信息化技术在人事档案管理中的运用探究

文/咸宁市劳动人事信息和档案管理中心 胡鹤宁

互联网时代，先进信息技术不断涌现，为社会经济发展提供了良好助力，各行各业也得益于信息技术的应用，取得了良好发展。针对人事档案管理工作的开展，理应顺应时代潮流，抓住机遇，加强信息化技术的运用，从而促进人事档案管理方式创新发展，提升其信息化管理水平。通过这样的方式，才能增强整体管理效率和质量，促使档案管理发挥出更大的作用和价值。

一、信息化技术在人事档案管理中的运用价值

（一）档案管理效率得到稳步提升。人事档案管理受人员流动等因素影响，实际管理较为复杂，工作量较大，通过应用信息技术，能够推动传统纸质档案资料实现数字化转型，从而有效减少档案管理的工作量。在信息化技术的帮助下，通过搭建相应的人事档案管理信息系统，能够实现人事档案一键查询检索，从而显著提高人事档案管理的效率。尤其是针对一些人事档案数量较多、人事变动较为频繁的单位，通过加强信息技术的运用，可以有效降低档案管理人员的工作压力，提升档案管理效率，有利于促使档案实现标准化、规范化管理。

（二）档案管理更加标准规范。早期的人事档案管理，一般以人力为主。在这一过程中，很容易受人为失误的影响，增加了档案管理的不确定性，很容易自身出现各种问题，增加了人事档案管理的难度，造成档案管理混乱，不利于整体档案管理的规范性提升，对档案统一整理与查找会带来一定的干扰。而通过运用信息化技术，能够实现对档案的优化管理，增强整体管理工作的规范性，便于档案的准确查找和利用，能够使其形成更加统一的数字化格式规范，从而让档案管理在统一数字化格式下，整体更加高效，为相关工作的开展提供保障。

（三）档案存储更加安全。以前的人事档案是纸质档案，这些纸质档案通常比较脆弱，很容易受温度、湿度以及动物破坏、人为损坏等因素的影响。再加上纸质档案长期被人为翻动，磨损增加，更容易损坏。与此同时，档案材料由纸质组成，很容易受到湿度、温度变化影响，老化速度加快，无法长期存储，且对档案存储环境有着较高要求，整体成本较高，不利于保障档案存储安全。而通过运用信息化技术，将纸质档案转化为数字档案形式，并统一进行备份，再加上应用一些网络安全技术，能够更好地保障档案安全。

图1 信息化技术在人事档案管理中的运用价值

二、人事档案管理中信息化技术运用的问题

（一）人事档案管理缺乏对信息技术运用的深刻认识。相较于其他工作，当前的人事档案管理工作比较“低调”，并且很难有明显的作用与成绩。上述这些特征的存在，导致人事档案管理很容易被忽略。因此一些单位不愿投入较大的成本，加强对信息技术的运用，推动人事档案管理信息化建设。同时，一些管理人员缺乏对信息化技术在人事档案管理运用中价值的深刻认识，已经习惯并且依赖手动开展相应的管理工作，不仅效率难以提升，也不利于档案的查找。

（二）人事档案管理信息技术应用落后。伴随着信息技术的应用普及，很多单位虽然进行了信息技术的应用，在这一过程中，完成了相应的信息基础建设，有效提升了人事档案管理水平。但伴随着单位的经营发展，再加上一些先进信息技术的不断更新运用，针对人事档案管理提出了更高要求。相关管理人员尚未认识到这一点，依然采用一些落后的信息技术，比如采用一些简单的办公信息化软件等，针对现有的网络基础设施，缺乏后续的维护与升级，因此很容易出现网络卡顿或者信息系统运行变慢现象，影响了正常档案信息化工作的开展。同时，伴随着对档案管理要求的提升，相应的档案管理信息系统功能已经落后，难以满足实际管理需求，不利于档案管理质量水平的提升。

（三）人事档案管理信息化技术运用存在安全隐患。首先，我们应清醒地认识到，信息化技术是一把双刃剑，虽然通过在档案管理中进行信息化技术的运用，减少了档案管理工作量，提高了管理的时效性，简化了档案管理流程，增强了档案管理的规范性，同时也为人事档案安全带来了一定的威胁。比如数字化人事档案很容易遭受病毒、黑客的攻击，导致档案信息泄露。档案信息还有可能因为管理信息系统故障或其他原因，从而出现档案信息文件丢失或破损的问题，最终无法被修复或找回，这对人事档案管理安全带来了非常严重的影响。

（四）人事档案管理信息化技术应用标准不统一。人事档案信息化管理是一项非常复杂的过程，因此必须建立规范化的管理流程、管理形式等，保障整体管理的统一规范，才能提升人事档案管理质量水平。比如，针对各种各样的纸质人事档案，在进行数字转化时，必须遵循统一的规范标准，保障数字文件格式的一致性。但针对纸质人事档案，没有制订统一的数字化转化标准，这不仅影响后续档案的有效利用，同时也不利于保障档案信息内容的真实性。数字化档案缺乏清晰明确的分类标准，造成了后续管理混乱。又如数字档案信息与纸质档案信息存在较大出入，难以保障档案信息的真实性，同样会严重影响档案管理水平。

三、人事档案管理中信息化技术运用策略

（一）增强信息技术运用的认识。首先，人事档案关系到单位内部相关人员的流动、调动以及一些个人隐私信息，这对单位经营发展的稳定性有着直接的影响。因此必须加大对档案管理相关工作的重视程度，并且通过上文可知，在人事档案管理中运用信息化技术，可减少对储存空间的占用，降低相应成本，并且相关工作流程得到简化，大幅提升了整体工作效率，减轻人事档案管理的工作量，充分发挥档案资料的作用和价值。基于此，在人事档案信息化技术的运用过程中，需要相关人员加强对上述人事档案管理以及信息化技术运用的深刻认识，充分认识信息技术的优势，积极转变态度观念，大量支持信息化技术在档案管理中的应用，主动学习相关的信息技术，从而更好地适应当前信息化时代的发展要求。

（二）促进信息技术应用升级。随着时间的推移，伴随着用户需求的增加，相应的信息技术不断优化升级。因此在人事档案管理过程中，针对信息化技术的应用，同样应紧跟信息技术发展潮流，加强对各种先进信息化技术的引入与应用，有效推动人事档案管理信息化建设的发展，让档案管理信息化始终能够契合当前最新的标准要求，为管理工作的开展提供保障。例如在实际开展人事档案管理工作时，可以加强对一些先进信息技术的引入与应用。比如大数据技术、云计算技术等，促进人事档案信息系统优化升级，构建档案核心数据库，从而为档案信息的深入挖掘利用创造有利条件。与此同时，还可以引入云计算与大数据技术，丰富档案管理服务功能，进一步提升档案查询的精准性与效率，实现对档案信息的深度利用，促使档案应用发挥出更大的作用价值。除此之外，还可以加强对开发技术的应用，比如引入HDFS等功能，让档案信息收集更加全面性、更加高效，提升档案管理水平。还可以利用SQL等技术，让档案信息处理更加高效，节约更大档案存储空间，显著提高档案管理信息化效率，更好地彰显信息技术在人事档案管理中的作用价值。

（三）提高对信息化技术运用安全的重视。在人事档案管理中，虽然通过信息化技术的运用带来了诸多便利，但也带来了一些安全隐患，需要加强安全防范，具体可从以下几方面入手：一是建立一个完全的信息化技术运用环境，比如从物理层面出发，建立一个人事档案信息化管理专用局域网，直接从物理层面与外网隔离，营造一个安全的网络环境。在此基础上，针对档案管理信息系统，还应运用防火墙技术，从而实时监控人事档案数据信息传输访问过程，及时发现其中的垃圾信息与病毒信息，避免外来病毒的入侵，让档案信息存储安全性再上一个新台阶。二是注重加强先进安全技术的运用，有效抵御病毒、黑客的攻击，例如在人事档案信息化技术运用的过程中，可采用可信计算技术，这种安全防护技术能够在人事档案信息化管理系统内，通过结合实际的要求，建立相应的信任根与信任链构。如此一来，能够立足整个系统，针对档案管理相关的软件，实施全面实时监控，及时发现软件运行异常，避免病毒通过软件威胁档案安全。不仅如此，还可以基于不同软件的功能重要性，设置不同的运行可信权限，避免被一些非法软件、不明软件攻击，从而有效保护人事档案的安全。三是为有效解决人事档案信息资料损坏丢失问题，可以运用数据备份技术，在录入相关资料信息后，会自动在云端完成备份。在遇到一些不可抗力的自然灾害时，如停电或地震，那么遗失的档案数据资料能够通过备份安全找回，即使原本存储在系统中的档案资料已经破损，也能够通过备份进行恢复，从而有效保障人事资料的安全性。另一方面，为了保障一些机密资料的安全性，还可以采用标签水印技术。这种技术能够对档案信息进行定位，即使档案数据信息被窃取，也能够及时通过水印，通过追踪档案信息，及时找回档案。除此之外，还可以对人事档案信息资料进行加密处理，即使档案信息资料泄露，不法分子也无法直接读取档案资料机密信息，还可以在档案资料中设置定时自毁程序，从而避免档案资料泄露，有效保障人事档案资料的安全。

（四）建立统一的信息化技术运用标准。人事档案资料本身内容比较繁杂，档案资料形式也比较多变，除了文字资料以外，还包括一些图片以及音视频资料等。针对这些复杂多变的人事档案资料管理，实施难度较大，不利于整体档案管理效率的提升。当运用信息技术对这些档案信息资料进行数字化转化时，由于档案资料形式多变，因此为保障整体档案信息化管理的规范统一性，需要加强对所有档案的规范化和标准化要求。并且针对各种各样人事档案资料的规范化转化，需要严格遵循《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）的要求。在此基础上，还应根据实际情况，对档案进行分类整理。在制订相应规范标准后，还应结合实际管理的需要，做好数字化处理细节的落实。除此之外，在运用信息化技术对人事档案进行管理时，不能忽略存储工作的重要性，根据实际需求，科学选择存储载体，确保档案信息存储的安全性，如可以利用硬盘进行存储。另外，也可以利用网盘进行备份，能够有效保障人事档案存储的规范性，为后续人事档案应用提供便利。

（五）人事档案信息化管理工作实践流程要点。人事档案信息化管理工作实践流程如图2所示，表现为：第一步，设置权限，为了保障人事档案信息化管理的安全性和可靠性，需要设置人事档案管理人员的权限，采用数据加密技术、CA技术等，对相应管理人员进行身份验证，不具备相应权限者，无法获取相关档案信息，从而避免人事档案信息被篡改、入侵等现象。第二步，统一人事档案入口，采用布局电子数据文件、条码技术以及图像技术等，对不同路径、不同类型的人事档案数据信息实施标准化打包，同时把人事档案转变成统一的入口文件，在数据库中进行储存，并做好备份，保证所有人事档案数据信息的安全性、全面性以及可追溯性，即便出现信息档案丢失的情况，也能够通过备份找回。第三步，对信息档案文件进行统一管理，统一格式的人事档案数据文件，能够为人事档案的注册、备案、转移、接收、储存、查询、销毁以及识别等提供便利，人事档案管理工作人员能够快速查找到所需的人事档案信息。第四步，功能拓展实践，加载新业务，人事档案信息化管理工作具有加载标准化文件管理服务的功能，能够通过拓展接口对新类别的人事档案文件进行管理，提高人事档案信息化管理的效率和质量。

图2 人事档案信息化管理工作实践流程图

四、结语

综上所述，在人事档案管理过程中，加强信息技术的运用非常重要，不仅简化了相关工作流程，提高了整体工作效率，还具有较强的安全性。因此必须重视信息化技术的运用，认识到档案管理工作在信息化技术运用方面存在的问题，并提出一些针对性的应对策略，促使信息化技术实现有效运用，为相关档案管理工作的开展助力，推动该行业领域长远稳定发展。