我国突发事件档案管理的现状分析

文/中国五环工程有限公司 李应萍；武汉江汉化工设计有限公司 曾萍

突发事件档案工作有两层含意：一是突发事件危及档案安全时对档案的抢救转移和安全保护；二是收集管理处置突发事件过程中形成的档案。本文重点是对后者的探讨。

一、文书档案收集概况分析

（一）从发文量和被引量看文书档案收集概况。突发事件档案相关研究论文的数量以及论文被引用的次数能够直观反应突发事件档案概况。在维普（VIP）输入关键词或题名=“突发事件档案”，共检索得到79篇研究论文（检索时间段：1989.01.01～2021.01.01）。论文的数量及被引用量的分布如下所示：

从上图可知发文量（浅色曲线）的增长趋势自2001年到2019年总体增长比较平缓，每年论文的平均数量在4到5篇左右，最高峰时期出现在2021年，共有15篇研究论文出现。深色曲线是论文被其他期刊论文引用的情况，被引量可以直观反映该领域研究是否活跃，从图1可知，自2002年～2004年、2004年～2008年、2008年～2016年，2016年～2021年，论文被引用量分别呈波段增长，然后降低，周期性循环，这或是突发事件研究论文的一个特点。被引用量的高峰出现在2003年，达到30多次，这可能与2003年非典这一突发事件有关。由此可见，突发事件论文由于发生的概率小，研究冷门，所以其研究论文的数量和研究的活跃程度与重大突发事件本身有极大关系。英国统计学家、数学家Gompertz曾指出，科技文献的数量与科技发展水平相对应。任何一个学科的发展都要经历发生、发展和成熟3个阶段，在发生阶段文献增长缓慢，发展阶段文献呈现快速增长现象，成熟阶段文献量基本稳定。从图1可知科技档案管理这一研究主题并未呈现出Gompertz三阶段理论，我国突发事件档案管理的研究并不成熟。

图1 发文量、被引量分布图

（二）从被引频次高的论文看文书档案收集概况。综合表1可获得5个方面的情况：

表1 高被引论文概况

1.突发事件的研究与探讨还处在对其规律的初步探讨阶段。从上表4个题名可以发现这些高被引论文，即被关注度最高的论文集中在突发事件档案管理的处理机制、特点、管理研究等基本特点上。还处在对事件初步规律探讨阶段。

2.突发事件在过去相当长时间，没有受到应有的关注。自1989年开始，最早的高被引论文是2006年出现的，然而纵观整个人类的发展史，突发事件并不是一个小概率事件，而是发展过程中的必然事件。虽然在殷商时期就有档案管理启蒙，但是在整个历史长河中，在过去的相当长一段时间内，突发事件档案管理都未受到应有的重视。

3.突发事件档案论文被引频次普遍不高，学术氛围不浓。突发事件属于小概率事件，所以在档案领域受众面不高，大多数档案机构即使有相关预警机制和管理规定及条文，可能有的档案人工作一辈子直到退休也未曾经历一次突发事件档案管理工作。所以突发事件这一档案研究领域可能不太贴近档案人的工作实际，自然研究人员少，突发事件本身的特性决定了其属于档案研究的冷门领域，普遍被引频次较低，与这一领域的特点有关，更多的是一种预警，学以致用储备知识。

4.突发事件档案管理研究受到学者关注。突发事件档案管理的高被引论文主要研究机构是高校，高校是学术研究最活跃的机构，说明突发事件档案管理已引起学术研究者的关注。

5.来源期刊均为档案领域的核心期刊，说明这几篇突发事件档案管理论文在处理机制、特点、措施的研究方面有一定的见地。

二、文书档案收集难的原因探析

（一）缺乏突发事件档案管理的专门法规制度。纵观表1高被引论文概况可知，突发事件档案管理集中在探讨突发事件档案管理的处理机制。突发事件档案的处理方法、机制问题本应该有相关的管理办法和法律条文。但是直到2021年1月，才迎来国家档案局第16号令《重大活动和突发事件档案管理办法》。但是到目前为止，我们并没有专门的相关制度，尚处于空白状态。

（二）突发事件档案管理论文数量偏低、研究不活跃。截至2021年，在VIP中，关键词和题名中包含“突发事件档案”的论文总计只有79篇，说明研究者少，关注的人少，并不是档案研究的热点。这种局面不利于推进突发事件档案管理。

（三）突发事件档案管理研究者及研究机构单一。突发事件档案研究者大多来自高校，基层直面档案突发事件的档案管理者很少有研究论文，他们是直接面对突发事件档案的直接责任人，如果他们能够参与进来，更有利于突发事件档案管理处理机制的完善。

（四）对突发事件档案管理不够重视。由图1可知，2021年突发事件档案管理主题的论文数量增长幅度很大。通过查询得知，主要是新冠疫情突发公共卫生事件档案的收集与管理等应急措施。此外，自2003年开始才有稳定数量的研究论文，2003年正值“非典”，2008年后研究论文数量有波动性上升，而2008年汶川大地震也是主因。从侧面说明，当突发事件发生时，我们才会意识到加强突发事件档案管理的重要性。当突发事件远去，生活归于平静，突发事件档案管理的研究并没有成为研究热点，各单位对突发事件档案管理还是不够重视。