基于信息化的地质档案管理方法探索

文/陕西省地质科技中心 楚雨凡

一、地质档案管理的重要性

地质档案是专业技术人员对地质区域在调查、普查、勘探、测绘等科研生产活动中形成的地质科技信息资料与载体，认真做好地质档案的收集、归档、统计、借阅、保密与保护等地质档案管理业务，才能使地质档案发挥更大的作用，更好地服务地勘单位。地质档案是国家信息资源的重要载体，有效管理地质档案是学习探索开发利用以及保护自然资源的重要基础，特别是地质数据在研究地球科学、勘探、开发矿产资源、预防自然灾害、保护地球环境、促进经济社会发展等方面，是国家基础建设的重要依据。地质档案管理是为地勘单位提供重要的技术保障，对于地质勘查单位技术存储、技术积累、技术创新等方面具有重要的意义。但是地质档案资料受类型复杂多样、存储条件各有差距、统计数据混杂等因素影响，管理水平参差不齐，如何高效、高质量完成纸质与电子文件的归档与管理，不断挖掘地质档案潜在的价值、提升利用和服务功效，是每个地质档案工作者的职责。

二、地质档案归档的主要工作

地质档案管理作为一项综合的复杂系统工程，管理工作必须置于合理完善的管理体系框架中。归档管理的主要步骤有：档案收集、档案整理、档案鉴定、档案影像检查与处理、对档案的识别和利用。

（一）档案收集。档案收集是将技术人员科研生产活动中形成的技术文件进行收集管理的过程，收集工作应在大量的技术资料中选取有存储价值的重要部分，进行集中保存。档案收集是档案工作的第一步，是档案从分散到集中的过程，收集对象可为纸质、电子文件等形式文件。

（二）档案整理。档案整理是档案工作人员拿到收集的档案文件后，把文件进行归类、编排、归档编号、分批扫描等过程。

（三）档案鉴定。档案在收集、整理后，应对档案的保存价值进行鉴定。文件资料庞杂，需要选取具有保存价值的文件分类、分级鉴定。档案鉴定是繁杂的过程，鉴定过程中遇到复杂技术相关的问题，需与技术人员积极沟通配合，确保鉴定的准确性。

（四）档案影像检查与处理。目前，档案存储均要求电子存档，须对档案资料进行扫描、影像处理等工作。档案资料扫描完成后，采用自动处理和人工逐幅检查图像质量，确保图像顺序与原始档案记录一致。

（五）档案识别。若需要实现全文检索，则扫描图像处理完毕后，使用专业的识别软件对数字图像进行全文识别。若使用者对识别成功率有严格要求，还需另加手工校对，校对结束后将版式还原转换为双层PDF文件格式，可实现无障碍的全文检索。

（六）档案的提供和利用。存档文件的目的是便于后期查询和利用，使档案资料发挥最大的价值。档案在提供和利用过程中应便于查询、调取、归还，并进行过程记录。

三、地质档案管理存在的问题

随着社会对于地质档案开发利用的需求日益增长，现有的传统地质档案管理模式已难以适应。当前，地质档案管理工作存在以下问题：

（一）对外服务业务流程繁琐。目前，关于地质档案的对外服务业务，大多数依然需要用户到当地地质资料管理部门进行现场办理，且办理流程繁琐，效率低下。同时，受新冠疫情的影响，部分用户可能因无法到场办理相关业务，进而导致工作拖延、科研受阻，造成难以估量的社会经济损失。

（二）纸质档案易破损老化。部分纸质档案，如地形图、地质图、矿产分布图等纸质资料，因为年代久远，外加多次借阅、多次折叠，已产生老化、褪色等现象，甚至部分档案资料已出现磨损，出现字迹不清、缺失等情况。同时，由于地质资料的专业性和科学性，纸质档案的修复难度大、修复成本高，相关修复工作难以推进。

（三）电子档案存储缺乏安全性。较多的电子档案采用硬盘储存或光盘储存，存取方式十分简易，缺少备份，甚至没有加密，对于介质的保存和维护也未得到足够的重视。虽然采用的存储方式成本低、快捷简便，但导致电子档案面临较大的安全风险。若出现系统崩溃、硬盘坏道或光盘磨损等问题，电子档案的损失将不可挽回。

四、基于信息化的地质档案管理方法探索

随着现代信息技术的迅猛发展，云计算、大数据、5G移动通信技术、人工智能等日渐成熟，我国档案信息化建设步伐不断加快。中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，明确提出要加快提升电子档案管理水平，加快档案信息资源共享服务平台建设，实施国家数字档案资源融合共享服务工程。将信息化技术应用于地质档案管理中，建立地质档案信息管理系统，利用人工智能手段实现对档案的过程管理。基于信息化的地质管理系统，替代传统的档案管理模式，改进传统档案管理效率低的问题，实现档案信息资源的信息化。

地质信息化管理系统包含资料收集、整理、鉴定、识别、存储等功能，搭建的技术网络平台为地质信息建设提供了公共档案信息服务和共享利用。信息化的地质管理系统，提高了地质档案资源在专业技术领域的应用效率，减少了人力、物力资源的浪费，为地勘单位业务拓展提供了重要的技术保障。

（一）技术方法和实现内容。以档案信息化和计算机软件工程科学理论为指导，通过档案与计算机专业技术相结合的学科融合方式，采用数据转化、采集、汇聚等手段，开展地质资料数字化集成、数字档案室基础建设、智能化档案管理信息系统，为地质档案管理、保存和使用提供高效服务。主要包括以下内容：1.系统基础设施建设。系统基础设施建设，包括网络环境建设、基础硬件设施安装、管理化软件安装、终端及辅助设备等。同时，基于承载系统长期、稳定、高效运行的需要，应按照双机冗余的要求配备满足业务需要的服务器及存储备份设备，提高系统的抗风险能力。2.馆藏数字档案基础数据库建设。档案基础数据库建设包括：地质资料数字化建设、数据代码搭建、地质资料数据标准化处理、地质档案目录数据库及全文数据库等。档案基础数据库建设，应建立完备的档案数字化转换系统，积极加快纸质档案数字化进程。将已完成数字化的档案与数据库挂接，建立各类数字档案资源库群。3.管理系统开发建设。档案管理系统应用具备“收集、整理、鉴定、存储、利用”等功能，实现档案管理各业务环节的自动化、流程化闭环运行。地质资料管理基础系统开发应包括：地质资料数据输入系统、地质资料输出系统、地质资料查询系统以及人工辅助功能。做好档案收集和接收进馆，对出入库档案实行登记、清点、核查，并对扫描文档进行实时校验，确保整个数字化建设过程安全有序。4.档案管理信息系统安全设施建设。大数据时代，地质档案资料具有数据类型多样化、数据量大、利用率高等特点，应考虑信息网络安全建设。开展管理信息系统基础设施设计，合理布局档案库房、对外服务用房、机房等，明确系统开发需要的硬件配置和软件要求，适度考虑服务的网络安全配置，编制软硬件配置方案。基于地质档案的网络安全管理需要，针对不同的网络环境，采用逻辑隔离或物理隔离的网络安全隔离手段，并开发相应功能的安全软件，包括防火墙、网络登录系统、入侵报警系统、系统漏洞检测、系统管理日志等，最大化保证地质档案的网络安全。

（二）地质档案管理系统。开发信息化档案管理信息系统。以地质资料内容管理系统开发为主要工作，对单位内部地质档案的管理业务进行梳理，设计地质资料数据库（档案库），制订数据标准化管理流程，设计系统总体框架如下：档案管理系统分为：客户端、管理端、操作端（见图1）。1.客户端。通过档案管理员进行业务受理，受理内容包含档案出库、入库、查询等功能。2.管理端。根据受理业务情况，出库包含借阅和取出档案两个功能，其中借阅功能依次包含：借阅档案、搜索并借阅、记录信息、借阅；取出档案依次包括：取出档案、搜索并取出、记录信息、取出。入库包含被取出、被借阅，其中被取出功能依次包含：档案录入、放入档案、记录放入信息、借阅口放入档案盒；被借阅功能依次包含：归还档案、记录归还信息、档案录入、放入档案、记录放入信息、借阅口放入档案盒。查询包含：电子档案查阅、搜索引擎、电子档案库以及档案操作日志查阅等功能。此外，为便于管理和日常维护，管理系统提供人工取出、人工填补出入库信息功能。3.操作端。出库时依次包含录入借阅信息、锁定档案储位、扫描处理、出库。入库依次包含抓取档案盒、判断是否正常、入库。

图1 系统工作流程图

通过构建“一站式”地质档案管理业务系统，可实现地质档案管理从接收验收、数据采集、档案管理、目录查询、借阅审批、借阅输出等全业务流程信息化管理，为地质资料的管理应用提供信息化方法。

五、结语

本文结合地质档案管理工作，首先对地质管理的重要性进行阐述，对档案归档程序进行分析，依据信息时代的实际需要，对地质档案管理方法进行探索。基于地质档案信息化的发展趋势，提出系统硬件建设、馆藏数字档案基础数据库建设、管理系统开发建设、档案管理信息安全设施建设等相关内容，初步提出满足现代化信息社会所提出的信息化管理系统。通过此次研究，为推进地质档案管理工作的有序、高效发展起到一定的作用。