浅谈军工企业档案编研工作的思路

文/中国电子科技集团公司第十研究所 李可

一、档案编研工作的意义

档案编研是以利用为目的，根据用户的需要，通过对现有档案资源的收集、筛选、研究、组织和再加工等方式，发掘蕴藏在其中的档案价值并提供给利用者的一项工作。根据材料的加工深度，主要分为一次加工、二次加工和三次加工档案编研成果。

档案编研工作是企业实现档案信息资源开发利用的重要手段之一。通过档案编研工作，企业档案部门可以深入挖掘潜在的档案信息资源，使隐性知识上升为显性知识，将原本静态的档案转化为动态的、可供利用的档案信息资源。一方面，可以有效保护档案原件、实现档案资源长期安全保存；另一方面，降低了企业用户在利用上花费的时间成本和认知成本，使企业的档案利用服务更加主动、更加具有针对性。档案编研工作的水平代表企业整体档案工作的水平，是企业档案信息资源开发利用水平的重要体现。

二、当前军工企业档案编研工作中存在的问题

（一）对档案编研工作缺乏重视。在个别军工企业，受档案管理理念不够先进和安全保密等因素的制约，长期存在“重保管轻利用开发”的现状，企业档案信息资源开发利用工作力度不够，形式较为单一。企业档案部门或档案工作人员将档案利用工作简单地理解为用户对档案的借阅、归还工作，而忽视了对档案信息资源的开发，库藏档案资源的价值没有得到充分挖掘，企业的档案利用服务长期处在被动的状态，无法主动、有针对性地提供档案利用服务。

（二）档案编研工作起点不高。目前，许多军工企业的档案编研工作还停留在较为基础的层面，多以一次加工档案编研成果为主。一次加工档案编研成果较为简单，在编研过程中所需要的智力劳动因素相对较少。这些档案编研成果可以在一定程度上满足用户在档案查考、文件材料复用等方面的需求，但与深入挖掘档案资源、开展专业研究、为企业提供更具有价值的知识财富仍有较大的距离。

（三）档案编研内容和形式较为单一。军工企业档案资源类型丰富，从分类上说，不仅包括企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类文件材料和档案，也涵盖产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等类型的文件材料与档案；从载体形式上说，不仅有传统的纸质档案，也有数码照片、声像档案等各种形式的多媒体档案。目前军工企业的档案编研集中在对某特定类型档案（如管理类档案）的编研和对传统纸质档案的编研上，编研内容较为单一，编研形式未与时俱进。

三、军工企业档案编研工作思路

（一）从基础编研入手，向更高层次发展。1.基础编研。基础编研的重点在于“编”，也就是汇编，对编研人员的素质要求相对较低，主要是根据某一选材主题对材料进行重新排列，调整结构和删节校对，适用于形式规律相对统一、格式相似、数量较多的文件材料。档案信息资源开发利用水平相对较低的军工企业可以从基础编研入手，针对重复利用率较高、格式形式相对统一的文件材料开展全面的编研工作。根据年度或者不同的专利、论文、荣誉类型，形成本企业内部科研人员取得的各种科研专利、科研论文、科技荣誉汇编；根据年度或是责任者，形成企业的发文汇编或者收文汇编；根据规章制度的类型形成各类规章制度的汇编，如档案制度汇编、质量体系汇编等；根据较为固定的图纸形式，形成产品图册、通用件汇编等。也可以与企业相关部门合作，做一些基础的数据汇集工作，形成综合性的数据汇编或是针对某个问题的专题性数据汇编。2.高层次的档案编研。在基础编研取得一定编研成果的基础上，可以向更高层次的档案编研发展。更高层次的档案编研工作重点在于“研”。这种编研工作对编研人员的专业素养要求较高，比起简单地对现有档案资源进行分类组织，更重要的是开展深入的专业研究，挖掘库藏档案资源，将隐性知识显性化，为企业提供宝贵的知识财富。高层次的档案编研工作在实际操作中有两个问题值得注意：一是编研所针对的问题的价值，二是编研团队的结构。首先，编研必然是针对某一现实问题展开的，在开展编研工作前必须衡量该现实问题的价值，即：这个问题对于本企业是否有研究的价值？有多少研究的价值？这种价值考量不仅仅以档案部门的意志为转移。档案编研不是闭门造车，出发点和落脚点都是利用，因此必须考虑编研成果未来的利用者和利用部门的意见。在充分利用库藏档案的同时，也要加强与其他部门的合作。在开始编研课题前，可以召开课题评审会，综合考虑科研技术、生产、经营等多个部门共同的意见。衡量编研问题的价值，其最终目的在于，通过思考该项编研工作对于军工企业经营发展、科研生产的必要性，使其获得相匹配的人员和资源投入，从而保障编研成果的价值和利用率。其次，在军工企业内部，档案利用的用户以科研人员为主，编研工作也将主要围绕主责主业开展。想要实现对某一军工科研领域档案信息资源的深入挖掘和利用，仅仅依靠档案知识是不够的，还需要相应领域的科研知识，这就对编研团队的构成提出了要求。编研绝不仅仅是档案部门和几位档案人员的工作，是一项覆盖军工企业科研生产各个方面的工作，其产出成果也将反哺于企业的科研技术与生产经营。编研团队的构成既要有具有档案专业知识的档案管理人员，也要有具备相关军工科研领域知识的科研人员；既要有熟悉实际科研项目的基层科研工作者，也要有高屋建瓴预测领域发展的科研带头人；既要有熟悉档案编研知识的档案人，也要有具备更专业文字功底的人员。

（二）拓宽档案编研领域，丰富档案编研视角。目前，军工企业的档案编研主要集中在对某特定类型档案的编研，常见的如管理类尤其是文书类的档案编研。军工企业具有丰富的档案资源类型，如果专注于某一特定类型的档案编研，实际上是对其他档案信息资源的浪费，应当全方位、多角度开展档案编研工作。首先，要聚焦主责主业，开展本企业主要科研技术或生产领域的档案编研工作。主责主业永远是军工企业工作的重心，是档案工作服务的核心，也应当是档案编研工作优先考虑的内容。管理类的档案编研成果固然可以起到方便查考、复用，提供凭证、依据的作用，但档案编研工作真正的价值还是体现在深度的信息资源加工成果上，为企业科研生产提供知识财富，成为企业的“思想库”。最合适的实现方式，就是对企业主要科研生产领域的档案进行编研，真正服务于主责主业。其次，在聚焦主责主业的基础上，应当考虑企业档案在社会文化领域发挥的价值。例如，一些军工企业具有悠久的历史，其发展历程不仅仅是该企业自身的发展历程，也与某个军工行业乃至国家的军工业发展史息息相关。在编写企业大事记、年鉴的过程中，如果能结合国家、行业的改革发展历程将达到不一样的高度，从一个全新的角度发掘出不同的档案价值。同时，也有助于更形象地宣传本企业在军工科研生产领域取得的突出成绩，使社会更好地认识到本企业对国家和经济社会发展做出的重大贡献。

（三）丰富档案编研素材，创新编研成果形式。目前，军工企业档案编研工作所利用的素材仍以传统的纸质档案为主，展现形式也多以纸质出版物或纸质图册为主。在信息技术飞速发展的今天，档案编研无论从素材收集还是编研成果呈现形式上，都应当与时俱进不断丰富创新。在遵守安全保密原则的前提下，用更丰富的、更方便理解和宣传的形式进行档案编研。例如，固定资产投资项目建设过程中会形成大量图像、视频素材，对这些多媒体素材进行编研，可以生动形象地记录固定资产再生产的全生命周期。将精准扶贫过程中形成的各种文字、图像、视频记录进行重新剪辑、编排，既能忠实记录人民群众如何在党的领导下脱贫致富共奔小康，又能展现军工企业如何用责任和忠诚回报社会，承担国之脊梁的社会责任，有助于塑造企业的社会形象，起到良好的文化宣传作用。

四、结语

总而言之，开发档案信息资源，做好档案的编研利用工作，是充分发挥档案作用与价值的有效途径。军工企业需要认识到，档案编研工作不仅仅是档案部门的工作，也不仅涉及库藏的档案资源，更是一项需要企业各部门通力合作、协同完成的事业。只有提高对档案编研工作的重视，形成高素质的档案编研队伍，拓宽编研领域，丰富编研内容，创新编研形式，才能编写出符合用户和社会需求的精品，使档案信息资源变为企业的“思想库”，为军工企业的长足发展提供智力支持。