我国中小民营企业内部控制中的三点问题

上海卡哇伊实业有限公司 张德芳

2019年12月，中共中央、国务院印发了《关于营造更好发展环境支持民营企业改革发展的意见》以下简称《意见》。《意见》指出：“改革开放40多年来，民营企业在推动发展、促进创新、增加就业、改善民生和扩大开放等方面发挥了不可替代的作用。民营经济已经成为我国公有制为主体多种所有制经济共同发展的重要组成部分。”民营企业在国民经济发展中发挥着日益重要的作用，内部控制的目标之一是提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。因此，内部控制在企业可持续发展中起着不可忽视的作用。

由于我国大部分中小民营企业的所有者就是企业的管理者，这些创业者们在创业之前基本上从事的是销售或产品相关方面的工作，对内部控制的重要性认识度或实践力度不够，导致无法以内部控制约束企业行为，达到提高经营管理水平和风险防范能力的目的。

《小企业内部控制规范（试行）》第八条：“小企业应当围绕控制目标，以风险为导向确定内部控制建设的领域，设计科学合理的控制活动或对现有控制活动进行梳理、完善和优化，确保内部控制体系能够持续有效运行。”企业通过规章制度、执行程序和具体措施加强内部控制建设，能够在一定程度上对风险进行防范和管控[1]，进而促进我国中小民营企业健康可持续发展。本文将对日常工作中的三点内部控制问题及应对措施进行阐述。

一、销售收款环节通过销售折扣套取差价金额（或产品）

在零售终端（本文指线下零售实体店），尤其是服装行业企业，大部分公司在新品上架几周后，就开始打折，虽然信息系统中已严格按照公司的促销活动方案进行价格设置，无人有权限更改销售价格，但是线下门店的店员会利用销售折扣套取差价金额或将相应金额的产品归为已有。

通常有两种情况，其一，将之前卖出的货品做全价退货，然后再以目前的打折销售价卖出，比如目前的促销政策是七折，将套出三折的差价。

其二，当数量促销时，比如促销政策是买一件八折，买两件六折，店员将顾客买一件按八折售卖的产品暂不单独录入信息系统，而是等待下一位顾客买一件按八折售卖的产品，然后将两件产品一同按六折录入信息系统，进而套出2件两折的差价，这种情况通常发生在商场专柜。因为商场专柜是商场收银，门店只需开具商场提供的小票即可，无须打印系统中的销售小票，即不需要售卖时录入系统。对于自收银的门店而言，店员通过作弊将套取的全价退货金额与折扣销售金额的差价销售款归为已有；对于商场收银的专柜而言，店员通过作弊将套取相应金额的产品，这些套出的产品通过在系统中做销售处理来减掉账面库存。

产生这样的风险主要有两种原因：

（1）企业对零售终端的管理不完善。

首先，由于直营门店一般分布较广，管理起来相对困难，特别是远离公司总部的外地门店，公司人员需要出差，管理成本相对较高。

其次，公司的相关制度流程不完善或执行不到位，缺乏对直营门店销售与库存的监督。

（2）店员不诚实。总会存在一些不诚实的店员利用公司管理上的漏洞，谋取私利。

企业可采取如下措施对零售终端通过销售折扣套取差价金额（或产品）进行防范与控制：

（一）完善企业对零售终端的信息系统管理及相关管理制度

首先，设置系统权限操作。要求店员使用自己的用户号登录进行操作，不可以共用店长或某一人的账号，防止查出问题无法追责。

其次，建立退换货管理制度。在信息系统中设置退货时，必须录入原销售小票的小票号才能在系统中做退货处理，退货单自动取原销售小票上当时售卖的单价，进而对退货时的单价进行控制。

同时，退货要求在系统中备注原因，并建立退换货台账备查。再次，为避免店员将售卖的产品不及时录入信息系统（滞后录入，套取差价），在收银台放置一个提示牌，提醒顾客，请索要销售小票，凭销售小票才可退换货。

最后，门店安装监控时，在收银台处安装一个摄像头。有条件的企业可以公司总部远程查看，防止门店损坏监控数据，对于有疑问的销售退货单，可调取当时的监控查看是否有顾客在场，即是否为正常的退货。

（二）加强内部控制监督

首先，财务部及时核对门店的销售收款与系统中的销售金额是否一致。对于商场收银的专柜，核对公司的月销售额是否与商场结算单上的销售额一致。如有差异，要求店员给出明确的解释，对于差异的部分进行跟踪；对于解释不清的差异，进行进一步的追查。如检查商场的销售小票，查看销售小票号码是否连续，是否有商场的盖章，并与系统中的销售明细数据进行核对；检查小票上的数量及金额是否有涂改，以及是否有添加低价位产品的痕迹，必要时借用商场收取的销售小票联，进行核对，检查是否有金额及数量上的差异。对于自收银的门店，检查系统中的各种收款方式与实际到账的各种方式收款的金额是否一致，如有不一致，要求门店解释原因并进行判断，如经常发生不一致，需查看销售小票。同时，要求门店次日将现金收款全部存入公司的账户，降低现金操作的风险。

其次，对于退换货，检查是否有原售卖时的销售小票（并查看销售小票是否为重复打印的）。同时，公司的财务人员或相关人员，需要定期（建议不超过一个月）对系统中的退货交易明细进行查看，判断是否有异常。比如，退货频繁，对于高于当时销售价格的退货需要格外留意，如果异常需及时查找原因。

此外，应加强对库存准确率的监督，在预先不告知门店的情况下，监督门店的盘点，通过库存的差异发现销售中的问题。

（三）加强人员管理

首先，加强门店人员的甄选，招聘正直、诚实、销售技巧较强的店员。

其次，加强对店员的日常培训管理，使其树立积极向上的价值观、诚实守信的经营理念，加强培训店员销售技巧的力度。

最后，制定合理的薪酬绩效管理方案，加大店员的薪资与门店销售额的相关度，同时建立店员晋升的管理制度，使其将精力放在提升门店的销售业绩上面。

二、供应商集中度高

供应商作为企业的上游，合理优化供应商结构，有利于集成供应链，进而提高资源配置效率和企业的核心竞争力[2]。我国一些中小民营企业由于在采购方面投入的资源不足，或者采购进货量不够大，往往导致每种产品只有一家供应商供货，且一家供应商供应多种货品，这样会给企业发展带来不利影响。

一方面，当供应商的集中度高时，供应商的市场力量增强，企业的议价能力降低，导致难以及时合理的降低采购成本。

另一方面，如果供应商的数量较少，将导致对个别大供应商的过分依赖。当大供应商的生产能力受限或内部管理弱化时将影响到产品的交期与产品的质量。如果对供应商的监管或后续的评估不到位，当供应商的经营能力下降，企业却没有进行及时变更或调整，将导致产品的质量、交期难以得到有效的保证。企业的供应链将变得不顺畅，进而直接影响到销售和客户关系，阻碍企业的正常发展。

采购成本作为企业的主要支出，降低采购成本将成为企业的利润源泉。此外，产品质量的保证和供货的及时性，对于企业的健康可持续发展起着至关重要的作用。因此，企业通过建立供应商管理体系，优化供应链管理。

（一）重视供应商的开发，降低供应商集中度

每种货品至少开发两家供应商进行供货，如果由于货品的采购量过低，当两家供应商同时供货时，无法达到供应商的起订量，可交替采购，或者一家供应商备用。增加企业的供应商数量，防止多数货品集中在少数供应商中，建立起供应商间的竞争机制，增加优质供应商的采购量。

（二）加强供应商的甄选，对供应链实行有效的动态管理

采购人员应详细调查供应商的主要信息，如信誉、品牌、销售业绩、规模、研发、产能等相关信息。对于关键的供应商，应派质量管理人员到对方工厂进行现场了解，做出整体评估。企业应建立供应商管理档案，并定期由采购部、生产部、品控部、仓储部门、销售部、财务部等相关部门对供应商进行评价，包括对所购产品的价格、质量、付款条件、交货及时性以及供应商的经营状况、信用等级等进行综合评价，并且品控部定期巡厂，查看生产现状，进而不断更新供应商档案，建立起一套行之有效的供应商筛选、评估体系。对于供应市场上供应商资源的变化，采购部门应实时了解跟进。比如，参加展会，积极开拓有潜力的供应商资源作为储备，以形成稳定有效的供应体系。

三、货品领用缺乏监管

企业对存货的管控，基本上都建立了管理岗位责任制，做到了不相容岗位分离、制约和监督，加之随着信息系统的普及，整体上存货的内部控制是比较健全的，但在我国中小民营企业的日常存货管理中普遍存在的一个问题是货品领用缺乏有效监管。

比如，开展会领用货品，领用时仓库根据领用的数量做了出库（好多中小民营企业在系统里建了一个领用的虚拟客户），展会结束收到退回的货品，收到多少实物仓库就入库多少，缺少的部分基本无人监管。还有领用货品用于赠送，领用单缺乏相应的审批权限，一部分公司部门经理就可以签字领用，尤其是到门店里领用，只要领用人签字即可。有的公司在系统里创建了一个领用的收款方式，用于出掉领用货品的库存。

总之，存货的管理远没有现金支出管理的严格，进而经常发生货品随意领用的现象。存货在企业流动资产中金额占比较高，但被重视度往往低于现金。为保证企业的资产安全，需有效控制存货管理全过程中的风险，如何监管货品的领用，可采取如下应对措施。

（一）加强存货审批权限的管理

货品领用应视同企业付款审批权限一样管理，参考企业授权审批制度中的金额权限，确定签字的权限。企业建立货品领用的规定，领用人填写货品领用单（一式两联或三联），部门经理、财务部审核，有审批权限的上级领导审批。仓库或门店收到经授权人签字审批的货品领用申请单后，领用人才可以提货。此外，仓库还要看信息系统里的单据是否达到，仓库需见订单发货。

（二）信息系统管控，明确管理权限

系统中不要建立不收款减库存的渠道，仓库的系统里没有不收款出库的虚拟客户。门店的收款方式中不要有领用的收款方式，即收款方式设置为各种渠道的收款，如现金、微信、支付宝、银行卡、线上平台、促销券等，使门店没有渠道从系统中减掉货品领用的库存。在系统中建立领用门店，专用于领用货品的出库，由独立于门店和仓库的专人（比如财务部或商品部门）根据签字审批的货品领用申请单进行下单和审单。从大仓领用的，领用门店的管理人根据签字审批的货品领用单下订单给仓库，仓库凭系统中的订单和签字审批的货品领用单做出库；从门店领用的，门店根据签字审批的货品领用单做调拨单到领用门店，领用门店的管理人根据签字审批的货品领用单审核调拨单收货。每月末，财务部根据签字审批的货品领用单核对领用店中的系统单据，检查是否一致，然后做库存核销处理，并根据领用的性质做账务处理，入相关的费用科目（如图1）。

图1 货品领用流程图

四、结束语

民营企业作为现代市场上的重要组成，已经成为我国经济运转中不可或缺的一部分，而内部控制作为维系企业经济运转的关键，在民营企业中发挥着重要作用[3]。完善的内部控制应做到医未病，防未然，唐代孙思邈《千金要方·论诊候第四》：“古之善为医者，上医医未病之病，中医医欲病之病，下医医已病之病。若不加心用意，于事混淆，即病者难以救矣。”

本文从风险导向出发，列举了我国中小民营企业容易忽视的三个内部控制问题，并给出了相应的内部控制设计及实施方案，希望能够帮助我国中小民营企业提升内部控制质量，提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业健康可持续发展。