当前企业档案开发利用工作的思考

文/北京铁城建设监理有限责任公司 韩丽娟

习近平总书记曾对档案工作作出重要指示，档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。特别是要把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局，服务人民群众。

档案利用是整个企业档案工作的出发点及终极目的，开发利用档案是企业档案管理中的一个重要部分，也是考验档案工作者水平的一把尺子。目前企业开发利用中存在被动服务、注重登记手续、忽视利用效果反馈等问题，在一定程度上影响了档案的利用效果，制约了档案的健康发展。

一、企业档案开发利用的意义

（一）开发利用档案为企业发展提供有力的支撑作用。当前企业档案涵盖了管理类档案、科技档案、会计档案、声像档案及实物档案五大类，作为企业的无形资产为企业科学决策、经营承揽、巡视检查、审计取证、人事档案完善、诉讼纠纷、工程缺陷整治、成本管理等方面发挥重要的作用，为企业规范管理、健康发展提供了保障。

（二）开发利用档案，提高档案收集工作的针对性及完整性。企业经营投标往往需要近五年完工项目业绩，建设项目归档时除收集其他归档范围的资料外，注重收集竣工项目的中标通知书、合同、验收报告、验收记录、业绩手册等原件，为企业经营积累更多可利用的业绩。领导离任审计、财务大检查、上级巡视要查阅收购、合并及注销机构相关的决策及办理结果文件，常常要利用管理类档案。作为管理类档案归档时除收集每年收发的红头文件外，会针对性收集收购协议、收购报告、注销报告、董事会决议、总经理办公会、党委会等与“三重一大”有关的原件，便于提供利用。企业经营投标有时会借用实物档案中的荣誉证书、奖状，用于加分使用，每年收集时不管是国家级的还是省部级以下的，全部纳入企业管理类档案归档范围。企业申请高新产业证书，需要以往获得的一些专利证书和编写的技术规范，就会注重加大收集这方面的文件材料，发挥档案的保驾护航作用。

（三）开发利用档案，促进档案分类更加规范，编目更加细致完善。企业关于人事任命文件，标题通常是关于XXX等人职务聘任的通知，查找利用XXX以外其他人任职文件时通过检索标题就搜索不到，只有通过浏览全文，在字里行间寻找人名。如果当初编目时在文件题名后用方括号把其他人一同录入，关于XXX等3位同志职务任免的通知[XXX、XXX]就一下子解决档案查准率、查全率问题。不管是管理类档案还是建设项目档案、会计档案，分类排列方法一旦稳定下来，利用起来就简便快捷多了。比如建设项目档案利用最多的是中标书、合同、单位工程验收记录和业绩手册等文件，归档时把此类文件组卷在第一卷，即使不借助任何搜索功能，也能很快找到相关档案。会计档案保管期限同为永久的案卷，按照移交清册、销毁清册、会计档案鉴定意见书、保管清册、年度财务报告、审计报告先后顺序排列；保管期限同为30年的案卷，按照日记账、总账、明细账、凭证、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、增值税专用发票抵扣联先后顺序排列，查找起来很方便。档案的基础工作做好了，档案的利用工作便会水到渠成，两者相辅相成。

二、当前企业档案开发利用存在的问题

（一）以被动服务为主，创新意识不强。平时档案管理工作人员等待利用者上门查阅，配合利用者完成查档任务，缺乏主动服务意识。档案利用工作仍以原有的模式为主，没有很好地把握住信息时代发展所带来的机遇。对馆藏的部分纸质文件缺少对应的电子文件，档案数字化工作比较滞后。思想的保守、档案信息化建设的落后，使得档案工作还是保持在重保管轻开发的阶段。

（二）注重档案借阅审批及登记手续，忽视利用反馈效果。为了保障档案安全，利用者要填写档案借阅申请单，包含借阅内容、利用目的、利用方式、借阅单位、借阅日期、借阅人、借阅人联系电话、借阅单位领导意见、相关部门领导意见、综合办领导审批意见、档案室负责人意见、经办人、公司领导审批意见等相关信息，申请完毕方可借阅档案。归还时由档案工作人员填写档案借阅登记表，内容包含借阅日期、借阅单位、借阅人、档案名称、卷（件）数、归还日期、归还人、接收人等信息。档案一旦利用完毕，利用工作就此终结。历年都是一个利用人次及数量的简单统计汇总，体现不出档案给企业带来的社会效益及经济效益。由于忽视利用效果反馈工作，形成不了开发利用优秀案例。面对上级单位要报送《关于做好全国企业档案资源开发利用优秀案例推荐评选工作的通知》时，没有一个典型案例来说明档案给企业产生的社会效益及经济效益，显得很被动，明明做了很多的工作却体现不了档案的重要性和对企业的价值贡献。

（三）填写利用目的比较简单，体现不了档案的真正效益。经初步统计，企业档案利用目的，大致分为以下几种：经营投标、个人档案补充完善、工作参考、统计上报获奖文件、完善公司汇编制度、梳理人员任命、用于地方备案、资质升级、项目稽查、审计及评奖等等。档案利用目的、利用效果反馈记录都比较简单，比如用来经营投标的档案，在利用目的一栏填写的是用于生产经营投标，没有具体记录是投哪个工程项目，开标后利用效果反馈一栏也没有记录是否中标了，中标后合同额有多少等重要信息，利用产生的直接、间接效益根本无法计算。

（四）不重视档案编研工作，编研成果少。除了有一些规章制度汇编、年鉴、工程项目简介和综合管理手册编研成果外，其他一些通用性档案编研成果普遍不多，比如缺少公司荣誉集锦、表彰奖励发文统计、职务任免及职称聘任统计等，更缺少围绕经营生产深层次的编研成果，导致档案利用率不高。

（五）没有做到应收尽收，导致无档可查。比如企业要申请高新产业证书，需要提供一些专利证书，却会遇到阻碍，一方面是档案管理人员一直沿用旧的归档范围，对新业务数据信息采集不及时，致使部分文件散落在个人手中；另一方面是企业相关业务人员没有归档意识，不明白哪些是应该归档的，还有一部分人认为文件放在自己手头利用方便，配合归档不够积极，导致归档不及时。

（六）以往整理不规范，导致查准率不高。比如曾经有个项目出现了病害问题，建设单位要提供相关的路基及轨道资料，负责办理的人员向公司档案室提出借阅其中两个人监理日记的申请，收到申请后首先档案管理人员调阅相关的资料，找到了这两个人的所有监理日记共42本，当时卷内目录题名中只显示XXX监理日记，既未显示专业，也未显示里程，42本监理日记封面当初也填写不全，最终只能从实体档案字里行间查找与路基和轨道有关的记录，可谓费时费力。

三、做好企业档案开发利用的具体措施

（一）增强主动服务和超前意识。首先，企业档案人员要爱岗敬业，熟悉馆藏。随着时间的推移，企业业务量的增加，档案数量只会越来越多，尤其是新出台的会计档案管理办法把会计凭证保管期限由15年改为30年，加大馆藏压力的同时，给档案管理人员也提出新的挑战，如果平时不熟悉馆藏，借阅时难免手忙脚乱。其次，及时了解业务部门利用需求，一方面丰富馆藏，有可提供利用的档案；另一方面遇到上级巡视、财务审计等重大活动时，提前准备所需资料，比如董事会决议、各年度总经理办公会会议纪要、党政联席会会议纪要、各年度工作会、主管领导及纪委书记、总会计师会议讲话材料、固定资产盘点表、收发文登记等等。

（二）档案人员要有与时俱进的思想。随着大数据时代的来临，云存储、云计算以及网络信息化、电子政务等迅速崛起，对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者在将基础性工作做好的同时，利用信息技术做好利用工作越来越重要。这就要求档案人员除参加档案信息化建设、数字档案馆（室）建设等培训外，要针对企业利用电子文件现状多的实际，做好文档一体化，加大电子档案的归档力度。把档案利用申请及登记流程嵌入现有OA办公平台，做到无纸化审批及登记。

（三）平时多积累典型案例编写工作素材。案例内容主要包括案例概述、主要做法、经济和社会效益及影响。其中案例概述主要包括案例时间、主要思路和效果；主要做法包括档案利用或档案信息资源开发利用的背景、利用内容、设计方案、实施过程等；经济和社会效益及影响主要包括成本节省和效益增加的数量，档案信息利用人数、参观人数，有关的外部评价等。针对案例内容要求，档案借阅时不仅要填写利用内容、利用时间、利用目的等，更要了解利用后的效果，必要时做深一步的调查，为编写案例积累第一手资料。有了优秀的案例实例作证，也会引起企业重视档案工作。

（四）认真填写利用目的。（借）阅档案的利用目的，应填写详细，不可填写得太简单，杜绝“工作参考”“投标”等此类记录，而应填明作哪一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等，有了经济效益就不会再出现为生产经营、公司清算、法律纠纷、领导决策等方面提供“可靠依据”的大话空话。

（五）针对企业需求，多做编研成果。企业档案编研是以企业档案为对象，根据一定的需要，经过合理的选题，通过汇编、分析统计等加工方式，编制而成的、可供企业利用的档案文献和信息参考资料。一是企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、企业获奖汇编等。二是企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。三是企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、工程项目简介等。每年企业收发文数量多者达几千件以上，少者也有几百件，就从简单的汇编做起，从易到难，逐年做好编研工作。

（六）针对收集不全，无档可查的问题，重点做好基础数据清理工作。每年初，档案部门要先做文件数据信息采集表格，发给部门确认，根据填写情况形成企业基础数据清理汇总表，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、程序、报表，以及其他载体或者数字格式的文档）汇总在一起，哪些是档案，哪些不是档案，责任人是谁，载体是纸质还是电子版，最终形成归档通知，根据归档通知逐个收集，避免遗漏文件。清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是找出主体数据和主要信息流动线路，为收集提供可靠的依据，达到应归尽归、应收尽收的目的。

（七）注重档案全员培训。企业应提高大家的归档意识，确保归档率、完整率达标。可以邀请上级单位的专家，也可以是本企业有经验的同志作为培训老师，培训内容有管理类档案整理规则、建设项目档案整理规则、实物档案整理规则等，一方面提高大家的归档意识，另一方面提高整理档案的规范性，更好地为企业服务。

四、结语

档案工作包含了档案基础工作和档案利用工作，前者为后者创造条件，后者则反映前者的成果，同时也向前者提出新的要求。档案信息开发和利用作为企业档案管理工作中的重要内容，需要加强档案开发，合理使用档案信息，发挥档案信息应用价值，提高企业档案管理水平，让档案给企业经营发展提供良好服务，才会真正体现“存凭、留史、资政、育人”的作用。