“双一流”建设背景下高校人事档案的管理

孙 蕾 青岛大学教育集团

基于“双一流”建设背景，高校需要进一步优化人才引进战略，打破传统的人事管理模式，更新人事管理理念，以人才队伍建设为核心，推动人事管理工作转型。目前，人事档案管理仍然存在许多问题，包括人事档案管理标准化建设不足、人事档案管理队伍比较落后和档案管理安全风险高等。为了解决这些问题，高校需要转变人事档案管理的基本模式，采用精细化管理、信息化管理的方法，创建科学的档案管理标准，优化人事档案管理队伍，最大程度地降低档案管理安全风险。现立足于“双一流”建设背景，分析人事档案管理对“双一流”建设的作用，探索高校人事档案管理的提升路径。

我国“双一流”建设规划于2015年正式启动，“双一流”是指世界一流的大学和一流的学科。2016年，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》对我国的档案管理工作提出了重要指示，档案工作应坚持创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，不断完善档案管理体系。随着“双一流”建设步伐的加快，以及互联网技术的快速发展，高校人事档案中包含的职工信息越来越丰富，人事管理部门对档案信息的应用需求越来越多。因此，只有全面优化高校人事档案管理模式，让人事档案信息真正发挥作用，才能为高校的发展建设奠定一个稳定的基础，促进“双一流”学科的构建。

人事档案管理对高校“双一流”建设的独特价值

人事档案为人力资源管理积累素材

高校人事档案是教师学历、身份、教学资历的重要记录，是助力人力资源管理的重要材料。高校员工档案不仅包括教师个人简历、职业培训、政党团体、职称考核等信息，还包含教师所受到的奖励和处分、工资待遇等资料，能够对高校教师的学术素养、实践工作能力、教育教学能力、科研能力进行全方位、立体化的呈现，促进高校人力资源的开发。高校的档案管理部门、人力资源管理部门可以通过信息技术手段提高档案信息管理水平，创建人事档案信息化管理平台，深度整理教师的档案资源，利用SWOT分析法对档案资源进行开发，弥补高校在“一流学科”建设中存在的不足，从而全面优化师资队伍，为教师的个人成长、专业发展、职业发展制订科学的培养计划。总而言之，高校的人事档案管理部门是一个重要的人才资源库，其可以详细统计档案数据，并以此为据平衡各学科教师的比例，补足短板，发挥优势，加快“一流学科”的建设。

人事档案对高校的宣传教育有促进作用

高校人事档案能够评估教师在科研、学术、教学以及管理工作当中的综合表现，反映出教师的工作轨迹，有助于在高校内形成良好的工作氛围，为更多青年教师创造良好的成长环境。在学校的发展和建设过程中，宣传教育是必不可少的，无论是新教师入职，还是学校招生，都需要开展广泛的宣传教育工作，而人事档案是宣传教育工作的重要素材。人事档案是最为原始的资料，且档案的内容会随着教师个人履历的增加而变化，从而较为完整地记录教师个人的成长历程。另外，人事档案还能记录优秀教师的事迹，展现出优秀教师的专业素养和科研能力，这些都能起到一定的宣传教育作用。在宣传教育的过程中，优秀教师的资料、个人成长历程、进步路径能够为青年教师树立良好榜样，促使更多青年教师明确自身的发展目标，加强对学校的了解，使青年教师逐渐成长为专家型教师，在学术能力、科研素养、教育教学工作中获得全面提升。在实践工作中，档案管理部门需要充分发挥档案资料的宣传教育作用，利用档案资源开展丰富多彩的宣传教育活动，从而在学校内培养出一批活跃在国际前沿的一流专家，加强国际间学术交流。用领军人物来带动高校发展，促进高校建设。

“双一流”背景下高校人事档案管理的困境

人事档案管理标准化建设不足

在“双一流”背景下，高校人事档案管理工作面临着很多新要求和新挑战。当前，部分高校面临着比较复杂的人事档案管理问题，如部分校领导不够重视人事档案管理工作，忽略了档案管理对人力资源管理的作用。在技术层面，部分高校已经引入了档案管理信息化系统，但整体工作效率较低，档案信息化建设发展迟缓，存在资金投入不足、工作定位不够准确等问题，人事档案管理工作缺乏具体实施细则，这些都不利于档案功能的发挥。针对这种情况，高校需要从岗位优化、档案工作流程制度建设等方面入手，提高档案管理的标准化程度。

人事档案管理队伍比较落后

在高校的建设和发展过程中，人事档案管理工作没有受到校领导及其他管理人员的重视，而且档案管理队伍比较落后，缺乏科学的管理方法。在“双一流”建设背景下，高校人事档案管理工作对从业人员提出了更高的要求，档案管理工作者面临着更加严峻的工作挑战。当前，很多高校的档案管理工作人员专业性较差，缺乏档案管理相关的理论知识和实践技能，大部分工作人员都没有接受过专业化的培训，实际的档案管理效果和预期目标存在较大差异，人事档案管理工作的价值也难以被挖掘出来。除此之外，高校人事档案管理岗位还存在流动性较大的问题，且岗位工作人员的调动会给档案管理工作造成很多阻碍。

人事档案管理存在安全风险

在“双一流”建设背景下，高校的人事档案管理部门不但需要为高校教师提供信息查询服务，还需要实现数字化服务，为人事管理部门及其他管理机构提供准确的数据和资料。当前，高校的人事档案管理工作存在服务对象单一、档案管理安全风险较高等问题，应用档案、查询信息还需要完成复杂的程序，这往往会消耗较多时间，使得档案的服务价值难以发挥出来。目前，部分高校在档案信息化建设方面发展较快，因此，人事部门、教师可以通过网络渠道提交信息查询申请，并快速获取档案信息，这进一步提高了档案信息应用的便捷性。然而，在高校人事档案的信息化建设中，网络渠道给档案管理工作带来了很多安全风险，如果人事档案管理平台存在防火墙漏洞，就容易发生信息泄露事故。当前，高校人事档案管理人员在专业技术方面存在不足，缺乏档案信息保护意识，再加上网络病毒不断更新换代，人事档案管理工作面临的安全风险越来越大。

“双一流”背景下高校人事档案管理的提升路径

提高人事档案管理的标准化程度

1.构建一体化的档案管理体系

在“双一流”背景下，高校人事档案的管理工作需要改变以往“重收集，轻利用”的弊端，加强对人事档案信息资源的收集和整合，充分挖掘档案信息资源的价值，结合“双一流”的建设需求，构建一体化的档案管理体系。当前高校的档案管理工作主要分为人事档案、教育教学工作档案、科研档案、健康档案等。为了进一步发挥人事档案的价值，提高人事档案的管理水平，高校档案管理工作者需要结合先进的档案管理理论，加强人事档案与其他档案的整合，构建一体化的档案管理体系，充分发挥各类资源的价值，对档案资源进行合理应用。

2.完善人事档案管理内容

当前，在高校人事档案管理工作中，档案信息存在比较严重的重复性问题，档案无法全面、准确地展现出人事信息的特点，利用率较低。因此，档案管理部门需要重新规划人事档案的内容，将人员的基本信息、特长类信息、评估类信息、反思类信息整合起来，从而充分突显出人事档案管理的价值。其中，基本信息主要包括教师年龄、工作年龄、聚会年龄、学历、简历、职责、职位名称、聘任协议等。人事档案信息的内容能够为各个部门提供基础资料，为人才的选聘、培养、职称评定、工资待遇调整等工作奠定坚实基础，有助于提高各部门工作的规范性和科学性，促进高校的进步发展。通过完善人事档案管理内容，档案信息能够更加全面，档案管理工作可以更加规范，档案资料可以与高校的管理工作紧密结合起来，在“双一流”建设中充分发挥作用。

3.创建标准化的档案管理制度

档案管理制度是一种非物质性的管理条件。在“双一流”建设背景下，高校需要进一步提高对人事档案管理的重视程度，建设标准化的管理制度，通过制度来指导档案管理工作的开展，不断提高管理流程的科学性、标准性，全面优化管理质量。首先，管理部门需要明确工作人员的责任划分，确保每个工作人员在专业知识、实践技能方面符合岗位的需求，提高员工的工作积极性。其次，管理部门须制定人事档案的具体管理程序和管理方法，建立档案管理责任制度，并检测档案管理工作的效果。在人事档案信息管理方面，高校需要明确信息识别、信息传输、资料保存、档案分类等方面的工作规范，进一步提高人事档案管理体系的科学性。除了要加强制度方面的管理之外，高校还需要在档案信息管理方面加大资金投入，引入先进的档案信息管理设备，提高工作人员的工作效率。

全面优化人事档案管理队伍

1.引入复合型的档案管理人才

在“双一流”建设背景下，高校需要全面优化人事档案管理队伍，引入复合型的档案管理人才，加强对档案管理人才的培训，提高人事档案管理工作的实际效果。首先在人才选聘方面，高校需要注重档案管理人才的专业理论知识，加强对人才实际工作技能的考查，注重人才的信息技术水平、服务意识、安全风险意识，在岗位选聘方面把好关。其次，高校还需要高度重视工作人员的后期培养，管理人员可以利用在职学习、短期培训、轮岗交流等方法，为人事档案管理工作者提供更加广阔的发展平台，通过专项培训来提高人事管理人员的专业技能，利用轮岗交流来促进工作人员转型发展，加快档案管理工作人员的成长速度，打造一支高素质的档案管理工作队伍。

2.执行“双套制”人事档案模式

为了促进“双一流”建设，打造高素质的教师队伍，人事档案管理可以将传统的纸质档案管理和现代的信息化档案管理相融合，优化档案管理岗位职责。当前，很多高校都存在档案管理工作职责不明确、工作人员互相推诿、管理体制分散等问题，档案管理岗位人员各自为政，造成管理效率低下。在“双套制”管理模式下，档案数据库管理需要建立一个“文件中心”，避免多头管理的问题，同时全面理清档案管理工作的各项职责，明确各岗位工作的要求，充分发挥档案管理工作的服务作用。

构建安全的人事档案管理系统

1.提高档案信息数据库的安全性

“双一流”建设需要以高素质的教师团队为支撑，而人事档案管理工作能够为师资队伍建设奠定坚实基础。当前，高校的人事档案信息不断完善、丰富，对此，档案管理部门需要充分发挥人事档案信息的作用，高效利用档案信息。近年来，高校教师的队伍建设不断壮大，人才流动越来越频繁，海量的信息难以依靠纸质档案存储，因此档案管理部门需要引入信息化技术，创建人事档案信息化管理平台，并确保档案信息数据库的安全。高校人事档案包含大量的隐私资料，要在管理的过程中确保档案信息的安全性，避免教职工的个人信息被泄露。在信息化人事档案管理平台的建设中，技术人员需要加强学习，不断引入新的信息加密技术，应用规范化的系统登录方式，通过指纹、人脸识别、密码等完善登录界面，在登陆环节确保信息的安全性。另外，技术人员还需要在人事档案信息管理平台设置层次化的查询权限，明确不同身份可以查询的范围，规范档案信息的保密等级，提高资料应用的安全性。除此之外，技术人员还需加强对信息的追踪，针对违规操作等问题进行及时处理，防止资料被窃取。

2.保障人事档案信息系统稳定运行

为进一步提高人事档案信息系统的安全性，充分发挥人事档案信息管理的作用，高校的人事档案管理部门需要持续做好信息安全技术的优化，不断更新信息安全系统，完善档案信息系统防火墙，避免档案信息系统受到外来病毒的侵害。在“双一流”建设背景下，高校需要加强对人事档案信息数据库的分析，全面优化学科建设，发挥信息平台的作用，找出当前师资建设中存在的问题，精准引入人才，从而加快“双一流”建设的步伐。信息化平台可以全方位统计学科师资队伍的年龄、学历、科研、学术等信息，为师资队伍建设奠定坚实的信息基础，为高校的发展提供人才支持。

在“双一流”建设背景下，高校需要在人事档案管理方面有所突破，进一步提高人事档案数据的收集速度，引入先进的信息技术，充分发挥档案资料的价值。当前，高校人事档案管理工作还存在工作机制不健全、人才队伍专业性不足、档案管理具有安全风险等问题。为加快打造“双一流”学科，提高师资队伍力量，高校领导需要从宏观层面加强顶层设计，提高对人事档案管理的重视程度，通过人事档案管理来优化人事管理，加强师资队伍建设。在实践中，高校需要构建一体化的档案管理体系，完善人事档案管理内容，制定标准化的档案管理制度。另外，高校还需要引入复合型的档案管理人才，执行“双套制”人事档案模式，优化管理技术，提高档案信息化管理系统的安全性。