自助支付模式下住院结算财务内控管理对策

刘亚娜

近年来，为提高患者就医感受和体验，让更多的患者能分享到更加优质的医疗服务，借助“互联网+”和信息化技术进行智慧医院建设已成为提升患者满意度与医院竞争力的重要举措。目前，各医院门诊自助挂号付费功能已相继实现，对优化门诊就诊流程发挥了重要作用。住院流程同样是医院提升服务质量的关键点，特别是其中的住院结算更是一项多任务、多环节、需多部门协同完成的复杂工作，直接地影响患者的就医体验。开展住院自助支付结算服务由于涉及住院预存交款、退款、中途结算押金转存、出院结算退款等资金交易环节，过程复杂、金额较大，存在较高财务风险。目前很多医院在开展智慧服务过程中，对自助支付模式下的住院结算业务存在的财务风险缺乏深入研究，还没有较为完善的内控管理体系。本研究基于智慧医院建设背景下，通过梳理自助支付模式下住院缴费和结算退费环节的关键点，分析存在的财务风险，从财务内控的视角提出管理对策，防患于未然，以确保医院资金安全，促进智慧医院建设的深入推进。

一、住院自助支付功能及结算内控管理设计概述

在智慧医院建设中，住院自助服务系统是在整合HIS系统和医疗资源的基础上，引进多家银行参与，由多家软件公司联合开发完成的。功能设计从患者角度出发,让患者少跑腿、数据多跑路,增加患者缴费的选择性和便利性，提高患者就医感受和体验。

（一）住院自助支付功能的多样化设计

住院自助支付是相对传统的人工窗口支付而言，住院患者可通过选择自助机或手机等操作载体自助完成住院预交金支付。医院通过程序设计和开发，提供了现金、银行卡、微信、支付宝等多渠道支付功能，极大地增加了患者住院支付的选择性和便利性。

1.自助机支付功能。医院在住院自助服务区配备了多功能自助机。患者办理入院登记后，交款人通过自助机可方便快捷的完成住院预交金支付操作。自助机无需注册登记，凭借识读患者医保卡或身份证来自动获取患者住院基本信息，选择“住院预交金缴费”功能模块，按照操作引导即可方便快捷的完成住院预交金缴费操作。自助机缴费支持选择支付宝、微信、银联卡等非现金支付方式，支付成功后，交易记录自动记入患者账户，然后患者凭借自助机打印的“住院预交金缴费凭证”作为支付依据。

2.手机线上支付功能。为使患者的就医体验更加便捷，医院借助第三方平台设计开通了手机线上住院缴费支付功能，使用者通过手机进入支付宝公众号、微信公众号、APP客户端等第三方平台，登录注册后绑定患者个人信息，同一注册者可同时绑定两名就诊人，选择进入“我的住院”模块就可以完成住院预交金缴费操作，且同时可选择银联卡、微信、支付宝等目前流行的的支付方式。支付成功后，交款人将会收到客户端和第三方平台同时推送的缴费成功信息，并可以此作为患者缴费凭据，同时缴费记录也将同步写入医院住院结算系统患者账户。患者及家属不出病房或在家中就可以轻松完成预交金缴费，避免家属奔波往返，减少窗口排队等候时间，特别是在新冠肺炎疫情期间，对来院人员实现了有效分流，为无陪伴探视、避免人员聚集等疫情防控措施的实施提供了有力支撑。

（二）住院费用明细查询打印功能设计

患者可以通过手机进入微信、支付宝及APP等客户端方便的查询到当日或多日住院费用明细，也可通过自助机随时随地的打印住院费用清单，以满足患者工作单位、商业保险等二次报销的需求，既让患者对住院收费心明眼亮，又能对医疗行为起到监督的作用，有效规避医护人员因工作失误导致记错费而产生的医患矛盾。

（三）结算退费规则设计

住院退费包括两种情况，一是患者住院缴费后未发生住院费用退费，无需结算只需退还预交金，医院采取原渠道退回的方式办理。二是针对患者存在多次缴费，涉及多种支付方式的情况，办理出院结算退费业务时，医院设计了“先交先用、后交先退、原渠道退回”的住院结算退费规则。即患者出院结算时，对患者住院账户结算余款医院将根据患者缴纳住院预交金的时间顺序逆序按原支付渠道退回到患者支付账户。

二、自助支付模式下住院结算存在的财务风险分析

住院结算业务不同于门诊收费结算的单一性，它具有资金往来交易数额较大、同一患者存在多次交易且涉及多种交易方式的特性。现阶段，自助支付方式已经在很多医院开展并大力推广，由于住院结算的特殊性，不可避免地会给医院财务工作带来一些新的问题，从而产生财务风险。

（一）结算风险

1.现金风险。随着微信、支付宝等移动支付方式在公众生活中的普及应用，现金已不再是人们外出的必备品,越来越多的人会选择自助支付、移动支付等非现金缴费方式。人工窗口收费业务中与现金相关的长短款、假币等风险的发生频率和严重程度均有所下降。据不完全统计，医院现阶段住院病人预交金现金支付额度占比不足20%，POS、微信、支付宝等非现金支付额度占比已高达80%以上，这种情况下如出院结算退款依然采用传统的现金方式，一是“收少付多”必将导致医院现金流严重短缺，每日需大量提现，为资金安全埋下风险隐患。二是有可能存在套现情况，具有一定的社会金融风险。

2.退费风险。自助支付的广泛应用使住院预交金由传统单一的现金支付逐渐被银行卡、微信、支付宝、自助机等便捷支付方式所替代，丰富多样的自助支付模式让患者感受到便利的同时，也为住院结算带来了更多的风险隐患。住院患者费用结算采用的是预付方式，不同于其他行业领域单一的“先付后退”模式，大多患者住院期间预交金的缴纳具有多人多次、多种支付方式交易的特性。如果出院结算退款时不考虑支付方式、交款顺序等因素，采取单一支付方式退款，那么应该选择哪一种支付方式和退给谁，将成为困扰医院的一道难题，为医院带来极大的风险和隐患。

（二）对账风险

自助支付模式下的医院收付费不再是医院与患者双方的直接交易，而是引入了银行、第三方交易平台等多家机构参与其中。不同的交易模式所带来的对账方式不同,如银行卡交易需要银联提供对账服务；微信、支付宝支付交易需要第三方交易平台提供对账服务。住院缴费结算业务受支付方式多元化、付费渠道多样化、交易频次激增等因素影响，导致资金归集环节增加，数据交换频次高，信息核对量大，容易出现交易平台数据与医院HIS系统数据不一致的问题。或是平台未按约定时间将资金汇入医院账户，或是平台未按约定时间将资金退回患者账户，这都会增大医院财务管理风险。因此，随着医院智能化支付结算的深入推进，非现金支付结算交易在总业务量中的占比呈迅猛增长趋势，传统人工收付的现金风险已逐渐转换为非现金结算的对账风险，自助支付方式下医院住院结算对账工作也变得更为重要。

（三）单边账风险

单边账是指交易完成后，交易平台和用户之间只有一方的账面发生变化，我们称之为单边账。医院自助支付交易是四方交易，即交款人、医院、第三方平台（或银联）、银行。在医院进行自助缴费或者结算退款的过程中，形成单边账的情况主要有两种，一是由于数据传输不稳定、网络中断等原因，造成患者微信、支付宝账户、银联卡已扣款，但医院HIS系统未收到扣款通知，形成“单边账”；二是由于微信、支付宝账户余额不足，造成医院HIS系统已退款，医院微信、支付宝账户未退款，形成“单边账”。最终导致银行、第三方交易平台数据等与医院交易金额不符，从而产生单边账风险。由于住院自助支付的预交金数额较大，不同支付方式涉及多家银行，各银行清算渠道不一，因此住院自助支付发生单边帐的风险更大，影响将更为严重，问题处理解决也更为复杂和困难。

（四）报表稽核设计

由于自助支付模式涉及住院缴费、结算退费全业务流程，为保证收入核算的准确性和及时性，便于财务核算和统计，相应的报表需要进行重新设计。

三、自助支付模式下住院结算的财务内控管理对策

为了加强对自助支付模式下住院结算的风险控制，医院必须将分级授权、流程管理、关键点控制等内控思想嵌入到新的流程管理之中，实现对重要风险点和管理漏洞的监督、评价与防控。我们借助信息技术的支持，充分发挥财务内控管理职能，针对再造后新流程中存在的风险点，通过信息平台开发对账工具，实现对账控制；利用分级授权实现报表控制；通过配置不相容岗位，实现岗位控制等财务内控措施，降低财务风险，在新流程的推进过程中确保财务资金安全。

（一）结算退费管理方面

在HIS系统中，住院结算退费本身就是一个比较复杂的处理模块，而多种支付方式下涉及多家银行清算的住院退费处理模块就更为复杂，为规避结算风险，保障患者和医院资金的安全，在自助支付模式下设定合理的住院结算退费规则就显得尤为重要。由于自助机功能及HIS系统的限制，住院结算退费仍需通过人工窗口操作完成。患者结算完成后，退款将由系统定时发送，按照“先交先用、后交先退、原渠道退回”的住院结算退费规则自动判断选择相应支付渠道，退回到患者相应的账户中，这样既能减轻医院的现金流压力，也保证了资金收支的安全性、准确性和可追溯性。如患者注销了原支付账户，无法实现原渠道退回时，则需患者提供银行等相关证明和患者本人及代办人有效身份证件，同时代办人还需提供患者有效委托书，经审核后方可办理现金退款。

（二）对账管理方面

对账是会计的基础工作，也是财务内部控制的重要手段和方法，更是融合新业务的起点。医院在各方交易往来、财务核算中为保证数据的真实准确，必须以财务对账为抓手，优化工作流程，促进多方业务的融合，保证结果真实有效。自助支付模式下住院结算资金往来给医院资金管理带来更多的困难和风险，因此对账工作的及时性和准确性成为影响医院财务风险的关键因素。为加强医院资金风险防控，完善规范对账管理制度和流程，形成内控闭环管理机制至关重要。

由于医院HIS系统与银行系统、第三方平台业务数据生成存在时间差，且数据核对工作量巨大，很难由人工操作完成对账工作。为此，由医院信息部门、财务部门与银行三方合作开发了自助住院对账系统作为对账工具。在约定的时间内将HIS端数据和银行以及第三方清算数据分别导入相应的对账平台，平台按照不同的交易类型，逐笔进行智能化比对，自动筛选提示差异数据,同时系统将每日对账结果形成对账报告，以便及时与银行电子回单进行核对。在对账过程中，对账人员的主要职责就是对差异数据进行判断分析,核查原因，发现问题及时与HIS、银行、患者等各方沟通确认，明确责任，迅速处理。对账平台的开发应用为医院资金往来的准确性、及时性和安全性提供了有力支持，同时也有效的降低了财务人员的劳动强度，提高了工作效率和质量。

（三）“单边账”管理方面

单边账的发生给医院财务资金的管理带来风险，同时也对患者就医满意度存在着不良影响。为加强对单边账的内控管理，医院依据不相容岗位分离原则设置了自助业务对账岗和单边账退费岗，通过明确权限和职责分工，相互制约和监督的效果，实现内部牵制。如自助业务对账岗通过对账工具发现医院已退、微信未退款单边账后，以对账报告的方式提交银行出纳岗进行核对确认，银行出纳岗确认签章后交由财务单边账退费岗将“单边账”按照原渠道退回到患者微信账户。对账人员没有单边账退费操作权，财务单边账退费人员没有单边账发起审核权，银行出纳发挥审核监督作用，对账报告作为会计原始凭证入账留存。通过不相容岗位的设计，为自助支付模式下住院结算资金往来搭建起一道防护屏障，以便于能够及时发现问题，分析查找原因，确保资金往来安全。

（四）报表设计方面

首先按照新增支付方式增加了相应的统计字段。其中对《住院预交金收费员日报表》、《住院预交金汇总表》、《住院收入收费员日报表》、《冲销预交金收费员日报表》、《冲销预交金汇总表》等业务报表均进行了补充调整。再者为加强内控管理，对收费员日报表与财务汇总报表实行分级授权；收费员没有财务汇总制表权，财务核算人员没有收费员日报表制表打印权，且对明细报表和汇总报表采用不同的运算方式进行计算统计，通过信息化手段实现对表表之间数据关系的稽核和验证，便于财务核算能通过报表核对及时发现问题，保障财务数据的准确性、及时性和安全性。最后系统还根据支付渠道和方式新增了相关明细账统计报表，便于财务在对账和核算中进行核对分析。

四、结论

智慧住院是一个全新的医疗服务模式，自助支付模式下住院结算的实施，是对传统住院结算模式的挑战和突破。多途径、多方式、多银行、多账户的资金收支形式对财务资金管理提出了更高的要求，本文通过在智慧医院建设中，对自助支付模式下住院结算业务中存在的现金风险、退费风险、对账风险、单边账风险等财务风险进行深入分析，提出了相应的财务内控管理对策，从管理流程上保证了财务资金的安全性，为自助支付模式下住院结算的内控管理提供了可借鉴的经验和方法。随着互联网技术的发展，住院结算的智能化水平的进步和提升也将使我们不断面临新的风险与挑战，在新的住院结算模式下保证医院资金交易往来的安全性、及时性及准确性，将成为我们财务管理的一项重要课题，需要我们在实践中不断地进行探索，财务内控建设任重而道远。