高校财务会计档案管理的内控制度建设探究

赖丽莲

一、引言

为了确保高校在经济活动中能遵纪守法，资产能够有效使用，使其资源在配置和使用上能达到最大化的效益，避免财务出现弄虚作假、腐败舞弊等现象，对于高校的内部控制建设，国家上级主管部门提出了新的要求，并进行了明确：高校应积极参与到内部控制建设上来，会计档案的内控建设是高校内部控制建设的重要组成部分。会计档案真实、详细记录着高校的每一笔经济业务，它可以为高校的财务管理指明正确的方向。财务工作中，会计档案管理工作非常关键，但在实际工作中，这个工作受重视的程度很低。作为内控建设的一部分内容，档案管理工作还存在着一些问题，需要高校在工作中把这些问题解决，使会计档案管理的工作效能不断提升。

二、高校财务会计档案管理对内部控制的重要性

首先，随着内部控制工作的开展，会计档案随之生成。高校财务涉及的预算管理、财务事件各时期的审批、核算和决算等经济活动都以文字图片形式真实的保存在财务会计档案之中，针对现行经济活动全方面启动控制计划，这就要求其所登记在册的保存价值高的图表和文字等不同方式的会计档案具有真实性，以保证所有会计资料的客观准确。

其次，内部控制的原则在高校财务会计档案管理工作中得到充分反映。高校响应教育部的号召，重视并积极参与内部控制建设，将全面、重要、制衡和适应性原则贯彻实施于内部控制的整个过程。全面控制现行业务活动，从活动的决策、执行到监督，对其可能发生的重大风险进行预判。在互联网技术不断更新的当下，高校的财务会计档案存档内容、管理方式、存档方式等都发生了变化，这就是内部控制适应性的客观反映。

最后，高校财务会计档案管理应尝试引入内部控制方法。关于财务会计控制，内部控制指南有明确规定，应使会计机构健全完善化，其职责和权限应清晰明确，会计工作岗位应设置合理合法，结合学校实际建立内部会计管理制度，制定会计工作的基础规范，明确会计管理要求，加强并重视对会计档案的管理，记录、收集、整理归类学校产生各项经济业务，并最后归档，使会计业务的处理流程进一步优化和完善，促进会计系统控制功能有效发挥作用。

三、当前高校财务会计档案管理的现状

（一）部分管理人员的高校财务会计档案管理意识淡薄

高校的财务部门是高校的核心部门之一，具有非常重要的地位。从现实的工作中看，财务相关工作被高校财务人员列为重中之重，投入大量精力，却对会计档案管理工作不屑一顾。具体表现在以下几个方面：

1.档案管理人员配备不足，未设置专职人员管理。许多高校的财务会计档案管理工作都是由会计人员兼职的，没有单独设置会计档案管理这个岗位。由于会计人员平时工作量大，无法投入更多的精力和时间，对会计档案进行精细化的管理，有时就会让出纳人员或收费人员进行会计凭证的装订，这就违反出纳人员不得兼管会计档案的规定，无法确保会计档案的完整性、准确性和安全性。

2.平时收到的上级文件没有及时上交学院档案管理部门。部门在收到上级文件的正确处理流程为：文件接收部门先将文件交给院办公室，由院办公室进行收文和发文管理，文件原件由学院的档案部门保管。院办公室会给出意见，通过电子流程转交给院领导办理，院领导会根据文件相关内容，给出由哪个部门办理的具体批示，最后由主办部门将文件执行情况反馈给院办公室。由于财务会计档案管理人员没有进行过专业的档案管理培训，再加上各部门之间的沟通也不到位，平时收到的上级文件都放在自己的办公室，没有在规定的时间内上交到学院办公室，导致学院档案管理部门不知道有这份文件的存在，所以在档案系统中无法查找到此份文件。

3.不能及时移交会计档案。会计档案如果产生于当年，依照会计档案管理办法，应暂时保管在财务部门那里，期限是一年，超过这个保管期限，再由财务部门进行移交，由单位档案管理部门接管。但在现实工作中，产生了三、四年的会计档案都还在财务部门放着。由于会计工作人员的业务范围广，无法及时对这些需要归档的会计凭证进行整理、装订、归档，就会延迟会计档案的移交，存在积压、延时等不良现象，这也不利于会计档案管理工作的开展，也无法保障积压档案的安全性，容易造成档案的遗失。

（二）高校会计档案管理制度有待完善，或没有落到实处

通常情况下，高校的会计档案都会授权给专业的档案部门，由其全权负责管理。会计档案管理是一个专业性强的岗位，对其管理人员的要求高，而高校档案管理部门的管理人员往往不具备财务管理这方面的知识，所以对移交的会计档案并没有对其进行真正的管理，仅仅是提供场所进行“保存”而不是“保”、“管”。由于大部分高校都没有根据自己的实际情况，结合学校的发展规划，量身订制一套适合自己的会计档案管理办法，财务人员一般是用通用的会计档案管理法来“保管”会计档案，由于制度缺乏或不完善，问题频出。

调阅会计档案也存在很多不足。学校财务部门虽有公示具体的操作流程：业务部门提出申请、相关领导审批、登记签字、借阅或复印、归还及查验等步骤。但在会计档案实际调阅中，并不是所有会计档案借阅部门都有提出申请。有的业务部门没有提出相关档案借、调阅的申请，也没有履行签字流程，直接过来财务就借阅，会计档案的安全性得不到保障。

（三）高校会计档案存档内容的新增和存档方式的变更

电子信息发展崛起，会计档案的存档内容也不再是单一的纸质档案，还包括在计算机、财务系统、网络等各种智能设备中生成的电子档案及基于各类存储介质的会计档案。受会计核算升级作用，会计档案的存档内容也日益丰富。在不久的将来，会计档案会发展为电子会计档案和传统会计档案共存的形势。

保管纸质会计档案，唯一的硬性条件就是一个封闭的空间，做到防火、不丢失、防盗就可以了。而依赖于介质存档的电子档案，对存档介质的保管提出了更高的要求。它受存放的光线、温度、环境、湿度等方面的作用。对于电子档案还要对它进行备份和定期检查，还要保护电子档案载体，以保证电子档案的安全性。

（四）高校会计档案管理方式落后

现在高校的业务范围不断拓展，也越来越复杂，经营项目日益增多，会计档案和原始凭证的数量也一路攀升。现在上级部门经常对科研经费的使用、财政拨款项目的资金使用情况、基建项目资金的使用是否合理等进行专项突击检查，就需要对各种项目明细账和会计凭证核对，需要花时间把相关的纸质凭证资料进行复印供其检查。纸质材料经过多次的翻阅后，很容易破损，不利于会计档案的保存，无形中还增添了会计档案管理工作人员的工作量。

基于此，高校应对会计档案的管理方式进行变革，在现有的管理方式的基础上，应对会计档案的信息化建设加大资金投入，购置或开发一套专业的会计档案管理软件。将电子档案和纸质档案同步利用，取长补短，充分发挥电子档案的优势。使会计档案的整理和查阅，变得更全面、高效、便捷，促进管理财务会计档案效能不断提升。

（五）高校会计档案管理人员的管理水平有待提升

由于原始凭证日常监管不够到位，原始凭证在粘贴、装订时没有符合规定。许多人在报销时，都是采用固体胶对原始凭证进行粘贴，由于粘贴没有统一的标准，大多数粘贴的很随意，会产生票据粘贴堆积、粘贴不牢的现象。这就导致单据上的重要内容无法直接全部展现出来，也容易造成原始单据的丢失，影响档案的完整性。这就要求会计档案管理人员在日常的单据收集中对其进行规范化的管理。

近年来，信息技术的不断发展，伴随着互联网的崛起，国家也大力推行电子票据，会计档案管理也逐步向信息化方向发展，这就要求会计档案管理人员能自如的应用互联网时代的信息技术，又要具备扎实的档案管理技能。

四、如何建设高校财务会计档案管理的内控制度

（一）明确内控建设在会计档案管理中的重要性

高校要全面认知内部控制工作的必要性和意义所在，它贯彻于会计档案管理全过程。高校财务会计档案管理的内控制度建设要先从管理人员的意识入手，明确岗位职责和工作内容，制定健全的会计档案管理制度，把档案管理的内控建设当作日常化工作来做，对会计档案管理的内部控制工作进一步加强，在管理各项档案时有制度加以规范和指导，从而使工作有理有序。高校应从学校实际出发，以最新会计档案管理办法为依据，量身打造一套符合自身管理需求的会计档案管理办法。高校的会计档案管理办法行之有效，才能真正提高会计档案管理工作的管理水平和效能。

（二）将财务会计档案管理工作制度落到实处

高校财务会计档案管理办法既能规范财务会计档案管理人员的日常行为，又能起到指导作用，保证财务会计档案管理工作的标准化、规范化，提高会计档案管理的效率，使会计档案管理形成一个科学、高效、快捷的工作流。比如：对于收到的上级文件，按学院规定的流程办理，及时移交学院的办公室进行收文、发文管理，相关经办部门再通过系统对文件进行下载进行后续的工作；对于会计档案的移交，要在规定的时间内移交给单位档案管理机构保管，避免造成会计档案的积压，也可以有效的防止会计档案的丢失。

（三）会计档案管理采取专人专管模式

高校会计档案管理对专业性要求颇高，高校领导及财务的主管人员要重视会计档案的管理，应单独设置会计档案管理这个岗位，配备专业人才，由专人专管会计档案，也即由具体人员负责管理任务，有利于定岗定责，追根溯源。其具体过程为：第一，会计人员收集整理各部门原始凭证；第二，会计档案管理人员对会计人员移交过来的原始凭证中的原始数据进行查验；第三，保留符合要求的原始数据，装订后登记入册，最后归档。在专人管理会计档案工作进行中，还要根据学院的会计档案管理办法，来约束会计档案管理人员的行为，说明会计档案管理人员的工作要求及职责所在，明确其工作责任、义务和权利。

（四）遵循内部控制原则规范化管理会计档案

管理会计档案应在遵循内部控制原则的基础上进行，是管理规范化、日常化。特别是在会计档案的保管和调阅上，切实落实保管和调阅会计档案制度，办事做到有章可循，行必规范，行必果。调阅会计档案的同时应明确登记，要做好调阅登记，严格按照调阅制度流程，先由业务部门提出申请，业务部门负责人签字同意，财务部门负责人负责受理审批，经过会计档案管理人登记签字后才能借阅或复印，而借阅或复印只能在档案室内进行。如遇到一定需要外借的，需履行相关的手续并约定好归还时间，归还时档案管理人要对其进行查验，确保档案是否完整无缺。无法在规定时间内完成借阅的，需补办相关的续借手续。同时，定期整理和清点相关会计档案应作为常规工作，成为会计档案管理人员应尽的职责。

要及时对到期档案进行鉴定销毁。会计档案管理办法中明确指出，对于会计档案的销毁，会计档案保管人、会计部门负责人、学院档案管理机构负责人和单位负责人都要在会计档案销毁清册上签字。档案销毁工作由学院档案管理机构组织，会计部门派人共同参加档案销毁。

监销人应对要销毁的资料进行清点和核对，在销毁后还要在销毁清册上签名。只有严格按照相关的规章制度办事，才能对会计档案起到保障作用。

（五）提升会计档案管理人员专业技能及业务水平

高校财务会计档案工作不容有一丝错误的存在，严谨性颇高，这就要求会计档案管理人员应具备高水平的业务能力。在今后，财务会计档案管理工作会逐步向智能化、“互联网+”方向转型升级。这就要求会计档案管理人员既要懂得应用互联网信息技术，又要具备扎实的档案管理技能。所以，学院要重视会计档案管理人员的培训，加强职业道德教育，以年为单位组织会计档案管理人员进行相关专业的培训，提升会计档案管理人员的业务知识和视野。也可以到兄弟单位进行交流学习，强化内部控制，增强风险防范能力。长此以往，会计档案管理人员的综合素质将会有所提高，促使他们的业务能力和专业技能同步进步。

（六）改革财务会计档案管理模式

现在大多数高校虽有采用办公软件进行做账，但缺少专业的档案管理软件，就无法建立电子档案。财务会计档案今后会以信息化管理模式为主导。在“互联网+”的时代背景下，信息的共享化，电子档案的广泛使用，传统的会计档案管理已无法满足现代的工作管理需求，为了适应时代发展趋势，使会计档案管理走上信息化道路，这就要求会计档案管理进行改革，创新其管理模式，才能推动学院会计档案朝信息化以及规范化的方向发展与转变。

（七）建立内部控制监督队伍

设立专门的内部控制监督队伍对高校而言势在必行。队伍的架构可由各系、部抽派出一名业务能力强的老师组成，由学校的纪检部门牵头，同时应定期对学校内部控制是否足够完善、足够有效等等风险进行评估，出具评估报告。根据学校的实际情况将监督检查的范围、频率和方法举措制定出来，重点的部门、业务及经济事项应作为常规监督检查内容，定期或不定期的进行突击检查，全面监督检查原则上一年不能少于一次。这样可以及时发现各系部在内部控制中存在的问题，收集其反馈的问题，并将这些问题及时上报给学校领导，并提出具体的整改意见，还要监督、落实各系部是否按照要求整改，是否全部落实到位，从而保障内部控制体系的完善和有效，将其重要效能发挥出来，推动学校健康长远地发展。

五、结语

高校可以利用会计档案核验其会计部门有没有对各项规章制度遵守、会计行为是否得当、有没有违法乱纪等现象存在。基于内部控制制度之上，高校要对会计档案管理加大力度，在工作中认真贯彻执行会计档案管理制度，经常组织会计档案管理人员进行业务专业培训，拓宽其视野，提高会计档案管理人员的管理水平和综合素质，并以内部控制规范为准绳来加强会计档案的管理工作，以提高会计档案的管理效率和质量，将有利于推动高校的高效率管理。