高校图书馆图书捐赠服务分析与研究

2022-11-14北京师范大学图书馆李新洁

办公室业务 2022年1期

文/北京师范大学图书馆李新洁

高校图书馆是学校教育科研工作的重要辅助部门，其主要职能在于为教学、科研和学科建设提供文献信息保障，为广大师生获取各类信息提供便利。图书捐赠工作是高校图书馆的传统业务工作之一，随着科技的发展和时代的进步，优化赠书的管理应成为高校图书馆不断改进工作内容、提升服务质量的重要环节。制定切实可行的图书捐赠制度、做好受赠图书的管理工作，既可助力图书馆馆藏资源建设，又可促进图书馆综合服务水平。笔者在首都某高校图书馆从事图书捐赠与交换工作，经过对本馆图书捐赠服务的分析，同时通过网络、电话等形式调研了多所高校图书馆图书捐赠工作现状，将收集和积累的内容进行整理，对高校图书馆图书捐赠工作进行梳理，剖析存在的问题并提出改进措施，以期对图书馆图书捐赠管理工作的改进提供借鉴。

一、高校图书馆图书捐赠工作管理现状及问题分析

（一）图书捐赠工作管理现状。1.根据本馆实际需要，制定图书捐赠制度。制定切实可行的图书捐赠制度是高校图书馆做好图书捐赠工作的前提。规范的制度既可以让捐赠者明确图书馆接收什么样的赠书，避免捐赠的盲目性，又可以优化受赠图书的质量，接收到图书馆真正需要的书籍，从而有效避免复本的积压和低质量图书的入馆，同时规范的制度也有利于提升图书馆的公众形象。图书馆一般是从接收赠书的品类、赠书入藏标准、赠书处理方式、对捐赠者的回馈等方面制定相关制度和规范。以笔者所在图书馆为例，原则上是接收政审合格、有正规ISBN号的正式出版物，但如果是质量好、学术水平或科研价值较高的非正式出版物也可以考虑接收。在接到捐赠者的书籍后，工作人员会根据相关制度进行后续处理。2.妥善保管赠书，规范图书处理流程。笔者所在的图书馆多通过捐赠者到馆捐赠和邮寄捐赠接收赠书。前期大多数捐赠者可通过电话咨询或主页访问了解本馆图书捐赠的相关政策和规定，在确认手中图书符合捐赠要求后将书寄至或送至图书馆。工作人员收到赠书后进行拆包登记，录入书目信息和捐赠者信息，然后进行图书验收和馆藏查重。在验收环节主要检查图书的物理状态，确认是否为正式出版物，有无破损、勾画、签名等，进行剔旧。筛选出符合入藏标准的图书，进行馆藏查重。在查重环节，工作人员会结合有无馆藏进行图书馆藏地的分配，制作订单。订单完成后图书将进入附件加工、编目等环节，最终入藏上架，供读者借阅。对于不符合入藏标准或馆藏已满的赠书，图书馆本着尊重捐赠者、尊重知识的原则也会妥善保管，工作人员会将这部分赠书进行集中登记，简要描述未入藏原因，并分为可交换图书和不可交换图书进行打包封箱，集中管理。图书捐赠管理的规范流程显示着图书馆工作的专业水平和服务能力，应得到图书馆管理者足够的重视。3.与捐赠者保持联络，做好捐赠反馈工作。以笔者所在图书馆为例，除前期负责捐赠工作的馆员随时接待或接听捐赠者的咨询以外，在处理赠书的过程中也会和捐赠者保持必要的联络。如：确定到馆的赠书不能入藏后，如果捐赠者有要求，会告知捐赠者不能入藏的原因以及这类图书图书馆的处理方式，允许捐赠者自愿选择是否取回图书。此外，为感谢捐赠人的热情和爱心，我馆可以给捐赠者印发捐赠回执和捐赠证书，以此感谢捐赠者的支持。

（二）图书捐赠工作问题分析。尽管目前绝大多数高校图书馆都设立了图书捐赠服务，但由于各馆的重视程度不同，所以图书捐赠工作的管理现状良莠不齐。图书捐赠服务看似完善，但笔者在日常工作中依然发现一些问题。1.图书捐赠制度有待进一步规范和完善。以笔者所在图书馆为例，馆内制定了图书捐赠制度，但相关制度并没有在图书馆官网主页的明显位置或目录中呈现出来。对于捐赠者而言，想要捐赠却找不到相关信息和要求，只能通过主页上的电话进行咨询，这无疑给捐赠者带来麻烦，而负责捐赠工作的馆员也会因频繁接听咨询电话而降低工作效率。此外，在捐赠制度中，对于接收赠书的入藏标准不明晰，这将导致捐赠者不清楚自己的书是否可以捐出，负责捐赠的馆员遇到出版信息不明或是内容上把握不好的图书也会出现两难的情况，较难判断是否可以入藏。这种情况的出现一方面影响馆员的工作效率和捐赠者的捐书热情，另一方面降低了图书馆的对外服务质量和形象，不利于图书馆的发展和建设。2.入馆赠书的处理状态有待公开明朗化。高校图书馆图书捐赠服务是面向社会各界的服务窗口，图书捐赠者来自全国各地甚至是海外，这种情况使得绝大多数捐赠者会通过邮寄、快递的形式将所捐书籍寄至图书馆，尤其是近两年疫情的原因，邮寄更是成为了赠书入馆的主要方式。由于不是面对面到馆捐赠，书籍要经过“长途跋涉”和一定时间才能进入图书馆，这让捐赠者担心所捐图书是否可以“平安”到馆，尤其是如果捐出的书籍价值珍贵或是有一定的特殊意义时，会更加担心在邮寄的路上出现闪失，图书馆没有接收到所捐图书。这就导致捐赠者会频繁给图书馆打电话，询问书籍是否已收到，如果没收到，捐赠者还会多次电话询问；如果已收到赠书，捐赠者也会因为关心其赠书的处理状况而不止一次地向图书馆询问，这无疑增加了图书馆馆员的工作量，同时降低工作效率。3.图书捐赠带来的复本积压问题较为严重。由于图书捐赠属于公益行为，是国家社会所倡导的，作为高校图书馆不便有更多的限制，一般都是本着鼓励捐赠、欢迎赠书的态度进行这项服务。近年来，除了个人零散捐赠外，不少社会组织和单位也源源不断地向高校图书馆捐赠图书，更有一些高校图书馆为了提升品牌意识或增加藏书数量而着力宣传和全盘接收赠书。这样的做法在一定程度上弥补了图书馆图书购置费的不足，补充了馆藏资源，但所带来的问题也显而易见，如：赠书质量下降、专业不对口、复本过多等，使建立结构合理的馆藏体系成为一纸空谈。

二、高校图书馆图书捐赠工作改进措施及展望

（一）提升对图书捐赠工作的重视程度，加强图书捐赠服务的宣传。接受图书捐赠是高校图书馆丰富馆藏资源、节省经费的重要途径，也是尊重知识、彰显人文关怀的重要体现，因此，高校图书馆应在宣传和推广捐赠服务方面多探索、多思考，力求做到领导重视、科学管理、推进捐赠工作规范化、制度化建设。1.充分利用网络信息化的力量，设立捐赠网站或在官网主页设立专门的捐赠栏目，并辅以醒目的图片或者导航栏，力求捐赠者进入后就能迅速找到关于捐赠的重要信息。随着微信、微博等自媒体的广泛应用，图书馆也应将捐赠信息、公告、捐赠专题展、名人捐赠等在图书馆官方微信、微博上宣传，有条件的可设立捐赠专栏，使读者通过移动客户端也能查询到相关的捐赠信息，最大限度方便读者，拓宽捐赠服务的宣传。2.在捐赠网站或网页上的捐赠栏目中增设捐赠查询端口，方便读者可以随时查看赠书的处理状态，加快图书捐赠后期信息的及时更新和公示，使捐赠服务更加人性化和规范化。3.发挥高校图书馆优势，做好毕业生捐赠服务。每年毕业季，高校都会有一大批毕业生准备离校，这其中有很多毕业生愿意将自己几年来的学习用书和资料捐献给图书馆，一方面自己可以“轻装离校”，另一方面也可以让精心保存的学习资料继续惠及师弟、师妹，继续发挥作用。图书馆在日常捐赠宣传的基础上，应该考虑在每年毕业季到来之际进行针对毕业生的捐赠宣传，并选派专人接收毕业生赠书。因为毕业生赠书大多数是针对某一学科、某一专业有很强的针对性，其利用价值较大。而且，图书馆在毕业季接收毕业生的捐赠，也起到了激发毕业生捐赠的热情，倡导绿色、环保、节约理念的良好作用，为毕业生表达对母校的感恩之情提供了良好平台。

（二）进一步完善图书捐赠规范和制度，使图书捐赠有章可循。规范的图书捐赠制度可以使捐赠工作在馆藏建设中发挥出更大的作用。图书馆在制定捐赠条例和说明时应重视规范和制度建设。一是明确接收图书的范围和入藏标准。二是规定接受捐赠的操作规程，如验收、登记、加工等。三是明确赠书的处理方式，可以入藏图书的加工流程，不可入藏图书的处理方式等，并规定接受捐赠物品，如：图书、资料、手稿等的所有权及处置权应归图书馆所有，图书馆可根据馆藏需要做出处理等。四是明确说明图书馆接受社会捐赠后的反馈形式，如回寄捐赠证书、捐赠回执等，以此表达对捐赠者的感谢。五是说明图书馆接受捐赠的形式和具体联系方式，如：到馆捐赠、邮寄捐赠的方式，提供上门取赠书服务流程等。规范化的捐赠制度和服务有利于在广大读者中树立图书馆尊重读者、尊重知识，厉行节俭，倡导环保的良好社会形象，助力图书馆的资源建设和长足发展。

（三）做好图书复本和不入藏图书的再利用，优化馆藏空间。并非所有赠书都可以入藏，高校图书馆会结合馆藏需要进行取舍。经过查重和筛选，会出现一定数量的复本图书和不适合入藏的书籍。随着这部分图书资料的不断积累，会占用越来越多的宝贵馆藏空间。接收赠书不是为了单纯的保存与陈列，进行流通利用才是赠书应该体现的价值。因而，图书馆可根据本馆赠书的具体情况开展多种活动，最大限度地利用好赠书，尤其是不入藏和复本图书的使用，进而优化馆藏空间。1.图书转赠活动。将专业性较强，具有研究价值的赠书利用图书馆的相关活动转赠给相关专业和学科的学生或教师，既可以书尽其用，发挥其价值，又可以彰显图书馆在学校教育科研中发挥的辅助作用，提升图书馆在师生心目中的形象。2.图书漂流活动。在图书馆设立“图书漂流架”，定期上架因复本量大等原因导致不能入藏的赠书供师生取阅。这种方式简便易行，读者发现需要的图书，即可告知工作人员取阅书籍，提升了阅读体验，也解决了图书大量堆积的现状。3.图书交换活动。为清理馆藏空间，优化馆藏结构，图书馆可定期筛选出物理状态较好、但复本量大、有研究价值的赠书，与兄弟学校进行对口交换活动。以此促进学校间学术的交流与知识的分享，达到促进交流、共同发展的目的。4.图书助困活动。为发挥高校图书馆的社会辐射作用，提升图书的再利用率，可将复本率高、不具备入藏价值的赠书赠送给边远地区的图书馆或学校。一方面，一定程度上解决了他们馆藏匮乏或学生没有书看的问题；另一方面，解决图书馆自身馆藏堆积问题，体现“藏为所用”的原则。此外，高校图书馆不应把爱心捐赠作为公益服务的唯一举措，还应考虑捐赠后的反馈工作如何开展。如与受赠图书馆或学校进行定期联络交流，将所赠图书的使用效果加以追踪，并就捐出的书籍是否符合受赠方的阅读需求、受赠方的阅读条件是否有所改善、后续是否还需继续捐赠、更希望接受何种赠书等问题进行沟通交流，制定和改善捐赠方案，真正达到帮扶目的，持续提升高校图书馆的社会影响力。