公立医院经济合同内部控制管理研究

戴银莲 浙江省中医院 浙江省省级医院管理中心

引言

经济合同是医院开展任何经济活动，明确业务活动双方义务，保障医院权利有效落实的协议。鉴于公立医院承担着除了医疗业务主要活动，还担负有教学科研等其他业务活动，其经济合同存在的形式具有业务复杂、范围广泛、形式多样、涉及金额大等特殊性，有医疗科研办公等设备和药品材料低耗品等的货物采购合同，有各种修缮改扩建和房屋建设等的工程采购合同，也有保洁、保安、绿化等物业和委托检验检测或维修的服务采购合同，除了以上各种货物、服务以及工程类的支出合同，还有对外协作办医、房屋场地出租等的收入合同，涉及范围包括各个职能业务部门，程序流程相对烦琐。经济合同管理被纳入公立医院内部控制管理的一大重要业务范围，作为现代化医院经济管理的重要内容之一，做好经济合同内部控制管理工作，为实现医院内部控制总体目标发挥出重要作用。

一、公立医院现有经济合同管理现状

（一）医院经济合同管理意识不足

公立医院所属事业单位，与企业相比，医院重业务轻管理现象普遍存在。医院领导及其管理人员经济合同管理意识淡薄，虽然在医院内部控制体系建设和现代医院经济管理制度要求下，建立了医院的经济合同管理制度，但当某项经济活动发生时，对是否需要签订经济合同仍把握不准，部分经济业务没有合同约束，如医院药品和卫生材料的采购，根据规定实行省药械平台集中阳光采购，但医院仍有自行与各供应商进行议价采购的权利，议价时供应商承诺的优惠并没有以合同形式进行书面约定，实际执行过程中医院部分权利未能得到有效保障。另外医院注重支出合同、轻视收入合同，医院有制定资金审批权限对支出类经济事项，但是对于收入类经济事项，以实际收到资金时财务才予以确认，未对收入合同进行明确与管理，收入确认被动且滞后，不符合政府会计制度要求。

（二）医院管理人员水平受限，经济合同会签流于形式

制度层面医院有经济合同相关的管理制度，只明确经济合同实行会签审批流程，没有对各部门会签职责进行明确，各部门管理人员会签时没有严格落实会签审核职责，如业务部门提出采购需求后不参与采购文件的编制过程，采购文件由归口采购部门或委托的第三方编制，采购文件内容与业务需求相脱节；合同起草部门缺少将合同文本与采购文件进行核对，合同方承诺的条款未在合同中体现，导致合同质量大打折扣；合同会签过程因缺少合同方面的法律顾问，主要由内审部门人员替代，医院内审人员欠缺外加合同业务知识不足，难以对合同的法律法规条款进行把控，双方权利义务不对等，违约及纠纷处理未明确；财务部门对合同审核把关不严，不关注合同价款结算依据和支付方式是否对医院有利。

（三）医院合同管理信息化建设滞后，合同执行缺乏有效监督

随着公立医院内部控制制度体系的建立和发展，医院逐步实现了经济合同流程信息化改造，但现有经济合同信息化系统只是将原有纸质送审改为了线上电子会签审批，仅仅改变了合同送审的方式，无法实现合同的预算控制，对履约保证金是否如期交纳、合同是否如期履行和支付以及质保金是否按规定扣除等合同条款的执行落实缺少实时控制与监督。合同执行监督部门未充分发挥监督职责，怠于对医院经济合同的执行情况进行监督检查，对于合同执行过程中给医院造成的损失不落实责任追究。

（四）医院合同缺乏有效归口，不利于合同执行管理

医院有意识地进行合同归口管理，但鉴于医院合同种类和性质多样，专业性要求不一，现有归口普遍以业务和档案管理两个形式存在。业务归口根据专业领域归口到对应职能部门管理，如医疗设备类合同归口设备部门管理，药品耗材类合同归口采供部门管理，大型修缮及建筑类合同归口基建部门管理，物业保洁保安服务归口总务部门管理，软件信息类合同归口信息部门管理等，而部门内未归类管理，合同散落在各个部门不同经办人手里，对合同执行缺乏整体把控。档案归口根据已经执行结束的合同，将合同文本等相关资料整理后统一交由某档案管理部门统一归档，只涉及档案保管，缺乏合同有效信息的记录，不利于执行监督检查。

二、规范公立医院经济合同内部控制管理

面对以上公立医院经济合同管理存在的问题，医院急需通过利用有效的内部控制管理手段。从行政事业单位内部控制规范双层次要求出发，结合企业内部控制五要素以及经济合同前期准备、合同签订、合同执行和合同归档全业务流程，对公立医院经济合同管理从单位层和业务层两个维度提出内部控制管理要求，进而全面提升公立医院经济合同管理水平。

（一）从内部控制五要素健全医院经济合同内部控制单位层管理

内部控制管理离不开单位的内部环境等五要素管理，经济合同业务作为公立医院重要业务内容之一，其业务管理水平一方面依赖于单位层的管理水平，另一方面也决定了医院整体的管理水平。从医院层面的内部控制五要素出发，结合医院经济合同自有的业务特点，规范公立医院经济合同业务的内部控制五要素管理。

1.优化医院经济合同内部环境管理

内部环境是单位层内部控制五要素中最重要的要素，公立医院经济合同的内部环境主要包括医院领导以及管理层对经济合同管理的重视程度、经济合同归口管理部门、经济合同管理制度规范、归口管理部门和会签部门职责划分、合同管理人员业务培训机制等。优化经济合同内部环境管理的首要任务是要提升医院领导层对经济合同业务的管理意识，让医院领导和医院管理层转变管理思维，在关注业务是否推进的同时，重视经济业务合同使其得到有效管理，从只关注业务执行部门向兼顾职能管理部门转变。探索有效的经济合同归口管理模式，避免业务管理、合同执行与档案管理脱节；完善经济合同管理制度，明确规范制度适用的范围及内容、合同签订流程、审批职责权限、审批程序以及责任追究；明确职责划分，以清单形式列明合同归口和合同会签相关部门的管理职责；建立学习培训机制，积极组织合同管理人员参加合同相关业务学习培训，与同行业专业人员多交流沟通，提升管理人员合同管理水平。

2.建立医院经济合同管理风险评估机制

经济合同风险评估是根据合同管理的目标要求对经济合同单位层和业务全流程可能存在的风险进行识别和分析，并采取风险应对策略的过程。医院要明确经济合同管理所需要达到的目标要求，对照经济合同管理涉及的部门职责、制度规范等进行分析，对合同签订前期准备、合同签订、合同执行和合同归档的全流程进行逐项梳理，对照管理目标依次识别可能存在的风险，分析风险对医院造成的不利影响，采取有效的应对策略进行控制。

3.采取有效的经济合同管理控制活动

经济合同管理的控制活动是识别和分析经济合同管理过程中存在的风险后具体采取的风险控制应对手段。有效的控制活动可以合理有效降低医院经济合同管理存在的风险。医院经济合同管理控制活动包括关键岗位分离控制、信息系统控制、授权审批控制以及归口管理控制等。合同管理的关键岗位包括合同的起草、审核、签订、审批、执行、付款和合同章保管等，做到合同各个关键岗位有效分离。采用信息系统有助于避免人为错误的发生，明确合同授权审批和归口管理，让专业的人干专业的事，在一定程度上规避了管理流于形式。

4.完善医院经济合同信息与沟通管理

经济合同的信息与沟通是经济合同业务全流程中各相关部门、各业务人员彼此相互沟通的表现形式及沟通后信息反馈渠道。医院需要完善经济合同信息与沟通管理，促进各相关部门及相关人员事前、事中和事后随时沟通，强化业务需求部门与合同文件起草部门的沟通与反馈，促进合同送审部门与合同审计部门间的沟通与反馈，根据制度规范流程，根据流程设定岗位，根据岗位明确职责，根据职责设计表单，以表单进行信息留痕，便于有关部门查询，借助经济合同管理信息系统打通业务全流程，做到有意见必处理、有处理必反馈的闭环管理。打破信息系统与系统间的信息孤岛，实现预算系统、合同系统、资产系统、支付系统还有账务系统等互联互通，保证数据及时性、完整性和准确性。

5.强化医院经济合同管理的监督

经济合同管理的内部监督是对医院经济合同管理其他四要素进行有效性评价并提出改进的动态过程，通过评价经济合同管理的内部环境是否健全完善、风险评估机制是否建立并有效实施、控制活动是否严格落实、信息与沟通执行是否有效等，建立有效的问责机制，有效运用评价结果。监督的形式包括日常监督和专项监督。强调日常常态化的监督和重要合同的专项监督并行，发挥内部监督与委托外部第三方审计监督作用，凝聚不同监督合力，充分履行医院经济合同的监督职责，切实提升医院经济合同管理水平。

（二）从合同业务全流程规范医院经济合同内部控制业务层管理

规范的公立医院经济合同管理除了依赖于经济合同业务的内部控制五要素管理水平，也取决于经济合同自身的业务流程管控。单位层面五要素管理是规范经济合同业务的管理体系，而合同业务流程的管控则是让体系发挥有效性，有效管理体系的执行，才能保证经济合同的内部控制管理有效。完整的经济合同业务流程包括合同前期准备、合同签订、合同执行和合同归档管理。规范医院经济合同业务全流程管控是有效落实经济合同内部控制管理的必要手段。

1.做好经济合同的前期准备

经济合同的前期准备环节是确立合同内容、合同预算金额、合同合作方等合同关键要素的重要流程。经济合同的前期准备预留时间要充分，需要结合医院具体业务部门的需求，在预算额度内编写业务需求申请，根据业务需求起草采购文件或合作协议等，需求部门和起草文书部门相互核对确认，必要时聘请专业法律顾问进行指导，力求在合同文本雏形阶段将风险控制在合理水平。增加对拟合作对象的资信资质、经营业务内容和履约能力等情况的审查工作，为后续合同保质保量执行提供保障。

2.加强经济合同签订的审核审批

经济合同的签订环节主要包括合同条款的审核、合同的会签审批和合同的盖章确认等。根据经济合同管理部门职责分工，分别对合同条款进行审核，审核合同文本与需求文件的一致性，审核合作对象的确立是否符合程序，审核合同条款是否符合相关法律法规要求，审核合作对象的承诺是否在合同中有所体现等。在切实履行了合同条款的审核工作后，根据医院合同会签权限完成医院领导审批签字程序，依据完整的会签审批签字程序，进行合同盖章确认，将盖章确认的合同分别送达合作方、业务部门、合同归口管理部门和财务部门等。

3.严格经济合同的执行控制

经济合同的执行环节分为合同履行、合同结算、合同变更等。严格根据已经签订的合同开展业务工作，杜绝先执行后补签合同的不规范行为，按照合同条款履行合同责任与义务，必要时安排第三方审计进行跟踪管理，涉及资产采购的及时办理验收入库，接受服务的严格履行考核评价，严格履行实物验收或服务验收手续。及时规范办理合同结算业务，达到合同付款条件的要及时履行合同支付手续，满足合同收款要求的要及时催收相应款项，涉及履约保证金或质保金条款的要切实保证相应条款得以执行。合同业务执行过程中涉及超合同范围、超合同金额或超合同履行期限的，严格按原合同签订流程及时办理合同变更手续。

4.规范经济合同归档管理

经济合同的档案管理需要实行归口，统一部门落实合同档案管理，合同档案管理部门需对各类合同按类别分别建立台账，分类有序编号，完整记录合同项目名称、合同签订时间、合同重要条款、履行情况以及有无变更等信息，一方面有利于梳理全院合同情况，另一方面也便于事后监督检查。规范合同借阅流转的审批手续，做到随借随还。签订合同保密承诺，落实单位合同重要信息的保密工作。

结语

在公立医院全面推进落实内部控制建设进程中，经济合同管理作为公立医院内部控制管理的一大业务范围，是医院经济事项收支的重要依据，面对现有公立医院经济合同管理问题，将经济合同业务作为管理主体，从内部控制五要素理论体系和合同业务全流程周期两个层次出发，分别提出如何规范医院经济合同业务管理，明确医院的主体管理职责，从而为提升医院经济合同业务管理水平提供一定的指导意义。