基于“互联网+”实现公共档案管理服务优化研究

文/湖南省交通科学研究院有限公司 欧阳慧敏

信息时代的持续发展，给公共档案服务带来了巨大的影响。“互联网+”的持续深入，给公共档案管理服务环境带来新变化，直接影响了公共档案管理服务内外部环境，这些变化也将是公共档案服务管理优化的依据和重要目标，相关人员应该把握契机、规避风险，提升服务水平，为促进我国公共档案管理服务的全面深化改革做出贡献。

一、“互联网+”环境下对公共档案管理服务优化的影响

（一）积极影响。“互联网+”的发展给公共档案管理带来诸多机遇和积极影响，总结来说，主要包括以下几个方面：1.积极贯彻落实服务型政府建设，推进党和国家的深化改革。党的十八大以来，服务型政府成为发展的重要目标，占据了越来越重要的地位。2013年颁布的《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》也针对服务型政府建设提出了重要的要求和明确的改革目标，而“互联网+”则成为重要的推动力；2.能够实现公共档案管理服务功能的拓展，实现多功能、多元化的融合，有效解决传统公共档案管理服务过程中的问题和困难；3.“互联网+”能够实现公共档案管理服务资料信息的保存、整合和分析，实现信息、管理和科学技术的深入加工，提升资料数据的价值，从而进一步地促进社会发展，提升人们幸福感，实现公共档案管理服务效果的最大化。

（二）消极影响。“互联网+”虽然为公共档案管理服务提供了诸多便利，但是也提出了更高要求，传统的公共档案管理服务已然不能满足人们的需求。互联网是一个开放且复杂的环境，公共档案管理服务本身也受到了积极、消极的环境因素影响。在这样的背景环境下，用户的需求和档案服务机构的服务结构也逐步呈复杂化态势，信息安全也面临着巨大的挑战。在“互联网+”环境下，实现内容创新、服务改革的难度越来越大、要求也越来越迫切。

二、“互联网+”背景下公共档案管理服务现状及成因

（一）现状。随着“互联网+”的不断发展，我国档案管理机构积极响应国家相关的要求、落实国家发展战略，推进公共档案管理服务的数字化、规范化、信息化，实现公共档案管理服务改革发展的深入推进，并取得了显著的成效。如今，“互联网+”已然进入各个领域之中，推进了与公共档案管理之间的融合，为推进公共档案服务管理提供了必要的保障，在我国档案部门的管理效率、服务优化方面取得了显著的成效。但是仍然存在一定的问题和困难，主要包括：档案公共服务管理制度不完善、数字化建设不足、信息研发水平有限、科技发展水平和创新能力不足等方面，需要持续实践研究和完善。综上所述，我国公共档案管理服务仍然处于发展与困难并存的状态。

（二）成因。本文研究致力于聚焦“互联网+”背景下公共档案管理服务的问题，深入剖析产生问题的根本原因，并提出针对性的解决对策。我国公共档案管理服务问题及产生的原因主要包括以下几个方面：1.互联网观念薄弱。“互联网+”背景下不仅需要掌握先进的信息技术水平，也需要拥有与之相匹配的“互联网+”观念，才能够实现公共档案管理服务的持续发展，然而这正是目前我国相关人员比较缺乏的。目前，我国很多的档案机构都通过微信、微博发布档案信息获得了一定的客户，为其提供档案服务。与此同时，通过口碑相传、资源共享、网络分享等多种形式扩大传播范围和影响力，并在此过程中实现丰富服务资源、提升服务品质的作用。互联网观念的缺失使公共档案管理服务优化缺少制度依据，没有明确的目标，在服务过程中缺少计划性和规划性。在这样的背景下，公共档案服务平台在获取了一定的客户资源后，并没有开展有针对性的客户服务和维护工作，不仅造成客户活跃度较低，还造成了客户忠诚度不足，对于公共档案管理服务的持续优化产生了消极的影响；2.数据化建设缺乏。“互联网+”是档案管理服务优化的重要推动力，能够极大地提升档案管理服务的效率和质量。在“互联网+”背景下，档案管理数据化建设非常重要且势在必行。长期以来，我国档案管理机构持续开展数据化建设，得到了迅速的发展，但是建设的质量仍然不尽如人意。具体来说，主要表现在以下几个方面：首先，我国对于档案管理的观念比较传统，档案的数据化建设仍然停留在扫描化的基础上，难以满足“互联网+”背景的需求；其次，档案管理的数据形式不统一，给档案管理服务带来一定的阻碍作用，严重影响了档案管理的质量；3.网络工具单一。网络工具是在“互联网+”背景下开展公共档案管理服务优化的必要手段，如今，我国运用网络工具进行搭建的公共档案服务平台数量较多。但是这些平台普遍存在功能同质化和单一的问题。通过调查研究显示，我国通过微博、微信、公众号、门户网站进行公共档案管理服务并进行宣传的平台占比96%，使用APP、PC客户端的只有1.7%，其他形式为2.3%。在高速持续发展的“互联网+”时代，使用单一的网络工具实现档案管理服务的优化具有较大的局限性。与此同时，我国针对公共档案管理服务平台建设的专业企业比较少，多通过三方平台合作的方式进行建设，这就造成了公共档案管理平台的同质化、单一化问题更加严重，直接制约了我国公共档案管理服务的优化和持续提升；4.信息孤岛问题普遍存在。信息孤岛是“互联网+”时代所有领域发展的弊端，正成为阻碍我国公共档案管理服务的优化的症结所在，此问题不可小视。纵观我国公共档案管理服务信息孤岛的问题，主要表现在以下几个方面：其一，信息系统兼容性不足。目前我国公共档案管理服务平台多依托于第三方平台服务商，作为服务商进行互联网互动的设计多考虑到自身特色和大部分消费者的需求，并不是专业的档案管理服务平台，难以满足客户的全部需求。造成微信、微博、APP等不同的软件和平台之间难以实现互通，导致产生信息孤岛问题；其二，平台管理不到位，对于信息交流和共享重视和认知不足。两个因素的出现，造成了信息孤岛问题。制约了信息的共享，造成了资源的浪费，使公共档案管理服务发展缓慢。

三、“互联网+”背景下公共档案管理服务优化策略

“互联网+”背景下对于公共档案管理提出了更高的要求，与此同时，用户在互联网这种开放的环境中，对于信息的有效性、科学性、及时性等方面也提出了更多要求。我国档案管理服务平台在发展过程中遇到了诸多问题，下文针对产生这些问题的原因提出有效策略。

（一）宣贯推广，提升互联网观念。“互联网+”是一个充满机遇的时代，也是一个充满挑战的时代。“互联网+”为档案管理提供了更多的创新和发展的思路及技术的支持，也提出了更高要求，同时为公共档案提供了更多的宣传推广计划。但是很多机构的工作人员并没有认知到宣传推广的重要价值，缺少应有的专业技能。面对这个问题，加强宣贯推广势在必行。结合“互联网+”的优势，应该通过线上线下相结合、文字图文和游戏相交叉的方式，提高推广范围，增加宣传力度，提升宣传效果，进而提升客户对公共档案管理服务的认知并进行持续的关注。宣贯推广本身是一个漫长的历程，需要相关人员持续地进行宣传才能够达到应有的效果。

（二）加强互通互融服务平台建设。互融互通的平台建设能够实现信息的最大化利用，推进档案管理领域的整合，促进公共档案管理服务的持续优化，可以做到以下几点：1.推进实体档案平台与网络平台的充分结合，统一服务制度和标准，发挥两者之间的话题运用，保证档案借阅的及时性、广泛性以及互动性特点。充分结合消费者的需求为其提供更高效的服务，持续推进平台档案管理服务的优化；2.实现档案管理平台与政务平台和多媒体平台的充分融合，发挥多网络平台和工具的优势和价值，使档案管理服务平台与其他平台形成紧密的互推互进、相辅相成的作用。例如，公共档案管理服务平台与政务系统的相互结合，可以利用政务平台的举报功能作为公共档案管理服务平台的监督岗，督促档案管理平台制度、服务的持续优化。与此同时，档案管理服务平台也可以为政务系统的客户提供必要的档案支持。档案管理服务平台与其他平台相互结合，能够起到极大的互补作用，能充分挖掘两者的特点和优势，获得更多的合作可能性。

（三）推进多样化网络工具运用。随着互联网技术的不断发展，档案管理服务工作也乘坐着“互联网+”的顺风车如火如荼地开展起来。“互联网+”档案管理服务改革能够便于用户充分利用大数据资源，掌握更加全面的知识，开展自主化学习，将档案信息、资料通过信息传递的方式输送给用户，使信息、资源获取不受到时间、空间的限制。

“互联网+”倡导多元价值，因此档案公共服务的功能不能仅局限于查档用档的范畴，而需延伸到文化教育、信息咨询等多个相关领域，从而使档案机构具有一体化、综合性的服务能力，从而使用户能更好地享受档案公共服务。英国自2007年始，先后发布了《流动的信息：国家档案馆愿景》《国家档案馆2009-2010年战略规划》《保存过去，拥抱未来：2009-2010战略优势》等一系列相关纲领性、战略性文件，旨在将英国档案馆打造为集历史文化传承、政府信息公开、信息价值挖掘、社会公益服务等为一体的综合性服务机构。同时，英国对实体档案馆的设计格局也突出一体化的特性。以英国国家档案馆为例，其总建筑面积为3.2万平方米，公共区域超2万平方米，所占比例逾60%，其建设布局充分整合了档案馆服务与消遣休闲的功能。在英国国家档案馆内，除了必要的阅览室，还设置了餐饮、商店等，并在阅览大厅中设置了拍摄支架，供来馆者相对自由地拍摄非密档案，从而为用户提供更为完整的一站式服务，这一点非常值得我国学习和借鉴。

（四）加强档案数据资源的收集、利用和分析。数据资源的收集、利用和分析是档案管理服务平台需要具备的基本功能，“互联网+”时代怎样通过更加便捷、高效、智能的方式进行资源的收集、利用和分析是时代的要求，也是非常值得考虑的问题，应该做到以下几点：1.以用户为核心进行数据的分析和应用，用户是档案管理服务平台的主要服务对象，因此，平台不仅需要具有档案信息，更应该拥有大量的用户信息，便于提升服务。平台可以开发数据的分析和收集功能，在用户登录平台进行操作的过程中收集用户信息，其中包括：年龄、职业、点击量、转发量、评论量、浏览实践等内容。通过用户的基本信息进行分析，进而了解用户的需求，为制定更好的服务计划提供必要的依据；2.建立Hadoop架构的存储平台或数据仓库，通过专业的数据分析架构和分析方式，推进数据分析和整合，实现数据与服务之间的匹配性。通过用户需求与数据特征的分析和整合能够帮助公共档案管理服务平台，开展精准推荐和信息资源的补充，并在此过程中实现服务的持续优化。

四、结语

随着信息技术的不断发展，“互联网+”模式应运而生，对于档案管理产生了较大的影响，使档案管理模式调整和创新成为必然的发展趋势。“互联网+”、互联网工具已然进入各行各业中并发光发热。其中，互联网工具的使用非常重要。作为“互联网+”行业的应用者，应该学会与时俱进，积极把握时代的背景，推进我国档案管理服务的优化。本文在研究的过程中，选择4个最普遍存在的问题，针对问题及产生的原因进行深入剖析，最终有针对性地提出建议。如今，“互联网+”已经逐步得到重视，相信在相关人员的努力下，档案管理必将得到更加广阔的发展和持续的优化。