财务共享模式下企业内部控制现状及对策研究

2022-11-14周成龙

经营者 2022年2期

周成龙

（江西新世纪民星动物疾病防治服务有限责任公司，江西南昌 330001）

一、国内外研究现状

国外认为内部控制具有一定的多元性，外部市场、行业特征会对其产生很大的影响，可以通过内部控制打破壁垒，减少误差，提高信息传递的完整性、准确性，获取经营者的信任，拓宽融资渠道，提高财务工作效率。这样一来，在发生坏账准备时，管理者可以迅速作出决策，加大会计管理力度。

国内认为企业内部控制会对经济活动产生影响，加强内部控制能够提高业绩，避免出现失误。企业在发展过程中内部控制误差较大，经常出现调节失灵等现象，会降低盈利质量，企业必须规范这一行为，解决内部控制中存在的问题，积极建立财务共享中心。财务共享模式属于新型财务服务体系，主要是对各个职能进行整合，会使财务处理流程更加复杂，给企业带来一定风险，包括业务分离风险、信息传输风险、财务处理风险等。而人力资源结构则是指员工流动，会对财务共享模式产生直接影响。在整个过程中，人力资源会日益流失，需要聘请高素质的财务人员。人员结构改变会减少成本，增加沟通风险。财务业务处理流程管理风险是因为经验不足，在财务共享模式重建中发生的风险，会降低服务效率。可见，企业需要提高对其的重视程度，完成对内部控制的改革，为企业现代化发展创造条件。

二、财务共享对企业内部控制的影响

（一）财务共享中心工作机制对企业内部控制的影响

通过财务共享中心信息系统对业务活动进行处理，有助于形成决策支持系统，进行数据共享，可以对风险管理、成本预算进行分析，提高内部控制效率。内部控制能够加强各部门之间的联系，为财务及业务人员提供数据信息支持，减少管理成本，帮助管理人作出正确决策，解决支付管理中存在的问题，减少与实际业务之间存在的差异。财务共享模式改变了企业的业务流程，企业结构开始从金字塔向扁平化发展，按照规则处理，能够避免重复操作。优化业务流程，适合现代社会的发展，建立财务共享中心，可以为企业提供更好的服务。

应有效运用互联网信息技术，对财务共享模式进行创新，覆盖整个财务处理流程，对业务进行统一处理。财务共享中心有衔接各个部门的作用，能够确保信息安全无误，为流程建设提供思路，提高内部控制的有效性，减少企业内部存在的风险。

（二）财务共享中心的应用模式对企业内部控制的影响

建设财务共享中心，有利于更好地进行内部控制，企业必须对自身的发展状况有全面的了解，根据经营活动、风险评估特征选择相应的共享模式，确保其符合企业的实际发展情况。在财务共享过程中，财务共享职能不同，业务也不同。基础财务共享模式更适合业务单一的企业，包括收款、付款、保存原始单据、应收核算等内容，而财务共享中心具有报账、资金结算、单据档案等职能作用。同时，覆盖范围小是基础财务共享模式所具有的特征，可以按照标准处理业务，形成统一模块。服装行业有销售费用、人工费用，构建财务共享中心有利于统一管理，能为企业后续的风险评估工作提供精准的数据支撑。

相较于基础财务共享模式，全面财务共享模式的覆盖范围更广，可以覆盖所有财务业务，如增加了总账核算、固定资源管理等业务。共享中心可以详细划分职能，在此基础上覆盖业务，统一处理财务信息，为企业管理者的科学决策提供准确的数据来源和支撑。在构建财务共享中心的同时，减少隐瞒数据的行为，可以减少损失，节约资源，完成管理会计的转型升级。通过数据分析，全面财务共享模式可以有效识别企业内部存在的风险，比较适合在建筑行业、制造行业应用。

三、财务共享模式下企业内部控制现状

（一）组织架构和人员配置方面

要根据行业特点对组织结构进行变革，选择相应的财务共享模式，确定管理标准，朝着扁平化方向发展。在新时代背景下，子公司财务逐渐被代替，财务流程存在不足，过于流水线化；同时，人员流动、人才流失问题也较为严重，财务人员工作效率普遍偏低，对企业的持续发展极其不利。财务共享中心能够切实提升人力资源管理效率，但在构建共享中心的过程中，由于财务人员不熟悉流程，又无法实施动态监控，偶尔会出现操作失误的现象。人员结构的稳定不仅有利于企业的信息共享、控制活动等，而且可以在构建扁平化结构的同时，将责任落实至个人，提高信息透明度，为实现预期内部控制效果提供保障。

（二）业务流程方面

企业通过搭建共享中心，将部门之间的信息桥梁打通，拆分业务变成统一整体，为工作的顺利开展奠定了良好的基础，团队能够分工协作，高效完成任务。业务流程并不只是单元合并，而是根据业务特征选择改革方式。由于业务分离，财务信息传递滞后，财务人员无法获取最新信息，容易形成财务风险。例如，报账体系大多从下到上传递，面对面报账可以及时发现错误并进行修正，在财务共享中心统一处理财务信息，当下级传递出现错误时不易发现，存在信息滞后等问题。这一工作对员工的专业能力有一定的要求，会增加招聘难度，不利于企业发展，在构建财务共享中心时，应当尽量减少这类问题的发生，提高财务信息处理效率。

（三）数据安全管控方面

在财务信息共享过程中，业务记录大多依靠数据库系统进行，业务由软件处理，对互联网技术的要求比较高。纸质存储很容易丢失信息，共享数据可以减轻员工的工作负担，节约人力资源，但是会提高安全风险发生率。在信息传递过程中，模块会紧密联系在一起，如果某一环节出错，会放大影响。财务信息都储存在数据库，如果系统因遭遇黑客攻击而陷入瘫痪，企业将蒙受重大经济损失。在实施财务共享模式时，为了确保财务和业务等数据信息的安全，必须建立安全性强的数据库。

（四）风险评估方面

风险评估指标是开展财务活动的基础，可以通过其规范业务流程。财务人员权限不同，负责的业务内容也不同，想要提高信息传递效率，就必须加强对各部门的监督。相较于传统财务部门，财务共享中心具有较多优势，但也存在很多不确定因素。在信息共享前，信息中存在的错误很容易被发现，即使未被发现也只会影响部分业务；但在信息共享后，下级人员无法获取财务信息，会给财务工作带来不便。面对面传递信息更利于财务人员熟悉业务信息，了解财务核算，信息共享后工作内容过于单一，财务人员无法对可能存在的风险进行把控。

（五）人力资源结构方面

人员流动会增加人力资源结构风险，在流程不断变化的情况下，人力资源结构风险不断增加。从财务共享模式现状出发，共享模式正处在发展关键期，人力资源流失情况较严重，员工工作积极性较低。财务共享模式能对财务流程进行整合，模块分化比较详细，可以自动处理财务信息，对财务人员要求较低。很多工作人员认为在财务共享中心工作没有发展前景，会选择跳槽。在财务共享模式下，过于烦琐的工作流程会增加工作难度，降低工作热情，而严格的考核会让工作人员产生负面情绪，对企业不满。由此可知，在财务共享模式下，人力资源结构风险的存在会对财务人员综合素质的提升产生负面影响，增加风险。

四、财务共享模式下企业内部控制优化对策

（一）构建扁平化的组织结构

财务共享中心可以优化企业组织结构，改变传统管理模式，加强财务共享中心与其他部门间的联系。同时，这也对企业内部控制工作提出了更高的要求，要求企业从实际出发，站在整体角度进行布局，将业务战略、经营战略作为重要的变革内容。在实际工作中，要明确财务标准，将责任落实至各个部门，在构建扁平化财务模式的同时，加强氛围营造，为员工提供良好的工作环境，帮助其尽快适应财务共享新模式。要在此基础上，建立流程型群体，集中处理财务、业务，形成完善的产业链可以提高工作效率，实现供应链和财务管理的深度协同。

（二）梳理标准化的业务流程

结合企业特点，建立完整的业务流程，编制详细的操作指南，规范操作，可以提高工作效率。企业需要组建业务能力较强的技术团队，更新业务流程，确保其可以达到新流程的要求，与企业发展战略契合。在资金管理方面，要规范标准，记录单据来源，对企业生产期间涉及的所有费用进行管理。在票据管理过程中，要查看票据使用状态，包括领取票据、使用票据、注销票据等。在采购过程中，财务共享中心负责划定采购范围，对整个采购流程进行管控。在固定资产管理中，要定期和不定期清查固定资产，将盈亏情况体现在财务报告上，记录经济活动，使财务报表更加全面、完整，能够及时发现支出不合理的地方。

（三）打造安全的数据平台

财务共享中心覆盖的范围比较广，包括所有子公司、财务部门、业务流程等等，业务之间可以对接，对IT技术的要求比较高。财务共享模式将数据储存、风险评估等系统集中在一个平台上，可以拓展财务分析的维度、深度。由此可见，财务共享中心在财务分析中有着重要作用，可以将企业内部的各个业务部门联系起来，构建相应的收益数据平台，对企业的持续发展具有重要意义。对于网络数据平台存在的漏洞风险，企业要加大资金投入，完善硬件系统，定期检修维护，为数据平台的安全性提供保障。

（四）加强内部审计

内部审计可以切实提升信息传递的效率与准确性，能有效规避各类风险。要加强内部审计，使其更加独立，通过成立内部审计委员会，实现审计部门与业务部门的分离，增强其独立性，健全内部规定，使二者相互促进、相互监督。同时，在企业的经营活动及财务工作中，审计人员不能过多干涉，否则会影响审计独立性。除此之外，还需提高审计质量，让内部审计贯穿整个业务流程，对涉及的各个主体进行规范，要求审计资料真实、准确。企业在发展过程中，应当紧跟时代的发展趋势，通过财务共享中心优化内部控制流程，减少内部控制中存在的误差。

（五）完善人力资源管理工作

在财务共享模式的实际应用过程中，需要规范工作人员的行为，制定绩效考核制度，通过其反映员工的工作情况。企业应当积极设置绩效考核指标，结合财务共享中心流程优化人力资源结构。要将定量考核指标与定性考核指标结合起来确定考核标准，与财务共享相互配合。

（六）优化企业内部组织结构

优化企业内部组织结构主要是指对各个岗位设置进行调整，在建立财务共享体系的同时，将其作为基础，结合员工的发展需求进行考虑，对共享中心的功能进行完善，加入管理职能，可以提高内部控制管理水平。除此之外，企业可以通过财务共享平台增设岗位，如质量监督岗位、绩效管理岗位等，为内部控制工作的顺利进行铺平道路。服务管理岗位主要负责提供服务，可以使职能更加多元化，解决职能单一等问题，为员工提供广阔的发展前景，推动企业发展。

（七）加强财务共享服务信息系统管理

加强对信息系统的管理，能够提高控制效率，在对其进行优化的同时，了解系统功能需求，便于日常维护。这要求企业加大投入，防止因技术问题对财务共享中心产生不利影响，可以起到规避风险的作用。企业应当将建立一体化管理平台作为重要内容，丰富业务功能，对系统台账进行整合，在同一系统内完成业务操作、数据储存等工作，避免在多个系统切换过程中发生风险。财务共享模式是现代企业财务管理的重要帮手，在发展过程中，需要综合考虑，兼顾业务及流程细节，从整体出发，规避存在的系统性风险，为员工营造积极向上的工作氛围，推动企业信息化建设。