科技期刊制式化编校自查表的设计制作及意义

2022-11-10魏学丽商素芳杨亚红魏莎莎余党会惠朝阳

学报编辑论丛 2022年1期

魏学丽，尹茶，孙岩，商素芳，杨亚红，魏莎莎，余党会，惠朝阳

(海军军医大学教研保障中心出版社《海军军医大学学报》编辑部，上海 200433)

编校质量是期刊出版工作的生命线。期刊的质量主要表现在内容和形式两个方面，而期刊内容质量又涉及选题、论文质量、编校质量等多个方面，对编辑而言提高期刊规范化编校水平是相对容易控制(提高)的一个方面，也即需要认真执行国家层面及行业层面的各类法律、法规和标准规范。但做好期刊的规范化编校也非易事。2021年上海市期刊编校质量检查情况通报显示，抽查的347种科技期刊中有11.2%的期刊编校质量不合格[1]。2005年对部分科普类期刊的编校质量抽查发现有48%(31/64)的期刊不合格，对此张泽青[2]认为是出版者重视知识含量、技术含量而忽视了加工质量与校对质量，不遵守有关法规规定导致的。张小飞等[3]梳理总结了科技期刊现行标准规范执行情况，认为我国已形成了比较完善的出版行业标准体系，但部分已发布的标准存在内容规定和示例不一致的现象，甚至存在不同标准间相互矛盾的情况。

科技期刊出版环节多，与编辑出版相关的标准规范不仅数量多，而且细节多。另外，因个体思维和理解力的差异，编辑人员在编辑加工稿件或执行相关标准时的执行程度及参照标准也存在差异。因此，在编辑加工稿件时对稿件处理程度就各有不同。但科技期刊规范要求，期刊的格式、术语等要力求统一。毕丽等[4]提出的期刊质量管理体系能很好地在出版流程上管控期刊质量，但在具体工作环节上的质量控制还有待完善。如何有效、恰当执行期刊标准，又能融合不同编辑的思维差异，将期刊质量管理体系中的规定编制成期刊个性化、统一性、简明性且可重复利用的形式，是笔者一直思索的问题。

表格又称为表，其比文字叙述形式更简明、易懂，即是一种可视化交流模式，又是一种组织整理信息的手段。鉴于表格和期刊编辑工作的特点，《海军军医大学学报》(原《第二军医大学学报》，以下简称为《学报》)编辑部利用表格把期刊出版环节中的一些细节规范和标准进行了统一化。经过实践发现，这些标准规范化制式表格对期刊编校质量的稳定和提高有促进作用，现分享如下，希望能给同行带来一些启发。

1 《学报》出版流程中的制式表介绍

在期刊出版过程中需要与作者、审稿人进行沟通，制式表格就发挥了很好的作用。制式表的内容明确，而且统一的制式表还有利于期刊管理的规范，设计好后可长期使用。含《学报》在内的大多数期刊网站中都有“相关下载”或“下载中心”等相关栏目，主要是提供期刊出版过程中经常用到的模板或制式表。其中的制式表如“稿件审稿单” “投稿稿件格式模板” “作者自校清样表单”[5]等架起了编者与作者、审稿人之间的基础沟通桥梁。除上述常用的制式表外，《学报》编辑部还总结编制了一些用于把控期刊编校质量的内部制式图表规范，如审稿流程图及审稿规范[6]、基金项目中英文表达规范[7]、印前专项审核表、期刊标准执行自查表(正在组织编制中)等。这些制式表的使用给《学报》质量的稳定和提高起到了很大的促进作用。下面简要介绍《学报》的印前专项审核表及期刊标准执行自查表。

1.1 印前专项审核表

1.1.1 编制印前专项审核表的理念

印前专项审核即送厂印刷前最后一次对主要项目的专门校核，是在完成三审三校一通读的基础上的最后把关环节。此时稿件已齐、清、定，因此印前专项审核表核查重点是期刊的构成要素及论文体例，如四封的项目要素及论文页眉地脚、图表排放等。《学报》印前专项审核表分为两大部分，一部分是简化版审核表，包括6个分表(表1四封和目录；表2页眉和首页地脚；表3文章首页、中英文摘要；表4正文；表5图与表；表6参考文献)，仅罗列主要核对项目和易错点/特殊点(图1)，目的是给核对编辑起提示作用。另一部分是细化版审核表，具体到不同栏目的字体、字号、行间距等，供编辑在必要时使用，同时该表也是给印刷厂用于排版的格式表。

图1 《海军军医大学学报》印前专项审核表示例

1.1.2 印前专项审核表的使用原则

编辑校对工作千头万绪，如果眉毛胡子一把抓就很容易出现漏网之鱼。编辑部可根据人员数量分配审核表，对照印前专项审核表进行专项审核时，宜一次只针对一项内容(如只针对页眉、只针对首页地脚)，根据审核表的提示快速查对。如果编辑部人员有限，可以采取一位编辑同时负责多表，但应坚持每一遍审核只针对一项内容的原则。《学报》编辑部的实践证明，1～2个小时即可完成1个审核表的核对，专项审核表使用后《学报》的小差错发生率明显降低。

1.2 编制期刊标准执行自查表的设想

1.2.1 编制期刊标准执行自查表的必要性

根据期刊业务范围梳理出相关的国家标准和行业规范，并组织编辑学习是保障并提高期刊质量的基本要求。笔者于 2022年7月4日在中国标准服务网(https://www.cssn.net.cn/cssn/index)上以标准组织“新闻出版”、标准状态“现行”、发布年代“全部”为检索条件，共检出 296条行业标准。同时间以标准组织“国家标准”，国际标准分类“01综合、术语学、标准化、文献”，中国标准分类(CCS)“A综合”，发布年代“全部”，标准状态“现行”为检索条件，共检出 508条国家标准，再按CCS分类名“编辑、出版” “量和单位”为条件筛选出国家标准37条。

这么多标准如不梳理难免会有遗漏，让编辑对所有标准都能熟记并使用也存在一定的困难，因此进行梳理归类甚至编制成表格作为核对工具表是比较理想的方法。另外这么多的标准如何整理分类，以及在相关标准存在矛盾冲突时如何执行也是需要考虑的问题。因此，以期刊为单位根据期刊的业务范围梳理相关标准并编制期刊标准执行自查表很有必要。

1.2.2 编制期刊标准执行自查表的可行性

《学报》编辑部有每周 1小时业务学习的惯例，可利用此时间梳理回顾医学科技学术期刊相关的规定及标准。对标准的整理分类可以参考赵惠祥[8]老师2018年介绍的分类方法，把科技期刊的编校标准与规范大致分为“期刊形式标准与规范” “论文格式标准与规范”两大类。“期刊形式标准与规范”针对的是期刊封面、版权页、目次页及页码等方面的编排规定，涉及的相关标准及规范主要有9项；“论文格式标准与规范”针对的是刊载论文的信息项、正文、参考文献等方面的表达与编排规定，涉及的标准及规范有38项。可先回顾梳理这47项标准，再从中国标准服务网中筛选相关标准(特别是近4年更新的标准)及标准中参考的标准。还可参考《作者编辑常用标准及规范(第 4版)》《编辑常用标准规范解说》等相关书籍中介绍的标准进行全面的梳理归类。将归类后的标准按类别进行学习后先分配编辑编制格式化单项标准简表，简表内容可以包括标准规范的项目、具体要求(按条列出)、示例、标准名称等。然后，汇总该类别所有单项标准简表，经编辑集体讨论后编制成该类别标准的自查表。最后，形成期刊特色的标准执行自查表。

2 编制期刊制度化编校自查表的作用

2.1 有利于提高编辑工作效率

制式表是将繁杂的标准及规范性文件进行梳理、精练、融合后的结果，在这些制式表的形成过程中，编辑人员又进一步熟悉了其内容，在后期工作中也是很好的查阅工具。制式表是编辑工作的执行标准，解决了编辑因个体思维及理解力差异而产生的执行标准不同或执行程度不同的问题，这也减少了期责任编辑在统稿时的工作量。制式表还能解除各标准间有矛盾冲突时对执行标准产生困惑的问题。这都对提高编辑工作的效率有利。

2.2 有利于培养新人快速熟悉工作

表格的特点使制式表的内容清晰简洁、要求明确、版式醒目，有利于新入职编辑快速熟悉期刊工作的主要内容和期刊的主要执行标准，为进一步深入学习打下基础。有了制式表作为期刊编校的执行标准，有利于老编辑对新编辑的带教，能促进新人快速熟悉工作。

2.3 有利于提高期刊编校质量

表格形式可以达到突出重点，兼顾全面化、规范化和统一化的目的，编校自查表作为期刊内部的执行标准，编辑在加工稿件的过程中按该表统一行事，对期刊编校质量的稳定和提高有促进作用。期刊标准执行自查表是对相关标准内容的执行，结合印前专项审核表对标准具体承载项目的核查，双方面保证了期刊的编校质量。

2.4 有利于全面掌握期刊标准

面对数量较多的期刊标准，只有系统梳理并逐步积累才能全面完善掌握，才能了解其前世今生并及时掌握其未来。面对琐碎而繁杂的细节要求，只有系统归类，专项核对才能将疏漏降到最低。制式表是期刊编辑部全体编辑集思广益、查漏补缺的前提下共同制作或分工协作完成，对于不同方面的标准有专人负责了解、解读，不仅有利于及时掌握最新状况，还能促进编辑的成长，而编辑的成长又是对期刊质量的保障。