大数据背景下电子档案管理的现状与对策

2022-11-14中国冶金地质总局山东局郑红

办公室业务 2022年1期

文/中国冶金地质总局山东局郑红

2011年美国麦肯锡咨询公司提出“大数据”的概念，大数据技术的发展与应用进入爆炸式增长的时期。在此背景下，各个组织单位档案信息产生的范围不断增大，档案信息处理、分析和存储的效率也不断提高。档案业务的电子化发展和大数据应用，不仅可以有效解放人力，减少工作人员的大量重复性工作，还可以实现实时查询、在线阅览和信息共享，更好地为单位运营和经济决策提供科学依据。

一、电子档案管理的特点概述

电子档案管理与传统的档案管理有较大差异。电子档案管理依赖于档案信息系统的模块来实现功能，档案分类、资料收集、统计归档和信息查阅等都很方便，管理效率大大提高。与手工操作纸质档案相比，电子档案降低了手动档案信息收集不及时、不完整、资料漏抄及字迹模糊等问题。各种电子档案的数字文件系统具有高度的标准性，在计算机搜索技术的支持下，电子档案的检索、更新也更加方便快捷，这是电子档案的明显优势。具体来说，电子档案管理主要具有以下特点：

（一）档案信息易于保管。与传统型的纸质档案相比，电子档案解决了传统型纸质文件在特定工作环境下，容易发生损坏或者被腐蚀的现象。电子文件存储在光碟、硬盘、云数据库等各种类型的电子存储设备上，具有环保性的特点，占用的物理空间小，操作简单，对环境要求低，可干扰的影响因素相对要少。

（二）档案信息传输快捷方便，利于深度利用。传统的档案管理中，不同单位和部门之间的档案信息很难做到相互交流和信息共享。电子档案的数据处理采用计算机和网络技术，一个存储终端上的多个电子信息文件可以同时分发给若干个新的网络存储终端。档案信息的传输不受空间和时间限制，传递速度快，查询搜索精准，使资料实时共享和深度利用成为可能。

二、大数据背景下电子档案管理的现状与问题

（一）档案数据库的完整性不高。目前一些单位不是很重视档案管理，仍然以传统的手动管理方式为主。电子档案的管理体系还没有构建完善，很多纸质档案没有及时转化为电子存储，资料原始性、完整性存在问题，电子档案数据库不全，降低了电子档案利用的便捷性，无法充分发挥档案的综合价值。还有一些单位，电子档案只是对纸质档案的电子化存储，保持固定不变，很少进行更新。随着单位的发展，档案工作人员没有将档案内容进行调整、跟进和完善，资料搜集、信息核对、数据校验等大量的工作没有做到位，这也影响了电子档案数据库的完整性。

（二）档案管理缺乏标准化流程。标准化是档案管理信息化建设的技术前提和实践基础。没有标准化，则电子档案只可能是纸质档案的简单模仿，无法对档案信息进行共享和深度应用。目前一些单位在开展档案管理信息化的过程中，受人力资源、资金设备、技术应用等约束，档案标准化建设滞后，信息编码缺乏统一标识，档案分类、处理、存储等工作的随意性大。由于没有统一的运作平台，很多单位的信息系统存在重复建设、标准化程度不高、工作规范性不足的弊病。不同行业、不同单位的信息系统兼容性不高，档案管理相互孤立，存在“信息孤岛”的现象，电子档案的功能效用无法充分实现。

（三）电子档案的深度利用效率偏低。一方面，档案管理人员对电子档案的认识存在局限性。传统档案管理遵循保密的原则，过去档案室贴上小封条的传统做法和思想观念，严重妨碍了新时期档案信息向社会公开并提供公众服务的模式发展。一些单位的电子档案没有划分档案公开的等级，将所有档案视为私有财产，关闭档案信息对外开放和网上查询的通道。这给档案利用的内部人员和外部人员形成困扰，无法实现电子档案的社会效益和经济效益；另一方面，由于大型档案业务管理对于计算机软硬件设备和人力资源要求较高，且很多单位的人力财力有限，对档案管理人员的信息操作水平没有进行系统的培训，再加上纸质与电子档案共存，电子档案技术标准不统一，信息存储和调取不方便，内部运行数据资料不能及时全面汇总，导致电子档案的应用程度不深。

（四）电子档案的信息安全问题。由于电子档案所具有的开放性特点，实施电子档案管理需要先进的网络安全技术来提供保障。这样才能保证电子档案的信息安全。但是目前，电子档案的信息安全仍然存在一些风险。一方面，电子档案信息的保密等级划分、保密措施应对没有统一。部分档案资料信息应该利用网络技术，实现电子档案在网络中的公开发布与信息传输，使信息资源发挥更大的价值。部分关系到机密性的档案资料信息，则需要采取相对应的安全防护，确保信息不泄露。一些单位由于计算机软硬件的问题、信息安全防护意识的问题、人为操作方面的问题，都会引发一些电子档案的信息安全事故，包括机密档案被恶意窃取，网络黑客对档案信息恶意篡改与非法伪造，对单位的稳定运行形成威胁。

三、大数据背景下电子档案管理的改进建议

（一）建立规范的电子档案工作制度。研究制定一套切实可行的电子档案工作制度：一是完善电子档案工作业务流程和技术操作规范，细化工作的各个环节和管理步骤；二是制定必要的安全管理措施，以保障电子档案的信息安全性与完整性；三是制定电子档案管理的标准。标准化和规范化是电子档案管理发展的重要技术基础。要认真规范电子档案信息形成、积累、归档管理的全过程，落实归档管理责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案管理制度时，还应特别注意划清归档管理过程中各级工作人员的主体责任，做好电子档案的实时动态管理。

（二）加大电子档案查询与共享建设。大数据背景下，档案信息化管理技术和网络数据共享系统的功能增强，提升了电子档案使用的便利性。电子档案管理人员可以利用网络平台，进行多种形式的档案信息整理、收集、汇总、存储和利用，提高档案信息管理效率。档案管理部门还应将档案信息查询和资源共享作为工作的主要任务之一。熟练掌握多媒体归档编码管理软件，高效率的自动识别和保存电子档案。对单位大量的电子数据信息进行汇总，并以此为基础做好单位工作的情况分析。对电子档案进行权限设置，确保文件名和权限值的自动控制，为档案利用者提供更加全面、快速的检索与应用渠道，深化电子档案资源利用上的功能价值。

（三）提高工作人员技术水平。随着档案信息化体系建设的进程推进，现代档案管理向专业化和现代化的方向发展。档案管理工作人员必须提高计算机技术水平，增强信息专业知识。单位可以定期组织开展电子档案管理的培训，对档案管理人员进行档案业务和管理技术的再教育，帮助他们及时更新档案的软硬件操作技能，使其能够熟练操作和严格管理。随着电子档案的格式越来越复杂，档案管理部门可定期对部门人员进行工作指导，使其熟练使用数字化设备，具备良好的文字功底和科学技术水平，在日常的档案管理工作中及时发现不足，分析问题并提出解决对策。

（四）加强电子档案的安全防护。针对当前网络系统的安全隐患，单位的档案管理部门也要提高警惕，尽快完善网络数据备份和信息恢复管理系统。在计算机或者其他网络系统发生安全事故时，能够对关键信息和重要信息及时有效恢复。切实加强电信网络的安全管理。通过密码验证获取用户注册信息、输入密码调阅用户口令和密码限制用户访问权限。安装先进的网络防毒软件，建立安全防火墙来有效防止勒索病毒和恶意黑客对档案的攻击破坏和非法篡改。及时发现并修补系统管理软件的安全漏洞，对系统防火墙和防病毒管理软件进行全天候自动维护升级，提高系统档案实时上传、下载时的安全级别和档案访问安全权限。在网络硬件安全管理中，及时更新升级网络服务器、云主机和网络数据库的相关硬件设施，加强自我安全保护和对设施的定期改善与日常维护。