大数据背景下石油企业档案管理业务提升策略

文/陕西延长石油丰源有限责任公司 李珏

通过开展数字化档案管理业务，可以推动石油企业发展进程。对于石油企业的档案管理业务来说，大数据技术的驱动会进一步促进档案管理模式的变革，改善与优化档案管理服务，实现石油企业档案安全存储及有效利用。同时，档案管理业务难度也会加大，各种巨量资源、管理设备及方式、创新思维等最大程度地发挥档案的有效运用是一个新的挑战，更是提升石油企业的核心竞争力的新契机。

一、大数据档案管理概念

大数据代表着技术，是围绕数据价值化的一系列相关技术，包括采集、存储、安全、管理、分析等，各方面都超出了传统的数据库工具能力范围，是一种数据集合，具有规模海量、流转快速、价值密度低、类型多样的特点。大数据的战略意义并不是掌握海量的数据信息，而是对其进行专业化的处理。也就是说，大数据代表了一个产业，产业应用能力才是核心目标，而提升“加工能力”才能提升大数据的价值，提升大数据的应用能力。在云时代的背景下，大数据受到了广泛关注，包括结构和半结构化数据，这些数据下载到关系型数据库中，需要花费大量的时间和金钱进行分析。通常依据云计算的方式来分析大数据，采用类似MapReduce的框架来分配电脑工作。采用特殊技术处理大数据，包括大规模并行处理、数据挖掘、云计算平台等等。

二、石油企业档案管理改革的重要意义

目前，结合大多数石油企业实际情况来看，档案管理业务普遍使用传统管理模式，在开展业务当中，档案管理模式相对落后，难以满足各项需求；档案管理意识较为薄弱，档案管理信息化水平低，对信息难以快速做出反应，无法准确认知档案管理和企业内部业务效率提升之间的关系；档案数据信息保存欠缺科学方式，容易对重要信息构成严重威胁，无法确保档案管理有序进行。所以，在开展档案管理业务的过程中，石油企业应当积极转变自身传统管理理念，有效应对严峻挑战，紧抓大数据时代创造发展机遇，基于大数据背景下，石油企业档案管理进行改革，具有重要意义。

（一）满足档案信息化建设工作的各项要求。现阶段，经济改革逐渐深化，在一定程度上提升经济水平，推动社会主义事业发展。与此同时，企业信息化建设不断加强，石油企业属于国有企业，应当注重自身发展，不仅为民生提供有力保障，且推动社会经济发展。随着企业信息化进程日益推进，石油企业需要积极适应时代发展，紧跟趋势，持续改进与完善档案信息化管理，从而促进石油企业引领带头作用的发挥。

（二）加强对信息资源的统筹化管理。大数据时代下，石油企业对其信息化管理的要求越来越高。对于石油企业而言，第一时间需要贯彻落实信息资源筹划，对档案管理重要性形成正确认知，利用大数据整合处理大量信息资源，为发掘与应用信息资源提供有效帮助，更好更快地共享资源，推动石油企业深化改革。

（三）实现石油企业可持续发展。从石油企业角度来讲，在前期建设过程中，石油企业档案属于第一手资料，如果档案资源管理存在漏洞，极易导致石油企业面临巨大损失，可见，这部分资料可以给予企业正当权益大力维护，同时还可以避免浪费大量人力、物力与财力。因此加大档案管理强度意义重大。

三、开展数字化档案管理难度分析

（一）存在安全隐患。数字化管理是发展的必然趋势，但数字化管理的难度并不低。在实际管理的过程中，安全就是一大难题。在管理过程中经常出现一些安全隐患，包括资料窃取、黑客入侵等等。在资料查找的过程中，如果没有做好权限设置，造成档案随意查询和使用，会造成信息泄露、文件丢失等问题，进而增加管理难度，影响个人权益，甚至造成大量的财产损失，不利于企业的管理和发展。

（二）利用效率不高。档案管理的业务较多，数字化管理虽然可以缓解工作压力，但也存在一些应用难题。从目前的情况来看，即使企业已经采取数字化档案管理的模式，但并没有充分利用数字化技术。或是对技术的掌握和认识不全面，只是将纸质档案转化为数字档案，并没有发挥数字信息系统的功能作用，工作效率也没有明显的提升。可见，技术宣传推广的难度较大，很难在短期内使管理人员迅速掌握数字化技术方法。

四、大数据背景下石油企业档案管理业务提升策略

（一）加强对档案管理的重视并加大资金投入。在大数据背景下，对于企业而言，其领导以及管理团队应当高度重视档案管理，清晰、准确认知该业务的重要性。从石油企业角度来说，作为国有企业，通常有两个目标：一是产油效率，二是经济效益。应以满足民众与企业需求为首位，明确有效利用档案的重要性。所以，要对档案管理做到足够重视，采用科学的信息化管理方式，建立完善的数据信息库，利用大数据技术对档案信息进行分析，了解企业生产中存在的问题，并且根据生产需求第一时间合理调整产量、产能等数值，使生产方式更加合理，促进生产效率的提升。倘若石油企业管理团队可以将档案管理工作落到实处，相关工作人员便可提升工作效率，进而从整体上促进企业发展以及结构调整。另外，针对档案管理加大资金投入，提供充足经费，推动信息化建设，逐步提高管理效率。

（二）制定更加完善的石油企业管理机制。在开展档案管理业务的过程中，倘若使用传统管理模式与手段，势必无法适应当今形势，达不到信息化管理标准与要求。对企业而言，应当清晰、准确了解与掌握档案管理问题和漏洞，以现阶段的档案管理模式加大创新力度，从而突破以往限制，充分利用新型档案管理机制。1.结合当下的档案管理政策，并密切联系管理机制，建立健全内部档案管理制度，针对档案管理中的每一种行为进行有效控制，清晰设置与规范业务流程，明确具体的档案使用要求和权限，避免档案丢失、损坏等，确保档案的安全性，提高行为规范程度，将信息技术充分融入企业，形成全新管理体系。2.贯彻落实管理机制细化工作。清晰划分与掌握档案管理职责，将档案管理各项任务落到实处，以此提高管理效率，及时有效实现档案信息共享，从而提高档案信息真实性以及完整性。3.科学合理构建新型管理体系，强化电子档案管理，完善信息安全防护机制，从档案新增、补录、损毁修复、修补等多个方面入手，实现制度化、常态化、规范化的管理。

（三）实现档案信息主动推送。当采用传统档案应用模式时，通常相关管理人员以档案使用者的需求为依据进行被动服务，且往往不会主动了解馆藏档案的变化情况。在提供业务服务的过程中，档案管理部门会积累大量的数据信息，比如档案用户信息、档案利用需求说明等，企业通过构建一体化数据分析模式，其中包括档案文本信息、数据信息、文件历史分发信息等内容。该模式可以面向档案使用者，包括企业领导和职工，相对准确地预测档案潜在的价值作用，可以充分发挥档案信息的价值，向领导或职工推送全新档案信息，以及推送关于岗位职责的信息，实现被动服务模式向主动推送服务模式的转变。另外，推送信息时，还需要充分思考与分析档案密级属性与具体的密件管理要求，比如关键词与标题等，根据密级确定档案的使用权限，确保档案信息的安全性，避免高密信息的泄露。

（四）全面提升档案管理人员的素养和应用信息技术的能力。在开展档案管理的过程中，应当第一时间组织不同部门人员协同合作，增强档案管理数据信息的真实性以及完整性。应当以全体档案管理人员为对象，加强定期技术培训，积极培养与锻炼自身技能，逐步提升技术水平，持续提高分析处理能力。另外，建立健全人才培养机制，并对其加大创新力度，全面吸引具备较强专业性的档案管理人员，当石油企业实际开展档案管理工作时，为其注入更大活力。

五、结语

综上所述，大数据技术大力推动了档案管理发展，逐步实现其电子化、网络化以及数据化，为石油企业的档案管理带来本质性、革命性的变化，不仅提升管理业务效率，也能降低管理成本，满足日益增长的档案管理需求。所以，石油企业档案管理人员应当清晰了解与掌握自己的问题与缺陷，全力攻克难题，牢牢抓住发展机遇，贯彻落实其对石油企业档案管理的新要求，从而推动石油企业可持续发展。