事业单位干部人事档案规范化管理探讨

2022-11-14渭南市涧峪水库管理中心王振华

办公室业务 2022年1期

文/渭南市涧峪水库管理中心王振华

事业单位干部人事档案，有效记录了干部的个人成长过程，同时也见证了单位的发展历程。对于事业单位而言，干部人事档案能否规范化管理，关乎个人的发展以及事业单位的稳定运行。因此，各级事业单位要提高干部人事档案管理的认知及重视程度，并采取一切有效手段，强化干部人事档案规范化管理，以更好地发挥出档案的作用。

一、事业单位干部人事档案管理的内容及作用

（一）内容。干部人事档案记录了干部的成长经历，也能够反映出干部的德才表现。干部人事档案的内容，主要包括干部个人经历、工作业绩情况、业务能力表现、政治思想表现、廉政情况等。

（二）作用。从干部人事档案的内容可得知，其反映的是干部个人的政治品质、专业素质、品德作风、工作实绩、廉政情况等，而这些内容均是各级党务及组织人事相关部门，在组织进行干部人事管理、人才服务等工作时需要重点参考的依据。因此，对干部人事档案进行管理，可为干部教育培训、管理监督、人才评鉴、选拔任用等工作提供依据，同时也能为有效维护干部人才的合法权益奠定良好的基础。

二、事业单位干部人事档案管理的现状

（一）档案管理理念滞后。受传统观念和体制的影响，部分事业单位缺乏对档案管理的认知及重视，在资金、人才、制度、技术与设备等方面未提供必要的支持，这使得档案管理边缘化。同时，大多数档案管理人员不能正确认识到干部人事档案管理的重要性，更多是停留在简单的数据查询和整合上，最终使得单位干部人事档案管理流于表面，无法取得良好的成效。实际上，不同于其他业务型的档案，干部人事档案的保密性、政策性较强，且伴随着人事的调动，档案也时常会在各个单位中流转，如果不重视干部人事档案的规范化管理，就很容易导致档案在流转过程中出现内容缺失、信息不全等问题，严重制约干部人事档案的真实性和完整性，不利于后续人事工作的开展。

（二）未形成规范化的档案管理制度。档案管理工作本身属于一项系统的工程，在实际工作中所涉及的内容较多，操作起来也较为麻烦，因此，更是需要一个完善且规范的档案管理制度加以支持，如此才能够确保档案管理工作有序进行，保证档案的完整性与真实性。然而从实际情况来看，由于许多事业单位缺乏对干部人事档案管理的重视，因此也尚未形成完善的人事档案管理制度，难以为实现规范化的档案管理提供制度保障。有的单位虽然制定了档案管理制度，但并没有在实际工作中及时对管理制度进行更新和完善，导致管理制度的作用发挥不明显，存在日常管理不严格、相关人员责任不清晰等问题，甚至在档案收集、流转、利用等环节，由于监管制度缺失，增加了档案信息缺失、遗漏等风险发生的概率，不利于保障档案的完整性和真实性。

（三）档案管理方式落后且不规范。干部人事档案管理是一项坚持不懈的工作，但受到传统思想观念的影响，目前许多事业单位在对干部人事档案管理时，仍然依靠人工管理方式进行，对寻求更加高效的管理方式缺乏关注，尤其是不重视现代化技术和设备的引进，这样单一且落后的管理方式，并不利于单位档案管理工作效率的提升，不利于干部人事档案价值的有效发挥。除此之外，也存在档案管理不规范的问题，部分档案管理人员在对干部人事档案收集和整理时，并不能有效保证资料信息的完整性和真实性，在档案信息安全保密上也缺乏关注，存在较大管理漏洞，势必会降低干部人事档案管理的效率及服务水平。

（四）档案管理人员专业素养较低。由于干部人事档案管理的复杂性和专业性特点较突出，因此也对档案管理人员的专业素养要求更为严格。但目前由于档案管理人员专业素养较低，使得事业单位干部人事档案管理存在诸多不足，无法满足规范化管理的要求。主要表现为部分事业单位的档案管理队伍年龄结构不合理，多数档案管理人员的年龄较大，虽然其具有丰富的管理经验，但是接受新事物的能力较低，不能有效运用信息化手段来提升档案管理的效率。而年轻的档案管理人员，虽然接受新鲜事物的能力较强，但工作经验并不强，加之一些单位受到经费的限制，忽视对档案管理人员的专业化培训，导致整体的专业素养较低，并不能很好地满足实际档案管理工作的需求。不仅如此，还存在一些人员兼任的情况，不仅需要负责日常的业务工作，也要负责档案管理，在精力有限的情况下，容易顾此失彼，在档案管理方面缺乏关注，这很容易引起档案管理中的失误，也不利于干部人事档案作用的充分发挥。

三、加强事业单位干部人事档案规范化管理的具体措施

（一）提高思想认识，强化对干部人事档案管理的认知及重视。新时期对事业单位干部人事档案管理工作有了更高要求，要想实现规范化管理，就需要事业单位从思想意识层面提高认知，充分认识到干部人事档案管理的重要性及作用，并将该项工作放置在更高的位置上，从而全面推动干部人事档案管理工作顺利开展。在这一过程中，事业单位应树立精细化管理的理念，结合干部人事档案的特点，针对干部人事档案收集、流转、利用等环节，制定更为详细且行之有效的管理细则，确保干部人事档案工作的开展有据可依。与此同时，加大干部人事档案管理在资金、技术、人才等方面的支持，配备完善的办公设备，积极开展档案管理人员的专业化培训，全面提升档案管理人员的专业化水平，以更好地实现干部人事档案规范化管理的目标。除此之外，加大内部宣传力度，应引导全体人员充分重视干部人事档案的管理，能够积极配合档案管理部门做好该项工作，也只有做好人人参与，才能够有效保障干部人事档案实现规范化管理，也才能够更好地发挥出干部人事档案的价值作用。

（二）建立健全干部人事档案管理制度体系，提升档案利用率。首先，任何工作的开展，都需要相应的制度支持，因此事业单位要想提升干部人事档案管理的规范性，就需要建立完善规范的档案管理制度，并在制度制定过程中，明确岗位责任、工作内容、工作方法等。在制度建立后，也需要构建专门的管理组织，负责制度的落地实施，可通过管理会议的方式，在单位内部进行制度内容的公布，并指派专门的人员监督整个实施的过程，确保管理制度真正地落地实施，避免流于形式和表面。其次，考虑干部人事档案是随着人走的，因此也需要事业单位制定完善的档案收集机制，为规范干部人事档案管理提供保障。在具体的工作，事业单位应明确干部人事档案收集的要求和范围，严格依据《条例》的要求，对各类资料进行收集和整理，确保干部人事档案的完整性和真实性。最后，在确保干部人事档案收集整理做到“阅卷如阅其人”的基础上，重视干部人事档案的开发利用，这需要事业单位制定严格的档案审核监管制度，做好档案归档的把关，编制更加详细完整的细则，科学规范地进行档案的审核，严格执行相关借阅、保密制度，在保证档案真实性、完整性和安全性的基础上，实现对档案的开发利用。

（三）加快信息化建设，利用先进技术手段提升档案管理效率。在信息时代背景下，事业单位应转变以往单一且落后的档案管理方式，重视引进先进的技术，构建完善的干部人事档案数据库和数字化管理平台，实现对纸质档案和数字档案双重管理的同时，提升干部人事档案管理的效率与质量。与此同时，注重干部人事档案内容的建设，应通过动态化管理的方式，及时更新干部人事档案的信息，并建立科学精准的档案搜索系统，从技术层面为干部人事档案的利用提供有力支持。不仅如此，还需要加强干部人事档案信息的安全保护，应在数字化管理平台中设置各层级的访问权限，严格执行保密制度。

（四）加强档案管理队伍建设，打造高素质水平的档案管理队伍。档案管理人员是开展干部人事档案管理的主体，其专业素养直接影响干部人事档案管理的成效，为实现档案管理的规范化，事业单位也必须重视档案管理队伍的建设。一方面，需要对现有的档案管理队伍结构进行合理的调整，可通过内部合作交流的方式，促使年龄层次较大档案管理人员转变观念，积极学习先进的信息技术手段，同时通过“以老带新”的方式，加快年轻档案管理人员的成长；另一方面，需要事业单位加大人员教育培训的力度，编制针对性的教育培训计划，以专业的培训促使档案管理人员专业化水平提升，进而提升干部人事档案管理的规范化水平。