档案管理信息化的科学发展路径与创新

杨 玚 枣庄市市中区公共就业和人才服务中心

当前，档案管理越来越受重视，有力地推动了档案管理模式的转型升级。在信息化技术已全方位渗透到人们生产生活的背景下，实现档案管理信息化逐渐成为档案管理的发展主线。因此，以强化档案管理信息化建设为目标，探讨档案管理信息化发展的现实意义和建设要求，通过论述档案管理信息化建设要素及面临的工作困境，探索适用于当下的档案管理信息化发展路径。

随着数字化、信息化技术的发展，以及无纸化、自动化办公模式的普及，纸质档案已不能满足信息时代的要求。档案载体的改变直接影响了档案管理工作，在实践中以电子档案代替纸质档案，传统人工作业模式转变为信息化管理模式，逐渐成为档案管理工作的发展趋势。基于此，深入研究档案管理信息化有助于提高工作质效。

档案管理信息化发展的现实意义

网络时代背景下，档案管理信息化发展是大势所趋，是提高档案管理质效，进一步发挥档案应用价值的必然选择。《“十四五”全国档案事业发展规划》要求深化档案信息化战略转型，明确提出各地必须认真贯彻落实档案信息化建设工作。事实上，档案管理信息化发展意义重大，是档案管理改革的新方向，也是推进档案管理科学发展、转型升级的良好思路。结合实践不难发现，档案管理信息化发展的现实意义如下。

第一，提高工作质效。档案管理信息化发展，可以实现信息技术与档案管理工作的深度融合，基于先进技术全面革新工作模式，从根本上实现档案管理模式转型，使档案管理工作质效得以提升。这一过程中，可依托先进技术和设备减轻档案管理人员的工作量与工作压力，起到降本增效的作用。

第二，增强各类单位综合实力。档案可用于反映历史，也可用于预测未来。无论是政府部门还是企事业单位的内部管理，都需要以档案管理为基础。在实际作业环节中，档案管理信息化发展能进一步挖掘档案价值内涵，提高档案实用性，切实增强档案使用单位的综合实力。

第三，完善档案服务。档案管理本身具有服务价值，管理水平越高，服务能力越强。基于档案管理信息化发展，档案输入输出便捷性、档案信息的安全性与保密性、档案应用有效性都将得到提升，档案的综合服务水平也会得到提高。

第四，社会资源共享。档案是一种十分重要的社会资源，它对社会经济发展起到了关键性作用。随着档案事业发展，构建档案资源体系，打造档案强国成为档案事业的发展目标，而这一过程要求各单位做好档案管理以及数据共享工作。档案管理信息化发展是加速社会资源共享，提高档案应用便捷性和灵活性的有效方法。因此，强化档案管理信息化发展至关重要。

档案管理信息化建设要素

档案管理信息化发展不可一蹴而就。在档案管理信息化建设过程中必须强化建设要素分析和构建分析框架，以确保档案管理信息化的全面性和科学性。从现实角度来看，档案管理信息化建设要素主要分为四大类：主体要素、客体要素、中介要素、环境要素。这四种要素共同形成了档案管理信息化建设系统，且相互影响，相互促进。

所谓主体要素，是指档案管理信息化建设的参与主体，无论是机构还是个人，都可被视为主体。通常来说，档案管理信息化建设主体分为内主体和外主体。内主体多为档案管理部门及员工，外主体则可分为企业、政府、高校等多种类型。档案管理信息化建设的客体要素既是档案信息资源，也是档案使用者。随着档案管理要求的变化，档案数量激增且载体类型不断丰富，实现海量化、多样化档案的有效管理是档案管理信息化建设的根本目的，所以必须在建设分析阶段重视对档案客体要素的管理。与档案信息资源相比，档案使用者属于外部客体要素，是档案管理信息化建设的主要服务对象，他们的使用需求也是档案管理信息化发展的主要驱动力。

档案管理信息化建设的中介要素，主要用于沟通主体和客体，即中介要素和主体要素可作用于客体要素。所以，档案管理信息化建设环节中的中介要素是不可或缺的。它是保证档案信息化管理顺利开展，档案价值作用有效发挥的基础。从现实角度来看，信息处理与共享技术、信息组织形式、档案管理流程、信息传播平台、大数据、区块链等都属于中介要素。档案管理信息化建设深受环境因素影响，所以在建设分析阶段需要强调环境要素分析。在实践中，档案管理信息化建设的环境要素同样有内外之分，外环境要素为宏观环境要素，即国家信息化政策；而内环境要素则属于微观环境要素，主要指档案管理信息化的软件和硬件环境。

档案管理信息化的发展困境

档案管理信息化建设之路已经开启，各级各类单位都在以信息化发展为目标推动档案管理模式转型升级。但从当前情况来看，档案管理信息化转型并不顺利，大部分单位都进入了发展瓶颈期，而这种普遍性现象的出现让档案管理信息化发展受到阻碍。国家虽然大力支持和倡导档案管理信息化建设，但仍有许多单位并未重视这一问题。无论是出于成本考量还是自身认知有误，很多单位的档案管理信息化建设基础都较为薄弱。在实际作业环节中，档案管理信息化的思想、制度以及物质基础都有待提升。此外，档案管理信息化建设过程中一直存在专业人才不足、档案载体转型不彻底、“信息孤岛”现象严重以及先进工作模式难以落实等问题。这暴露了现行工作模式的局限性，若无法妥善解决这些问题必然会导致档案管理信息化建设发展停滞不前。

档案管理信息化的创新发展路径

档案管理信息化发展必须以提高档案管理服务水平为根本目标，信息化建设必须推进档案管理服务模式创新。在实际作业环节中，各单位必须加强资金、资源的投入，强调技术、方法、制度、人才的支持，全面革新档案管理发展体系，使信息化管理理念和方法得到有效落实。对于档案管理工作人员来说，只有强化对主客体要素、环境要素以及中介要素的分析，明确档案管理信息化发展现存困境及突破口，提出个性化解决措施，才能实现档案管理信息化创新发展。

夯实工作基础

档案管理信息化发展基础薄弱，是档案管理信息化创新发展难以顺利推进的根本原因。无论是思想层面的不重视，还是物质层面的不充足，抑或是制度层面的不健全，都导致档案管理信息化建设“无所依”，档案管理工作质效难以提升。基于此，提高档案管理信息化建设质量，实现档案管理信息化创新发展必须以夯实工作基础为落脚点。

1.思想基础

建立正确认知、提高重视程度、革新工作理念，是夯实档案管理信息化创新发展思想基础的三大步骤，也是打破思想基础薄弱桎梏，保证管理者思想先进的根本方法。在这一环节中，各单位管理层以及档案管理人员要进一步提高重视程度，使档案管理信息化发展理念深入人心，让档案管理信息化管理意识作用于实践。为此，各单位必须强调思想层面的正确引导，从思想上改变认知，转变思想，使管理层和档案管理人员高度重视档案管理信息化发展。比如，转变管理层思维，让他们正确认知这一发展模式的必要性和重要性，并基于中高层管理者的以身作则，为单位内其他员工树立榜样；重视思想教育和宣传，自上而下地宣传国家对档案管理的新要求、新规定，大力推广档案管理信息化理念，使其深入人心；重视档案法、“十四五”规划学习和宣传，增强管理者与档案管理人员的责任感与使命感，使其重视并积极参与档案管理信息化建设。在这一阶段，必须做好档案管理信息化发展教育培训工作，改变档案管理意识和观念，从而为推动传统档案管理模式向档案管理信息化发展模式转型提供思想支持。

2.制度基础

档案管理信息化建设必须有制度支持，所以夯实制度基础十分必要。在实践中，应该强调管理制度建设及保障措施的落实，重视制度体系的成熟性和完善性，强调制度实施的可靠性。新修订的《中华人民共和国档案法》以及《“十四五”全国档案事业发展规划》是各单位档案管理信息化制度体系建设的主要依据，无论是政府部门还是企事业单位，在构建档案管理信息化建设方面的规章制度时，都必须遵循以上政策法规，保证制度建设方向的正确性。在实际作业环节中，还应该运用精细化管理思维推动档案信息化管理制度建设。比如，建立电子档案综合管理制度，为电子档案归档、保管、使用、共享提供明确指导；建立信息安全保密制度和数据移交接收制度，为档案资源安全使用提供保障；建立档案数字化技术制度、储存技术制度，为实现档案数字化管理做好准备；建立档案查询制度、分层使用制度、信息发布制度，为提高档案管理服务水平奠定基础。当然，还需要建立全过程监督机制、责任倒逼制度、绩效评价机制以及长效化保障机制，以持续推动档案管理信息化创新发展。

3.物质基础

档案管理信息化创新发展，需要以充足的资金和资源作为支撑。在这一阶段中，必须强化信息化建设，重视基础设施完善；还必须引进先进技术和高素质人才。从现实角度来看，加大经费投入是保证物质资源充足、夯实档案管理信息化发展的根本方法。因此，应强调专款专用，为档案管理信息化发展提供专门的资金支持，并确保经费在软硬件设施建设和运行维护与教育培训中的合理分配。为保证资金充足，可通过自筹经费、多渠道融资以及申请拨款等方式筹措资金。

优化平台建设

与传统的档案管理方式相比，档案管理信息化对人工的依赖性并不强。档案管理信息化更强调技术与平台支持。所以，档案管理信息化创新发展阶段，必须优化平台建设，以构建集成化、全面化、动态化的档案管理平台。从现实角度来看，政府部门、企事业单位的档案管理需求并不完全相同，档案资源的类型、数量、管理标准也存在差异，所以在构建档案管理平台时要“因地制宜”，重视个性化设计，保证档案管理系统的实用性。

在实践中，可基于档案管理现实需求打造智慧档案管理平台，可采用分层管理技术、模块化设计理念，打造与自动化办公系统相连的线上管理平台。比如，打造具有人机交互功能，以及智慧采集、管理、储存、移动服务功能的档案信息化管理平台，在平台内部设置多个管理模块：（1）人机交互模块，设有管理者和使用者两个入口；（2）档案归档模块，设置多个子系统为不同载体的档案归档提供支持；（3）档案管理模块，电子档案数据库以及档案实体管理服务；（4）档案储存模块，设有云储存以及电子档案长期管理子系统；（5）移动服务模块，提供档案查询、展示、共享服务。

加速档案转型

档案管理信息化创新发展，同样需要重视档案资源管理，强调纸质档案重建，加速档案数字化转型，为实现档案管理信息化发展奠定良好资源基础。此外，必须强调档案数字化建设，基于OCR识别技术将老旧的纸质档案以电子档案形式重新录入归档，为提高档案管理便捷性，延长档案使用寿命和提高档案信息安全性奠定基础。同时，档案管理人员还应基于多种方式采集档案资源，保证档案形式的丰富性，推动档案资源数据化管理水平的提升。在实践中，要强调档案信息转化，重视数据资源的多形式存储。比如，利用文字识别技术、声音转化技术、人脸识别技术，将音像档案数据转化成文本或电脑可处理的数据，让档案管理具有“双保险”。

重视人才培养

结合实践不难发现，由于认知错误或重视程度不高，许多单位的档案管理工作岗位设置较为随意，导致工作质量难以达标。事实上，档案管理本身是一项专业性极强的工作，而档案管理信息化则对工作人员的从业素质和能力提出了更高的要求，非专业人士很难胜任。要想保证工作质量，必须重视专业人才培养。为此，管理层需要优化岗位设置，从实际出发进一步明确档案管理信息化建设环节的岗位职责，从而有针对性地开展人才培养。在实践中，各单位可通过完善人才招聘与引进机制不断为管理队伍补充新鲜血液；构建长效化培训考核机制，基于专业性培训、定期考核、综合测评持续提升档案管理人员综合实力。此外，必须强调跟岗培训，重视实操训练，基于“线上+线下”模式全面提升档案管理人员的信息化工作水平。

综上所述，档案管理信息化建设是实现档案事业高质量发展的必经之路，也是保证档案管理方法先进性、时代性和科学性的必然选择。对于各类单位而言，档案管理水平早已成为评价其核心竞争力的重要指标。优化档案管理模式，提高档案管理信息化创新发展能力，不仅对优化各类单位内部管理大有裨益，更对其激发发展潜力和增强综合竞争力十分有利。