基于信息技术视角下事业单位档案管理要点探讨

文/河北省自然资源厅机关服务中心 董晶晶

档案管理是事业单位及时记录人员工作信息和考察评价人员发展历程的重要举措，是事业单位人力资源部门的重要工作，对事业单位工作任务的分配和人员的调控有着决定性作用，其重要性不言而喻。事业单位的工作人员负责传达上级分配的任务，需对社会领域所发生的细节情况有密切关注，从而做出基础的工作方案。事业单位肩负的行政和公共管理职能多，因此在新时期完全可以构建为多元目标体系，以减少资源损耗的方式达到最优效果，这也是事业单位进行标准示范的必然要求。要保证事业单位多种功能目标的实现，且有效的管控资本投入，需要立足于事业单位的基本工作流程，对影响整体工作效果的各环节进行梳理，找出能够优化和提升效率的价值元素，从而完成有意识的创新。在事业单位的日常工作开展中信息技术的使用必不可少，因此必须将这一重要工作环节优化，发挥档案管理的新功能，科学应用信息技术促使事业单位整体效能强化。

一、传统事业单位档案管理现状

在传统的事业单位工作中，管理者所下达的工作安排和要求，存在着极大的不科学性。管理者盲目地用监督部门制定的条例和规章制度指令工作人员，然后随意地分配工作任务，制定了严格要求和统一标准，并没有站在工作人员的角度进行统筹规划，缺乏明确的思维导向。在档案管理的工作中，许多事业单位同样欠缺科学性的研究和分析，并没有根本性将档案管理的价值挖掘出来。部分工作人员缺失了对工作目标的思考，难以激发个人责任感，当管理者随意安排后，他们同样上行下效，按照一个标准机械性地完成任务，在工作上很难有突出表现。在这种工作环境的渲染下，压抑了很多工作人员的责任意识，导致缺乏开拓创新的信念。因此，必须基于日常任务，通过一定的监督和激励措施，让工作人员积极创新更多成果。但是如果不制定清晰标准，那么事业单位的成本损耗较大，难以让工作人员提升认同感，因而，科学化的信息技术档案管理模式势在必行。

二、现代信息技术视角下事业单位档案管理转型的具体策略

（一）促使档案管理规范化。档案管理对于事业单位内部人员工作的情况能进行监督和评估，从而达到管控资源的目的。但是需要注意的是，无论是什么工作，都是由人实施的。档案管理也不例外，档案管理的负责人员能否具备现代化水平，格外重要。在传统的管理模式中，档案管理人员仅仅是按时将内部人员的信息采集并收纳，没有作出任何客观的判断，更不会提出个人有价值的建议，这与其他工作人员的行为大同小异。档案是人力资源管理的重要内容，能调配各部门人员。当档案管理的人员欠缺宏观调控意识，其他部门人员也就逐渐脱节，无法构建良好的沟通协调氛围。当今时代所看重的是将各人的独特性汇集形成合力。事业单位的工作要及时与社会接轨，要注重社会实践中集体思考的重要性。一般来说，工作人员只有具备了责任意识，才会慢慢投入对集体合力的思考，而这一切需要档案管理来营造和激发。但是如果档案管理无法发挥作用，不具备公信力，又如何激发工作人员的责任意识，更谈不上协调众人。因而，必须要利用现代信息技术，构建出档案管理的良好机制，促使其他部门人员愿意配合档案管理部门工作。鉴于以人为本的理念，档案管理人员不能强制命令其他人员配合工作，因此档案管理人员必须做到以下几点：其一是在规划改良模式时要渲染良好的氛围，让其他人员能在一定规律中转变原有的想法，而不是在严格要求下突然改变，因此档案管理人员需要结合各人员的心理差异和接受能力差异，先将改良模式的重要性和一些纲领性文件中的行为文化要素通过不同的方法让人员知道且接受，循序渐进地更正个人的习惯。档案管理人员可以结合信息技术的电子文件开发，将各种有价值的资源通过简短清晰的方式让部门人员获取。其二则是要档案管理人员亲身示范，发挥榜样作用，让其他人员看到档案管理人员的责任意识。档案人员必须要改变原有的工作方式，利用信息技术整合档案资源，如利用数据库进行档案的分类、利用互联网系统建立网络档案中心等，然后将个人的重要成果进行展示。

（二）提升管理人员专业素质水平。管理人员要想真正应用信息技术提升个人多元技能，就必须先具备统筹规划的意识，而这一切源于激发档案人员的责任心。事业单位档案管理领域中应用信息技术的时候，也对管理人员操作能力提出较高的要求，需要管理人员操作系统来完成档案管理工作。为了使信息技术在档案管理领域当中的实际应用达到理想效果，需要定期组织相关管理人员开展专业技能培训，切实提升管理人员的系统操作能力，从而让档案管理人员的日常操作向着标准化的方向提升和转变，切实提高档案管理工作的效率及质量，让管理队伍的专业性得到大幅度提升。另外，专业管理团队在实际运行的过程中，如发现问题及时采取针对性较强的措施解决问题，将问题造成的负面影响控制在一定范围内，使得档案的安全性及完整性得到保证，从而促使事业单位逐渐走上一条稳定发展的道路，最终在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

（三）提高信息技术的应用水平。由于信息技术的科学使用，使得档案管理工作流程方便快捷，更为现代化与智能化，因此必须不断提高信息技术的应用水平以适应新时期不断发展的档案管理工作水平。学习并掌握科学的信息技术应用方法，从而使得档案管理团队的整体素质得以提高，培养出高水平高素养的档案管理团队，促进信息技术在档案管理中得到有效应用与发展。虽然在当前的事业单位发展中，很多管理团队已经逐渐应用了信息技术，但是信息技术的操作系统和网络客户端却不具备高新水平，很容易因为长时间的管理应用产生数据不清晰、软件无法下载等问题，影响管理的最终效果。而且档案管理需要的是及时和迅速，确保信息处理不滞后，因而最好是根据市场发展，对事业单位档案管理日常处理的案卷数量进行记录，再增加保守估计的成果分析，对网络技术组成的各数据有所了解，选择最优的信息技术。同时，应该加大培训管理人员操作信息技术的全方面能力，促使管理人员根据先进的经验，在遇到问题时及时拿出应对的方案，从而提升处理效率。

（四）合理配置管理资源。在档案管理工作中，必须要明确不同岗位的不同责任，这样不仅保证了档案管理质量，也保证了档案管理效率。只有明确档案管理人员具体的职责以及权益，有的放矢地开展工作，才可以有效提升工作质量与效率。在实际管理过程中，要进行科学的分析，从而提高管理能力，在实践中要对具体的工作内容进行系统划分，通过精细化的管理方式进行系统分析，在实践工作中进行合理有效的管理，才可以保障档案管理工作的科学性。另外，还必须优化管理结果，在实践中对档案管理工作人员进行系统分析，针对不同部门人员行政管理档案的构建，通过电子信息化管理、制度模式化管理、人事行政化管理、财务系统化管理等方式，确定管理内容，完善管理结构，进而在根本上保障管理工作质量与效果。此外，对于事业单位来说，档案管理工作十分枯燥，这对于工作人员提出了更高要求，不仅要提高对档案管理工作的兴趣，更要提高对档案管理工作的认识，以此才能提高管理能力。

三、结语

综上所述，随着我国现代信息技术的引入，社会各领域加以应用，取得了创新成果。创新是民族发展的驱动力，事业单位工作同样不例外，需要扩大应用的规模。事业单位的工作中，档案管理作为调配各部门人员工作的核心工作，管理人员需要加强宏观调控能力，从而提升事业单位的工作效率。本文以信息技术和档案管理的结合为切入点，探索其具体策略，并给出了具体的思路，望予以重视。