事业单位档案管理工作效率的提升策略研究

文/泰安市中心医院 徐莎

文书档案是企业或事业单位进行各项工作计划的重要依据和载体，记录着单位的发展过程、服务提升和人事变动等信息，也是企业、机关、事业单位成就和发展的见证，是企业、机关、事业单位社会形象的重要表现。因此，文书档案的合理管理关系到机关、企业、事业单位的发展。办公室文书档案管理工作的工作量庞大，传统的管理研究方法缺乏程序化，工作学习效率较低，无法满足企业信息化发展的需求。为跟上时代的步伐，文献档案管理工作向信息化发展是文献档案管理工作机制改革与创新的必然趋势。因此，如何创新机关文书档案管理工作机制，推动档案管理信息化发展，已成为企事业单位亟待解决的问题。随着网络信息技术的发展，给各企业和事业单位的档案管理改革与创新带来了新的发展机遇，同时提出了新的课题。

一、企事业单位档案管理的价值

（一）档案是机关及事业单位工作的考察凭据。档案记录机关事业单位的公务活动、业务活动、人事变动、机关事业单位工作人员的工作情况等，能够有效地反映机关事业单位业务活动的整体发展轨迹及事态变化全貌。另外，档案是单位工作中十分重要的管理辅助工具，是处理企业业务和履行社会职能的重要参考资料。查考和利用事业单位档案，才能客观、准确地分析研究事业单位的经营风险和实践成效。

（二）档案是企事业单位生产活动的参考依据。生产活动是档案的来源，其记录着人类在发展过程中积累的宝贵经验，可以为企业的自身建设和生产活动提供重要的参考，是企业现代化生产和科学管理的重要参考资料，科技档案不仅可以使企事业单位的经营管理走向规范化、合理化，而且可以提高机关事业单位的生产力。

（三）档案是机关及事业单位进行科学研究的基础和条件。档案是记录前人研究成果的参考资料，其真实性和可靠性是任何其他资料所不能替代的，因此才能成为科学研究的重要参考资料。社会科学技术研究理论及科学管理研究的实践表明，档案是科学理论研究的重要基础。在实际的科研活动中，档案不仅可以提供原始记录作为参考，还可以提供前人的经验记录作为科研的间接参考。

（四）档案是企事业单位宣传教育的素材。档案记录着历史发展的全过程，是著书立说、文艺创作、举办各种展览和对经济生活进行技术革命，开展传统思想教育、爱国主义、爱企业教育的生动素材，其内容丰富多样，具有较强的说服力和感染力。档案馆充分发挥着档案宣传教育的作用，作为爱国主义教育的重要基地，可有效提升思想政治教育和爱国主义教育的效果。

二、企事业单位档案管理工作存在的问题

目前，办公室文书档案管理工作问题主要表现在缺乏正确的管理理念、工作效率低下、工作人员素质不齐等方面。

（一）缺乏正确的管理理念。在过去的很长一段时间内，档案管理常常只是单纯地对档案进行保管以及查询，其更深层次的作用没有被挖掘，所谓的档案管理也形同虚设。正是没有对档案引起足够的重视，使得很多事业单位总是无法做到对档案材料的深入剖析，相关的档案数据库也存在不健全的情况，无法让档案为事业单位领导提出战略决策提供有力支撑。比如，医院对于档案的利用率相对不高，专门负责人力资源档案管理的人员也只能被动地提供档案资料，很少主动地去积极开发利用档案信息，进而导致机关档案管理的效率难以得到有效提升，对医院的发展造成一定的影响。

（二）缺乏信息化管理意识。虽然网络信息技术为文档管理模式的创新和改革指明了方向，但事业单位的工作人员和管理者缺乏档案管理信息化和优质管理意识，是导致档案管理效率低的主要原因之一。比如，医院部分档案管理工作人员和管理层的工作人员思想观念比较保守，认为传统的文书档案的管理服务模式足以应对我国事业单位的各种需求，不需对其进行大幅度的改革，导致医院的文书档案资源管理系统模式仍停留在原地，进而使文书档案安全管理的效率得不到有效提升。

以泰安市中心医院为例，目前档案信息化建设还未开展，每年因职工专业技术职称晋升、专业技术职务聘任或中层干部换届、退役军人统计、离退休人员数据利用等工作业务，提供档案资料原件或复印件等可达2300余次，其中大部分数据出现重复提供或因原始材料久远复印后不清晰而无效。很多常规工作，因管理部门不同而无法资源共享，加之单位档案信息化薄弱，以至于数据年年上报、年年提供，不但增加了工作量，也加大了原始档案的使用，对于年代久远的材料，增加了破损的风险。

（三）办公室工作人员的素质参差不齐。文书档案管理人员的个人素质、业务水平、业务熟练程度和认知水平都是影响文书档案管理信息化的重要因素。而事业单位档案管理，需要工作人员以大量的时间学习信息技术知识。一些年龄较大的档案管理人员无法适应，从而使事业单位档案管理工作的效率降低，难以满足新时代的潮流。比如，有个别医院档案管理人员平均年龄50岁以上，无法适应档案管理智能化发展的形势。由于有些事业单位的负责人对于档案并不了解，认为只是将材料存放保管好即可。对于档案人员的进修、培训等都认为没有必要。档案管理人员得不到及时充电，业务素质得不到提高，无法适应档案管理信息化发展要求。

三、企事业单位档案管理工作效率的有效提升策略

针对企事业单位档案管理存在的问题，结合本人多年的工作实践，提出以下提升企事业单位档案管理工作效率的策略：

（一）合理调配和聘用企事业单位档案管理人员。1.企事业单位文书档案信息资源管理制度机制的建设需要企业、机关、事业单位的管理人员重视，也需要人才的支持。因此，管理人员可以部署和招聘具有较高专业素质的工作人员担任机构的文件和档案管理职务，为确保机构文件和档案信息管理发展的可持续性，须替换无法促进机构文件和档案信息管理发展的老员工。2.加强对于企事业单位档案管理工作人员的培训，并将培训计入相关员工的考核，提高档案管理人员招聘的门槛，必须具备较高素质的人员才能从事档案管理工作，从工作人员素质上有效提升事业单位档案管理的效率和有效性。

（二）对企事业单位文书档案实施系统化管理。对事业单位的文书档案进行分类，即对财务信息档案、业务档案、人事档案等进行系统分类管理。这样不仅能够更加方便企业管理，而且还能方便寻找档案。程序如下：如果员工收到档案，员工应首先检查档案是否完整，然后对档案进行分类和编号，在第一份文件中，文件名、文件号、文件类型以及员工姓名和工作号列入机构档案管理系统，最后在档案室列入档案，属于员工管理类的档案。如员工需要借档案，则需要登记员工的姓名+工号。对事业单位文书档案资源管理工作内容进行系统化管理，能够为企事业单位文书档案管理研究提供更加便利条件，有效防止档案因记录不清晰而导致档案失真，还能有效提升查询速率，进而有效提升企事业单位文案工作服务人员的工作效率。

（三）定期清理过期档案。文件具有一定的时效性，一旦文件超过使用时间将成为一张废纸，继续保存这些文书档案不仅会占用空间，而且会导致文件过多造成混淆。因此，清理过期档案，提高档案管理效率，也是企事业单位档案管理的重要组成部分。医院档案室在清除档案时，可根据档案的问题性质进行有效清除，例如：若档案管理属于纸质档案则可以直接将其循环利用，以达到环保节约的目的；若档案属于电子技术档案，则需要将其压缩或删除，减少其所占空间。在处理这类文件时，纸质文件可以直接被碎纸机粉碎，必要时还可以烧毁，从而确保重要文件的保密性；对于电子文件，应当以粉碎方式删除，防止有人通过系统恢复功能将文件恢复。

（四）加强对企事业单位文书档案管理工作的监督。如何进行合理的保管和使用事业单位文书档案，从表面上看是行政资源管理的常规教学工作的主要内容，但档案是事业单位的日常运营和发展的重要记录，对于提高医院的发展研究具有非常重要的意义。因此，泰安市中心医院档案管理人员十分重视文书档案，设计了一套文书档案管理的监督机制并不断予以完善。采取不定期检查文书档案管理人员工作效果的措施，例如在调用文件时由管理部门进行检查。对于重要数据文件，则采取一套严谨的管理人员审核工作方式，以月为单位对该类档案信息进行定期检查，有效保证该类档案的安全。

（五）提升企事业单位档案管理工作人员的综合素质。随着互联网技术的不断发展，信息传播的速度和范围越来越快。在这样的背景下，企事业单位的文件档案管理不能再沿用传统的管理方式，而是要跟上时代的发展和科学技术的发展步伐，实现企事业单位文件档案管理的信息化。人才的培养也是实现该目标的重要举措。因此，企事业单位应对事业机关文书档案资源管理工作研究人员进行教育培训，提升其专业知识素养，转变其工作观念，进而推动文书档案管理信息化社会发展。另外，档案管理人员应积极参与单位的培训课程，拓宽知识面，提高专业水平，使自己能够跟上时代的发展，符合公司开展机构、文件档案管理信息化改革的需要。随着《档案专业人员继续教育规定》的出台，工作人员在有政策可依据的前提下，提出申请参加培训，单位领导应大力支持，提供机会。泰安市中心医院自2019年以来保证每年一次的继续教育培训，目前，因为疫情等原因，继续教育的培训采取线下或线上相结合。这对今后的工作起到了很大的帮助。通过学习，更多档案工作人员可以交流分享经验，互相帮助，更有力地促进单位档案工作人员业务水平的提高。

四、结语

企事业单位的文书档案对一个单位的发展至关重要，其记录着一个国家企业、机关、事业单位的业务往来、资金流动、财务会计信息等，能为企事业单位的经营和发展提供参考。在信息时代背景下，文件档案管理模式的创新与改革，要求企事业单位和档案管理人员提高自身的信息管理意识，文件档案管理模式的改革与创新要从多个角度、多个方面进行，以推动文件档案管理信息化的发展，适应信息时代的要求，为企事业单位的发展提供实质性的动力。