数字化背景下档案文化资源的开发与利用

2022-11-14中国医学科学院药用植物研究所云南分所肖林

办公室业务 2022年1期

文/中国医学科学院药用植物研究所云南分所肖林

互联网发展迅速，无论是各种社会机构还是档案文化资源，都有大量的信息。在信息资源优化方面，档案文化资源可以通过建立数字档案馆进行资源管理。目前信息资源基本实现了电子化管理。通过建设数字档案，可以增强资源优化的效果。档案文化资源是指从事招生、教学、科研、管理等工作直接保存的各种形式、载体和其他文字、图形、音像等历史记录。它是档案文化资源工作的真实记录，是极其重要的信息资源。在信息时代，档案文化存储呈现出虚拟性、公开性、全面性、开放性等特点，有利于档案文化资源的分级共享，提高档案服务工作的效率，更好地实现档案文化教育。因此，为了满足档案文化信息管理的要求，提高档案管理水平，增强档案服务功能，规范档案文化资源电子档案的管理，保证归档电子档案的安全、有效利用。在国外，专家们讨论了美国联邦数字档案的信息管理，并介绍了联邦数字档案的收集和相应的资源。在我国，这种档案信息管理系统逐渐得到普及。根据档案信息管理面临的实际问题，分析了档案数字化特征的存储和利用，认为现代数字化处理技术不仅为档案信息管理提供了支撑，也促进了档案信息学理论和实践的发展。

本文针对数字时代背景下档案文化资源管理信息化建设存在的问题，从信息化档案建设的实际要求出发，对档案文化资源管理的现状及存在的问题进行了研究，满足了档案文化管理的需要，对进一步探索档案文化资源管理信息化建设具有重要的参考意义。

一、档案文化资源管理现状分析

随着信息时代的到来和档案管理信息系统的普及，档案文化计算机管理人员的专业水平也随之提高。同时，档案文化还包括各种行政工作文件、科学技术研究和学术期刊出版物。这就要求档案管理人员涉及科技、文化、政治等领域，具有比较丰富的知识储备和较强的学习能力，能够随时关注各级院所的发展，更新自己的认知。目前档案文化工作人员专业化程度较高，大都具有行政管理或思想政治教育专业背景，平均年龄较大，但他们在计算机和信息管理方面往往能力不足。档案文化管理系统更新的停滞不前也给档案文化资源自身带来了巨大的负担和压力。

（一）文件收集整理过程繁琐，数字化处理滞后。目前，档案文化管理工作往往限于收集档案。虽然部分档案是保密的，但大部分档案已经过评估，可以对外开放使用，如宣传、提高院所知名度，或对人员进行思想政治教育，培养意识等。档案文化无疑是优秀的资源或资料。此外，档案开放率低也给档案查询人员带来了负担。档案查询人员往往要通过电话、电子邮件，甚至去档案馆才能获取档案，并根据档案工作时间和档案馆工作人员的服务态度进行档案查询。经济成本和时间成本无法控制，增加了双方的负担。

（二）文件管理系统功能不足。据调查，我国大部分档案文化管理系统不足，只能满足基本的录入和分类功能。完成系统更新和替换，这使得现有的系统难以满足当今对档案信息管理的需求，也给旧系统的维护造成了不必要的人力和财力的浪费。档案文化的收集和整理过程往往比较繁琐，使得档案整理过程缺乏时效性，导致档案的积累。同时，档案文化往往以纸质、照片、录像带等形式呈现，这对档案管理提出了极大的挑战。这就导致了档案更多地使用人工操作，而档案冗余度大、重复率高的问题导致了档案文化手工管理的错误。档案的高使用率和低效率不利于档案的保护和发展。

（三）组织结构不合理，高素质人才短缺。随着信息时代的到来和档案管理信息系统的普及，档案管理人员的专业水平也随之提高。同时，档案文化还包括各种行政工作文件、科学技术研究和学术期刊出版物。这就要求档案管理人员涉及科技、文化、政治等领域，具有比较丰富的知识储备和较强的学习能力，能够随时关注学校的发展，更新自己的认知。档案文化资源工作者对社会群体档案文化资源共享和开放意识不足，导致档案文化资源服务的内容和服务范围受到限制。

二、数字时代背景下档案文化资源管理信息化建设技术研究

（一）数字化的作用与特点。在数字资源优化方面，许多专家学者进行了研究，并取得了丰硕的成果。针对图书馆数字资源的聚集与质量问题，为了分类大量的文本资源管理，提出基于无监督文本的混合遗传算法和遗传算子的特征选择技术，通过改进文本聚类算法的性能来实现资源优化。多轮私有信息检索来优化信息资源的查询，在一定程度上优化了数据库的容量和存储开销。以上方法或多或少对数字资源的优化起到了一定的作用，但这些方法的软硬件成本都非常高，在海量数据的处理中很难取得令人满意的结果。

（二）信息化档案文化资源管理系统可行性分析。国家档案资源建设是档案工作的基础，私人档案信息资源是国家档案资源的重要组成部分。笔者对瑞典国家图书馆的数字报纸收藏进行了探索和分析，重点关注作为数字噪音的文化遗产，以发现资源的价值。通过建立数字档案，探索了城市建筑信息变化的风格，并取得了预期的效果，建立数字文件来解决元数据的混乱，使信息管理更加科学。

对档案进行管理，用户注册和归档的方式是当档案员来到服务台时，管理员帮助档案员进行注册和归档。档案管理模式是档案文化管理员在用户外借或外转档案时对用户的服务模式。数字档案是存储大量信息的数字信息仓库。这些信息有不同的形式和类型，非常复杂。数字档案将这些不同类型的信息整合起来，进行数字化处理和保存，并通过互联网来提供和使用。用户可以在不受时间和空间限制的情况下获取信息，从而实现信息价值的最大化。

三、建立数字化背景下档案文化资源共享机制

（一）转变档案文化资源管理、开发和利用的观念。为了支持各档案管理环节的有效开展，档案文化资源需要建立完善的档案资源管理系统。在大数据时代，档案文化资源数字档案资源的管理还必须遵循这一原则。在数据资源整合的具体过程中，集成商首先要统一数字资源整合的标准。现代信息资源的整合可以打破传统档案管理过程中的信息孤岛。在整合数据资源的基础上，可以建立一个共享的数据资源库。档案资源整合是手段，档案资源共享是目标。

档案(室)以文字、图片、声像、实物等形式记录和储存在不同历史时期发生的重要事件、重大项目。档案文化辉煌的历史、独特的文化、雄厚的教学实力和科研水平都可以向社会展示。全面了解档案文化，吸引更多优秀人才参与档案文化的挖掘，最大限度地获取资源，不断完善自我，回馈社会。有必要建立档案服务概念的思想和理解，并强调所有档案文化的职员必须有意识地参与档案工作，充分利用现代化设备和数字技术，扩数字化的总量，特别是做好办公自动化系统在档案服务工作中的二次研发工作，实现档案文化资源服务的社会化和多元化。

（二）加强平台信息共享和平台资源利用建设。

随着互联网的飞速发展，推动了档案工作的演进。档案的建立也朝着电子化的方向发展。档案资源进行数字化存储后，可以通过网络媒体进行分类和传播。借助网络媒体，数字档案可以快速传输，促进了数字传输网络系统的建设。当全面传输系统完成后，档案管理人员可以利用自己的网络登录平台界面，对数字档案资源进行整理归档。同时，需要使用文件资源的人员也可以随时通过网络访问平台，自行下载和查看相关的文件资源。

在电子化发展之前，传统的文件整理基本上都是手工完成的，这给员工增加了大量的体力活动。在计算机网络的帮助下，文件整理的相关过程，如生成、收集、归档、分类和传输，都实现了电子化操作。文件目录也可以自动编译。建立档案文化资源共享体系及共享模式选择。提高档案管理人员素质和加强人才建设，促进经济增长，全面提高档案管理团队的整体素质，这不仅可以促进档案文化资源的共享，也为档案工作提供增值服务。