风险视角下传统档案与电子档案管理的对比研究

苏兰英 内蒙古自治区自然资源保护与利用研究中心

研究阐述传统档案管理与电子档案管理的特点，探讨二者管理中涉及的风险问题，并对两者管理进行对比。基于对比视角提出档案管理信息化的对策，其中包含强化档案管理信息化建设工作、纸质档案与电子档案依存性以及管理人员素养。通过分析发现，对于目前事业单位的档案管理信息化建设，采用对比视角分析纸质档案与电子档案管理的特点，有利于其工作的推进。

近年来，随着档案管理信息化程度的加深，事业单位开始逐步引入网络技术用于档案管理工作。然而，各单位由于档案信息化管理理念的缺失与管理意识的薄弱，导致传统纸质档案在转向电子档案的过程中面临诸多困难与挑战。同时，地质资料档案管理也面临着这一问题。基于此，研究将从风险视角出发，通过对比传统档案管理与电子档案管理，明确两者优劣势，以此为事业单位档案管理信息化工作提供一定的参考。

纸质档案管理

长久以来，纸质档案一直是各单位存储相关信息不可或缺的手段。以纸张为载体的纸质档案，通过检索手段就可查询相应信息资料，无需使用科技设备，而且只要纸张防腐措施得当就能够实现长久保存，这点与电子档案存在较大的差异。

地质单位的资料同样如此，通过建档相应地质资料，形成可供查询的地质资料信息库，能够为单位部门提供区域内各类地质资源信息。纸质档案具有可查询、可长久保存的特点，其管理特点也比较突出。

纸质档案管理的特点具体可概括为三个方面：第一，纸质档案存储所需空间巨大，工作量大，管理难度高。纸质档案依托纸张的存储形式，决定了其需要投入相应数量的人力资源用以维持档案的日常维护。尤其是对于地质资源档案这类涉及信息门类复杂的档案来说，更加需要一定数量的工作人员保证各类资源档案的安全，同时，也需要保证相关地质资料信息能够被及时地获取。第二，纸质档案整理编修难度高，工作强度大。对于纸质档案管理者来说，最具挑战性的工作是整理和编修档案。从地质资料档案具体情况来看，当单位对某个区域的地质资料进行重新调研时，或者是勘探出新的资源储量、类型等信息之后，就需要对原有的纸质档案信息进行更新，这时就需要对档案进行重新整理乃至编修。由于纸质档案完全依托档案管理人员手动录入，在更新这些资料的时候也需要使用同样的手段，这时就必须根据新加入的地质资源信息资料的情况，对原存档的档案进行编修。第三，纸质档案管理涉及的预防性内容较多。例如，纸质档案涉及场所内防火、防腐、防盗等，在管理上都需要采取相应的措施，而这些也只是预防性基本措施，当不可抗力和意外事件发生时，对纸质档案造成的损害往往也是不可逆的，诸如地震、洪灾等都是无法采取有效措施的，只能在管理中设置相应预防性措施，这些都为纸质档案管理增添了难度。

电子档案管理

电子档案特点

依托电子信息技术存在的电子档案，其本身的特点十分鲜明，一方面体现在内容的多样性，另一方面体现在存储空间的小型化。从内容上看，由于引入了电子信息技术，电子档案的内容存储不再局限于文字信息和纸质的图片信息，视频影像、音频成为电子档案存储信息的全新形式。全新的信息载体形式丰富了档案内容，让更多信息形式存入档案成为可能。

以地质资料为例，过去纸质档案中收纳资源地貌、资源构成等方面的信息，只能通过文字和照片形式进行初步认识，要对地质信息进行深度了解，只能借助专家分析。而电子档案能够通过视频和音频形式存储当时专业的评价，这对获取地质信息之后对其进行二次加工具有重要帮助，增强了信息使用效率。而从存储空间上看，电子信息技术通过对信息的数字化，将占据大量空间的纸质资料信息转入磁盘中，极大地降低了存储空间，更降低了档案管理的难度。

电子档案管理特点

从电子档案的特点来看，电子档案的管理也具有一定的特色，可以从三个方面进行概括：第一，电子档案管理技术含量高，对管理人员素质有着一定要求。不同于纸质档案，电子档案管理除了要求具备档案管理基本职业能力之外，还需要有一定的信息技术使用能力。例如，地质资源电子档案在涉及相关地质资料更新时，需要管理人员具备对其中文字、图片、视频与音频的操作能力，以保障信息更新的准确性。第二，电子档案整理编修难度虽然降低，但工作量依然不小。由于电子档案涉及更多内容的承载形式，例如对文字图片与音视频信息的编修，不再是简单的文字编辑工作，涉及更多视频及音频的上传、下载、说明等编辑工作，这些在海量信息之下的工作依然是比较艰巨的。第三，电子档案管理涉及更多的是数据库的安全。尽管存储电子档案的数据库多是由专业技术人员指导，但档案管理人员也需要关注数据库安全问题，及时对存储档案数据库情况进行了解，检查是否存在漏洞乃至被入侵等问题。

纸质档案与电子档案管理比较

对纸质档案与电子档案的差异进行比较，有助于提高目前正处于纸质档案信息化阶段的各单位的风险意识，降低其存在问题带来的影响，从而更好地进行档案信息化工作。

存储形式决定的管理环境的异同

将纸质档案与电子档案差异置于同一视角进行比较，能够更加清楚地认识到两者之间的差异。从风险视角来看，纸质档案的存储是以实物空间实现的，这种存储形式受到纸张保存要求的限制，对其所在场所湿度、温度等都有一定要求，否则信息保存将面临很大的风险。电子档案尽管存储形式不同，不受限于物理空间，但同样面临这种风险，其内部的存储元器件对所处环境的尘埃、磁场等因素都有着要求，一旦存储元器件受到伤害，其保存的信息同样会面临巨大风险，这是两者在面临风险时的相似之处。

而两者所面临风险的不同则较为直观，相对来说，纸质档案对物理环境的要求较高，需要在能够达到长久保存效果的物理场地进行持续的人为干预，即便采用某些设备进行温度和湿度控制，也依然需要人为的干预。而电子档案的存储元器件对防尘、防磁场等方面也有着一定要求，目前大部分场所基本都能够达到这种要求。也就是说，除了极端尘埃和磁场的场所外，电子档案存储元器件因受物理环境影响而消失的风险概率是很低的。

从两者比较的结果来看，纸质档案对管理环境的要求更为严苛，而电子档案管理的要求则相对更为宽松。但同时必须注意到的一点是，传统纸质档案管理环境对纸张造成的影响是长时间的，不会瞬间导致信息湮灭，其发现问题是可以修复的，只是需要做大量的工作；但是电子档案如果受到极端环境影响，将会出现所有信息瞬间湮灭的可能，且难以修复。

信息查询方式的异同

从查询方式来看，纸质档案和电子档案的查询逻辑是一致的，两者都是通过一定的查询方式来定位信息所在存储位置，从而获取信息。区别在于纸质档案完全依靠人工的检索方式，需要耗费更多的时间和精力先定位信息位置，再获取信息。而电子档案依靠算力极高的计算机进行，其检索方式可以有多种，包括关键词、时间等定位信息的存储位置，进而获得所查询的信息。

相较于纸质档案信息查询，电子档案信息查询能够短时间内定位到所需的信息，无疑是更为高效、精确的。当然，电子档案的这种高效、精准查询信息的优势也并非完全优于传统纸质档案的信息查询方式。这主要是因为传统纸质档案信息查询依靠人工实现，而人类具有机器所欠缺的“智慧”。以地质资源信息为例，若要查询“内蒙古地区”相关信息，计算机所定位的只是单纯的字段、指令，但是通过人工检索就能够甄别出信息中哪些更贴近查询者所想要了解的“内蒙古地区”的资料。

档案管理信息化对策

通过对纸质档案与电子档案管理的对比可以看到，对于当前事业单位进行档案管理信息化而言，要进行高效的档案信息化建设工作，不是简单地将信息化技术引入档案管理工作中，而是需要在明确两者异同的基础上，同时考虑到当前档案管理在制度、管理人才方面的不足。对此，提出几条纸质档案管理信息化的对策。

强化档案管理信息化建设

目前，事业单位纸质档案管理的模式已经十分成熟，但是档案管理信息化程度有限，纸质档案管理在转向电子档案管理的过程中存在一定风险，因而各事业单位需要强化档案管理信息化建设力度。

通过对比纸质档案与电子档案，得知应当在梳理目前事业单位纸质档案管理现状的同时，加强对电子档案管理的深刻认识，以便能有效、有步骤地将信息化技术引入当前纸质档案管理中，使其为本单位档案管理工作改革助力，这是当前档案管理信息化建设的重点。基于这种观点，事业单位档案管理信息化建设强化工作不仅是对单一信息技术的使用，更追求传统与新型管理模式的有效对接。

一方面，事业单位传统纸质档案管理模式不能被抛弃，在向电子档案转型的过程中要考虑两者并行。以地质资源档案管理为例，要选择性地对部分类型地质资源档案进行电子化，尤其是一些传统纸质档案管理模式下查询比较费时费力的内容，同时，对于一些比较重要的地质资源档案，还是应以安全性为第一要务。

另一方面，事业单位强化档案管理信息化建设。在加强纸质档案信息化建设的过程中，必须使档案管理全方位覆盖到整个管理周期，要求传统纸质档案管理模式与电子档案管理模式实现有效对接，即不仅要涉及传统档案管理模式存储和使用这两个主要过程，还要在建档、存储、销毁等所有环节实现衔接，通过信息化手段让传统纸质档案在所有环节欠缺的部分得以完善，这样才能发挥出档案管理信息化的作用。

强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性

在事业单位档案管理信息化过程中，纸质档案管理不能简单地被电子档案管理模完全取代。从另一个角度来看，这意味着在工作推进的过程中两者必然是共存的，且存在一定的影响。要规避这种影响带来的风险，并且最大程度地发挥出两者的作用，就必须强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性。

以地质资源档案为例，地质资源纸质档案在信息化过程中，对极为重要的地质资料档案采用传统纸质档案管理模式的同时，要对部分档案进行电子化，这并不意味着两者完全不相关，而是可以将重要的纸质档案电子化当作新增备份，同时电子化的部分地质资料也并不是从纸质档案中完全剔除，而是管理重点有所侧重。未被电子化的地质资料档案侧重于纸质档案管理模式，电子化的则侧重于电子档案管理模式。

信息检索过程同样如此，检索复杂的地质资源信息档案依托电子档案优势，实现检索流程优化，同时纸质档案也能够发挥出电子档案目前难以实现的作用，即前文提到的人工检索所具备的“智慧”，弥补计算机检索信息匮乏的不足。强化两者的依存性，让档案管理逐渐从传统模式向新的电子信息模式过渡，可以避免不必要的风险。

提高档案管理人员素养

通过纸质档案和电子档案管理的对比发现，管理人员的素养在档案管理信息化过程中极为重要。事业单位要想更好地实现档案信息化，必须拥有除掌握传统纸质档案管理技术之外的信息化管理人才。对此，研究认为目前各事业单位在档案信息化推进过程中必须重视从传统纸质档案管理人才队伍中挑选出业务精通、学习能力强、善于钻研的人员进行信息化管理培养。

研究通过对比传统纸质档案与电子档案管理，提出档案管理信息化的对策。当下事业单位对档案管理信息化的重视程度越来越高，在充分考虑传统纸质档案与电子档案管理各自存在的风险的基础上，对两者进行直观对比，能够相对客观地认识到这一过程中的重点工作，并最大程度地规避工作开展过程中的不利因素。基于这一观点，当前事业单位在实际档案管理信息化工作推进中，应兼顾传统纸质档案与电子档案两者，根据自身实际情况进行调整。