干部人事档案管理存在的问题及对策

文/山东省交通科学研究院 曹瑜

随着时代的发展以及社会的进步，干部人事档案管理逐步开始走入大众视野，并且逐步走向正规化。干部人事档案管理是管理工作过程中的重要内容之一，档案的完善与真实对于干部的选拔、国家安全体系的维护以及社会公平性的保持有着重要的意义。为了能够保证干部人事档案管理的正规合法性，国家不断出台相关的法律法规进行管理行为的约束，从《干部档案工作条例》到《干部人事档案造假问题处理办法》等一系列的文件颁布，为干部人事档案的管理提供了基本的保障，并且在社会的进一步发展过程中，管理内容将会变得更加完善。但是在当下管理体系的运行过程中，依旧存在着一定的漏洞与不足，难以将规定中的要求进行实际落实。在运行过程中，由于政府部门对档案管理有着十分严格的要求，使得档案管理人员无法进行有效的权力发挥，体系运行较为死板。并且在干部人事档案管理过程中，缺乏社会公众的监督，忽略了群众对于管理成效的评价。由此针对当下，干部人事档案管理中出现的问题进行有效分析，并且针对这些问题提出相关的对策，有着十分重要的意义。

一、干部人事档案基本概念

（一）人事档案。人事档案指的是公民在成长过程中能够被国家承认的、所记录的个人成长经历、学历进步以及在生活工作中的日常表现等内容，将所有信息进行归纳总结并且登记于档案之中进行妥善保存。人事档案在社会公众管理中有着十分重要的作用，代表着公众在过去生活中的一切重大事件的历史记录，能够为企业任用职工提供真实可靠的信息支持。按照公众身份进行划分，可以分为学生档案、干部档案以及工人档案，这三种类型基本囊括了社会中的每一个群体。

（二）干部人事档案。干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的路线、方针、政策，在党的组织建设、干部管理等工作中，反映干部政治思想、成长经历、品德诚信、业务能力等情况的历史记录。干部人事档案是人事档案的重要组成部分。主要针对国家公务员以及按公务员标准进行管理的国有企业、事业单位中的工作人员所建立起的人事档案。针对这一部分公众的档案有着较为严格的管理。

二、干部人事档案管理中存在的问题

（一）管理控制严格，限制档案效用发挥。干部作为我国政府工作人员或者国有企事业单位工作人员而言，有着较为严格的管理制度，尤其针对人事档案的管理，在行政管理过程中更为严格死板。虽然在社会发展过程中，不断强调公共管理人员在进行工作过程中应当将服务放置于工作首位，不能仅仅只是对工作权力的控制。但是在实际工作中，依旧有着较为严重的控制问题。在进行干部人事档案管理时，大多数部门都对其保密性进行了严格的强调，并且实施严格的控制，在此种管理模式之下使得干部人事档案难以发挥其真正的效用。管理机构在工作中依托于保密安全原则，不断加强对人事档案的日常管理，用严格的控制与监督保证干部信息不会轻易泄露。但是在此过程中，干部在进行档案信息查询时，需要办理十分复杂的手续才能进行，使得干部人事档案难以发挥出真正的作用，在运行过程中有着较低的效率，因此，大多数干部对于档案中所囊括的信息有着较为模糊的认识。这种盲目的严格控制在一定程度上阻碍了干部人事档案管理体系的优化，也使得社会运行效率降低，应当进行及时的整改。

（二）管理责任简单化降低社会价值。在进行干部人事档案管理的过程中，档案资料的收集较为固化，将单位中所要求的内容进行简单收集既可建立档案，这样的管理方式较为简单，管理责任难以落实，从而降低干部人事档案的参考价值，进而降低其社会价值的体现。管理责任简单化的一个重要体现就是档案信息收集的固化，其具体表现在进行档案充实的过程中只是按照材料中所要求的信息进行整理，并不需要主动承担其他责任。而材料中所规定的信息内容十分固化，且所涵盖的范围较为狭隘，造成每一位干部的档案信息千篇一律，无法展现个人有特色、针对性的信息。而在进行干部考核以及职务提拔的过程中，人事档案信息有着十分重要的参考价值，依据固定信息所收集的档案材料则无法综合体现干部的工作状态。在时代发展的要求下，对于干部的要求也在与时俱进，其个人特长以及兴趣爱好等内容对其性格品质能够起到较为明显的反馈作用。因此责任简单化使得干部人事档案无法发挥更大的效用，降低其社会价值。

（三）重视档案本身而忽视当事人的权益。在进行干部人事档案管理的过程中，当事人所依法具备的知情权往往被剥夺，使得当事人的权益没有受到良好的保护。由于在管理过程中对档案保密性原则的坚决守护，使得当事人对于本人档案中的信息变化存在不知情的现象，并且对于档案中所包含的内容信息也没有清晰明确的认知。由此忽略了当事人的知情权。另外，不同单位在进行干部的培养与选拔过程中，往往会利用干部的人事档案，但是当事人对此种情况依旧不知情，对于结果也没有详尽的解释，只有当已经决定对干部进行选拔时，才会被通知相关内容，体现了当事人权益不被保护的现象。

（四）社会参与缺失损害公民利益。近年来，社会频频爆出干部人群中出现档案造假的新闻，这对于干部人事档案管理而言是一个十分重大的疏忽，社会公众对干部人事档案管理机构的权威性出现质疑，产生了一定的负面影响。人事档案管理人员在工作进行的过程中，对于档案管理的诚信落实缺乏相应的保障。在进行档案登记的过程中，干部人事档案管理部门往往以当事人所提供的相关资料作为参考进行登记，并没有进行深入的调查与审核，导致出现档案伪造的现象。在此过程中缺乏社会公众的监督，因此也为干部档案信息的真实性留下了较大的隐患。

三、优化干部人事档案管理的对策研究

（一）丰富内容拓宽运用范围。在社会体系不断完善、政府任用干部要求不断提高的基础上，进行干部档案资料收集的过程中，应当在传统的管理模式基础上积极进行更新，以符合时代的要求，管理部门应承担起自身的职责，将干部档案信息内容进行拓宽丰富。首先，在进行档案信息收集的过程中，不应当仅仅按照规章制度中所要求的内容进行简单化登记，而应当依据干部所在单位以及所处职位的实际情况进行多方面的深入了解。例如对于干部的政治觉悟、个人综合能力的鉴定、干部在日常生活工作中所表现出的道德素质，其在社会生活中所提供的社会保障材料等内容，均进行相应的了解与核实，进行信息整理之后登记到档案之中，使得干部人事档案能够真正发挥其效用，丰富的信息内容能够直观反映出干部的综合素养。其次，在进行档案信息登记时，应当根据各地区不同的现状提出不同的要求，例如在东部发达地区应当将干部在城市建设规划中所发挥的作用进行具体描述，而中西部地区的干部应当将其在乡村振兴等政策的落实情况进行真实报告。在多元化的管理中实现人性化模式的推行，体现出管理人员的专业化，能够更好发挥人事档案的社会价值所在。并且在进行干部档案的归纳整理过程中，工作人员应当基于当事人的工作内容以及工作性质进行专业化判断，并且进行特色信息征集，根据工作性质进行内容的进一步调整，打造具有特色化的档案，增强在工作中的主观能动性，使得档案信息更加丰富立体，在探索创新中提出合理化的建议，在核心资料收集的同时，将个性化材料作为补充，使得档案信息更为全面具体，夯实信息基础，拓宽档案信息的运用范围。

（二）加强利用体现社会价值。干部人事档案应当在社会中发挥更大的价值，而非只是将信息进行简单化登记，不具备针对性的人员信息展示。人事档案的作用在于体现当事人在工作中的具体表现，将其所做出的主要成就或者出现的重大失误进行登记，为其今后的工作方向提供参考，具备较强的社会参考价值。因此在进行档案管理过程中应当重视其价值的体现，而不仅仅是对信息简单地总结归纳。

在进行档案信息管理过程中，应当督促各部门干部在提交档案信息时，依据自身的实际情况进行登记，将自身特长以及所达成的成就与他人评价等内容进行客观描述，形成专业化、个性化的档案资料，而不仅仅是在统一的文件要求之下进行登记，形成千人一面的档案内容，无法体现针对性的个人内容，含金量较低。在进行档案登记的过程中，重视其综合性信息的收集归纳，包括其个人工作态度、性格以及在工作中的具体表现，参与工作的积极性等内容进行综合考虑，形成专业化、个性化的档案内容，对其工作历程形成客观的公众评价。另外，在进行档案信息登记时，各个机构应当首先进行信息真实性的把关，在环环相扣、层层严格把关的基础上实现档案信息的绝对真实性，将不符合要求的档案退回原单位重新修改，有效提升档案资料中的信息价值。在层层监管的作用之下，考核信息的真实性、有效性，使得档案在发挥社会价值的过程中能够提供更为丰富的信息。并且在当事人离职之后，其档案信息应当随之进行流动，使得社会中的人才信息得以有效流通，新的用人单位能够依据档案内容对当事人进行综合性评价，进而实现对当事人的考核，促进社会体系的进一步完善。

（三）重视当事人权利。在保证干部人事档案管理过程中保密性原则的基础上，对于管理权利进行灵活应用，尊重当事人所具备的公民权利。首先应当重视当事人的隐私权。人事档案是当事人工作历程以及工作表现的私密性信息，在档案管理过程中应当针对此内容绝对保密，保证当事人的隐私权受到保护。干部人事档案管理人员应当进行专业化培训，绝对不能随意泄露当事人的隐私，更不能以此作为牟利的手段。对干部所具备的知情权也应当进行保护，不论是在档案管理过程中还是在提供相关服务时，都应当支持并且维护当事人的知情权。首先，在相关制度准许的情况下，可以不定时进行公示活动，告知当事人可以进行自身档案内容的查看，了解当下档案中所包含的个人信息。其次，在使用当事人档案办理业务时，应当提前与当事人进行沟通交流，获得许可之后才能进行使用，绝对尊重当事人的知情权。最后，应当保护当事人的申诉权，当事人认为自身的公民权利受到侵犯时，应采取积极的申诉措施，不论是政府部门还是管理机构都应当对其申诉权表示支持，从专业化角度提供帮助。

四、结语

干部人事档案的管理对于社会体系的完善以及管理机构的规范有着较高要求，而其社会价值对于社会管理体系的完善有着重要的作用。在时代的发展过程中，档案管理暴露出一定的问题，不利于干部人事档案的高效管理。但是为了能够解决这些问题，政府部门正在积极采取相关措施进行优化，使得干部人事档案管理能够不断发展进步，在管理中更好发挥其效用所在。本文从不同角度对问题进行分析，并提出了相应的解决措施，从理论角度出发，结合实际现象，进行对策研究。首先应当对档案内容进行充分的补充，从必要信息入手，对当事人的个性化信息进行丰富，使其档案具备更大的参考价值，为评价干部工作以及态度提供较好的信息支撑，使得干部人事档案具备更大的社会价值。丰富档案信息内容的同时，保证档案的保密性，尊重当事人的隐私权，坚决保护其档案信息内容。此外，应当在管理服务中尊重当事人的知情权，在使用当事人档案的过程中应当使其知晓使用用途及目的，征求当事人的同意。若当事人认为自身的公民权益受到侵犯，各部门应当支持其申诉权，进而保护其权益不受侵犯，从不同角度对档案管理进行优化，为社会进步提供保障。