基于关键少数的国企行政管理敏捷协作机制实践

文/广东粤电靖海发电有限公司 花亚伟

随着经济社会的快速发展与进步，国有企业面临的市场竞争环境日趋激烈。在这样的新形势下，进一步深化国有企业改革，打造服务型效率型行政管理机构，不断提升行政管理效率与水平，已然是国有企业不断发展与壮大的必由之路及重要支撑。

靖海发电公司始终高度重视企业管理工作，以“三牛精神”为引领，以“关键少数”的行政管理人员为核心，通过加强员工思想认识、建立科学工作机制、强化队伍素质提升，深入构建敏捷型行政管理协同工作机制，充分发挥行政管理部门中心枢纽、对内服务、对外窗口等重要职能，全面提升行政管理工作效率及水平，积极助力企业高质量发展行稳致远。

一、找准自我定位，构建行政管理的世界观

知人者智，自知者明。行政管理工作纷繁复杂，如果没有清晰的工作职能认知，便容易让人产生千头万绪、杂乱无章的混乱感，这将极大影响行政管理人员的工作成效。因此，通过全面梳理行政管理体系，构建独具特色的行政管理“世界观”，增强行政管理人员的工作认同感和自豪感，真正从内在激发出干事创业的积极性和主动性。

（一）行政管理是上下联通内外联络的“枢纽”。“枢纽”是管理工作的核心定义，也是敏捷型管理体系的骨架。建立企业内部联通机制，及时将公司决策部署传递至基层部门，闭环反馈贯彻落实执行情况，并对公司层面事项进行统筹协调，充分调动各方力量。建立外部联络机制，密切联系股东方、上级单位、政府机构、行业内外等外部机构，协调收集各方信息以供公司决策并作为对外统一出口，确保对外信息准确无误。为此，行政管理部门具有联系上下、沟通左右的桥梁作用，成为参与管理、辅助决策的参谋助手，对企业管理秩序有条不紊、流转畅通起到关键作用。

（二）行政管理是对内提供优质服务的“平台”。扎实可靠的行政服务体系是发电企业高效运转的基本保障。行政服务工作纷繁琐碎，服务范围涵盖公文审核、印鉴盖章、档案管理、办公用品、网络通信、值班住宿等方方面面，通过树立“平台”意识，将各项行政服务摆上台面，哪里有需求，马上就响应，同时主动接受职工反馈意见建议，并围绕“全面提升服务质量”的工作主线，坚持“服务工作无小事”的工作理念，不断提升行政服务质量，以优质高效的行政服务积极助力企业生产经营。

（三）行政管理是对外展示良好形象的“窗口”。发电企业作为技术密集型行业，由于保民生、保安全等特殊因素，与外界联系相对较为封闭，亟需一扇窗对外展示企业精神面貌。行政管理正是充当了这一重要角色，涵盖了企业VI形象设计以及对外宣传工作，是外界接触了解企业最直接客观的渠道。当然，行政管理人员自身更是一扇重要的“窗口”，他们负责对外沟通、来访接待等工作，这是人与人接触的重要环节，举手投足间、谈笑风生间时刻代表着企业，他们的精神风貌对企业形象至关重要。因此，必须牢固树立“窗口”意识，自觉对外展示企业良好形象。

二、注重协同高效，建立行政管理的方法论

工欲善其事，必先利其器。行政管理工作繁多琐碎，各种定期性、临时性、重要性、紧迫性事项层出不穷，为了能够将每一件事落细落实落到位，必须建立起适合行政管理工作的方式方法，让行政管理人员工作起来得心应手、事半功倍，并确保行政管理工作质量及可持续性。

（一）深入调研，掌握实情。习近平总书记指出：“调查研究是做好工作的基本功。”作为参与企业管理、辅助决策的参谋助手，行政管理人员必须真实掌握外界环境变化、企业生产经营、员工思想动态等各方面情况，才能梳理形成正确的意见建议以供公司决策。同时作为对内提供优质服务的“平台”，必须多方了解企业内部职工的评价建议，才能真正掌握实际工作成效并不断提升服务质量。为此，建立常态化“深调研”工作机制，对外及时掌握地方政府、周边村镇政情、民情，对内多方了解生产经营、员工心声，确保行政管理工作行得稳、走得正、出实效。

（二）强化沟通，统筹兼顾。行政管理工作偏向于综合性事务，往往需要协调各方力量才能有效完成，因此沟通协调能力至关重要。构建对外沟通联系机制，形成常用联系人模式，与上级单位、政府机构等关键机构建立软连接，为企业经营发展营造良好外部环境。强化内部沟通协作，建立内部催督办机制，切实发挥关键少数管理人员的“头雁效应”，确保企业重要决策及部署贯彻落实到位。同时，面对纷繁复杂的大小事务，要持续增强统筹意识，按照“轻重缓急”原则，有条不紊推进工作的开展，并确保各项工作实现齐抓共管，达到最优解。

（三）清单运作，标准执行。全面梳理完善行政管理工作职责、范围和流程，进一步规范抓好各项日常工作，编制形成《行政管理工作培训教材》，切实提高行政管理人员的业务素质和能力水平。参照电力行业特色和企业实际情况，组织制订对外接待、新闻宣传、外事出访和公文函件使用通稿，确保在接待、外宣、外事和公文工作中迅速、规范地实现管理目标。同时针对大型会务、应急演练等重要事项，通过清单式、标准化工作流程，让各环节执行人迅速掌握工作重心，实现全过程精细管控，确保活动事项组织到位、细节保证。

（四）信息引领，流程管控。大力推进行政管理信息化建设。构建图档管理系统，整合现有纸质、电子版图档资料，推动图档管理向标准化、流程化发展。创建微信企业号综合办公系统，实现新闻资讯、通知公告、工作待办处理等手机端移动办公，彻底摆脱时间和空间局限，全面提升行政办公效率。建立厂区值班公寓管理系统，实现房源信息化管控，极大提升后勤管理成效。深度推行OA办公管理系统，广泛运用收发文、签报、会议管理、接待管理、催督办管理等功能模块，真正实现无纸化高效办公。

（五）闭环管理，循环提升。坚持目标导向，年初按照“踮起脚尖够得着”的原则组织制订行政管理总体目标，行政管理人员再对照制订个人年度目标。强化过程管理，每月初盘点目标完成情况，对重大事项及时通报反馈，并利用PDCA循环不断改善管理质量，提升行政管理水平。建立长效机制，强化“复盘”意识，定期开展行政管理工作自查及内审，依托公司绩效考核关键KPI指标，每月依据个人考核细则权重，不折不扣抓好考核管理，确保行政人员清晰自身管理职责和不足，实现循环往复提升。

三、坚持“以人为本”，培养行政管理的内行人

成事在天，谋事在人。不管大小事务、轻重缓急如何，管理工作成效关键取决于管理人员执行情况。倘若当事人专业精通、办事能力强，那工作成效自然能达到预期，否则往往事倍功半或者难以善终。因此，提升行政管理人员综合素质是增强行政管理工作成效的根本要求。

（一）增强专业技能，成为“行家里手”。以创“全国青年文明号”为窗口，提出“三个文明”（语言文明、仪表文明、环境文明）、“四种服务”（微笑服务、承诺服务、满意服务、延伸服务）和“八个一点”（态度好一点、微笑多一点、理由少一点、度量大一点、脾气小一点、行动快一点、责任强一点、效率高一点）等微主题活动，着力打造行政管理亮点及标杆。同时针对行政公文、新闻宣传、通用商务礼仪和潮汕特色饮食、茶艺等定期开展专题培训活动，针对舆情管理、档案火灾处置等定期开展应急演练，全面提升行政管理人员专业技能水平。

（二）提升管理水平，当好“施工队长”。行政管理人员作为“施工队长”，既要当好“指挥员”，统筹协调各方资源；又要当好“施工员”，确保工作进度及质量，才能圆满达成既定工作目标。对标生产项目负责人机制，增强行政人员项目管理思维，实现专项工作前期准备、过程推进、目标成效精细管控。建立承包商管理人员约谈机制，明晰制订考核细则，定期开展技能竞赛，不断提升承包商管理水平。组织参加管理能力提升培训班，加强行业内外沟通交流及调研，充分吸收借鉴外界先进管理理念及方法，不断提升自身管理水平。

（三）强化作风建设，发挥“头雁效应”。管理人员作风形象、精神状态如何，影响着整个团队的工作效率，决定着整项工作的推进成效。强化行政管理人员思想教育，深入推行“实干担当、止于至善”的工作理念，在行政管理工作各环节、各领域，靠前指挥、冲锋在前，充分发挥管理人员的先锋模范作用，确保各项交办工作落细落实落到位。强化行政管理人员廉政教育，逐级签订廉洁工作责任书，定期开展谈心谈话活动，建立公开透明的行政工作机制，营造风清气正的良好工作氛围。

四、强化核心认知，抓牢行政管理的关键点

（一）溯本正源，自我认同。思想是行动的先导。与传统工作理念中注重强调工作本身不同，透过行政管理工作具体事务，全面梳理建立行政管理工作体系，让原本纷繁复杂、千头万绪的行政管理工作职能更加清晰、目标更加明确。同时通过找准定位，建立虚拟概念，让行政管理工作职能更加深入人心，充分激发出行政管理人员自我工作认同感，真正把工作当成事业，把成效当作荣誉，为行政管理工作提质增效夯实思想基础。

（二）实事求是，敏捷高效。信息是决策的基础。通过坚持以“深调研”为工作基本点，进一步转变行政管理机构职能及工作作风，让管理人员更实事求是、更与时俱进，真正掌握企业内部真实情况及外部真实环境，为科学评估及决策打下坚实基础。同时在新的协作组织及机制下，以行政管理部门为枢纽，企业对外部环境变化的响应能力将会极大提升，关键领域行政管理工作效率将得到全面提升，极大降低决策及执行时间成本。

（三）智慧工作，事半功倍。方法是成功的捷径。打破固有的行政管理工作机制，充分运用现代管理思维，将传统的经验式做法，固化形成标准化流程、清单，让行政管理工作不再依托于某个特定人群，极大提升行政管理工作的规范性及可持续性；充分借助信息化管理手段，将管理人员从时间空间局限中解放出来，从重复性工作、无效沟通中解放出来，让更多精力得以投入到重要事务中、投入到精细管理中、投入到提升工作及服务质量中来，真正达到事半功倍的效果。

（四）“关键少数”，关键作为。人才是制胜的关键。区别于传统就事论事的做法，本项目首要出发点并非行政管理工作本身，而是将“关键少数”的行政管理人员作为行政管理工作核心因素，并以“关键少数”为核心，通过构建行政管理工作的“世界观”“方法论”，不断加强对行政管理人员的培训，真正发挥出“关键少数”的积极作用，让行政管理人员都立足本职、自我认同，以个人的关键作为，合力推动企业管理高效运转。

五、结语

靖海发电公司秉持“服务中心、协调四方、树立形象、止于至善”的行政管理工作主线，通过构建独具特色的行政管理“世界观”，真正从内在激发出干事创业的积极性和主动性；通过建立起行政管理“方法论”，让行政管理工作有章可循、事半功倍；通过培养起行政管理“内行人”，全面提升行政管理队伍的综合素质，最终形成行政管理敏捷协同工作机制，有效发挥行政管理部门中心枢纽、对内服务、对外窗口等重要职能，全面提升行政管理工作的效率及水平，积极助力企业高质量发展行稳致远。