创新意识在事业单位综合档案管理中的运用

2022-11-14山东省滨州市滨城区统计局王玉凤

办公室业务 2022年1期

文/山东省滨州市滨城区统计局王玉凤

档案资料详细记录了事业单位的发展历史、财务、人事、项目开展等各方面信息，是宝贵的文件资料。为了更好地适应现代社会的发展需求，事业单位在综合档案管理方面应作出创新。改变传统的工作理念、方式方法、工作模式等，应用最新技术，营造良好的工作作风，将创新作为重要抓手，促进综合档案管理的顺利进行。

一、事业单位档案管理创新的意义

当前我国经济发展进入全新阶段，随着互联网技术、信息技术的推广和应用，事业单位管理工作在迎来新的机遇的同时，也面临着更为严峻的挑战。信息技术的应用，以及对传统技术的创新，都会大大提升事业单位档案管理的工作效率。事业单位的档案资料以往多为人工管理，以纸张作为主要载体，随着档案事业单位业务规模的扩大，各类型的数据信息呈爆炸式增长，如果依然沿用传统工作方法，显然已经无法满足当前事业单位的发展需求。因此，要将创新理念应用于事业单位档案管理工作中，突破工作瓶颈。事业单位利用计算机作为新的档案管理载体，可大大节省纸质档案保存的占地面积，且在文件传输、共享、借阅等方面有着突出优势，提升了资源利用率。

二、事业单位综合档案管理的原则

（一）规范性和灵活性相统一。事业单位的综合档案管理要按照国家和行业标准执行，朝着标准化和规范化的方向发展。同时，在实际工作中，需要考虑到不同事业单位的工作性质、内容等各方面的差异，制定针对性的档案管理工作计划，实现规范性和灵活性的统一。

（二）兼顾职责权益。综合档案管理部门要依循职责、权益兼顾的原则，明确各岗位的责任和工作内容，使各项工作严格按照要求执行到位，以免出现权责不清的问题。

（三）制定与执行并重。随着我国事业单位内部改革的深化推进，综合档案管理机制、工作方法也要相应地进行创新。此外，还需将制度落实到位，在实践中对其进行优化和完善，从而提升综合档案管理工作水平。

（四）静态与动态相结合。事业单位档案管理工作并非一成不变的，而是要随着时代的发展不断做出调整，无论是管理理念、工作方式还是人员的综合素质，都要相应发生改变。可将静态和动态相结合，将传统管理工作和网络、国际接轨，从而起到完善和创新档案管理工作的作用。

三、事业单位综合档案管理的现状

（一）综合档案管理的重视程度不足。事业单位的部分领导没有意识到该工作的重要性，不管是在资金还是人力方面投入都严重不足，导致该工作无法按照要求顺利开展。

（二）档案管理队伍综合素质有待提升。档案管理人员是主要落实者，其专业水平的高低和工作质量有着密切联系。但是就目前情况来看，部分事业单位在人员聘用、选拔、培训等各方面的力度不足，人才队伍综合素质得不到提升，无法适应岗位工作需求。

（三）工作模式较为落后。以往档案管理工作以纸质文件管理为主，效率低下，且容易出现失误。在新的时代背景下，将综合档案管理和信息技术相结合是必然趋势，但是部分单位的信息化建设力度不足，并未配备完善的硬件设备，也没有针对性地开发档案管理的信息化软件、网站等，工作效率难以得到提升。事业单位档案资料对单位的重要性不言而喻，一旦资料丢失，或是内部管理机制没有落实到位，将会对事业单位发展带来严重影响。由于个别单位对监督工作并不重视，没有根据要求制定监管机制，对归档、编辑、借阅、保存等各方面的管控不足，很容易出现资料泄露、管理不力等问题，影响到综合档案管理工作成效，为单位发展带来了较大风险。

四、事业单位综合档案管理中创新意识的运用

（一）落实信息化基础建设。当前我国科学技术发展迅速，事业单位的档案管理创新应该顺应时代发展趋势，大力开展信息化基础建设，了解并掌握新形势下档案管理工作重难点内容，通过科学规划、合理建设等方式，为档案信息化管理工作的顺利开展创造良好条件。在此背景下，单位档案管理工作将会迈入新的发展阶段，在未来很长一段时间内，都会为使用者提供社会服务。为了实现这一目标，有关人员要深入了解档案信息化管理的相关知识和技术的应用方法，具体可从以下几方面进行：1.事业单位的电子档案建设，是以“互联网和大数据”为基础的，能够在互联网平台中实现数据的传输和共享。有关部门要加大资金、人才以及技术的投入力度，完善硬件配置，加强人员培训。2.要掌握互联网思维，转变思想理念。档案的信息化建设并非为了盈利，而是要提升档案管理工作水平和效率，切实为事业单位的持续发展而服务。要营造全员参与的良好工作氛围。3.要掌握新时代下事业单位档案管理工作的正确方法，规划好未来的发展方向，为后续工作的顺利开展创造有利条件。4.有关人员要重视纸质档案和电子档案的结合，以单位实际需求为主，针对性地打造网络管理平台。可采用分类设计的方法，突出人事档案管理内容、财务档案管理内容、项目档案管理内容等。5.在整体统筹和规划的背景下，适当地对信息技术进行创新，为该工作的开展注入新的活力。

（二）创新工作思路。综合档案管理难以在短时间内看到成效，是长期的、系统的工作，由于无法为事业单位带来直观的效益，因此很容易被领导忽视。综合档案管理是脑力与体力并存的工作，要协调好档案管理部门和其他各部门之间联系，提升档案利用率。在新时代背景下，事业单位内部可加大宣传力度，组织档案管理的主题活动，例如知识竞赛、经验分享交流会议等，提升从业人员责任感和使命感。领导班子应充分发挥模范带头作用，意识到该工作对促进事业单位发展的重要性，学习借鉴其他单位的先进工作经验及方式方法，确保综合档案管理的系统化和有序性。要摒弃传统的“重业务，轻档案”的思想理念，提升档案管理工作地位，营造人人参与、同心协力的良好工作氛围。

（三）创新工作模式。在对事业单位综合档案管理模式进行创新时，可依循双向制约的改革方向，即以职工和领导作为制约对象，推动该工作的规范开展。以往档案数量少、类型并不多样，多采用将纸质档案保存至库房的方法。在新时代背景下，随着事业单位发展规模的扩大，以及业务范围的拓展，不同类型档案的数量持续增加，如果依然沿用传统工作办法，不仅无法提升工作效率，还有可能出现严重的失误。在工作模式创新过程中，可推行分卷立册的综合档案管理模式，实现分类登记管理，以免出现档案资料过于分散以及管理混乱的问题。不仅如此，当前我国科学技术发展迅速，先进技术在很多行业和领域都得到了广泛应用，取得了不错成效。以往事业单位综合档案管理工作多依靠人工开展，纸质档案不管是收集、储存还是查询利用方面都十分困难。人工装订、分类整理会造成大量的资源浪费，耗时耗力且无法取得理想效果。为了解决这一问题，可将综合档案管理和信息技术相结合，采用纸质档案与电子档案双轨制的管理模式。加大资金和专业人才投入，完善硬件设施，包括扫描仪、计算机等，将相关资料扫描后录入到系统的不同类目中，也便于后期查询。在信息平台的辅助下，各部门信息资料传输效率会大幅度提升，打破“信息孤岛”，全面提升事业单位综合档案管理水平。

（四）创新管理制度。1.除了要转变思想理念，创新工作模式外，事业单位还应针对综合档案管理制度进行完善。以单位的实际发展情况为主，推进档案管理体系的建设，深入分析当前工作中存在的缺陷，制定针对性的解决对策。在新的时代背景下，要拓宽档案资料的收集范围，对目前体系进行革新，使之更好的为单位发展助力。2.提升服务水平。综合档案资料的主要功能是给使用者提供便利和服务的，而并非将资料进行永久保存。在管理制度建设过程中，应针对档案服务提出明确的要求，提升资源利用率，提升档案工作者的服务意识和能力。3.明确当前事业单位综合档案管理的工作思路与方向。例如在信息时代背景下，要加强传统工作和现代化技术的结合；为了激发职工积极性，可建立奖惩分明的制度体系等。

（五）创新监督管理。事业单位为了顺应时代发展趋势，都针对档案管理工作进行了深化改革，并建立了相关制度体系。但是部分单位的制度并不能按照要求落实到位，只完成了“面子工程”应付领导检查。为了解决这一问题，加大监督管理力度十分有必要，对制度无法落实到位的，制度本身就有缺陷的单位予以警示和处罚。档案资料详细记录了事业单位的发展历史、项目开展、人员变动等各方面情况，能够为其未来发展奠定坚实基础。如果档案不慎发生盗窃、丢失、随意涂改等问题，要第一时间找到负责人，严重的可追究刑事责任。以往档案管理工作并不透明，监督工作也难以按照要求落实到位。在现代化背景下，事业单位可创新工作方式，优化组织结构，成立专门的综合档案监督管理小组，在资料的出库、入库、上传、借阅等各环节制定明确的标准，包括对借阅人身份进行登记、记录档案借还时间、用途，及时更新档案信息化管理系统等。在纸质档案仓库可增设监控探头、红外线检测仪等，从源头上杜绝不良现象的发生。

（六）创新人才培养机制。事业单位综合档案管理工作较为复杂，难度大，需要对档案进行收集、分类、整理、编辑、入册等，且在信息技术得到广泛应用的背景下，对档案人员专业能力也提出了更高要求。传统的人才培训多以集体培训为主，通过开展会议和灌输式的口头说教来提升人员的综合素质。这种方式使得档案管理人员十分被动，效果并不理想。为了解决这一问题，要在原有的人才培养机制上进行创新，推动综合档案管理工作能够顺利地开展。首先，明确人员聘用标准，采用竞聘上岗的原则，择优录取工作经验丰富、专业能力突出的档案工作者，为专业团队注入新的活力。其次，落实岗前培训制度，可推行“老带新”的一对一模式，让新进入岗位的职工快速了解工作内容及流程，学习相关经验。再次，采用差异化的培训形式。要深入了解不同职工在性格、工作能力等方面的差异，例如部分职工理论知识储备丰富，但缺乏实践操作，则应该多让其深入一线，对档案进行收集、编辑、分类等；部分人员对计算机技术的应用不熟练，在人才培训时，要更侧重档案信息化管理软件的使用技巧。最后，创新培训方式。目前我国科学技术发展迅速，在移动设备、电脑的广泛普及的背景下，人员培训也可利用网络学习、在线直播等方式进行，或是通过网络课程来提升档案人员专业能力，打破时间和空间的局限。在各类网络平台的应用下，培训者和档案工作者能够进行实时交流，培训效果也会更为直观。

（七）做好保密工作。当前网络环境日益复杂，信息技术在档案管理中的应用，一方面，为事业单位相关工作的开展提供了可靠的技术支持；另一方面，在电子档案管理和传输过程中，也存在着较大风险，容易造成数据丢失和遗漏，为单位发展带来隐患。为了解决这一问题，有关人员要创新工作理念，将保密、安全等作为档案管理中的重点内容，具体可从以下几个方面进行：1.在档案借阅环节，应对有关人员的身份进行验证，对借阅档案的时间、类型、用途等进行详细记录，当出现异常情况时，能够及时找到负责人。2.要做好档案的保密工作。可对档案进行备份处理，当软硬件设备发生损坏时，可通过账号密码找回丢失的资料，减少单位损失。可设置档案管理系统的登录密码，或采用分级管理方式，权限不够的职工不可随意查看档案资料，避免机密文件丢失。