网上报账模式的风险及防控措施研究

陈燕诗

摘要：如今信息化时代下，全面推行网上报账成为一种主流趋势，其通过让“信息多跑路、人员少跑腿”的方式，创造性地实现了“投递式”报账，极大简化了财务报账流程、提升了财务信息化服务水平及效能。但是，利与弊相伴而生，网上报账也存在报单质量、电子批签、审批等方面的风险性，而为趋利避害，文章将结合网上报账模式的特征，从多维解析其存在的风险问题，并阐释引发网上报账风险的根本原因，并据此给出针对性的风险防控建议，以为网上报账模式的应用与推广提供基础支撑。

关键词：网上报账；信息熵理论；风险分析；风险控制

网上报账模式是目前各行各业热议的焦点问题之一，也是现代财务管理顺应网络化、信息化发展趋势而面临的一种决策选择，其转变了传统报账方式流程复杂、低效及时空局限性，具有多重应用优势。从发展初衷看，推行网上报账模式是为拓展财务报账路径、优化报账流程、提升保障服务效能的一种重要举措，然而，网上报账模式的实施并非易事，其关联网报单据、投递程序、电子签批系统等各方面内容，需要多维要素的支撑才能有序运行，而在运行过程中因为报账流程缺失规范、网报单据标准不一、电子签批及单据物流系统建设滞后等带来了诸多不确定因素，也即网上报账在发挥既定优势的同时，也存在一定的风险性，这些风险的存在不可避免地抑制了报账效率及安全性，亟待优化与改善。为此，网上报账风险分析与控制成为当下研究的重要课题，而如何顺应要求，把控网上保障模式高效性、实用性及灵活性等优势的前提下，有效辨识、减控风险成为重中之重。

一、网上报账模式的特征分析

网上报账模式是网络时代下财务报账方式的一种创新形式，目前，随着计算机网络技术的应用推广，人们的支付报账需求正在发生根本性的转变，以往的纸质化保障方式效率低、流程多、时空限制大，已然无法适应现实需求，由此，网上报账模式凭借计算机强大的信息存读取功能，有效整改了财务报账的载体、内容及形式，形成了一套基于Internet的财务报账流程。网上报账模式突破了传统纸质报账方式时空地域的限制，报账人可以随时随地通过网络申领提交财务报账申请，并通过网络形式传输给不同的批签部门和领导，尤其通过数字签名进行网络化审批，待全部审签、核验无误后，即可自动生成记账凭证，通过网络形式便可完成报销支付，该种报账模式具有高效、灵活、便捷及安全性等优势，不仅简化了财务报账流程、提升了报账效率及服务水平，而且，其能够便捷报账信息的追踪查询、优化了财务报账的透明性，从根本上推动了财务信息化发展。具体的特征有以下几点。

（一）提质增效，优化报账流程

网上报账模式以人、财、物的集中管控为根本引领，其报账申请、单据填报、核验审批、财务处理及报销发放等功能集于一体，一切报销填报、审批等所有事项均在网络上进行，其能够最大限度提升财务报销的效率、降低成本。网上报账模式下企业无需单设繁杂的报销管理机构及管理员，员工只需在线登录网报系统，录入发票信息、填报报销信息后，经过网络审批、财务审核、报表分析即可完成整个报销流程，该模式打通了报销管理工作的全流程，让整个报销过程实现网络化、数字化、移动化操作，这些均将极大提升财务报销效率。

（二）柔性配置，契合报账需求

目前，随着企业的深化变革，其正由复杂的金字塔结构向扁平化迈进，财务管理作为关键一环理应在报账流程上及时作出调整，以往的报账模式耗时耗力、灵活性差，无力支撑现代报账需求变化。而网上报账最大的特征就是突破时空局限，让报销可以随时随地进行，该柔性化配置特性契合高效高质的报账需求，更加凸显财务报销管理工作的拓展性，凡是与报销流程相关的事项均可以在网络上完成，基于移动手机、电脑，遵照预设的保障审批流程及规则即可以完成报销工作的无缝对接，而且，可以全程跟踪记录每个报账流程、信息，让财务报账更为清晰透明及个性化。

二、网上报账模式的风险问题

网上报账作为一种全新的财务报销方式，其利用计算机网络、信息化处理技术，基于报销单据的网络化传递、审批、核验来完成整个报账流程，整个过程虽然快捷、安全，但是，因为关联的因素众多，且缺失统一、标准的规范约束，使其面临的诸多风险问题，具体有以下几点。

（一）网报单据质量失范

网报单据是否合理、规范直接影响网上报账方式实施的效率及效能，单据填报是个“技术活”，一旦填写不好、不规范，就很难顺利完成报销。然而，网上报账作为一种新型的财务报销模式，其单据填写内容、标准及方式均不同于传统纸质模式，现有法规体制也并未有明确的规定，缺失全面、统一的规范，多数由企业根据自身需求制定；而此時，要求报账人员在短时间内全面、精准地熟知网报单据报销各项规定，显然不可能，由此，因单据标注不准确、票据未写明起讫地点、票据凭证不合规及粘贴不齐等单据质量失范问题，造成的单据重复退回、修正情况频现，据数据统计，网报单据质量失范占比已经达到了10%～40%，这不仅影响了网上报账的效率、极大提升了沟通成本，而且容易引发报账人员与财务的矛盾冲突，不利于网上报账模式的有序推行。

（二）网上审批功能缺失

健全、完善的网上审批功能是助推网上报账模式有序推进的基础保障，网上报账模式是基于Internet的财务报账流程，也即拟报销人员可通过财务信息化系统或平台填报网报单据，附上完整、规范的报销审批材料，通过网络形式传递给各审批负责人逐一签字，便可通过银行转账模式完成财务报销。但是，目前，虽然网报单据申请、填写及传递均已经实现网络化，而多数的审批签字却仍采用纸质化方式，且需所有审批人签字后才能送至财务处进行报销，有些报销金额较大，审批部门及手续较多，一旦哪个环节审批人因故无法及时签字，将造成整个网上报账程序的停滞。而且，因审批签字是网上报账流程中的最关键一环，因电子批签系统建设滞后，采用纸质化审批耗时，报账人会不自主将等待审批签字的全部时间计入整个报账周期，加之后续网报单据、签字投递、资料审核查验等时间，会降低网上报账的效率、增加报账人的不良体验感，且因为非面对面的核对查验，会提升沟通成本、延误报账时效，极大地影响网上报账模式的实施发展。与此同时，即便存在电子批签系统，因未建构或启动数字签名的保密机制，各报销审批人的签名也可能被代签或冒签，此时，财务人员无法核验数字签名的真伪，将造成报销经费误发的风险问题。

（三）网报信息追溯困难

网上报账将传统纸质的单据、资料、审签等程序迁移至网络之上，创造性实现了“投递式”报账，依照该报账流程，各报账信息均应该设置专属的投递管理系统，报账人或财务报账管理人员均可进入系统查询报账进程、金额及结果。但是，实际网报信息投递过程中，因为系统建设滞后、故障问题，部分网报信息并未纳入投递管理系统之中，此时，报账人或财务人员无法实时追踪网报信息，不能了解网上报账单据已经传递至哪个审批、核签部门，在报账流程中哪个环节、遭遇什么样的问题，以便及时更正、采取补救措施，这让部分网上报账信息游离于系统之外，因为信息流动不畅或失范问题暂无法处理，可能导致网上报账流程受阻、退单等风险问题。而且，当下网上报销系统仅适用于单据、审签的传递，并未配设网报信息检索、查询、跟踪等动态管理功能，若系统出现异常或网报信息管理人员缺勤，则报账人员无法第一时间获取网报进程，影响报销流程的有效进行。

（四）网上报账服务滞后

网上报账之所以风靡、备受推广，很大程度上源于其高效率、便捷服务质量及水平，但是，纵观现状，因为网上报账业务的持续推进，报账人可以随时随地24小时在线申领并投递网报单据，如此，势必增加网上报账管理人员的工作量，使报销业务量急速攀升，由可控转变为不可控，无限量激增，带来身心上的极大压力。而要在短时效内高精准地完成网上报账全流程，需要投入更多的工作时间和精力，高压高强度的工作状态下报账管理人员不可避免产生焦虑、急躁的负面情绪，而且，为完成刚性的绩效考核目标，会频现“重数量、轻质量”的偏激做法，在工作态度、效率上出现懈怠、应付的问题，进而给报账人带来“话难听、脸难看、事难办”的体验，从根本上背离了网上报账模式发展的初衷，带来“低质、低效”的服务风险。

三、网上报账风险的原因分析

网上报账模式的构建与推行是一项复杂的工程，其利弊相伴而生，网络化、数字化报销流程虽有助于提升报销效率、降低报销成本、简化报销管理工作，但是，存在的风险也较多，而深究其原因在于网报理念及配套发展滞后。

（一）理念滞后，缺失网上报账的顶层设计

网上报账模式的推行并非易事，首要的任务就是从理念上充分认知其优势及弊端，从而展开针对性设计。而目前，问题的关键就是多数企业缺乏对网上报账模式的充分认知，源于对于利弊性的错误认知，存在或盲从的“羊群效应”或抵制的“负面效应”，如此，势必会影响网上报账模式的顶层设计，一些企业罔顾自身财务管理现状，在未充分了解网上报账特征、系统操作方法、审批规程等内容的前提下，一味照搬他人的网报管理制度、审批流程、单据格式，固化网报模式，缺失柔性化、个性化的管理配置，影响网上报账的实用性；而另一些企业则未充分认知目前财务信息化建设的大趋势，在网上报销模式的构建及推行上尚未形成自觉性，且未贯穿至企业财务变革的目标、战略的制定及组织结构、人力资源配置的全过程中，最终无法适应报销管理工作信息化、数字化发展的要求，仍然秉承传统报销模式，影响报账单据填写、审批、预算控制的效率，从根本上抑制报销管理工作的优化。

（二）配套不足，无力支撑网上报账的顺利推行

网上报账模式需要人、财、物等多维支撑，才能得以有效推行，但是，在网上报账系统整体设计中不能根据财务管理需求及流程，采用数字加密、信息化技术建构一体化的平台，来对报销业务员、单据填报、审批格式、报销额度控制、系统升级等模块功能进行统一配设及使用，以规范网上报账系统操作及使用规程，且未将网上报账管理制度、内容及方法内嵌于系统之中，未能实现财务报账单据规范化、審批流程数字化、传递自动化建设目标。同时，源于传统报账模式的束缚，财务报销管理人员的思维及行为方式被固化，无法自主、自觉跟随网上报账模式的新要求，不能以电子报账单为载体，将财务报销预算、费用申请、审批、报销分析等进行一体化的数字关联，以在网上报账过程中严格规范各项费用的报销额度，无法对费用报销做到“支出有据、心中有数”，实现对网上保障模式多维、精细化的管理，从而通过网上报账模式实时反馈真实的报账信息，为财务报销管理提供信息决策支撑。

四、网上报账风险的防控措施

（一）规范网报单据的填报

为规范网上报账单据的填报规范，缓解单据失范引发的报账难风险，各企业可根据需求制定网报单据填写、粘贴、打印等的规范要求，且需结合财政部、国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）的要求，网报单据需保存电子凭证，并以纸质打印件作为报销入账归档的依据，也即网上保障过程中需在网报系统中录入电子发票信息，并仔细核对单据信息，在单个发票超出10000元，则应登录国家税务总局全国增值税发票查验平台进行核验，并打印查询信息粘贴在单据上一并上传系统。同时，为简化单据填报流程，可制作“网报单据”模板，设置单据报销限额、范围，若超出规定，系统会自动发出预警或提示，且可在单据填报界面以信息滚动的形式提示网报单据填报事项，以规避错填、退回风险；同时，为普及网报单据填写规范，可建构微信公众平台，细化网报单据填报规定、通知及公告，并可在线提问、答疑，以实现就网报单据问题的快速沟通，如此，不仅可以提升网上报账的效率，而且，可以有效存储、查询网报单据信息，实现有效追溯。

（二）推进网报系统的建设

网报系统建设是否完善、应用性能如何直接影响着网上报账的效率及水平，为进一步节省电子批签的时间，可利用现代计算机信息技术，建立健全一体化网报系统，设置“网上审签核验”功能模块，让报账人通过该模块可以上传网报单据图片、进行电子批签、审批结果及退回原因查询，以促成网报单据审批程序电子化和信息传递自动化，并以电子报账单为载体，将单据凭证、资料审批、管理、核算等有效串联，以实现网上报账的全面信息化和自动化。同时，为解决多重电子批签的逐一签名情况下，审批负责人因故不能进行签字的风险，可开启数字签名形式，让审签人可以在任何时间、地域通过移动终端在线进行审核签字，以提升多重审签的效率，并可配设统一身份认证的CA证书等技术，用以实现动态审批，从而解决线下多重审批环节低效的问题。

（三）优化网报服务的质量

网上报账业务量的迅速激增，凸显了服务供给的不足，为进一步提升网上保障服务质量，首要任务就是扩充财务管理人员、提升其工作效率，需根据网上报账流程细化岗位，设置单据初审、投递咨询、单据批签、资料核验、资金发放等各类岗位，明确各岗位的职责及奖惩机制，合理设置绩效考核指标，融合网报业务数量及服务质量双重标准，来约束网报财务人员的工作。同时，需强化培训与交流，综合利用“互联网+”技术开发网报应用程序或微信小程序，设置“专题培训”模塊，自主向财务人员推送网上保障流程、报账指南，让其随时随地学习网报知识，并定期或不定期开展网报法规、政策、沟通技巧、服务等业务知识的专项培训，组织不同单位的财务人员进行互动学习，引入外来的先进网报管理经验、组织架构、制度，以扬长避短，汲取经验、补足自身短板，实现网报服务质量的多重优化。

五、结语

网上报账有效解决了财务报销“慢、难”的问题，是驱动财务报销高效、优质发展的重要引擎，但是风险是阻碍其深化发展的关键要素，由于缺失对风险的有效分析与控制，造成了网上报账模式发展中普遍存在观望的态度。为此，准确识别网上报账风险问题，并给予针对性的防控是有效规避风险“雷区”、发挥其应有效能的基础前提，上述研究着眼于网上报账风险的实际情况，深度挖掘其全流程中面临的各类风险，并针对风险类型及危害性，采取行之有效的防控措施，对于引领网上报账模式走出发展“困境”、实现长期可持续性发展至关重要。

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（作者单位：广东惠州天然气发电有限公司）