新修订的《档案法》对新时代高校档案工作的指引与启发

文/华南理工大学档案馆 马燕婷

1987年9月5日，《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）经第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议审议通过。为适应新时代国内档案工作面临的新局面和新发展，2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》，这是《档案法》自1988年1月1日施行以来所作出的首次全面修订，是档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化的重要标志。高校档案工作作为我国档案工作的重要组成部分，新修订的《档案法》必将为高校档案和档案管理工作带来正面而深远的影响。

一、新时代高校档案工作发展困境

高校档案与学校的教学生活紧密相关，国内高校常见的档案门类有党群、行政、教学、科研、基建、设备、实物等等，都是学校在悠久发展历程中形成并积淀下来的宝贵的历史珍藏和教育资源。改革开放以来，随着社会经济的持续发展，以及我国高等教育水平的不断提升，高校档案数量与日俱增，高校档案管理迎来了更多更大的挑战。目前，国内高校档案馆普遍面临档案管理不够规范、高校对档案工作不够重视、校内各单位归档意识不强、高校档案管理部门服务意识不高、档案信息化缺乏规范等突出问题，这些问题长年累积、有待解决，极大制约了高校档案馆的建设和发展。

原有的《档案法》显然难以与高速发展的高等学校档案工作相匹配。《档案法》是档案工作的法律保障……是我们做好档案工作的“护身符”和“尚方宝剑”，是我们争取各方面支持的法律依据，为更好地做好高校档案管理，进一步规范高校档案工作，新时代的高校档案工作者同样呼唤一套与时俱进的档案法规，以期为高校档案管理提供更精准的法律约束和规范准则。新修订的《档案法》国家档案局历经多年组织调研、广泛征求意见和反复论证修改后形成的，从法律的角度为档案管理工作提供全新监管和保障，可为高校档案工作在新时代的建设方向提供启发与指引，其施行无疑将有助于缓解国内高校档案管理部门当前发展面临的问题和困境。

二、《档案法》修订特色及其对高校档案工作的启发

（一）提升档案事业的政治、经济和社会地位。1987年审议通过的《档案法》中，早已简要概括了档案事业的政治、经济和社会地位，即“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。”然而在实际工作中，档案管理部门和档案管理工作却很容易受到机构和个人的边缘化对待，特别是在高等学校众多的机构设置中，档案馆往往是最容易被忽略的角色。在高校档案馆的日常运行中，从经费下拨、库房安排、设备申请到人员设置等等涉及馆内软硬件建设的关键问题，档案馆总是较难获得所属高校以及各有关单位的支持，高校档案人不得不偏居一隅，默默无闻、埋头苦干。“巧妇难为无米之炊”，高校档案建设管理目前依然面临着严峻的现实挑战。新修订的《档案法》除要求“各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划”外，还进一步明确指出“将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。”此则既明确了档案事业的政治、经济和社会地位，又对档案事业的发展需求给予了政治保障，同时还提出了档案事业的发展目标，要求社会各界给予大力支持。《档案法》的及时修订，使得高校档案馆今后向高校及各单位申请资源支持和工作协助的时候、在校内开展各项归档工作的时候，拥有了更加清晰的事实基础和法律支撑，新修订的《档案法》为高校档案建设工作的稳定推进创造了极大的有利条件。

（二）高度重视档案信息化建设。随着国家信息化建设水平的不断提升和档案保管利用要求的不断提高，档案信息化建设得到各级档案管理部门的重视。新修订的《档案法》第一章“总则”第一条明确“提高档案信息化建设水平”是修订《档案法》的主要目的之一，此则将档案信息化建设的重要性和紧迫性提到了前所未有的高度。不仅如此，新修订的《档案法》与原有《档案法》相比，独立开设了第五章——“档案信息化建设”，该章节一共有7条，首先明确了档案信息化建设的重要地位：“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划”，新修订的《档案法》还就电子档案管理信息系统建设、电子档案的来源及规范化、传统载体档案数字化、电子档案的收集管理和利用、档案数字资源和数字档案馆建设、档案信息资源共享服务平台建设等当前面临的迫切问题进行了标准解答。新修订的《档案法》中的“档案信息化建设”内容响应了社会各界的呼吁，将提升档案信息化水平作为新时代档案工作的重心予以倡导和规范。对于高校档案馆而言，教学科研等档案门类逐年海量增长，档案利用需求亦随之不断增长，仅靠查阅实体档案，既不利于档案的保管，又制约了馆室其他方面工作的开展。与此同时，高校在建设发展过程中产生的大量电子档案同样面临着迫切的归档需求，高校档案信息化建设已经到了刻不容缓的地步。在高校档案信息化建设的重要关头，新修订的《档案法》将档案信息化建设纳入法律指引，是对高校档案信息化建设工作的有力指导，要求各高校档案管理部门高度重视档案信息化建设，全力推进档案信息化的规范化、高效化、制度化建设，提升高校档案的收集、管理和利用水平，使高校档案管理建设工作迈向新台阶。

（三）发挥高校档案的宣传教育属性。档案利用可为国家建设、社会发展和人民群众提供重要帮助，是档案管理工作的重中之重，受到社会各界的广泛重视。新修订的《档案法》较之原有《档案法》，在档案利用方面增加了许多内容和细节，其中第三十四条“国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观”，国家通过立法要求档案馆积极开发利用馆藏档案，主动开展形式活泼、内容丰富的宣传活动，从而发挥档案的社会教化功能，该要求与高校档案馆特有的教育属性是不谋而合的。高校档案馆普遍拥有大量丰富的馆藏资源，馆室、展览馆保存了学校在数十年砥砺奋进发展历程中留存的大量珍贵档案，是开展档案教育工作的最佳资源。与此同时，高校档案馆立足校园环境，拥有大量的在校学生，每日能吸引无数向往校园生活的社会群体前来参观访问。可以说，高校档案馆拥有开展宣传教育工作的先天条件。新修订的《档案法》鼓励档案馆开展宣传教育，高校档案馆更应该自觉利用自身的教育资源平台，主动出击、创新形式、提升服务，以名人档案、藏品档案、革命档案、历史档案、科研档案等等极具教育意义的高校珍贵馆藏为资源，加强与不同类型媒体的沟通与合作，面向广大师生、社会群众开展宣讲、展览、印刷、出版等宣传教育活动，搭建档案与师生之间的联系，促进高校档案与社会接轨，面向高校师生和社会普罗大众积极推行中华优秀传统文化、革命文化、社会主义先进文化教育，大力发挥好高校档案的宣传教育属性。

（四）发挥高校档案的科技成果转化功能。档案作为一门社会科学，拥有悠久的发展历程。随着中国现代档案事业的不断进步，档案科技工作得到不断加强，档案科技工作者奋发图强、努力攻关，取得了大量研究成果，并将之应用到业务工作中，档案科技成果的应用提升了档案管理水平，促进了档案管理现代化，为推动我国档案事业的发展做出了重要贡献。然而，原有的《档案法》并没有涉及档案科研创新的相关条文，随着档案科研技术水平的持续提升，新修订的《档案法》与时俱进加入这一方面的内容，总则第六条增加了“国家鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和应用，推动档案科技进步。”高校作为国内教学科研的主要阵地，多年积极响应教育部提出的产学研一体化发展要求，致力于将诞生于课堂、实验室的研发成果转化为强大的劳动生产力，实现了教学、科研、生产的有机结合。国内高校普遍设有科技管理相关部门，拥有促进科技成果转化的长期优良经验，高校档案馆身处高校大环境，应积极响应新修订《档案法》的要求，主动利用好学校优质的研发平台和成功的成果转化经验，组织档案管理人员参与申报各类档案科研项目，结合自身的业务需求开展档案实用性技术研究，发挥高校档案的科研成果转化功能，从而提升高校档案馆的技术力量和现代化水平。

（五）加强对高校档案管理人员的规范和约束。新修订的《档案法》在原有《档案法》的基础上，进一步丰富了对档案违法行为的归类描述，同时补充了对个人和单位档案违法犯罪行为的处罚措施，如警告、罚金、追究刑事责任等等。新修订的《档案法》明显增加并细化了法律责任，此举提升了《档案法》的威慑力，加大了对档案违法犯罪行为的管控力度，体现了国家对档案的保护力度和对档案事业的重视程度。新修订的《档案法》第四十八条规定：“单位或者个人有下列行为之一，由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分……”档案管理部门和档案管理人员作为档案最直接的管理机构和管理者，一旦发生档案遗失、非法转让等档案违法事件，机构和个人绝对难辞其咎，应当根据新修订的法律条款接受处罚。可以说，档案管理部门和档案管理人员是新修订的《档案法》法律责任部分最主要的约束对象。高校档案馆中除存有保密档案以外，一般还保存着涉及学校发展大计的党群行政类档案、涉及学生个人隐私的教学档案、涉及教师重要成果的科研档案……这些重要档案事关高校建设与师生个人发展的方方面面，需要高校档案馆与档案工作者规范管理，如何保证高校档案工作管理到位，降低乃至消灭档案事故和档案违法行为的发生，完善法律加强监管无疑是最有效的途径之一。“以法治促档案管理的规范化、高效化，以法治带动档案工作的长效化、科学化。”《档案法》的重新修订，将对高校档案馆和高校档案管理人员的行为产生强大的法律约束力，指引档案馆进一步规范操作、加强管理，指引管理人员以更专业的水平、更优良的素质、更谨慎的态度做好档案管理工作，实现高校档案的安全、科学、长效保管。

三、结语

新修订的《档案法》与原有《档案法》相比，除了上述内容的变更以外，还有众多的创新点与闪光点，例如进一步明确了档案材料的归档范围，为各级档案管理部门的归档工作作出详细指引；结合当前全球范围的新型冠状病毒肺炎疫情，增加了档案馆应对突发事件的研究整理和开发利用指导……新修订的《档案法》与时俱进，革故鼎新，针对当前档案事业面临的各项问题作出科学修订，每一位高校档案管理者都应该仔细阅读、认真学习，将《档案法》贯彻到我们的日常工作中，作为从事档案管理的法律规范与行动准则。