人才流动背景下医院人事档案管理路径探究

文/驻马店市中医院 龚留庆

医院人事档案记录了医院在职医务人员的个人信息、工作简历、职位调动等信息，与在职医务人员的社会劳动保障、工资待遇、组织关系等有着紧密的关系。同时人事档案不仅可以了解到每个工作人员的所有信息，还可以根据发展经历了解工作人员的思想、状态等，这对提高医院人力资源管理水平，促进人力资源价值和作用的最大发挥具有重要意义。近年来，我国医疗事业发展迅速，再加上人员社会压力较大，所以医院人才流动越来越频繁，人事档案也需要进行同步，对人事档案管理工作而言具有一定的挑战性。医院人事档案管理工作是一项十分复杂、繁琐、多变的工作，如何保证其质量和效率是需要重点考虑的问题。

一、医院人事档案管理概述及意义

医院人事档案包括医院在职医务人员的个人身份、资历、学历、工作年限、岗位情况及岗位调动情况、薪酬待遇、晋升材料、入党材料等诸多信息。基于人事档案可以反映医院职工的学习经历、医德医风、医疗技术、科研能力、工作经历等。而医院人事档案管理工作简单理解就是对这些信息进行收集、储存、录入、利用的一项工作。在医院管理当中，人事档案管理是一项尤为重要的工作内容。由于医院人事档案海量、繁杂，所以对医院人事档案管理工作也提出了更高要求，这也使得医院人事档案管理工作具备了复杂性高、繁琐多变的特点。对于医院发展而言，人才是基础保障和核心动力，要促进医院的持续稳定发展，就必须保证人才整体水平。对此，就需要基于科学合理的人事档案管理工作来提高医院人力资源管理水平。科学合理的人事档案管理工作不仅有利于人力资源的科学管理，同时还可以为医院重要决策提供可靠的参考。这对提高医院整体管理水平，促进医院持续稳定发展都具有重要意义。

二、人才流动背景下医院人事档案管理现状

（一）人事档案更新速度较慢。人才流动背景下，医院人事档案的可变性越来越强，当发生人才流失或人才引进时，都需要人事档案管理工作及时对相关人事档案进行同步更新，这样才可以保证人事档案管理的实时性，进而为人力资源管理提供保障。但是就实际来看，很多医院在人才流动背景下，其人事档案更新速度比较慢，常常会出现人员流失后，档案信息仍未同步的情况。更新速度之所以比较慢，与诸多因素有关，比如管理人员更新意识较弱、管理工作效率低下等。

（二）缺乏完善健全的管理体制。基于人事档案管理工作的系统性，为了保证其质量和效率，还需要有相应的管理体制作为支撑。但是就实际来看，很多医院在发展过程中其重心都放在医疗工作方面，对于人事档案管理工作往往缺乏高度重视，因此，相应的管理体制也存在不完善、不健全、不合理的问题。比如管理体制中存在职位、责任不明确、制度不健全等问题。

（三）人事档案管理技术落后。人事档案管理工作十分繁琐而系统，仅仅靠基础的计算机设备和人工管理往往无法满足管理工作所需。而就目前来看，很多医院在人事档案管理方面较为突出的问题即管理工作技术落后。人事档案管理工作若没有相应的技术作为支撑，不仅无法保证管理效率，同时还容易因人为因素导致各种信息错误、丢失、遗漏等问题的发生。

三、医院人事档案管理的优化路径

（一）树立实时更新意识。在人才流动背景下，医院人事档案管理的实施更新也面临更高要求。若医院人事档案管理工作中，对于人才流动情况无法实施更新，就会直接影响到人力资源管理工作的开展。基于此，为了优化医院人事档案管理工作，就需要基于人才流动背景，树立人事档案实时更新意识。当医院职工因辞职、免职、工作调动等因素导致职工工作关系发生变更时，需要第一时间将职工个人档案进行更新，同时需要依据相关规定将个人档案以档随人走的原则进行转递。而在实践中，档案管理人员常常会发生忘记登记、延迟登记的情况，从而导致人事档案不完整。这就需要管理部门加强对档案管理人员的培训和教育，比如要基于人才流动背景，加强对档案管理人员的思想引导和指导，帮助档案管理人员认识到档案信息实时更新的重要性和必要性，形成实时更新意识。这样可以避免各种由于延迟更新、忘记更新导致各种问题的发生。为了保证档案的实时更新，管理部门还可以要求管理人员定期对档案进行检查、补充，若有信息缺失问题，需要及时补充完整。

（二）健全完善人事档案管理体制。健全完善的管理体制对提高人事档案管理工作质量和效率具有重要的作用。所以在医院人事档案管理的优化路径中，健全完善人事档案管理体制十分重要。比如医院应该构建一个专门的人事档案管理部门，由该部门全权负责档案管理工作。针对该部门，医院需要明确管理责任、管理内容、管理目标、管理要求等，同时做好人员、职位、权属划分工作，以保证档案管理工作的顺利有效开展。基于人事档案管理工作的复杂性、系统性，档案管理部门则可以进一步细化管理制度，比如制定档案收集制度、档案录入制度、档案利用制度、档案备份制度、档案核查制度，这样可以保证各项档案管理工作规范、高效开展。以档案收集制度为例，其中需要明确档案收集的内容、收集的标准、收集的要求等，档案核查制度则是对职工档案进行审查、核对，避免出现档案篡改、造假问题的发生。档案管理人员是档案管理工作开展的核心，为了保证档案管理队伍的整体素质与能力，医院和档案管理部门还需要针对档案管理人员制定相应的制度，包括制定档案管理人员培训制度、激励制度、考核制度、责任制度等。在各项制度的指导和约束下，可以更好地保证档案管理人员的工作水平。

（三）推动人事档案管理信息化发展。医院人事档案具有海量、繁杂的特点，所以仅仅靠基础设备和人工进行人事档案管理是十分困难的，尤其在人才流动背景下，档案管理工作更为复杂、多变。基于此，医院及档案管理部门需要提高对信息化管理的重视，切实根据档案管理需求和要求，加强引进先进的技术和人才，以实现人事档案管理的信息化、电子化、智能化。比如医院可以基于信息技术、大数据技术、计算机设备、网络技术等，构建人事档案在线管理系统。该系统可以实现对人事档案的实时更新、同步录入、快速检索、高效利用，同时还可以实现对人事档案信息的共享，这些对提高人事档案管理水平都具有重要的意义。人事档案管理工作以先进技术为支撑，更加高效、便利，以往需要人力耗费大量时间所做的工作，都可以通过系统快速完成。但是在应用人事档案在线管理系统需要注意信息安全问题，对此，医院可以对系统设置密码，应用先进的网络安全防控技术来保证信息的安全和私密。为保证人事档案在线管理系统的有效应用，医院还需要加强对档案管理人员的信息技术培训。

四、结语

近年来，在医院发展过程中，人才流动现象越来越突出，在人才流动背景下，需要加强对医院人事档案管理工作的优化和改革，保证人事档案管理工作能够应对人才流动带来的影响和冲击。人事档案管理工作在优化和改革过程中，要加强对管理制度、管理体系的创新和完善，同时还需要加强对先进技术的应用，这对提高人事档案管理工作质量和效率具有重要的意义。医院人事档案管理工作水平的提升，可以为医院人力资源管理、医院经营发展提供相应的保障。