档案管理在公路工程资质评审中的应用探究

2022-11-14陕西交建公路工程试验检测有限公司马婷

办公室业务 2022年8期

文/陕西交建公路工程试验检测有限公司马婷

公路工程施工档案记录了施工设计等环节所涉及的全部资料，需要施工单位及时做好档案管理工作，及时保存各类资料数据，既可以保障工程施工各环节数据有迹可循，也可以为后续单位施工提供必要的经验。这就要求档案管理人员做好日常档案管理工作，明确档案整理形式和档案存储方式，在提高档案管理质量的过程中提高评审效率。

一、档案管理在公路工程施工中的作用

（一）记录作用。档案是严谨的记录方式，全面客观地记录公路施工的具体情况，这使得公路工程档案成为国内档案事业的重要组成之一。通过合理开展档案管理工作，可以记录公路施工的相应数据，方便施工团队检索，也为后续施工提供宝贵经验。同时，公路工程资质评审工作开展过程中一般使用公路工程施工招标的形式，在外资建设的公路项目上需要通过国际招标来选拔合适的单位施工，其招标一般使用资格预审制度，需要招标单位对投标的施工单位进行全方位考察，明确其工作能力和固定资质及等级证书等相应数据。必要时，还需要调取施工单位近几年的施工任务情况和代表性工程，而这都需要在施工单位的工程档案中寻找资料，进一步强化了公路工程档案的作用，需要施工单位加强重视。

（二）基础作用。施工单位在不同公路施工过程中所选择的施工技术和施工组织形式等并不完全一致，而该类差异都会在公路工程档案中记录下来，这也是施工单位后期工作开展的重要资料。相关职能部门在日常工作过程中也需要调取档案来查阅相关信息，如果不及时做好档案管理工作，很可能会导致档案存储混乱，后期相关人员需要耗费较大的精力调取资料，这将严重影响公路工程施工进度。另外，公路工程档案记录的信息为后期公路养护和维修扩建等工作提供了必要的数据支持。当档案记录信息丢失之后，相关工作人员需要耗费较多的精力进行现场调查并调取相关资料，这将严重影响其施工进度。

（三）传承作用。公路工程档案除了记录施工单位的施工情况和详细数据之外，无形中彰显着施工单位的施工精神。作为企业文化的重要组成部分，企业精神是在长期积攒过程中形成的，彰显着企业价值，是提高企业文化软实力的重要支柱。企业在发展过程中，除了要关注自身金融实力和团队综合素质等硬性条件之外，也应当加强对文化建设的重视，从文化情怀入手，吸引更多的优秀人才，提高企业员工的合作意识，可有效提高企业发展的凝聚力，对增强企业综合实力具有重要作用。

二、公路工程档案管理标准

（一）妥善保存档案。公路工程资质评审过程中涉及的档案资料过多，一旦出现资料缺失等问题，不仅影响档案查阅效率，也会影响评审工作顺利开展，严重者甚至会延误资料评审时机，导致企业失去公路资质评审机会。部分施工单位已经有较长的发展历史，其档案室使用年限相对较长，但是受企业管理者对档案管理工作重视程度等方面的影响，档案室并没有及时更新升级，档案管理的“十防”要求自然也不能实现。随着单位施工的不断深入，其所涉及的档案信息也在不断增加。在档案室内，各类档案资料已经不能以规范有序的方式排放，甚至部分档案管理人员直接将档案堆积在角落，没有做好档案防潮和防尘处理措施，导致档案资料出现了不同程度的破损和丢失。也有一部分施工单位在管理过程中已经搭建起符合档案存储标准的档案室，但是并没有实现档案室的高效利用，甚至在档案室堆放了一定数量的杂物，不仅影响档案存放安全，也会导致档案后期出现丢失等风险，这都会为企业经营留下安全隐患，需要企业管理者加强重视，严格按照规定搭建档案室并做好档案管理工作，这样才能保障档案存储质量。

（二）科学排放档案。施工单位要想提升各类档案的查阅和调取效率，就必须加强对日常档案存放规范性的重视，以更加科学、整齐的方式存放相应资料，资质评审人员在调取档案资料过程中遇到的问题明显减少，出现档案缺失等问题的概率也随之降低，可以为施工单位资质评审工作提供强力支持。这就要求施工单位在日常管理过程中加强对评审资料存放整理工作的重视，结合档案存放标准，按照仪器设备体系、运行文件以及标准规范等相应种类做好档案归档工作，可有效提高企业的资质评审通过率。另外，企业在经营发展过程中，应当加强对信息化工具和自动化办公技术的重视，除了使用人工方式存储档案之外，也应当在自动化技术等的帮助下进一步改善档案存储模式，优化档案存放顺序，以规范统一的方式存放各类档案，并做好档案提取和存放记录工作，这样可有效保障档案阅读的规范性，避免在相关人员阅读之后出现档案存储混乱的问题。

（三）引入信息化管理模式。施工单位在档案管理工作过程中，应当及时引入信息化管理模式，除了做好纸质档案备份存储工作之外，应当及时将相应档案扫描成电子版形式，直接将电子文件存储到企业档案管理中心，由档案管理人员根据电子档案信息开展统计核对工作，及时将其存储到企业数据库中。这样一来，其他部门在调取企业管理档案资料过程中，只需要通过内部局域网登录企业档案管理库即可找到相应的数据，不需要到档案室检索纸质版数据，既可以提高档案检索效率，也可以减少对纸质档案资料的破坏，可以在短时间内快速将公路工程资质评审所需要的资料准备到位，对推动资质评审工作快速完成具有重要意义。

三、档案管理职能作用强化措施

（一）证明作用。公路工程资质评审过程中，除了要调查施工单位所提供的各类资料之外，还应当及时就各类资料的准确性进行调查。公路工程档案记录了施工单位施工的真实过程，是企业各类信息资料的有效证明之一，需要施工单位在发展过程中及时完善档案管理制度，严格按照档案管理标准完成各环节签字和资料准备工作，以更加规范科学的方式统一档案管理形式，严格按照国家规定和企业实际情况来落实档案管理工作，必要时应当出台更具针对性的档案管理制度，保障档案管理工作以更加规范有序的方式开展，提高其工作的严谨性。

（二）追溯作用。施工单位在参与公路工程施工资质评审过程中可能会遇到多样化的问题，要想快速解决该类问题，需要施工单位尽快开展溯源工作，结合出现问题的原因补充相关的信息资料，这样才能保障资质评审进度。在遇到紧急问题时，相关人员只能借助档案调查问题的原因及涉及的参与方情况，并以此为基础，找出问题的原因并确定问题解决措施，这样才能保障公路工程资质评审质量。要想强化档案的追溯能力，企业管理者必须加强对档案管理人员综合素质的重视，严格按照档案管理需具备的专业水准要求来选拔高素质的档案管理人员。但是在实际管理过程中可以发现，很多施工单位并没有给予档案管理人员足够的重视，在日常管理工作过程中，只是安排办公室职能部门等开展档案管理工作，受到职能部门工作情况和工作重点的影响，日常工作中对档案管理重视不够，同时缺乏档案管理的专业素养。一定程度上影响了企业档案管理质量，部分企业的档案管理工作甚至处于搁浅状态，一旦出现问题，很难快速做出反应。个别施工单位虽然设置了专职档案人员，但是给档案管理人员安排了其他职能管理工作，分散了档案管理人员的工作精力，其本职工作很难规范高效开展。还有个别企业喜欢定期开展大型档案整理工作，但是不注重档案的日常管理，这在一定程度上影响了档案管理人员的工作态度，其日常档案管理过程中出现了较多问题。

（三）管理层加强重视。档案管理是一项相对枯燥的工作，很多施工单位对档案管理规范性的重视不够，甚至在日常管理过程中忽视了档案管理的作用，在档案管理方面投入的人才和设备成本等相对较少，严重影响档案管理进度和质量。施工单位对档案管理的不重视会在公路工程资质评审中凸显出来，这不仅会导致施工单位在公路工程资质评审中丧失优势，严重者还会因为档案监管不当而丧失资质评审资格。这需要企业管理者加强对档案管理工作的重视，充分发挥其有效作用，职能部门要设置专门的档案管理人员并出台档案管理相关制度，明确档案管理人员的责任和日常主要职能，避免短期频繁更换档案管理人员，保障档案管理的规范性。在企业日常管理过程中，管理者应当将档案管理作为部门考核内容之一，及时给予优秀档案管理者以奖励，这样才能调动档案管理者的工作热情，推动档案管理工作高效规范开展。