电子政务环境下数字档案管理策略研究

宋婷婷 河南省白龟山水库管理局

在信息化、数字化发展的大背景下，电子政务应用已延伸至日常办公的各个环节，相对应的档案管理工作也需要适应新的变化和要求，依据数字化方式实现档案管理的提质升级。通过剖析电子政务环境下数字档案管理现状，总结数字档案管理的成果以及需要优化升级的内容，研究新时期政务工作中数字档案的管理策略，充分发挥档案的现实效益，满足政务工作对数字档案管理的迫切需求，不断优化档案管理体制机制，提供更加科学透明的信息服务，提升数字档案管理水平。

现代社会信息化的不断发展，带动档案由平面纸质向更加丰富、立体的数字化方向发展，数字档案的产生与发展促进了信息化、数字化与政务工作的深度融合，使其在内容和形式上更加丰富多样。数字化、信息化也为档案管理提供了更先进的手段和方法，在纸质档案和数字档案互相补充、并行发展的同时，建立健全档案管理体制机制，打破档案长期闭合管理的状态，为实现共建共享提供了依据和可能。

电子政务与数字档案的概念

吴爱民在《中国电子政务——理论与实践》一文中提到：“电子政务就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间与部门分隔的限制，全方位地向社会提供优质、规范、透明，符合国际水准的管理和服务。”党政机关和企事业单位的电子政务运转过程主要依靠信息基础和计算机软件技术的支持，构建内部办公与外部交流的信息通道，实现电子政务使用者与接受者的双向交流沟通，缩短信息传递路径，缩减交流沟通时间，提供更加有效、全面的信息服务。

数字档案是在计算机和网络信息技术对电子政务系统全方位支持的基础上实现的，主要对文字、数字、代码、图像等信息进行复制、读取和传递，以磁盘、光盘、硬盘为介质进行存储、复制和转移，便于查阅和重复利用，具有读取方便、查阅便捷、储存体积小、重复利用率高、保管损耗少等优势。数字档案以电子信息技术和信息应用系统为支撑，在检索、筛选、利用和保存等方面发挥了巨大优势。经过档案管理人员专业、高效的分类整理和归档存储，使数字档案在应用范围延伸、共建共享发展上与电子政务同向同频。

电子政务与数字档案相互依托，相互依存，实现了政务信息的整理和读取，也为档案数字化管理提供了便利。在电子政务环境下，数字档案的应用在内容和形式上突破了传统档案管理模式，采用新技术、新手段优化整合档案管理流程，在安全性、便利性和存储性上进行更新升级。随着信息技术的不断发展，电子政务更加透明公开，应用范围扩大，推动了档案信息化、数字化进程，为数字档案提供了技术和数据支撑，构建了一个更加科学、合理、便捷的管理体系。

电子政务环境下数字档案管理现状

数字档案管理的重要性认识不足

社会各层面对电子政务普及和应用的接受程度高，特别是对档案管理者，简化了工作流程，扩大了传播范围，便于信息筛选和利用。数字档案能够保存和记录电子政务工作环节中产生的有价值的资料，实现共建共享，为开展各项工作提供了可靠翔实的资料依据。但在数字档案管理过程中若仅依靠传统管理模式和机制，会制约档案管理水平的提升，限制数字档案管理服务范围，使档案内容和信息存在不连续性和不可读取性，无法发挥数字档案的优势，阻碍档案管理在信息化、数字化发展进程中的步伐，削弱数字档案在电子政务应用过程中的优势。

数字档案信息资源利用不充分

数字档案作为档案的一个种类，需要长期持续有效地保存利用，最大限度发挥数字档案的优势和长处。目前，在党政机关和企事业单位中对数字档案信息的管理能力和水平还未达到电子政务档案的管理要求，数字档案中的电子文件归档和保存依然存在任意归档的情况，缺乏条理性和逻辑性，甚至在档案目录中存在录入和记载缺失，以及电子文档存储内容丢失的现象；有的电子文档虽然保存下来，但按照传统归档方式进行存储，忽略了其数字信息保存的特殊性，出现读档失败、转换内容不完整等问题，失去了存档的价值。

数字档案安全问题亟待解决

保密是档案管理的重中之重，纸质档案保密管理相对成熟，对文件的涉密性处理非常重视，档案管理人员涉密审查也比较严格，文件的管理过程比较规范。但对于同样承载一些涉密信息的数字档案管理却不够重视，安全性问题依然存在。计算机、硬盘、磁盘介质的便捷复制和插取便利带来了被窃密的可能性，安全隐患日益突出。一些计算机和档案管理人员安全保密意识淡薄，数字档案安全管理体制机制不健全，归档环节不规范，以及信息公开审查机制缺位等，都使得数字档案的管理出现漏洞，其安全问题亟待解决。

数字档案在电子政务环境中的利用不足

数字档案的管理有利于电子政务的发展和延伸，是各项事业发展的重要信息资源基础，有利于提升政务工作的高效性，实现信息共享。目前，在党政机关和企事业单位中普遍存在数字档案区域性利用限制，无法实现共联共享；数字档案信息管理机制不健全和信息资源保护意识淡薄，导致电子政务信息接收渠道少，信息获取不及时。

电子政务环境下数字档案的管理策略

完善管理体制机制

要想实现数字档案的有效管理，需要专业人员、专门岗位、行业规范优化和完善数字档案管理体制机制。随着电子政务的更新发展，以及数字档案内容和存储介质的变化，科学整合和利用数字档案，在满足电子政务工作需求的前提下，为档案管理人员提供更加安全、科学、合理的服务。

数字档案需要专业人员进行长期、科学的维护和管理，需要建立全面的管理规范制度，保证日常运行安全有序。对电子文档归档流程、档案工作规章制度、人员定岗定责要求等进行详细规定，完善数字信息内容存档制度和电子文件涉密安全管理制度。数字档案管理要以建设高质量的数字化档案平台系统为支撑，投入大量的人力、物力、财力和技术支持，做好后期的运行服务。这就要求各单位做好数字档案管理人才储备工作，挑选和培养专业的数字档案管理人员，使其能够熟练运用计算机技能，具备优秀的档案管理能力和公文处理能力，不断提升数字档案的安全管理意识。

优化数字档案标准体系建设

数字档案标准体系建设有助于规范数字档案管理流程，有利于数字档案内容的筛选、分类、收集、归档，提高档案管理效率。数字档案中的信息资源零碎、种类繁多，涉及范围较广，这就需要科学有效的档案管理标准对档案信息进行系统化、科学化、有序化的统一梳理和优化整合，避免重要档案信息流失，扬长避短，充分发挥数字档案的优势。

数字档案标准体系建设离不开各个部门、各个环节的相互配合，特别是在电子政务环境下，涉及电子政务运用内容的各个部门、各个岗位的重要人员都要纳入标准体系工作中，每个环节都要形成闭口，做到不遗漏、不断档，落实数字档案事前准备、事中处理、事后归纳整理等工作内容。要形成规范可行的数字档案标准体系，加强对相关人员的培训力度，保障数字档案在管理和应用中的规范秩序。涉及数字档案的各岗位人员，要认真学习数字档案知识，了解操作规程，熟悉档案工作，熟练进行公文处理和信息的筛选和整合，特别是计算机信息人员要对数字档案标准体系内容进行深入了解，保证在后台运行管理过程中能及时发现问题和解决问题，熟练掌握处理电子文档、磁盘信息读取等数字档案信息化利用和操作的内容。

加强保护数字档案信息的力度

电子政务信息化程度不断加深，电子文件和信息资源数量不断加大，内容更加丰富、载体更加多样、类别更加细化，对数字档案管理水平的要求更高。如何准确地甄别和保护数字档案信息的安全，成为电子政务环境下数字档案发展的重要内容。信息安全的基础是信息技术的不断升级，网络数字信息安全化是保证数字档案信息安全的重要基础，协调联系专业的信息安全部门和安全人员进行规范的技术支持和长期合作，运用先进的信息技术、科学的管理体系、严格的防护制度、专业的技术人员等措施全力维护数字档案信息的安全。

加强数字档案软硬件基础设施建设

数字档案软件和硬件的配置和使用，直接关系到数字档案应用的广度和深度。便捷的操作和使用界面、规范流畅的管理方式、科学合理的存储环境、安全可靠的管理流程和专业的技术支持，能够使数字档案管理工作获得质的飞跃，促进电子政务向科学便捷、共享共建的方向发展。

要做好数字档案与电子文件的衔接，开发和利用更加简便和高效的应用系统，依据局域网和OA办公系统等，强化共享联动，帮助数字档案进行体系细分、类别整理、流程简化。同时，要整合数字信息资源，充实档案数据库，探索档案数字化的深度和广度，在现代信息技术的强力支撑下，提升档案管理的质量和水平。

做好数字档案前段把控

数字档案作为电子政务信息综合汇总的后台保障，具有信息获取和易于复制的便捷性。在归档前要对原始资料进行辨别和对照，避免出现人为篡改和故意损坏的情况，这就要求在做好数字档案管理工作的同时，进行数字档案原始资料的前段把控工作，要认真甄别数字档案内容的真实性，保证档案的保存和利用价值。在数字档案的具体管理过程中，要结合电子文档特性和公文处理要求，将数字档案审查和确认阶段进行前置，按照档案管理工作要求认真做好前端把控工作，在简化数字档案归档流程、缩短工作时间的同时，保证数字档案的利用效果，提高整体工作效率，服务社会大众，不断推动数字档案的统一管理和有效整合。

规范数字档案的整理流程

数字档案管理过程中的一个重要环节就是内容整理，对数字档案条目进行系统化、有序化的规范整理。在收集、组件、分类、排列、编目、数字化扫描等环节中要从始至终保证内容的一致性、分类整理的有序性。对同一体系、同一类别的内容进行重新整合和归类，为实现电子政务网的高效检索做好准备，能够第一时间为档案使用者提供详细、及时的数据信息，使数字档案库成为档案信息高效运用的中枢神经。

深化数字档案与电子公文处理的关系

电子公文处理流程在整体性上把数字档案管理中的整理和归档纳入其中，从关联性上来讲，电子公文处理是数字档案工作的基础，也是档案工作中的重要部分。电子公文处理过程与数字档案管理各个流程紧密相关，电子公文处理贯穿电子政务工作的始终，它既优化了办文办事的效率，也在上行下达、横向关联等方面起到不可替代的作用，公文处理产生的电子文档直接生成数字档案，通过纸质文件的数字信息化转换进行归档和保存。具有法律效力的电子公文，无论在整理起草，还是立卷归档环节都要求把规范性放在首位，同时要求数字档案内容在表述、样式、用纸、装订等方面都具有相同的标准。电子公文归档和存放时限，根据工作内容和性质进行细分，特别是对一些涉密公文的存放和保管，要求档案管理过程严格，查阅、处理、复制等各个环节都要注重安全保密性。在电子公文转化为数字档案的过程中，要保证电子公文的严肃性和规范性，遵照公文处理要求做好档案存档工作。

数字档案把纸质文档转变为电子文档，在一定程度上提高了办公效率，使查阅更加方便迅速，避免了办公过程中出现的浪费现象，同时为上情下达、下情上传的过程提供更加详细可靠的信息依据，从而方便各项工作的决策部署，做到档案信息服务不出户，接收利用不超时。在已有的局域网和政务网的基础上，能够实现数字档案的随时随地读取，提高利用档案的效率，使各项工作流程更简化、管理更优化、人员更专业化、服务更全面化。数字档案所涉及的各领域、各阶层能够通过信息时空连接，做到信息互通、资源互享，在一定程度上推动社会的发展，带来重要的社会价值和经济效益。

电子政务环境下的数字档案管理在内容、形式、方法和手段各方面进行不断的优化更新，共享信息资源、共建信息技术、共用档案平台成为服务社会、推动发展的可行性措施。电子政务的不断深化带来电子文档和信息的增长，对数字档案管理造成压力，如何维护好、管理好、利用好数字档案成为新时期档案工作人员面临的挑战。需要构建更加合理和科学的数字档案管理体系和机制，不断提升档案工作人员的专业技术能力和素质水平，在创新信息技术，更新管理理念，优化数字化档案平台等方面进行探索和研究，推动数字档案与电子政务的深度融合，提升数字档案科学化、规范化管理水平，增强数字档案服务能力和办公效率。