地震系统文书档案一体化管理探究

文/湖北省地震局大地测量与地球动力学重点实验室 胡荣华

在华夏文明几千年的漫漫历史长河中，档案犹如见证者，记录着社会的兴衰变迁和世事的沧海桑田。随着科技的发展，档案的载体已从古代的甲骨、金石、竹简、木简、缣帛、羊皮、贝叶、泥版等发展到近现代的纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘、机械硬盘、固态硬盘等，但其记录历史的重要作用和查考价值亘古不变。档案门类中的文书档案是最不可或缺的一部分，因为它不仅能最直接、全面地反映某一历史时期政治、经济、社会、文化、生态等方面的综合情况，而且能对大到一个国家的发展战略，小到一个部门的日常运转产生影响。随着信息化时代的到来和现代化管理媒介的普及，为使文书档案管理工作能更好地满足社会经济发展的需求，文书档案一体化管理模式应运而生。所谓文书档案一体化管理，即是将公文处理与档案管理这两项既有联系又有区别、既独立又相互关联的工作纳入统一的信息化管理应用系统中，实现公文处理与档案管理无缝衔接、彼此配合，提高公文管理工作效率。已有文献对文书档案管理问题进行了研究和探讨，结合不同行业领域的文档管理工作提出改进方法和建议，还有文献针对文书档案管理中的具体问题进行深入探讨，例如信息化建设问题、工作策略问题、管理模式问题、一体化管理问题等，但尚未见针对地震系统文书档案一体化管理问题进行研究和探讨的文献。本文结合笔者从事地震系统文书档案管理工作的实践和体会，对文书档案一体化管理现状进行分析，为进一步提高文书档案一体化管理效率和质量提出一些建议。

一、文书档案一体化管理系统（OA）的现状分析与建议

地震文书档案如实地记载了各地震行政管理部门文件产生的历史背景、发展以及其他重要内容，包括各个时期的收发文件、会议材料、函电、图表、照片、录音、录像等资料，为防震减灾事业发展提供第一手资料，是促进各项改革、制定发展目标的重要依据。一方面，为各级管理人员及时了解事件的发展状况，适时调整发展策略提供准确依据；另一方面，有利于社会各方面了解防震减灾各项工作，为人们获取相关地震信息提供依据。做好地震文书档案管理工作是提高档案服务效率的基础。随着社会信息化进程的加快，做好档案管理工作，更新档案管理理念，探索和尝试新的档案管理手段，对于防震减灾事业的发展具有重要意义。

地震系统较早开始施行电子化办公，中国地震局通过电子公文交换系统与各省局进行公文流转。2018年1月，地震系统推行第一代0A公文处理系统（非密）。由于地震系统国家局与各省局之间的OA公文处理系统各自独立运行，公文流转通道依然不顺畅，所以旨在实现地震系统公文交换与处理系统一体化管理的第二代OA公文处理系统（非密）于2021年7月正式运行。2020年5月，根据中国地震局的安排部署和保密要求，地震系统内部的电子公文交换系统被分为涉密系统和非涉密系统，这两个系统独立运行，本文所指的文书档案一体化管理系统（OA）为非涉密文件处理系统。近年来，随着地震系统文书档案一体化管理系统（OA）的应用，在较大程度上节省了人力投入，加快了公文流转和处理的速度，明显提高了文档管理的工作效率。但根据笔者的工作实践和体会，文档一体化管理系统（OA）还存在如下几个方面的问题，建议通过对系统的进一步优化和完善加以解决。

（一）对行业网和软硬件设备的依赖问题。在日常工作中，经常会出现行业网中断、设备“罢工”和软件“崩溃”等问题，这些看似“很小”的问题，实际上都会影响OA公文处理系统的正常运转和工作效率。建议单位技术部门指派专门的技术人员定期对行业网和软硬件设备进行维护和升级，并对日常出现的问题及时、有针对性地予以解决，确保OA公文处理系统日常的稳定和高效运转。

（二）数据存储丢失的风险隐患问题。OA公文处理系统对行业网和软硬件设备的依赖程度决定了依托于OA公文处理系统传输和存储的电子文件丢失的风险程度。除了要对网络和软硬件设备进行定期的维护和升级，还必须要档案管理人员配套做好相应的电子文件存储、管理和归档工作，为了节约人力成本和提高工作效率，这项工作可以在文件的流转过程中同步进行，以降低电子文件的丢失风险。

（三）系统部分功能的优化问题。虽然OA公文处理系统已经成为地震系统高效便捷的工作模式和实现文书档案一体化管理的重要工具，但系统的一些功能仍需优化。尚需通过功能优化解决的主要问题包括：1.没有来文提醒易导致收文不及时；2.查阅已收文时随机排序存在漏文隐患；3.缺少文件流转的系统提醒，影响流转速度；4.电子文件大多以OFD格式传输和存储，普适性不强；5.资料交换模块与收文处理模块不互通，导致工作效率降低；6.第一、二代OA公文处理系统的电子文件数据尚未合并，不利于档案查询。建议针对这些问题对系统进行相应的功能优化，以更好地满足文档管理工作的需求。

（四）涉密公文管理非数字化问题。截至目前，地震系统的第二代OA公文处理系统已正常运行，但涉密OA公文处理系统尚未提上日程。涉密公文仍采用传统的纸质化工作模式进行公文流转和管理，涉密的电子公文暂存在涉密公文交换系统和保密机中，缺少相关管理制度要求，这不仅给档案查阅带来了不便，还易产生管理漏洞。在涉密OA公文处理系统尚未研发和应用之前，笔者认为对于往年已归档的涉密文书档案来说，可以先编制密级文件专题目录，并召开档案鉴定小组会，开展解密或延长保密期限工作。鉴定完成后，将密级文件存入专门的保密柜进行保管，档案系统里密件只保留档号，题名做星号处理，密件详细目录存入保密电脑以便查阅，也可同时将密级文件做数字化处理存入保密电脑，但这一环节要特别注意遵循相关保密要求和操作规范。对于本年度尚未归档的涉密文书档案来说，可以将鉴定后有归档价值的密级文件集中进行编目，以方便查找和进行数字化处理。

（五）电子公文尚未实现在线归档的问题。电子公文在线归档是文书档案一体化管理的重要组成部分，是实现对公文全生命周期管理的最重要的环节。目前，地震系统使用的第二代OA公文处理系统和档案管理系统仍然相互独立，需要靠档案人员人工进行数据互通，这项工作不仅繁琐易出错，而且会影响文书档案一体化管理的成效。根据《文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《湖北省省直机关电子文件在线归档管理规范(试行)》(鄂档规〔2016〕4号)、《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）等文件中对于电子公文在线归档的相关具体要求，本单位已将此项工作提上日程。电子公文在线归档的实现将极大减少档案管理人员不必要的工作量，让其能将更多的时间精力投入在如何提高文书档案管理的深度和广度上，真正实现文书档案全生命周期管理。

二、文档一体化管理工作机制、人员素质和能力及职工认识的现状分析与建议

为提高文书档案一体化管理的效率和质量，前面通过对文书档案一体化管理系统（OA）存在的问题进行分析，提出了对系统进行优化和完善的一些建议，下面再针对文档一体化管理工作机制、人员素质和能力以及职工认识方面存在的问题进行分析，并提出解决办法。

（一）一体化管理工作机制不顺的问题。工作机制问题是影响文书档案一体化管理成效的最主要的因素，主要体现在以下三个方面：1.软件系统的技术壁垒导致地震系统目前的OA公文处理系统和档案管理系统仍然相对独立运行，无论从物理上还是操作流程上看都是两个部分，客观上影响了文书档案一体化的管理工作，所以电子公文在线归档势在必行；2.从工作流程及岗位设置来看，很难保证文书档案一体化管理工作完全由同一个档案管理人员来完成，地震系统的行政管理部门或机关是文书档案产出的主体，机关管理文书档案的主要负责部门是办公室，但鉴于办公室特殊的工作性质和工作人员的专业背景，很难指定专人负责文书档案一体化管理工作，要想将这项工作顺利开展就必须与局机关下设二级事业单位的档案管理部门进行协调，但协调工作的难度很大，人、财、物都必须协调配套到位，并且要以制度的形式予以规范；3.文书档案一体化管理人员的绩效考核问题是重点也是难点，任何工作的推进最终都离不开工作人员，要想工作顺利开展就必须充分调动文书档案管理人员的工作积极性，文书档案一体化管理工作一般会涉及局办公室和事业部门两个部门，而绩效考核只能在事业部门进行，这就意味着从绩效考核的角度出发，事业部门要认可文书档案一体化管理工作的全部工作量，并且在绩效上予以反映，为了考核结果的公平性，也可以酌情让机关办公室档案主要负责人参与事业部门档案管理岗位的绩效考核工作。

（二）档案管理人员专业素质和能力问题。传统的文书档案管理模式是业务管理部门将有归档价值的公文直接移交档案管理人员进行鉴定、编目、归档和保管。但文书档案一体化管理则要求档案管理人员参与到公文的全生命周期中去，实现公文处理与档案管理无缝衔接、彼此配合，提高文档管理工作效率。这种新的管理模式就对文书档案管理人员的业务素质和管理能力提出了更高的要求：1.要通过制度建设明确档案人员的职责范围；2.要结合公文全生命周期的理念树立质量管理的意识；3.要加强业务培训和学习提高个人的业务素质、管理能力和保密意识。

（三）对OA公文处理系统的使用重视不够的问题。由于受传统纸质化工作模式的惯性影响，相对于OA公文处理系统而言，单位职工更倾向于按照传统工作模式进行公文流转，对办公自动化不够重视。收文管理员做完收文处理后，如果相关联的部门承办人员没有及时登录系统，就会降低公文的流转速度，影响公文的时效性，甚至会出现公文积压和超期办理的情况。此外，如果承办人员由于各种原因找不到相关文件，就会找收文管理员或档案管理人员进行查找，无形中增加了不必要的工作量。首先，从制度上予以规范，提高职工对OA公文处理系统的重视程度和使用频率，让其固化为习惯性的工作模式，以保证单位各项工作及时、顺利地开展；其次，可以在公文流转之初，就向承办部门经办人员进行送阅和提醒，提高文件的时效性和办事效率；最后，对现行的OA公文处理系统中存在的操作复杂、流程不合理、不适用的程序进行调整或修改，使操作的细节设计更“人性化”，甚至可以让公文在多客户端的移动平台上在线流转。

三、结语

为提高文书档案一体化管理的效率和质量，本文结合笔者从事文件档案管理工作的实践和体会，对目前地震系统文书档案一体化管理存在的问题进行了归纳和分析，并提出了一些建议和解决办法，供有关领导、OA系统开发人员和从事档案管理工作的同行参考。随着电子化办公的日益发展，OA公文处理系统的不断优化和完善，特别是电子公文在线归档的逐步普及，文书档案一体化管理模式必将成为一种科学、合理、高效的文书档案管理方法，可以充分发挥文书档案管理工作在防震减灾事业中的积极作用，从而将文书档案一体化管理和对公文全生命周期的管理落到实处。