“互联网+”视角下高校毕业生档案管理水平提升对策研究

宋本玉 齐鲁医药学院

随着电子信息技术快速发展，社会进入了“互联网+”时代。高校发展也要与时俱进，将档案管理工作与互联网技术紧密结合，提高管理效率，实现对档案的高效保管。适应现代化发展形势，能够使高校对毕业生的档案进行更好的管理与运用。积极运用“互联网+”发展概念，对高校档案管理中存在的问题进行优化，推动高校档案信息化建设的可持续发展。

高校毕业生档案记录了学生在校期间的学习、行为表现，是对学校、学生都有着重要意义的记录材料，社会与国家在挑选人才时会以此为依据来考察学生的专业能力。档案为用人单位考察人才提供了充分的参考价值。为了提高档案管理的真实性，做好毕业生档案管理十分重要。目前互联网技术已经融入各行各业发展中，高校也应大力提倡互联网技术的应用，提升高校毕业生档案管理水平。

高校档案管理遵循的原则

高校毕业生档案是学生从入学到毕业整个阶段的真实记录。毕业生档案中所包含的内容较多，尤其是当学生毕业后进入用人单位，档案的内容也会更加丰富。高校在建立毕业生档案时必须要清楚了解档案的特性，并制定出一套完善的管理制度，以充分体现毕业生档案的作用。

保密性

毕业生档案具有一定的机密性，因此档案管理部门需要严格遵守保密管理的原则，禁止将学生信息外泄给他人。信息一旦泄露会对学生的财产及人身造成很大的安全隐患，也会导致学校的声誉受到影响。为了减少这类情况的发生，高校档案管理部门需要安排专人管理毕业生档案，确保毕业生档案信息的安全性。

及时性

档案管理人员在记录毕业生档案信息时要确保信息的及时性与完整性，及时将学生的档案资料归档。毕业生档案信息具有重要价值，每年甚至每季度都要对学生的档案进行核查，确保信息的完整性和系统性。

高校毕业生档案管理期间存在的问题

信息采集方式落后

虽然信息技术在档案管理中已经得到了广泛普及，但是部分学校还存在信息采集方式落后的问题，尤其是在对毕业生进行信息采集时，工作人员会下意识选择手动记载、录入。很多档案信息储存在word文档或表格中，导致档案中的信息内容更新不及时，甚至存在信息错误的情况。例如在收集学生成绩信息时，多个部门需要对接，增加了信息采集的时间，造成了信息滞后。

档案管理人员专业素养有待提升

高校毕业生档案管理水平与档案管理人员的专业素养、信息化水平等密不可分。但目前，高校档案管理还在使用传统的信息记录管理方式，这种方式很容易导致信息沟通不对称，信息传达不及时，对毕业生档案的信息化管理有着极大的阻碍，不利于提升高校档案管理工作人员的主动性。还有部分档案管理工作人员并不是档案管理专业出身，自身的信息化素养也并不高。这些都导致高校难以开展毕业生的档案管理工作。

档案管理质量把控较差

由于信息技术落后、信息管理水平不高，高校毕业生档案管理存在很大的安全隐患，其中最重要的就是档案资料鉴定的不确定性较强。部分高校由于没有使用信息技术，在鉴定毕业生档案信息资料时所花费的时间较久，无法对某个时间段内的具体信息进行完整的提取。再加上管理人员缺乏工作能力和专业技术，无法清楚地认识到档案信息的重要性，导致在记录过程中出现部分信息丢失的情况。如此，信息很难得到有效管理，对毕业生档案的真实性也会造成一定损害。

互联网视角下高校毕业生档案管理策略

对高校毕业生档案管理进行优化

首先要找准档案管理的发展方向，学生毕业后，其档案会由学校转到用人单位保管，档案中所记录的学生信息对其今后的职称评定、职位晋升等都有着重要影响。通过档案管理中的信息内容可以了解学生在校期间的学习成绩和获奖情况，以及学生毕业后的重要信息。在“互联网+”视域下，高校应当积极应用信息技术将毕业生档案资料以数字化的形式保存下来，并借助互联网信息数据互通、快速传递等优势构建高校档案信息数据库，改变传统纸质化档案的储存管理方式。还可以推广新档案管理系统的运行方式，确保高校档案信息管理的稳定性，为用户提供快捷的信息查询服务，减少信息存档的错误，让毕业生档案管理工作的效率和质量得到大幅度提升。

其次需要注重档案管理工作的安全性与运行科学性。高校毕业生档案管理应用信息技术是为了让用人单位突破时间和空间的限制，随时随地获取毕业生的档案信息，提高双方的工作效率，这也是高校档案管理的重点。在“互联网+”视域下，高校毕业生档案管理应当采取全新的技术，让高校各部门都意识到信息技术安全的重要性。目前，互联网技术虽然已经十分成熟了，但是仍存在一定的安全隐患。为了保障学生的档案信息安全，高校必须制定相应的保护措施，加强档案流转期间的跟踪服务，构建专门的保密制度；并根据不同职能划分电子档案的操作权限，以此来加强档案管理工作的安全性与运行的科学性。

最后需要确保档案信息记录的准确性。在市场经济环境的影响下，人才的选择和聘用机制具有自主性选择特征，企业希望能招聘到专业能力过关、综合素养高的人才，而毕业生所提供的应聘资料往往带有很强烈的主观色彩，只突出了自己的特长，并没有从客观角度展示出自身能力与专业水平，缺乏准确度和可信程度；用人单位也很难通过纸张上的介绍判断毕业生的真实情况。面对这种情况，高校需要建立相应的档案来了解学生的技能水平以及专业素养，记录学生在校期间的学习品行、道德习惯等。通过档案信息记录，学生的学习实践经历将完整地展现在用人单位面前，用人单位也能更好地了解学生的职业素养和技能水平，从更加全面、科学的角度来选拔人才。同时，高校也能对学生培养质量有基础判断，为后期高校毕业生档案信息管理工作的优化提供保障。

提高毕业生档案管理水平的措施

一是需要加强高校档案管理技术。在新时代背景下，高校培养人才的目标是培养专业素养和道德品质过关的人才，即除了要注重培养人才的专业能力，还要注重其思想和行为。针对这一育人需求，高校毕业生档案记录的内容要不断优化完善，不仅要记录学生的考试信息、成绩、社会实践等相关信息，还要增加学生参加技能竞赛、实习企业评价、参与创业活动的教育记录等，将这些内容以电子文档的形式呈现出来，可以更好地展示毕业生的专业素养与综合素养。高校在管理毕业生档案时需要突出档案信息的导向性，将学生的优势和真实学习情况展示出来，做好记录与保存工作，让学生在社会竞聘中充分展示自己的优势，获得更好的发展。

二是要对高校的档案系统进行数字化管理，做好数据分析与权限管理工作。在“互联网+”时代下，高校毕业生的档案建设需要以信息化为基础，深入探索数据技术，并建立相应的档案信息管理系统，让整个档案管理的流程变得更加规范。学校要将毕业生的档案建设纳入高校发展规划中，并投入相应的资金建设学生的档案信息系统。当然，高校在建设档案信息数据库时需要考虑到数据信息的分析与运用情况，并对学生的数据信息进行分类管理及深入挖掘。可以构建一个数据资源框架，以图片、音频等媒体为载体，构建学生的关系网，让学生的档案信息更加真实。同时还要注重数据挖掘过程中数据信息的安全性和隐私性，根据不同数据信息的私密等级设置不同级别的安全保护。对于不同等级的用户也要设置相应的使用权限和验证信息，这既能够为就业单位提供查询毕业生信息的途径，又能够保证毕业生的信息不被泄露出去。为了确保数据信息库的有效运行，在设计初期还要做好系统共享结构的开发预留准备，目前，很多高校都会将校本数据中心作为切入点，建立档案信息管理系统。这种操作方式能够有效减少后期信息数据共享及运行的成本。

三是高校需要组建一支专业的档案管理队伍。随着高校的快速发展及互联网时代的到来，高校毕业生档案管理工作需要朝着规范化、科学化的方向发展，毕业生档案会从各个院系移交到学校档案室，所有的接收、保存、查询等环节都会让毕业生的档案管理工作发生改变。将互联网技术融入高校毕业生档案管理中，不仅要保证硬件设备的完善，还要确保人员充足。建立相应的档案管理部门，制定完善的奖惩机制，明确操作规定，确保档案管理工作规范化运行，提高档案管理部门工作的专业程度。与此同时，档案管理工作人员也要做好本职工作，保证档案管理系统处于安全运行状态，及时对学生的信息资料进行更新，对毕业生的档案信息实现动态管理。此外，还要积极寻求发展，从不同的档案数据中找到相关联的信息，从多个方面为学生提供有效的档案信息服务。

构建完善的毕业生档案管理机制

首先需要建立高校内部档案管理工作的宣传机制。高校档案管理信息化发展水平较低主要是因为教师和学生的档案管理意识淡薄，对档案内容和作用的了解程度不够。面对这种情况，高校要加强宣传教育，形成相应的档案管理工作机制。在学生入校时就对其进行档案知识的普及教育，并在其日常学习生活中宣传档案管理相关内容，让学生充分了解档案内容以及档案对个人发展的作用，让学生意识到档案信息资料的重要性。除此之外，还可以加强对档案管理人员的培训工作，通过建立相应的工作激励机制，加强对毕业生档案初始资料的把控程度，减少后期误差。还可以对教师进行档案知识普及、信息录入系统的教学培训等，将档案管理工作纳入教师的工作考核中。通过激励机制来调动档案管理人员的工作积极性，从而提高档案信息录入的效率与质量。

其次需要完善档案管理的操作流程，确保流程标准化。目前许多高校的档案管理工作不是由专人负责，而是由学生负责，专业人员较少。学生兼职处理档案信息资料，无法确保档案记录的完整性，可能会导致整个档案管理缺乏专业性与统一性，使得档案信息资料的存档没有条理，储存档案的工作时间变长。面对这种情况，高校需要构建完善的档案管理体系。高校毕业生的档案管理工作包含材料的收集整理以及移交等方面，要结合学生的实际情况来制定相应的操作规则。另外，考虑到高校学生参与社会实践活动的情况，故应将实践活动情况也加入档案资料中。对档案管理工作的各个环节都要进行规范处理，保证档案内容的真实性和完整性。除此之外，高校还可以根据特色专业等对毕业生的档案信息进行扩充，将学生在校的竞赛获奖情况、个人发展等都纳入其中，为学生今后的竞聘提供助力。

高校毕业生档案管理工作会为学生今后的职业发展提供助力。在互联网时代下，信息技术可以完善档案管理细则，解决高校毕业生档案管理中存在的问题，明确档案管理发展方向，建立相应的档案管理制度，从而不断提高高校毕业生的档案管理质量、效率，为学生发展提供助力。

综上所述，档案对于高校的办学、教研等有着重要的作用，尤其是毕业生的档案，具有极高的保存与参考价值。高校档案管理工作水平能够反映高校管理的真实情况，因此要积极进行改革创新，为高校学子提供全面的档案信息，真实记录学生在校的行为与学习情况，为学生今后发展提供助力。