。随着医院现代化建设的不断推进,医院的档案管理工作是医生集成工作的重要组成部分。医院的档案管理工作人员应当认识到档案管理现代化的必要性,增强法律意识,增强自己的专业能力,提升工作效率和工作质量,进而有效提升整个医院的档案管理效率。另外,医院也应当精准把握现代化医院发展的特点,完善医院的管理制度,加强医院的档案管理,为医院的自动化建设、发展奠定坚实的基础。
二、档案管理现代化
档案管理现代化是指使用计算机、互联网等现代化技术处理有关档案的相关资料、信息等,以实现信息传送、信息存储、信息发送与接收等,以达到加快信息流动速度的目的,进而有效保证信息资料档案的安全性、可靠性、时效性[1]。
三、医院实现档案管理现代化的必要性
第一,随着大数据、云计算等技术的不断发展,资料搜索是否便捷是衡量医院信息化建设水平高低的重要标准之一。我国的现代化进程的规划以服务大众、信息共享、高效安全为目标。为跟上国家现代化建设的步伐,必须将互联网技术、数据分析技术等融入医院档案管理中,实现医院档案管理的信息化、现代化。由此可见,实现医院档案管理现代化的意义是利用现代化的科学技术优化传统的档案管理方法、手段等,减少档案存储成本,提升档案管理的安全性。另外,实现档案管理现代化可以利用网络技术对各类档案进行分类,并存入不同的文件夹,方便后期使用和查找,能够为档案管理人员的工作提供便利,节约工作人员的时间,减少其工作量和工作压力,进而提升其工作效率和工作质量。
第二,实现档案管理现代化能够让医院档案的使用率有效提升,进而提高档案的价值。与传统的管理模式相比,现代化的档案管理不会受到时间、空间等因素的限制,可以随时随地使用、查询各类档案,进而解决档案存储空间不足和储藏费较高等问题。
第三,医院传统的档案管理主要是将纸质档案集中存放于档案管理室,医院的档案内容非常复杂,要想精准、快速地从档案管理库找到文件、传输文件等,几乎是不可能的。实现档案管理信息化,不仅能够提升信息传递的时效性,也能提升资料查找的精准性,进而推进医院资源信息共享[2]。
四、现代化档案管理工作的新特点
(一)广泛性
信息时代,医院的档案管理方式逐渐走向信息化、现代化,医院档案不再是传统的纸质账目等,而是电子账目,其中包括电子文档、磁性介质数据、医院档案管理系统程序等内容。由此可见,电子医院档案比传统的纸质档案更具广泛性。
(二)专业性
当下,医院档案管理是现代化技术的载体,要求医院档案管理人员在具备会计知识的同时,还要具备过硬的计算机使用技能。因此,信息化时代的医院档案管理工作相较于传统的医院档案管理工作具有较强的专业性。
(三)规范性
随着计算机技术的发展,计算机的信息存储性能、检索性能等逐渐增强,为医院档案管理提供了优质的设备条件。医院档案管理一般都具有一个统一、标准的格式,财务人员根据该格式开展财务工作,具有较强的规范性[3]。
五、医院档案管理现状
(一)缺乏信息化管理意识
随着《中华人民共和国档案法》的公布与实施,人们对档案管理的重视度在不断提升,医院的管理层也逐渐认识到档案管理的重要性,且档案管理工作的质量已成为评估医院管理水平和治疗水平的重要指标。虽然部分医院已将档案管理工作融入医院的日常管理,但由于管理人员对自动化档案管理的重视度不高,医院实现现代化档案管理的进程受阻。与此同时,部分医院的管理层与档案管理人员仍未转变传统的档案管理理念,还在使用人工方式管理医院的各类档案。另外,部分医院虽已将现代化管理技术融入医院的各项管理中,但还未将其应用到档案管理中,导致医院档案管理工作的效率和质量远不及其他管理工作。
(二)医院工作人员的素质参差不齐
医院档案管理人员的个人素质、业务水平、业务熟练程度和认知水平都是影响档案管理信息化的重要因素。而医院档案管理需要工作人员用大量的时间学习信息技术知识。一些年龄较大的档案管理人员可能无法适应这一要求,从而使医院档案管理工作效率较低,难以顺应新的时代潮流[4]。
(三)档案管理理念陈旧
在过去很长的一段时间,医院的档案管理只是单纯地提供档案保管和档案查询服务,更深层次的作用没有被挖掘出来,所谓的档案管理也形同虚设。由于对档案管理没有引起重视,很多医院总是无法深入剖析档案材料,相关的档案数据库也亟待建立健全,无法让档案为医院领导作出战略决策提供有力支撑。另外,医院对档案的利用率相对较低,专门负责管理档案的人员只能被动地提供档案资料,很少主动积极地开发利用档案信息,导致医院档案管理的效率难以有效提升,对医院的发展造成一定的负面影响。
(四)缺乏完整的现代化医院档案管理制度
目前,我国大部分医院都存在重视医护人员的工作而忽视对病例、文书进行管理的问题,导致医院的档案管理制度不完善,医院的档案管理人员开展档案管理工作没有统一的指导标准,进而导致医院的档案管理混乱,效率低下,难以跟上医院的现代化发展进程[5]。
六、医院实现档案管理现代化的要点
(一)对医院的档案实施系统化管理
对档案进行分类,即细分为财务信息档案、人事档案、病例资料等,并根据分类为每一份档案编号,如财务档案编号为01,这样不仅便于管理,而且能更方便地查找档案。具体操作流程如下:若A员工接收到甲文书档案,就须先检查甲文书档案是否完整,随后对甲文档进行分类,并为其编号,再将甲文档的文档名、文档编号、文档类型和A员工的姓名、工号录入办公室文档档案管理系统,最后将甲档案收入档案室,甲档案便属于A管理员工的管理范畴。B医生要借阅甲档案,则须登记B医生的姓名、科室等信息。若甲档案因管理不当而丢失,便要对A员工问责;若B医生在借阅甲档案期间将甲档案弄丢,则要向B医生问责。系统化管理医院的各类档案资料,能够为医院的档案管理工作人员提供便利,有效防止档案因记录不清晰而丢失,还能有效提升查询效率,进而提升医院档案管理人员的工作效率[6]。
(二)定期清理过期、无效的档案
医院的部分病例资料具有一定的时效性,这些档案一旦超过使用期限,便会成为一张废纸,继续保存这些档案不仅会占用档案室的空间,还容易与其他档案混淆,加大医院档案管理工作人员的工作量。因此,定期清除过期档案,以提升医院的各类档案资料管理工作效率也是医院档案资料管理工作中的重要环节[7]。在清除过期档案时,可以根据档案的性质选择清除方式,如纸质档案可以循环利用,以达到环保节约的目的;电子档案则需要将其压缩或删除,减少其占用的空间。重要档案也会有一定的时效性,若对其长期保管,会影响其密封性,清理过期失效的重要档案资料也是文书档案工作人员的一项重要工作。在处理这类档案时,纸质档案可以直接利用粉碎机粉碎,必要时还可采取焚烧处理手段,进而保证重要文件的隐秘性;电子文稿应实行粉碎性删除,防止有人通过文件恢复功能将该类文件恢复并盗走。
(三)提升医院档案管理工作人员的综合素质
随着互联网技术的不断发展,信息传播速度越来越快。在这样的背景下,医院的档案管理工作不能再拘泥于传统的管理手段,而是要跟上时代潮流和科学技术的发展步伐,实现医院档案管理信息化。建立专业的人才队伍是提升医院现代化档案管理水平的关键,医院的管理工作、教学工作等若离开人才,则难以发展和创新。因此,医院应组建一批专业水平高、现代化档案管理意识强的档案管理人员来管理医护人员资料、病例资料等档案,为建设现代化医院奠定坚实的基础[8]。具体方法如下:首先,医院应当定期组织档案管理工作人员参加培训,让其了解并掌握档案管理信息化的新方法、档案管理信息系统的操作方法等,满足信息化、现代化档案管理的要求。其次,档案管理工作人员应当实现自我提升、自我突破,以增强自身的工作能力,防止自己因能力不足、观念老旧而在信息化档案管理改革浪潮中被淘汰。再次,医院可将档案管理工作人员参与培训的情况计入日常考核,进而强化培训效果,有效提升工作人员的能力。最后,医院还应招聘专业素质高的工作人员负责医院的档案管理工作,为保证医院档案管理朝着现代化方向发展,辞退无法促进机构文件和档案信息化管理发展的老员工。并且医院还应提升现代化档案管理人员的薪资水平,以留住人才,为医院实现档案管理现代化夯实基础。
(四)构建医院档案信息化管理平台
医院的档案资料管理应以集中存放、统一管理的方式进行,为提升医院档案的安全性,档案资料管理信息化系统的建设应以保证档案数字化和系统安全为目标。保障档案信息的安全应先保证录入系统信息的有效性和完整性,即在录入信息时,相关工作人员应当严格审查档案信息,并完善数字备份和归档制度、系统管理人员的责任制度、重要系统和程序的管理制度等;在系统管理安全方面,应保证信息服务软件和系统的网络安全、操作系统安全、数据库安全和应用程序安全,设置多重安全保障机制,且为防止档案信息丢失,应在医院档案资料管理系统中设立防火墙,防止不法分子侵入档案资料管理系统破坏、盗取档案资料,对医院的运营和发展造成负面影响。
(五)建设完善的现代化管理制度
首先,应根据国家颁布的《档案管理办法》和医院的实际情况制定医院现代化财务档案管理制度,以保证医院所制定的现代化档案管理制度与我国的法律要求相符,与医院的管理情况、经营情况、发展情况相符。其次,医院的档案管理人员应将医院的档案管理工作纳入医院的议事日程,及时研究、分析并解决档案管理过程中存在的问题,有效提升医院档案管理的效率。另外,医院还应明确档案管理工作人员的工作责任,并以一套具有完整性、科学性和合理性的考核制度约束、监督与管理医院的档案管理人员[9]。
(六)及时优化信息化档案管理的硬件设施
为保证医院现代化档案管理工作的正常推进,医院还应定期更新现代化档案管理的硬件设施,以确保医院的档案管理工作正常、稳定开展。首先,医院的管理层应当加大档案管理的投资和宣传力度,让现代化档案管理能够得到社会的支持。为解决优化档案管理带来的资金问题,医院应当拓宽融资渠道,获取社会资源为医院实现现代化档案管理筹得更多的资金,为医院实现档案管理现代化、信息化奠定坚实的基础。
七、结语
实现医院档案管理现代化对加快医院现代化建设进程具有重要意义。档案管理是医院管理的重要组成部分,医院的管理层和档案管理工作人员必须强化档案管理的现代化意识,同时不断提升档案管理人员的专业水平,增强相关工作人员的工作能力。另外,医院还应构建信息化档案管理平台,制定符合法律和医院情况的现代化档案管理制度,优化信息化档案管理的软件设施和硬件设备,为医院实现现代化档案管理和现代化建设奠定坚实的基础。