高校大型学术会议组织经验探讨——以北京大学地理·环境讲坛为例

文/北京大学城市与环境学院 唐琳 王志恒

一、学术会议的意义

学科发展的内在动力取决于学术交流的质量。一个优秀的学术交流平台可以让科学研究不断发展，充满新意，让青年学者和业内专家有学术思想上的深入交流，让学科内乃至学科间的不同思想发生碰撞交融。学术会议的意义在于能够促进学科的发展，让不同学者产生学科交融，同时提升学科影响力，这对于高等教育发展起到重要意义。而一场高质量的大型学术会议要想顺利举办往往需要组织者全过程细致周到的安排。本文以北京大学地理·环境讲坛的7年工作实践经验出发，反思总结提升的经验，以期为其他高校大型学术会议的组织提供参考。

二、北京大学地理·环境讲坛的组织经验

北京大学城市与环境学院是由北京大学地理学系发展而来，其建立时间为1952年，主要包含地理系和生态系两个一级学科和人文地理、自然地理、生态学3个国家重点二级学科，具有多学科交融的特点。自学院建立以来，始终将目光聚焦于国家生态文明、国土空间规划等领域的相关重大前沿科学问题，推进学科创新，引领学科发展；建设生态环境、城市与区域可持续发展高端智库，全面服务国家社会经济发展和重大战略决策。

为促进学术交流，弘扬学科特色，学院于2015年决定建设“北京大学地理·环境讲坛”学术交流平台，主要目的是为了更好地进行学术交流、思维碰撞，为学科的未来发展注入新鲜的血液和动力。讲坛的主要形式是邀请地理学、环境科学等学科的院士专家做学术报告，分享学科前沿，先后共有近20位院士、20余位资深教授在地理·环境讲坛上分享自己的真知灼见。在北京大学地理学70华诞之际，北京大学地理·环境讲坛已经举办了七届，经过7年的发展和努力，讲坛已经成为了国内地理学界颇具影响的学术活动。北京大学地理·环境讲坛正是北京大学城市与环境学院为构建全国地理学、环境科学相关学术机构信息互通、经验共享的学术交流平台的一次尝试，进一步弘扬了学科文化、凝聚了学科的智慧与力量，同时也推动着中国特色地理、环境等相关学科的发展。7年时间，讲坛从无到有，会务服务从粗放到精细，不断探索新的经验和模式，逐渐形成了一套较为成熟的工作机制。

（一）宏观上统筹谋划——前期筹备阶段。北京大学·地理环境讲坛的前期筹备阶段一般是在会议召开的前半年左右，主要包括制定会议方案以及组建会议筹备工作团队。

1.制定详细工作方案，确保会务工作有序进行。根据北京大学·地理环境讲坛学术传播的办会精神，会议筹备组首先要制定科学有效的整体工作方案。根据讲坛的实际需要，会务工作可以分为嘉宾邀请与对接、文案撰写、视觉设计、宣传反馈、后勤保障、会场控制等若干部分，保证每个环节的有效实施。具体而言，嘉宾邀请是决定讲坛规格的最关键因素，往往由学院领导先行邀请确认后，会务组再行沟通对接，并制定全过程一对一跟踪对接服务机制，具体包括演讲主题、嘉宾简介、交通食宿、财务等信息的确认；文案撰写是整个讲坛组织过程的灵魂，决定了沟通的效率，包括文字邀请函、三轮通知文案、主持词、新闻稿等各类文书撰写；视觉设计是讲坛的润色剂和门面，统一的视觉设计体现了学术会议的水平，具体包括海报、邀请函、宣传册、文创产品、会议手册、户外板横幅引导牌、桌面背景及串场PPT等视觉设计等；宣传反馈的力度决定了讲坛的规模与受众范围，主要的宣传方式有学院主页、微信公众号、微信群、微博、高校BBS、海报等渠道；后勤保障是讲坛活动的润滑剂，包括会场预定、用餐预定、入校预约、车辆调度、会议用品制作等方方面面；会场控制是活动成功举办的关键，需要制定各种应对方案和应急预案，如签到台分流、座位安排、合影次序安排、嘉宾提醒及接送、交通动线设计、会议记录、设备维护、照相录像、直播技术支持、会场引导及会务组织等。

2.成立筹备工作小组，细致分工确保责任到人。为了保障北京大学地理·环境讲坛的顺利举办，需要组织先行。会议筹备工作小组以城市与环境学院科研外事办公室的两名行政人员为主体，以研究生会数名学生骨干为支撑，形成工作团队。针对讲坛活动的具体情况，对各项工作进行细致分工和管理；同时梳理出具体的工作倒计时管理方案，让每个人所负责的工作有具体的时间节点，在关键节点把控工作进度，并定期召开沟通会，通报工作进展、调整工作方案并筹备下阶段工作。

（二）中观上科学管理——会议组织阶段。大型学术会议的前期组织阶段工作往往是最为繁杂也是最为重要的一环，需要考虑到任何可能出现的情况。参考兄弟院校的经验，北京大学·地理环境讲坛采用信息化的管理方式，建立规范化的会议各项目管理体系，从几个具体的方面（综合协调、时间安排、设计深度、宣传力度、成本控制、人力投入）入手，建立切实明确的目标责任。这有利于加强会议组织者、参与者及服务者之间的沟通与联系，提高会议举办的科学性、有效性，并在一定程度上降低办会成本。

1.会议通知。会议通知是会议组织阶段最关键的环节。会议通知一般可发2～3轮，并根据会议的筹备时间适当调整。一般来说，第一轮通知比较简明扼要，旨在告知会议时间、地点、主题、主办方、会务组联系方式、报名方式等。第二轮通知就应有更全面详细的信息，包括会议的主题和大致议程、主要嘉宾及介绍等。第三轮通知主要是起到提醒作用。会务组在获取报名信息后，应指派专人与参会人员保持密切联系，告知其相关重要事项，同时在临近的时间节点以邮件形式提醒参会人员重要信息，若会议发生变动更要及时告知。

2.会议联络宣传。会议的联络工作主要涉及到相应学科教授、专家和青年学者的邀请，这个部分的工作完成程度直接关系到学术会议的水平、学术会议的规模大小以及会议举办地点的布置档次等，因此专家的首次邀请一般由学院领导来完成，之后具体工作再交由会议筹备工作组来具体对接（主题、简介、照片、交通、食宿、财务等）。根据学术会议的内容、会议发言的教授专家等吸引点制作宣传海报，并借助于各种网络平台包括学院网页以及新型流媒体平台（如微信公众号、微信朋友圈、高校BBS、哔哩哔哩等）进行更大范围的宣传与推广。

3.会议手册的制作。会议手册往往是学术会议关键信息的直观反映，主要包含的内容涉及会议的名称和概要信息（时间、地点、主办单位等）、会议议程、与会嘉宾简介以及会议开展期间的交通、食宿安排等内容。会议手册除了包含以上的基本内容，还需要体现出学院的特色和特点，要满足美观大气的要求，同时在内容的安排上体现出基本信息的同时做到简短凝练，便于与会人员翻阅与查找关键信息。

4.主办单位宣传册及亮点工作手册制作。举办学术会议本身也是提升主办单位学科影响力的重要途径，因此借此机会做好单位的成果宣传十分重要。从第一届北京大学地理·环境讲坛开始，会议筹备组不断优化并更新北京大学城市与环境学院中英文宣传册，包括单位简介、系所简介、基地平台简介、师资力量简介、教员风采展示及管理结构等。此外，每年还会印制学院该年度的代表性科研成果（科研项目、重点文章、重要奖励、重要会议、社会服务）、教学活动（暑期课程、国际实习、培训课程）、学生活动（育人体系、实践活动、就业指导等）、校友服务（返校活动、校企交流、特色活动）四方面亮点工作，以便与会人员全方位了解学院的全年度亮点工作。

5.相关文秘材料准备。对宣传的材料从版面设计、插图等均有严格的要求，明确版权、杜绝差错。同时，还需要负责与会人员报道所领材料的准备，会议演讲稿的准备、会议手册的准备和餐饮卷的发方问题。具体文秘工作包括：会议议程、邀请函、三轮通知文案、报名参会人员的通知邮件、会议手册、会议主持词及新闻稿等。

6.学生志愿者培训。高校举办学术会议往往具备一定的特殊性，参与会务服务的主要人员往往都是在校学生，大多数都是首次参加学术会议的会务工作。从参会人员的注册服务工作到会议期间的会场服务工作，都要对学生志愿者进行事无巨细的指导和说明，方能保障会务工作得以顺利进行。北京大学地理·环境讲坛的志愿者招募工作分为两个阶段：初期主要是文案及设计工作的学生助理招募；后期会务服务则是相对大范围的学生群体，往往会提前一周招募和培训，把会场服务的每一个阶段的具体工作详细分解，并针对每一位学生志愿者个体制定详细工作计划，确保每一个环节责任到人。同时建立学生助理团队的联系表，方便现场沟通与应急对接。

7.会务后勤保障工作。后勤保障的细节工作程度是决定参会者和被邀请嘉宾直观感受的重要因素。需要安排志愿者和会务人员指导与会人员有序落座，要严格防止在会议开始前期出现会场混乱，及与会人员找不到对应座位的情况；同时需要设备维护人员在准备期间对会场内多媒体设备进行多次的调试，确保万无一失；对于重要嘉宾，需要根据实际的情况和个人需求做好车辆的调配工作以及专人对接和接送服务；要根据会议体量安排相应的餐饮份额，确保服务到位。

（三）微观上着眼细节——会议召开阶段。具体有如下方面：

1.会议注册。会议注册阶段应特别注意会务人员的相互补台意识，妥善处理注册时可能会发生的突发事件，以及物资的管理问题。北京大学地理·环境讲坛的经验是，会议筹备工作组根据嘉宾和参会人员情况，提前做好人员分类和排序，制作签到表，提前到达会场做好分组签到和引导工作，并安排专人负责会议物资的发放。为避免在会议正式举行期间出现突发事件，防止与会人员在会议注册时出现拥挤情况，往往需要准备一个备用签字席位。此外，还需安排志愿者对与会注册人员进行有序引导，提醒其关闭手机。

2.会场控制。会场的控制是体现会务人员前期准备和临时应变能力的最关键的环节，包括会议正式开始前的设备准备和调试，以确保嘉宾发言顺利衔接，同时要时刻控制会场的秩序，当与会人员入场较晚时需要提醒其走指定通道，尽量减少对会议的干扰。会务组的嘉宾对接人员要在正式会议的开始前几天联系报告人收集相应的报告文案，并提前在会场调试从而确保字体清晰内容显示完整。其中需要额外注意的一点是，在报告材料的收集期间要严格保护知识产权，防止材料外泄等严重情况发生。另外，在会议的各个环节都要做好时间提醒和引导服务，确保会议衔接流畅有序。

3.会议记录与新闻稿发布。会议筹备工作组一般会根据已有资料，提前准备好新闻稿初稿，会场上根据会议记录和跟拍情况增补信息。会议记录必须语言简洁、条理清晰，根据学术会议特点，应重点关注领导致辞环节和互动提问环节的记录。

（四）宏观上总结提升——会议总结阶段。每次大型会议的组织及服务工作都需要经历“策划—预演—实施—总结”的过程，只要会务组踏踏实实地完成每一个会务过程，就能为下次会务工作节省更多时间。会议现场实时资料的整理工作十分繁杂但也十分重要，它贯穿于会议期间的始终，北京大学地理·环境讲坛归档的相关资料包括三轮会议通知、会议手册、学院宣传册、亮点工作手册、发言嘉宾和教授的邀请函、领导的致辞稿、签到表、会议纪要以及相关费用票据等材料。举办大型学术会议，对于工作人员来说是一次重大的锻炼和磨砺，更是一次提高办会经历和应变能力的学习机会。大型学术会议的召开也可以提升学院和学科其在行业内的影响力和知名度，吸引更多优秀的学者加盟，促进学科间不同思想的交流和碰撞，为老师和同学带来行业的前沿知识分享，促进学术氛围的提升。

突发的疫情带来了挑战，更带来了变革与机遇。为了保证北京大学地理·环境讲坛品牌的延续性，我们结合大数据、直播等技术，实现了“云端学术会议”，受众量进一步提高。往年受到场地规模的限制，受众来自70多家单位的500余人，自2020年开始，我们使用腾讯会议、哔哩哔哩等软件，通过专业技术的支持，全球直播，参会人数最高达到1.5万人，通过在线互动问答、弹幕提问即时互动等方式，扩大了会议在业内的影响力，也进一步促进了参会人员之间的思想碰撞。

三、结语

会务工作看起来很繁琐，但是十分重要，因此更要科学规划、合理安排，既顾全大局，又要重视细节。安全、有序、高质量的会务工作能够体现高校会务工作人员的整体工作能力和服务水平，更能体现学校整体工作的规范程度。在圆满举办完第七届北京大学地理·环境讲坛后，对于如何举办科学合理高质量会议论坛，我们也得出了几点自己的体会：

1.宏观上科学规划，制定详细方案是会议成功举办的基础。

2.中观上精细化管理是会议顺利推进的关键。会议前期要制定各方面的预案、工作任务分工、时间倒排工作表等，形成横纵交错、全覆盖的管理网络，尤其是时间倒排表的制定对时间点的工作成果管理和监督起到了重要的监测和评估作用，有效地发挥了时间管理的高效性，为每个阶段的工作进行提供了科学的时间管理和预测。

3.微观上着眼细节。实地勘测、多次预演是确保会议成功召开的前提，会场控制是会议现场服务水平的体现，大型学术会议需要制定会场座次方案、交通动线方案、引导方案、提醒方案等。

4.宏观上总结提升。规范材料建档，是会务工作长效化管理的保证，既可以提升学校的知名度和影响力，也可以锻炼会务工作团队管理服务与协作水平，是一次非常有价值的“练兵”。总的来说，每次学术会议的开展，可以让会务组更加明确自身的优势和问题，并针对性地提高相关的会务工作的效率和细节，为未来的大型学术会议组织工作提供经验与参考。