企业档案在规避企业风险中的作用研究

文/四川大学公共管理学院 陶佳 李忠宏

现阶段，在世界多边主义主流化、经济高度全球化及现代信息化技术飞速发展的背景下，各种技术、人才和资金都在全世界范围内快速流转，企业在市场经济活动中面临的不确定因素日益增多，其所面临的发展风险也越来越多。与此同时，随着企业现代化管理水平的不断提高和业务拓展交流的不断加深，企业档案已成为一项与企业人力、财力、物力同等重要的管理财富，其在规避企业风险方面所扮演的重要角色愈来愈受到企业经营者、管理者的重视。

一、企业档案概述

（一）企业档案的概念。企业档案作为档案来源划分的重要类别之一，是企业在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，国家档案局颁布的《企业档案管理规定》中指出：企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。按照《工业企业档案分类试行规则》中对企业档案的分类，企业档案可以分为“经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器、会计业务、干部职工等10个类别”。当然，实际生产经营中，不同的企业主体可以结合自身工作实际，自主对上述十个类别进行相应增减。

（二）企业档案的价值。企业档案的价值体现在企业经营管理活动中，主要是以下三方面：一是情报价值。体现在所记录的企业在开展各种历史活动的事实和每项具体活动过程和企业工作人员在开展各项活动时展现出的整个思维过程，该记录具有广泛的可靠性、可资参考性，该价值的彰显依托于技术本身的可靠信息和经济活动方面的可靠信息，如生产档案、设备档案、工艺图纸等。二是参考价值。企业档案的真实性和可靠性决定了企业档案的参考价值贯穿企业规划、生产、经营、管理的全过程，且在具体技术应用等各方面皆可作为科学依据和参考资料。三是凭证价值。企业档案是确凿的原始材料，凭借其真实历史信息属性，完全可以成为研究处理具体问题的凭据以及认定法律相关权利、义务和责任的证据，诸如合同协议、单据凭证、规章条例等。

（三）企业档案的作用。企业档案是档案类别之一，其本身对所属企业同样具有行政、业务、文化、法律、教育五个作用。其中，行政作用体现在企业档案能够帮助企业制定科学的计划和决策，提高工作效率与管理水平；业务作用体现在企业档案不仅可以保障企业业务活动的正常进行，还可以产生社会效益和经济效益；文化作用体现在企业利用档案制作编研产品，宣传企业文化，扩充自身软实力；法律作用体现在企业利用档案解决各种经济纠纷、处理复杂诉讼，维护企业自身合法权益；教育作用体现在企业利用档案对内面向员工开展企业文化教育、职业技能教育，促进员工职业技能水平和道德工作的双提升。

二、企业风险概述

企业风险是各种可能影响企业实现其既定经营目标的不确定性因素。企业风险包括：战略、财务、市场、运营、法律五大风险，其中财务、运营、法律三大风险是企业经营管理面临的主要风险。

（一）企业财务风险。指企业由于受各种因素影响，在财务管理活动中偏离预期目标，造成经济损失的机会性或可能性。财务风险贯穿于企业经营管理的全过程，是企业经营风险的集中体现，具有以下特点：一是客观性。因其是客观存在的，所以在企业管理中不能完全被消除。二是不确定性。发生的时间和结果都具有不确定性。三是全面性。其贯穿于企业筹资、投资、资金回收、收益分配等生产经营全过程。

（二）企业法律风险。法律风险是指因不规范的法律行为引起的与企业既定目标相悖并极易造成不良后果的可能性。企业从成立到解散以及经营管理中的各种行为，如契约合同、并购重组、对外投资等，都会面临不同程度的法律风险，其主要有合同、财税、投融资、知识产权、并购重组、企业上市、人力资源管理7个方面的风险，且合同法律风险是重中之重。苏丽认为，企业法律风险存在于企业生产经营各个环节和各项业务活动之中，与其他风险的关联性较高，企业开展经营活动时如果违反了法律法规、侵害了其他组织或者个人的合法权益，必定要承担相应的法律责任。而所有的经营活动记录都是可翻可查的，可以在参照现行法律法规要求的前提下，通过各种有效手段加以防控可能面临的法律风险。王玲认为，在企业的实际经营过程中，必然会遇到企业的设立与并购、合同的签订与执行、知识产权的申请与保护、人力资源的管理、财务税收风险的管控等等问题，一旦这些问题处理不善就会让企业面临法律风险，进而带来巨大的经济损失。由此可见，法律风险的防范必须涉及企业经营管理、发展的各个方面，依托企业档案信息资源建立健全法律风险防范机制，是加强企业风险管理、防范化解企业风险的最基本要求。

（三）企业运营风险。杭建平认为：“运营风险是指由于环境的复杂性和变动性，以及主体对环境的认知和适应的有限性，导致企业运营失败或达不到预期目标的可能性及损失，是最为常见的一种企业风险。”从企业内部来说，运营风险体现在其人力资源、资产管理、销售业务、企业文化、工程项目等多个方面，通常避无可避，只能在日常经营中比对参考企业档案信息资源，认真分析已有经营案例，尽量控制或减少因人为因素引起的运营风险。

（四）企业战略风险。其亦称企业战略决策风险，根源于决策者对未来预期与未来实际情况的偏离，是指企业整体损失的不确定性，是企业面临的最大风险。其具体表现为3个方面：一是没有制定明确的发展战略或贯彻落实已定发展战略不到位，从而导致自身发展缓慢、紊乱，丧失发展机遇，致使企业走向战略性死亡；二是已定发展战略与企业实际能力、优势主业范围不相符，致使企业经营失败、破产倒闭；三是频繁制定或变动发展战略，进而出现企业资源的严重不必要浪费，危及企业健康生存发展。但是，因企业经营者在制定企业自身发展战略时难以排除个人主观因素，故需参考所属企业档案信息，在一定程度上可以避免部分战略风险。

（五）企业其他风险。全球市场经济环境波谲云诡，企业面临的风险多种多样，存在于企业经营的方方面面，涉及的范围相当广泛，甚至可以说是无处不在、无时不有，除了上文中提到的财务、法律、运营、战略等主要风险，还存在诸如政治风险、技术风险、市场风险、社会文化风险等，但因其更具不可控性、不常见性等特性，故此不再一一赘述。

三、企业档案在规避企业风险中的效用

综合企业档案相关概述及企业风险的相关知识，结合企业档案的价值和作用，以及企业风险在企业经营管理活动中的具体表现，笔者认为，企业档案可在优化企业决策、提升财务管控、规避人才流失、调控信贷管理、化解法律风险等方面发挥重要效用。

（一）减少企业战略决策风险。实际中，企业决策是由个人或多人乃至集体做出，体现了决策者、管理者的情感倾向以及价值判断等主观因素，故易存在较大风险，对于大多数企业来说，若决策错误，极易导致现金流断裂甚至企业破产倒闭。因此，在现代化管理中，企业的经营者要用好档案这一宝贵信息资源，依托其信息的真实性和客观性，及时全面系统地为企业生产经营提供信息支持，做到提升决策制定科学性，弱化做决策时的主观因素影响，减少甚至基本上消除企业决策风险。

（二）规避企业人才流失风险。人才是企业的宝贵资源和重要财富，是企业屹立不倒的保障和运营支撑之一。因此，规避人才流失风险，想方设法留住人才，是企业经营管理的一项重点工作，而企业档案在其中具有关键效用，是规避人才流失风险的有力抓手。企业经营者一方面可以利用人事档案建立健全内部人才的正确评价体系，促进实现人尽其才，并能通过档案记录及时发现优秀员工，并适时给予表彰奖励，提升其成就感、自豪感、归属感；另一方面利用企业档案提炼、传播企业文化，既可对内开展面向员工进行职业道德教育，激发员工的责任感和使命感，又可对外扩大自身社会影响力，进而传播美名、广纳贤才。

（三）防范企业财务风险。财务档案记录、保存着企业各项经济往来的业务活动详情，是企业档案的重要组成部分和重要的信息参考依据和行为证明来源，在防范企业财务风险中具有重要作用。一方面，可以防范化解企业对外投资、担保风险、销售环节的资金风险，有力减少自身呆账、坏账，保持企业资金链的健康通畅；另一方面，可以辅助选择和维护重要客户并识别高风险客户，侧面防控化解企业经营风险、提升企业经营管理水平。

（四）控制信贷管理风险。现实中，企业可以通过对借款企业经营状况、管理水平、盈利能力、发展前景及信用状况等资料的科学整理、分析，严格控制信贷风险源，有效预警信贷担保风险等，使企业避免不必要的连带损失。

（五）防控企业法律风险。企业档案具备的法律作用在极大程度上决定了其在防控企业法律风险的重要地位和效用。日常经营管理中，由于经营纠纷引发的经济诉讼往往直接关系到企业生存与发展，而企业档案凭借其记录的原始性和客观性，在经济诉讼中即由记录转变重要物证，这体现了其在诉讼中的关键性法律证据地位，故越来越备受经营者重视。这就要求企业经营者和档案部门工作人员要自觉强化风险意识，重视日常经营中各种档案的管理，提高关键时刻自身应对、化解风险的能力。

四、结语

虽然在实际经营活动中，企业档案不可能规避所有的风险，但能减少或者最大程度降低企业风险损失，维护企业发展的长远利益。随着企业经济活动的不断深入和扩大，各种风险也会不同程度地随机发生，甚至存在着难以预料的新型风险，需要企业经营者和档案工作人员双方合力管好、用好企业档案，前者做到防患于未然，高度重视档案工作，积极投入相应的人、财、物等资源，后者做到不断学习档案知识和技能、改进自身的工作方式，共同发挥好企业档案在规避企业各类风险中的重要作用，积极推动企业持续健康发展。