精神科住培学员档案管理优化的思考

文/江西省精神病院 程茜

住院医师规范化培训（文中简称“住培”）是培养合格临床医师的必经途径，是加强卫生人才队伍建设、提高医疗卫生工作质量和水平的治本之策，是深化医药卫生体制改革和医学教育改革的重大举措。住院医师规范化培训是培养合格临床医师的必经途径，是加强卫生人才队伍建设、提高医疗卫生工作质量和水平的治本之策，是深化医药卫生体制改革和医学教育改革的重大举措。医学是为人的生命健康服务的，“人命至重，有贵千金”，这一特性决定了质量是医学教育的“生命线”。国务院办公厅印发的《关于深化医教协同进一步推进医学教育改革与发展的意见》中提出，落实并加快完善住院医师规范化培训制度，要以紧缺专业为重点，逐步扩大培训规模。精神科作为紧缺专业之一，近年来全国各个住培基地都在加大招生及培训力度。随着培训的开展，住培档案管理人员对住院医师规范化培训档案管理优化进行思考，本文结合笔者所在单位日常工作经验，对精神病专科医院住院医师规范化培训学员档案管理优化的实践进行探究。

一、研究背景及意义

本文对江西省精神病院的住院医师规范化培训档案管理组织架构的建设、住培档案管理体系建设及住培档案管理的重要性等方面，逐一进行介绍，并根据笔者多年来从事档案管理的具体实践经验，提出工作建议，以对精神病专科医院开展住培档案管理起到参考和借鉴作用。江西省精神病院（江西省精神卫生中心）系隶属于南昌市卫生健康委员会的全民所有制差额拨款事业单位，江西省精神病院为全省精神卫生医教研中心、国家级精神科住院医师规范化培训基地、江西省唯一一家精神科住培结业考核基地、江西省医学领先学科、全省精神疾病专业质量控制中心、南昌大学附属精神病医院，系中华医学会江西分会精神病专业委员会及心身医学委员会挂靠单位、江西省睡眠医学会心理卫生专委会、康复医学会心理卫生分会挂靠单位。医院现有博士、硕士及以上学历21人，硕士生导师3人，拥有国家级学术委员会全国委员4个，全国青年委员5个，省级学术委员会主委2个，省级副主委2个。医院现有编制床位660张，实际开放床位1200张。医院设有普通精神科、重症精神科、老年精神科、儿少精神科、心理科、康复科及司法鉴定科等。该院于2010年获批第二批江西省住院医师规范化培训基地并于当年招聘10名住院医师规范化培训学员开始按照要求开展规培工作，11年来，该院每年都按要求进行住培医师招聘工作。近年来，在院党政领导班子的正确领导下，该院住培工作不断完善和规范，初步形成了一套具有自身专科特色的管理制度和系统的临床培训操作经验。该院于2018年获批国家级住培基地，同时也是江西省唯一一家精神科住培结业考核基地。2019年该院精神科考核基地作为国家卫健委人才交流服务中心试点的三个省份的三家考核基地之一，顺利完成江西省住院医师规范化培训结业临床技能考核、（精神科）考生考核各项总结工作。通过长期的住培工作及住培档案工作的管理，笔者所在住培国家基地也逐步形成具有精神科专科医院特色的住培工作以及住培档案管理模式。

二、精神科住院医师规范化培训档案管理体系建设

（一）住培管理组织构架建设。为规范医院住院医师规范化培训工作，培养符合医学发展要求的合格住培医师，医院逐步建立起三级管理体系，规范住院医师的培训工作。1.成立住院医师规范化培训领导小组。由院长、党委书记担任组长，分管院长及其他副院长担任副组长，各相关职能部门负责人担任成员，共同组织实施规范化培训的管理工作。2.成立住院医师规范化培训管理办公室。住培办负责具体培训工作的实施，统筹管理住院医师规范化培训工作以及住培全过程的档案管理工作。3.成立住院医师规范化培训基地教学小组、专家督导组及考核小组。成立住院医师规范化培训基地教学小组、专家督导组及考核小组，指导住培教学工作、督导各临床住培秘书及带教医师认真实施培训计划、严格按照住院医师规范化培训有关管理办法和要求落实培训工作任务。

（二）住培管理制度档案建设。住院医师规范化培训是一项复杂的系统工作。其整个培训过程需要健全完整的管理系统，同时管理过程中又牵涉多个部门、多个单位之间彼此协调配合，从国家层面到省市各级卫健委再到各家培训基地、医院、科室等构成一个完整的培训体系。而这些多部门、多单位的配合协调就需要有多个完备的且被大家所共同认可的制度体系来作为保障。只有完善可行的住培管理制度，才能保障住培管理工作有序进行。国家、省级管理层面出台了大量相关管理文件，包括卫生计生委等部门联合发文，培训基地医院也制定了更为细化的住院医师规范化培训管理文件：包括《江西省精神病院住院医师规范化培训小组职责》《江西省精神病院住院医师规范化培训管理办法》《江西省精神病院住院医师规范化培训细则》《江西省精神病院住院（专科）医师规范化培训计划及考核办法》《江西省精神病院专科医师规范化培训指导老师制度》等，并将这些制度措施编制成册做成资料汇编，形成了自己的管理制度。同时组织住院医师及带教老师加以培训学习，以达到住培管理有目标、考核有制度、实施有成效的目的。

（三）精神科住培过程及过程档案管理。1.精神科住培过程。精神科在培训内容上坚持国家标准，兼顾自身专科特色。新招收的住培医生入院后首先会参加新员工培训，内容涵盖道德教育、医德医风、政策法规、人际沟通交流等。住培医生根据统一制定的轮转计划分配至相应带教科室后，带教科室会组织入科学习教育及考试，在住培期间至少会参加一次系统的精神科理论专科培训课程，由医院资深医师进行授课，总之，从临床技能、科研继教、道德教育、人文关怀及人际沟通等方面对住培生制定了切实可行的培训方案，同时完成精神病学及其相关的学科知识培训。

加强入口关，注重过程管理。实施资格审核、笔试、面试、录取、公示“五步走”工作流程，规范开展住培学员招收工作。合理编制轮转表，落实轮转计划，按计划、按学时定期开展小讲课、教学查房等教学活动，做好教学档案，出科考、年度考、结业考，“三考”的准备实施，做到有方案、有排名、有反馈。在培训过程上注重环节，严把质量关。住院医师规范化培训过程中的环节质量是培养临床合格住院医师的根本性问题。主抓三个环节，以此来规范管理。第一环节，严格住院医师轮转计划表，上一轮转科室与下一科室的带教老师，相关科主任均明确轮转科室及时间节点，严格落实。第二环节，严抓住院医师培训考核。加强住院医师培训期间的考核，做到出科必考，一年两考，严格把好考核关。第三环节，抓好住院医师全员业务培训。2.精神科住培过程档案管理。精神科住培过程档案包括教学档案、培训活动档案、考核档案、评价档案等。教学档案包括学员基本信息、轮转计划、师资档案、学员考勤档案等。培训活动档案包括所有培训归档档案，含入科教育、教学查房、小讲课、疑难病例讨论等。考核档案包括入科考核、出科考核、年度考核、年度业务水平测试等档案材料。评价档案包括师资评价、学员360度评价等。

（四）精神科住培档案管理的重要性。精神科住培档案堪比住培基地及学员培训全过程的“数据库”。一批又一批的学员经过三年的培训毕业，他们培训过程的各项档案数据一一进入住培基地的“数据库”。只有通过对培训基地的各项制度档案、学员档案、培训及考核档案进行管理并加以分析才能得出培训基地的培训效果，掌握培训基地的培训质量。档案管理工作对住培基地总结培训经验、提高培训质量、提升带教品质、创新教学和管理模式起到至关重要的作用。住培基地对现有住培档案的分析，可以帮助其从管、教、学、研四方面多措并举，不断改革创新，从而达到该基地在工作中不断改进，在前进中不断完善的效果。

三、精神科住培学员档案管理优化的思考和建议

（一）培训基地要加强对档案管理工作的重视程度。部分培训基地对档案管理工作的重视程度不够，在档案人才队伍建设上力度不足，没能配备足够的档案管理专职人员。这在很大程度上会影响到培训基地档案管理工作的完整度以及档案的开发利用程度。建议培训基地应加强对档案管理工作的重视程度，加大对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的管理水平，并予以相应的经费保障。

（二）培训基地要加大对住培档案管理的经费投入。住院医师规范化培训作为毕业后医学教育的重要组成部分，国家、省、市各级行政部门每年都进行了大量的经费投入。住培档案管理工作目前更多的基地已经改变了原有的纸质化管理模式，转变成信息化管理模式，信息化系统的建设是需要相应的经费保障才能得以实现，培训基地应加大对住培档案管理部分的经费投入，这样住培档案管理工作才能得以优化，住培档案才能更好地留存以及加以运用，从而实现档案利用率的最大化。

（三）培训基地要加大住培档案信息系统的建设力度。目前应用比较广泛的住培系统涵盖了从住培学员报名、录取、过程管理、考核管理、360评价等内容。随着信息化建设的高速发展，传统的纸质化档案管理模式已经不能满足当前的需求，信息化住培管理平台应运而生，并且在全国各地的住培基地中开始广泛应用。加强住培管理平台的信息化建设，不仅能够实现对基地住培档案信息快速便捷地保存、管理和提取，同时还能够加强与医院各部门信息的对接，实现数据共享，信息互联。

（四）培训基地要探索适合本基地的档案管理建设。档案管理的收集、汇总、整理工作是非常繁琐的。探索适合本基地的档案管理建设方式及方法，要充分利用住培质控档案及评价档案，根据临床质控发现的问题以及师资、学员评价反馈出的问题进行分析整改，优化本基地的档案管理建设。通过各种管理工具及方法，从而达到优化档案管理模式，加强基地住培工作，提升住培培训效果的目的。

（五）探索一套自上而下的住培档案管理信息平台。据了解，目前一名住培档案管理人员要实现本基地住培学员的全过程档案管理录入及日常应用工作需要运用到的信息系统包括国家住培系统、省级住培系统（包括报名、录入、考试等）、住培考试APP、基地自行购买运用的院级住培系统等多套管理系统。不同系统的操作界面、使用方法、用户名、密码等常常会让住培档案管理人员混淆。住培档案管理人员为了完成这些工作需要对接各后台技术人员以及本基地各个专业基地教学秘书，从而在其中起到更好的衔接作用，这些琐碎的沟通工作也会耗费住培档案管理人员大量时间。不同的住培基地的院级住培系统更是五花八门，缺少一致性以及连贯性。建议能够探索一套自上而下贯穿住培学员住培全过程的住培档案管理信息平台，包含从学员入培招录、日常管理、培训、轮转、出科考核以及结业考核、360评价于一体的国家级信息平台。这样不仅能够更加规范系统地管理好所有住培基地的住培全过程，同时后台大量的住培档案数据都是一笔宝贵的档案财富，对于住培相关的医教研探索工作能够提供巨大的数据支撑。

四、结语

住培学员档案是研究和借鉴医院的发展历史经验的重要资料。以史为鉴，告诉我们要借鉴历史档案的经验作为医院发展的参考依据，进而推动医院的住培工作、学术工作、科研工作等往更高更好的方向进步。住院医师规范化培训工作是一个长期持续的工作，医院及培训基地更加要充分利用好住培学员档案，总结过去，服务现在，造福未来，立足基本国情，借鉴国际经验，遵循医学教育和医学人才成长规律，从制度建设入手，完善政策，健全体系，严格管理，才能达到全面提高我国医师队伍的综合素质和专业水平的目的。