新时代省级教育考试招生机构档案管理

2022-11-01福建省教育考试院赖荣

办公室业务 2022年17期

文/福建省教育考试院赖荣

党的十八大以来，习近平总书记对档案征集利用、安全保管、重特大事件应急处置、档案管理等作出重要指示。教育考试招生事关国家选才和社会稳定，是民生工程，是国之大计。教育考试招生档案是教育考试招生工作和考生学习考试过程的原始记录，具有存凭、留史、资政、育人等重要作用。主动适应新时代档案管理工作新要求，解决当前省级教育考试招生档案管理中存在的问题，充分发挥教育考试招生档案在推动教育考试招生事业高质量发展中的作用，对加强新时代省级教育考试招生机构档案管理显得尤为重要和迫切。

一、省级教育考试招生机构档案管理的内容和特点

从全国来看，虽然各省级教育考试招生机构承担的职责略有差异，但大部分是全省教育考试招生工作的组织者。因此，从内容上看，省级教育考试招生档案包括：文书档案，如各省级教育考试招生机构的收发文、工作信函、会议纪要、工作总结、规章制度、合同、大事记等；业务工作档案，如招生录取名册、考生考籍信息等；会计档案，如会计凭证、会计报告等。从载体上看，省级教育考试招生机构档案包括：纸质档案，如文书档案中纸质的收文发文、工作信函、会议纪要、招生录取名册等；电子档案，主要是依托信息系统建立的，如普通高考报名信息、录取系统中的考生信息、扫描后的答卷信息等。

省级教育考试招生档案是教育考试招生工作各个环节所形成的原始记录，是还原教育考试招生制度改革历程的重要历史凭证，具有原始性记录性的特点。同时，作为教育考试招生工作客观、真实的记录和反映，省级教育考试招生档案具有真实性、客观性的特点。此外，省级教育考试招生机构作为全省教育考试招生事务性工作的主要组织者，所形成的档案在全省教育考试招生工作中具有权威性。

二、加强新时代省级教育考试招生机构档案管理的必要性

（一）提升教育考试招生治理水平。习近平总书记指出，档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。省级教育考试招生档案管理，是教育考试招生工作的重要一环，加强教育考试招生档案管理，促使教育考试招生工作环环相扣，形成闭环。想提升省级教育考试招生机构教育考试招生治理能力，需要对教育考试招生制度的发展历程、经验教训进行总结分析，而档案是最好的素材。因此，加强新时代省级教育考试招生机构档案管理，是适应教育考试招生治理体系和治理能力现代化的现实需要。

（二）适应新时代档案管理工作新要求。省级教育考试招生档案作为民生档案，要适应档案管理理念的转变，从重收藏、内部存档，转向开发利用、为社会公众服务，让考生等社会群体更方便地查询教育考试招生档案。随着大数据、人工智能等技术的广泛运用，档案管理信息化、标准化建设在各行业快速推进。加强省级教育考试招生档案管理，强化教育考试招生档案信息化建设，促进教育考试招生各档案信息平台互联互通，才能更好地对省级教育考试招生档案数据进行挖掘。可见，加强新时代省级教育考试招生档案管理，是落实习近平总书记关于档案管理工作重要指示批示精神，适应档案管理信息化、标准化、服务社会等新要求的具体落实和体现。

三、省级教育考试招生机构档案管理存在的问题

（一）档案管理体制机制不健全，档案管理体系不科学。一方面，各省级教育考试招生机构主要由省高等学校招生委员会办公室、省高等教育自学考试委员会办公室、省高中会考办公室合并组建。“三办”合并后，部分省级教育考试招生机构人员变动较大，原有档案未统一移交、整理，合并后档案管理相关制度机制未建立或不健全；另一方面，由于教育考试招生是社会公平公正的直接体现，社会关注度高、省级教育考试招生机构领导在实际工作中将更多的精力放在确保考试招生过程安全平稳、公平公正，对考试招生结束后产生的档案管理工作有所忽视。此外，省级教育考试招生机构受内部分工影响，档案管理分散在不同的部门管理。比如：文书档案一般由办公室负责管理，会计档案由财务部门管理，考试招生电子档案由信息部门管理，考试招生业务工作档案则由多个业务部门分别管理。总体来看，省级教育考试招生档案没有形成科学的管理体系，并且各部门档案管理意识和管理能力参差不齐。档案分散管理、多头管理，加之管理制度不健全，导致省级教育考试招生档案管理效率低、利用率低，档案的各项功能无法得到发挥。

（二）档案管理工作人员专业素质不过关，档案收集管理不规范。省级教育考试招生机构编制有限，普遍无法安排专人专职负责档案管理工作，一般为兼职人员管理。由于兼职档案管理员缺乏系统的档案业务培训，对档案管理政策规定了解不够深入、档案管理能力不足、职业发展空间受限，难以按照档案管理规范要求收集整理档案，导致出现档案收集不完整、归档不及时、无法移交档案馆等问题。比如，招生录取花名册作为招生录取的重要凭证，20世纪80年代很多是手写的，有些档案字段缺失，按照省档案馆接收档案目录数据基本字段、档号编制方法、纸质目录等要求，是不符合档案馆接收条件的，省级教育考试招生机构需要花费大量人力物力重新进行整理。由于文书档案、会计档案、业务档案、电子档案没有统一的档案管理部门，人员流动后，工作档案很容易丢失。此外，由于教育考试招生档案涉及考生、考试组织过程等方面信息，有些数据比较敏感，有些列入了单位工作秘密管理范围，需要档案管理人员具有较强的安全保密知识、档案处理能力和责任心，而实际上具备这些素质的档案管理人员相对较少。

（三）档案信息化建设滞后，档案开发开放程度不高。重视纸质档案而忽视电子档案的问题由来已久。传统的教育考试招生档案很多都是纸质的，不利于查询利用，无法满足新形势下档案管理规范化的现实需要，不利于推进教育考试招生档案的规范化、信息化建设。随着信息化技术的广泛运用，各级各部门建立了不同的教育考试招生业务系统，报名、审核、试卷扫描、评卷、录取、视频监控等教育考试招生工作越来越多地依托各类信息化平台，电子档案数据越来越多。但是，不同单位、不同时期建设的信息系统存在不兼容、不相通的情况，电子档案分散于不同信息系统，导致无法互通，无法实现资源相互链接和共享。教育考试招生档案作为教育考试招生工作和教育考试招生制度改革的重要记忆载体，其对过去、当下、未来起到了连接作用，对了解教育考试招生制度改革发展有重要意义。但是，由于省级教育考试招生档案信息化、规范化不够，对档案开发、开放产生不利影响，对教育考试招生档案服务决策、服务发展、服务社会的作用挖掘不够深入。教育考试招生档案被堆放在档案室、存储在服务器，没有进行深入开发，更难对社会开放。

四、加强新时代省级教育考试招生机构档案管理的对策

（一）加强领导，进一步健全省级教育考试招生机构内部档案体系和档案管理体制。加强新时代省级教育考试招生机构档案管理，既是一项长期的基础性工作，又是一项综合性的系统工程，需要各部门的支持配合。省级教育考试招生机构领导要高度重视档案管理工作，把档案管理工作纳入省级教育考试招生机构党政工作议事日程、纳入年度工作计划和考核内容，切实加强对档案工作的领导和统筹协调，推动各部门各司其职。要建立档案工作领导组，统一领导档案管理工作，形成“统一领导、分部门负责”的档案管理体制机制；要在本单位岗位设置方案中设置档案专业人员职称系列，为档案管理人员晋升晋级打通通道，提高档案管理人员职业荣誉感；要加强同省档案馆的联系，接受业务指导，按照省档案馆的要求，强化教育考试招生档案管理的规范化工作；要进一步完善教育考试招生档案管理、开发、开放等方面的规章制度，加大对档案管理信息化、规范化工作的经费支持。

（二）强化培训，进一步提升省级教育考试机构档案管理人员素质。省级教育考试机构要增强全员档案意识，通过培训、学习档案政策法规，增强档案管理人员档案工作的责任感、使命感、职业荣誉感；要培育和选用合适的档案管理人员，选择有较强档案管理意愿、具有基本档案管理和计算机知识、保密意识强的人员从事档案管理工作；要建立档案业务培训机制，通过“走出去、请进来”，安排档案管理人员参加省档案馆、教育厅组织的档案培训，参加档案管理跟班学习，参加业务竞赛，邀请档案管理专家到本单位授课等方式，完善档案人员的业务知识结构，提升教育考试招生档案管理业务水平。

（三）积极推进档案信息化建设，进一步提高教育考试招生档案开放和服务水平。一要对教育考试招生历史档案进行数字化处理。可通过采购服务的方式，聘请有资质的第三方档案服务机构，充分利用计算机技术、数据库技术、图像处理技术等，完成对教育考试招生历史档案的数字化处理，建立档案信息化系统和数据库，为查询利用、服务社会打好基础。二要对教育考试招生档案信息进行整合。《中华人民共和国档案法》明确要求，要积极推进电子档案管理信息系统建设，实现电子档案系统与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。要建立教育考试招生档案信息系统统一管理平台，打破不同教育考试招生业务系统中档案信息模块的壁垒。要建立对外服务平台，改进服务方式，增强服务效果，提高服务质量，实现教育考试招生档案信息开发利用的共享化、便利化、多样化。三要对教育考试招生档案进行深度开发挖掘。在信息时代背景下，教育考试档案信息服务工作应与时代接轨，深入开展档案利用建设，提高教育考试档案的利用率和服务水平。要充分应用计算机技术、信息技术和网络技术，对教育考试招生档案进行挖掘分析，服务领导决策、服务考生、服务考试招生科学研究。省级教育考试招生机构可通过对试题、考生成绩等数据档案进行分析，为改进命题工作提供数据支撑。通过对录取分数线、招生院校、专业等考试招生档案数据进行整理分析，编写高质量的高考志愿填报指南，为考生提供有效指导。教育考试招生档案作为记载考生和考试招生信息的重要载体，在诚信宣传教育、维护考生权益、升学入职学历证明等方面发挥着重要作用。省级教育考试招生机构可通过对违规违纪档案信息的挖掘整理，制作宣传视频等方式进行诚信考试宣传，对考生产生更强的警示作用。从省级教育考试招生机构服务窗口能够办理高考成绩证明、高校招生录取证明、自考临时毕业证明、更改学籍等证明。因此，省级教育考试招生档案的深度开发挖掘对快速高效服务考生、服务高校能够发挥重要作用。