医院档案管理中6S法则的运用与提升策略

文/潍坊市第六人民医院 李传莉

一、6S法则和精益管理

6S管理法则是医院档案管理的适用原则之一，是对5S现场管理法的完善，在业界被广泛认可。所谓5S即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）和素养（SHITSUKE）。1955年日本丰田汽车公司就提出了“安全始于整理整顿，终于整理整顿”的口号，刚开始只推行了前2个S，即“整理”“整顿”，后来因生产和品质控制需要而又提出了后面3个S，即“清扫”“清洁”“素养”，于是形成了5S管理。随着时间的推移，5S现场管理法已经无法满足医院档案管理的需求，因此增设安全（SECURITY）因素，形成6S管理法则。医院6S管理是在5S管理基础上将“清扫”“清洁”合并，增加“规范”“安全”扩展而来，与5S管理比较，6S管理整体思路更显完整，内涵阶梯式目标更加明确。初步研究发现，6S管理法则在医院档案管理中表现出显著的优势，成为各行各业研究的重点。为了改善我院的档案管理效率，档案管理部门引入6S管理法则，希望借助6S管理法则去缓解管理人员的工作压力，促进医院档案管理的持续发展。

二、医院档案管理的重要性

医疗事业随着科技的进步不断发展，人们要求医疗事业与信息技术相结合，对医疗体制展开多角度的革新，实现医疗技术的不断创新。6S管理作为一种创新管理模式，正逐渐受到医疗行业的接受、肯定。2018年5月由中航工业医院协会、航空总医院牵头发起的中国医院6S管理联盟在京成立，通过了《中国医院6S管理联盟章程》，首期全国有43家医院参与，同时全国各地医院也意识到6S管理的重要性，开始尝试推广6S管理。6S管理法则重视的是管理质量和管理效率，其将服务对象视为管理的核心，为医疗事业的发展打下基础。

对企业而言，垃圾堆里生产不出好的产品；对医院而言，杂乱的医疗环境、低下的服务效率同样不能保证医疗的高品质。医院是救死扶伤、为公众健康提供服务的场所，安全、舒适、便捷的就医环境是基本要求；医院开展各项业务均需要流程、标准、规范，确保医院安全生产；医生作为一个专业性强的职业，需要不断提高自身素养。对于档案管理来说，只有提高管理效率，才能缓解管理人员的压力，改善管理质量。鉴于此，医院档案管理需要做的是引入先进的管理理念，即6S管理法则，借助科技手段去提高管理效率。初步研究发现，6S管理法则使得医院档案材料可以更好地分门别类，例如根据科室信息划分档案、根据入院时间划分档案等，这种针对性的档案信息分类为后续信息的查阅带来便捷。另外，6S管理法则的出现简化了医院档案管理流程，对于常用的档案信息可直接查阅，省去繁琐的批阅流程。值得注意的是，6S管理法则融入信息技术，医院内部创建科学化的档案信息数据库，提高了信息管理质量。

三、当前医院档案管理面临的困境

（一）档案管理制度不健全。医疗事业在近年来取得的成绩是有目共睹的，但是，医院部门忽视了档案管理的研究，再加上巨大的竞争压力，不少医院部门直接放弃了对档案信息的管理，全身心投入医疗技术的研发层面。由此可见，片面的管理思想，造成档案管理制度的不健全，已经影响到了档案管理效率。正是由于对档案管理的忽视，使得档案材料极其匮乏，对应的医学学术研究工作难以开展。所以说，档案管理制度不健全在一定程度上约束了医院的长远发展。

（二）档案管理方式跟不上时代的发展。时代的发展为医疗行业的发展插上了翅膀，但医院档案管理工作却发展缓慢，主要原因是管理方式不合理。医院档案管理需要与时代发展相结合，尤其是融入先进的管理技术，例如信息技术等，但具体的医院档案管理工作并非如此，仍然采用手动的方式，一旦管理不当还会导致信息的丢失。另外，手动的医院档案管理无法实现信息的及时更新，管理效率难以提高。

（三）信息化设施严重缺乏。从宏观角度来说，医院档案管理的发展需要以信息化设备为基础，这也是促进医疗行业发展的重要渠道。但是，当前的医院档案管理压力较大，不具备充足的资金采购信息化设备，久而久之，信息化医院档案管理成为虚设，进一步加剧了医院档案管理的压力。

四、6S管理法则在医院档案管理中的应用实践

为了改变医院档案管理面临的困境，本文引入6S管理法则，针对档案管理的问题提出解决方案，其目的是促进工作效率的提升，最大化发挥6S管理法则的价值，确保医院的发展。

（一）医院档案整理。医院档案管理工作内容繁琐，其中最耗时间的是档案材料的收集和整理。一般来说，医院管理过程中形成了海量的档案信息，如果该类档案信息不进行科学化的整理，就会加大后续的查阅压力。医院根据职能的不同分为多个部门，而不同部门形成的文件类别不同，并分散于各个部门中，只有将这些档案信息分门别类进行整理，才能展开后续的档案管理工作。鉴于此，医院各个部门以自身状况为基础，制定明确的档案划分规范，尤其要清楚什么档案需要归档、什么档案需要备份等，并对搜集到的所有档案材料进行分类筛选，把无价值的档案信息删除，最大化节约医院档案的存放空间。

（二）医院档案整顿。医院档案管理人员以档案室的现状为基础，对档案资源实施科学化的整理，制定合理的医院档案管理流程。例如，常用的档案资源需要放置在最显眼的位置，并做好标记；不同类型的档案资源需要分类存放，以便后续档案资源的查阅。另外，整理完成的医院档案资源需要申请入库，不可随意摆放，还需要根据档案资源的存放顺序编码检索工具，最大程度上改善医院档案资源的管理效率。由此可见，医院档案资源的整顿至关重要，是当前提高管理质量的有效途径。

（三）档案室清扫。医院档案管理必须确保环境的整洁，要求卫生人员定期清扫，给医院档案管理人员创造舒适的工作环境。一般来说，医院档案管理部门属于独立的部门，工作人员长时间面对枯燥的档案资源，形成了一定的负面情绪，此时，如果工作环境不舒适，就有可能影响工作人员的积极性，降低医院档案管理效率，所以说，医院档案管理需要重视环境设置。

（四）确保档案安全。从宏观角度来看，医院档案管理为医院的长远发展创造了条件，科学化的档案管理使得医院的信息记录更加明确，但是，也出现了一定的安全隐患，需要格外的重视。在医院档案管理中，首先需要做的是确保档案管理的安全性，此时所讲的安全不仅仅是档案资源的安全，更重要的是管理人员的安全，即确保医院档案管理环境的安全。为此，医院组织安全检查小组，不定时对医院档案管理安全状况实施监管，极大程度上降低了档案资源泄露的概率，确保医院档案管理人员的安全。另外，医院还开展了档案安全活动，要求对医院档案管理人员进行安全注意事项的讲解，强化管理人员的安全意识，落实档案安全工作。

（五）清洁。清洁工作是医院档案资源管理的重点，需要深入探索。由于部分档案资源年份久远，如不进行定期的清洁就会缩短其寿命，所以，医院应将内部的档案资源定期进行清洁，除去尘土，并对破损的资源进行修复，延长其寿命。

（六）素养。影响医院档案管理效率的因素有很多，其中最为重要的是医院档案管理人员的态度。换句话说，医院档案管理工作并非易事，管理人员需要具备丰富的管理经验、高超的管理技术、先进的管理理念等，可见，医院档案管理工作的顺利开展需要优秀管理人员的支持。鉴于此，医院对管理人员提出了更高的要求，根据医院未来的发展趋势培养所需的人才，借助多个渠道强化管理人员的整体素质，在不断的实践中锻炼管理人员的专业素养，只有如此，才能培养出适合医院发展的优秀人才。

五、结语

综上所述，医院档案管理工作决定着医院的发展方向，影响着医疗行业的发展速度，需要深入探索。随着科技的发展，信息化医院档案建设成为主要的发展趋势，其重视的是人性化管理，要求档案管理过程符合“6S管理理论”，确保了医院档案管理的规范性。6S管理法则重视的是管理质量和管理效率，其将服务对象视为管理的核心，为医疗事业的发展打下了基础。在未来的时间里，医院档案管理模式仍将继续探索，6S法则还将继续完善，这就需要医院的档案管理人员继续努力。6S管理也成为医院的一张对外“名片”，让医院在大医疗竞争环境下保持独特一面，给患者带来不一样的就医体验。