互联网背景下高校学生档案管理措施探讨

王 成 周向东

（菏泽家政职业学院，山东 菏泽 274300）

当今社会的高校学生档案管理工作是在教育部门具本要求和标准的指导下将高校中来自全国各地学生的档案进行征集接收以便统一管理的工作行为。在现实的高校学生档案管理工作中，由于学生数量的庞大、档案管理的繁杂性，再加上尚未配套的接收系统都给高校学生档案管理的工作带了相当大的工作难度和强度，导致高校学生档案管理的工作人员极易在日常工作中出现混乱的、错误的问题。然而随着近年来不断普及的信息化技术和日益成熟的网络科技，在高校学生档案管理工作中引入和应用新兴技术全面推进高校学生档案管理工作的改革与创新，促进相关管理工作的效率和安全性的提升是势在必行的。在互联网时代背景下，高校学生档案管理应该大力与新兴互联网信息技术融合，充分运用互联网的新思维、新理念不断优化和变革传统的档案管理模式，以达到创建符合时代发展需求的高校学生档案管理模式。

一、当今高校学生档案管理工作的现状

首先，当今社会中的大多高校学生档案管理还沿袭传统的管理模式，学生档案管理仍然只是停留在对学生档案资料的收集工作上，对于学生的档案管理也是通过原有方式即线下收集、封装、保存、转档等进行的，对于学生档案的转出和转入依然主要采用原始的人工登记的方式来完成。由于缺乏科学的管理方式和意识，繁杂的整理工作中极易出现学生档案材料入档不及时、档案转递不规范的问题，甚至还会发生档案材料丢失的情况。其次，由于高校对于学生档案管理相关工作的重视程度不够，继而没有对相关管理工作制订应有的强制性的、规范性的管理文件，也会使得学生档案管理的工作人员出现消极怠慢的工作态度。此外，在学生档案管理的日常工作中，工作内容重复、枯燥、程序化，没有任何突出亮点，也会导致相关的工作人员对于学生档案管理的积极性下降，在日常的档案管理中时有错装漏装、档案丢失的情况发生。最后，现有的高校学生档案管理模式的信息化非常落后，在档案管理过程中大多都是由人工操作来完成，信息化利用程度低且学生档案记载的内容不够丰富，无法满足高校学生毕业后的就业和长远发展的需要。

二、当今高校学生档案管理的基本原则

（一）关于高校学生档案管理的保密原则

学生档案里包含了许多学生的个人信息，属于机密文件，学生档案管理部门要严格遵守相关的保密制度，在未经许可的情况下不可擅自将学生的档案带出档案室或向任何人透漏出档案袋内的任何内容和信息。因此，学生档案管理部门应该配备专业的工作人员来管理学生档案，设置安全性强的档案室以确保学生档案在校期间的安全。

（二）关于高校学生档案管理真实完整性原则

学生档案对学生后续发展来说意义重大，档案的真实性和完整性是最基本的要求。因此在高校学生档案管理工作中，应该要求工作人员在档案收集管理过程中要对学生档案材料进行实时的核查和查验，特别是对学生的奖惩文件、年度的鉴定材料以及能反映学生优良品德的档案材料都要注意鉴别和查验，做到及时入档。在学生毕业前夕还要对学生的档案进行系统性的核查，以保证其档案材料的真实性和完整性。

三、当今高校学生档案管理工作存在的不足

（一）高校学生档案管理的工作人员的思想重视度不够

目前大多高校及相关的管理部门对于学生档案管理工作不够重视，甚至存在着一定的偏差。安排的学生档案管理工作人员大多都是个人能力不强、年龄偏大且计算机操作水平低下。学生档案管理人才结构分配不合理、科学管理意识淡薄，大多数工作人员不能对数字化技术进行充分运用。另外，由于高校对学生档案管理工作的不重视，所以经费投入不够，导致相关工作的硬件设施配套也不够健全和完善。这些都给学生档案的及时性、安全性、真实性和完整性带来深深的隐患。

（二）高校学生档案管理工作中的归档内容陈旧简单

高校学生档案管理中的归档范围包括高校招生录取材料、军训鉴定表、学籍成绩表、学生年度鉴定表、奖惩文件以及毕业生鉴定材料等。随着社会的不断发展进步对于学生档案信息内容的要求也越来越多元，社会企业在择选人才时也会通过对学生档案的查询从中获取更多的关于学生的成就、能力、诚信及个人综合素质相关的信息，但现有的档案信息和内容过于简单和陈旧，且班主任和辅导员对于学生个人评价大多都是套用模板，对学生的个人特点描述不仔细，这些都难以满足用人单位对于学生信息了解的需求。

（三）现有高校学生档案管理网络电子化有待提高和加强

历来毕业生档案查询都是依赖于人工核查，不能完成由毕业生自助查询档案的需求。学生档案管理信息化改革不深入，档案的相关流转、查询主要是线下人工操作，这耗费了大量的人力和时间且容易发生错误，因此在学生档案管理工作中有效地引入信息化管理，不仅是时代发展的需求，更是人们对于便捷高效的最基本要求。

四、互联网背景下高校学生档案管理优势

（一）节约了空间及成本

互联网背景下高校学生档案管理不再局限于纸质的学生档案，电子档案也成为重要形式之一，而电子档案存储载本只需要一个小小的硬盘即可，相较于之前的档案馆而言不仅节约了空间及成本，而且在很大程度上节约了人力和物力，为高效开展学生档案管理工作提供了较为良好的环境。

（二）提升了档案管理效率

互联网背景下高校学生档案管理因为信息技术、大数据技术等技术运用，使得整个工作效率有了明显的提升。例如，在修改学生档案的时候，传统档案管理方式对于大比例修改问题，有可能面临着替换文件的风险，而且在修改的时候有可能会引发失误。电子档案管理则能有效解决这一问题，管理人员只需要在学生档案管理系统之中直接修改即可，整个工作量明显大大减少，学生档案管理效率明显提升。

（三）促进资源共享

互联网背景下的高校学生档案管理还能进一步促进学生档案资源共享，学校可以直接将档案管理系统开放给师生，这样学生就可以凭借着学号以及独立密码登录查看自己的档案信息。若学生发现问题还可以及时提出申请与修改，这样就能有效提升整个学生档案管理效率。

五、在高校学生档案管理工作中充分运用互联网的具体措施

（一）提高互联网应用于学生档案管理的认识

做好高校学生档案管理工作是提升高校学生档案效用的现实需要。学生档案材料的真实性、完整性将会直接影响到用人单位对于高校学生的个人能力的判断，同时高校学生档案更是国家机关、政府企事业单位、部队选人用人的最基本标准，因此档案管理人员更应该严格按照档案归档程序和相关原则进行整理归档。高校和相关的管理人员应该注重加强对档案管理的重视程度，加强对相关工作人员专业水平的提升，增加相关人员的工作责任心，树立以学生为本的工作理念，认真对待高校学生档案管理工作。

（二）深化改革互联网信息技术应用于学生档案管理

规范学生电子档案应该结合纸质档案与电子档案的综合档案管理模式，有效利用现代化的互联网信息技术进行网上档案的管理，进而提高管理效率。因纸质文档存储的局限性，不能很好地展现学生的综合素养，故可以有效地引用互联网电子科技将相关的材料以电子档案的方式进行保存，并在网上开通电子查询功能，这样不但缓解了相关工作人员的工作压力，也有效解决了毕业生查询档案时的困难。

（三）强化相关管理制度的规范，建立健全的机制

当前的高校学生档案管理是没有相应的规章制度和管理机制的，为更好地为学生提供档案管理服务，各高校应该结合学校自身的特点制定出相应的管理制度、措施和办法，对于电子档案的操作也需要按照相应的标准进行操作，不断深化互联网信息科技的改革充分应用于日常的档案管理中。

（四）引进大数据技术，注重大数据工具开发

一方面，学校可以在大数据技术引进及应用的时候，整合多方面资源，积极构建现代化大数据平台，以此来推动学生档案管理工作以及数据的可视化。例如，高校可以在学生档案管理过程中，针对不同专业、不同年级学生成绩展开系统化的分析，之后再借助大数据技术对学生实际情况形成良好的梳理，以此来对学生学习实际情况进行明确，这不仅能够为学生学习提供强有力的目标，还能借助大数据分析技术让整个学生管理工作变得越发科学且系统化。另一方面，还可以在学生档案管理过程中，强化对于高校大数据技术的开发，在大数据技术广泛应用的时代背景之下，其现如今已经成为高校日常管理工作中必不可少的构成部分。所以高校在开展学生档案管理工作的时候，一定要尽量完善高校基础大数据信息服务系统，积极借助大数据系统及资源来对学生档案管理工作进行创新。在这一过程中，高校可以强化与社会信息技术公司的合作，以此来开发出适合学校的学生档案管理系统，有效提升学生档案管理水平。

（五）注重队伍建设，提高学生档案管理人员素质

互联网背景下高校学生档案管理工作不仅面临着全新的机遇，学生档案管理工作人员也在这一过程中面临着全新的挑战及要求。高技术结构要求学生档案管理工作需要较强的管理及技术人才，现如今高校学生档案管理人员综合素质有待提升，相当一部分管理人员对于学生档案管理重要性认识不足，缺少现代化档案管理技术与方法、档案管理理论有待完善、档案管理法律法规认识不足。在这种情况下，高校学生档案管理工作实施自然也就会出现漏洞，很难有效实现学生档案的科学化管理。为了避免这一现象，高校学生档案管理工作在推进的时候自然需要构建出一支专业化的学生档案管理队伍，确保其具有良好的档案管理意识、信息化管理能力、过硬的思想政治素质、爱岗敬业精神、深厚的档案管理理论功底，同时还需要熟悉并且掌握档案管理学、档案保护技术等相关专业知识，能够在档案管理过程中熟练借助计算机网络技术来开展学生档案管理工作。为了实现这一点，学校一定要强化对于学生档案管理人员的业务培训，定期组织学生档案管理人员参与到培训与教育活动中，让其能够更好地适应互联网对于学生档案管理人员提出的新要求，从而有效提升档案管理水平。

（六）完善电子档案，构建高校学生电子档案管理系统

高校在开展学生档案管理工作的时候，为了能够进一步将信息化管理技术价值有效发挥出来，还需要在工作过程中注重信息化管理系统的构建，即在工作期间树立起现代化管理理念的同时完善学生电子档案，构建出高校学生电子档案管理系统。在互联网背景下高校学生档案信息资源管理与档案管理系统可谓是息息相关，档案管理系统既是高校学生档案管理重要平台，也是推进互联网背景下高校学生档案管理的重要抓手，借助这一系统就能结合学校的文档一本化系统、办公自动化系统来有效实现对于学生档案的归档、检索、著录、利用，或者是借助学校网站平台在学校网站主页中构建出一个学生电子档案查询链接，然后直接登录到学校学生电子档案管理系统中。此外，还需要在这一过程中借助权限设置来确保系统的安全性，这样才能进一步提升学生档案管理效果。

（七）管理技术并举，确保学生档案信息安全

互联网背景下高校学生档案管理工作在推进的时候，除了上述几点之外，还可以借助多种管理技术并举来确保学生档案信息安全性。互联网背景之下，高校学生档案也因为网络的开放性存在一定的安全隐患，所以一定要在管理期间重点抓安全问题，这也是学生档案管理基础和前提。一方面我们可以借助相关技术手段来提升档案安全性；另一方面也可以强化对于档案管理工作人员的培训与教育，让其形成良好的安全意识及管理意识，或者是构建出相关制度本系来进一步规范学生档案管理，以此来保障学生档案信息安全。

六、结语

在当今互联网信息化快速发展的时代进程中，高校学生档案管理工作要迎合时代发展的要求不断推进自身的信息化进程，通过有效的改革和创新促使学生档案管理的效率有效提升。