信息化背景下档案利用服务分析

文/甘肃省水文站 赵菁菁

目前，传统的档案工作已逐步摆脱人工模式，随着档案信息资源数字化的发展，智能化档案管理将成为未来档案工作的必然结果。然而，数字化时代的智能化档案管理对传统的档案服务提出了新的要求，程序简化、流程优化、平台高效、需求多样等等，面对错综复杂的发展变化及日趋多样的需求，需要充分理解信息化思维，并将其发挥至档案应用领域，实现新时代传统档案利用服务与互联网的创新融合。

一、信息化背景下档案利用服务的特点

（一）拥有先进的技术管理手段。伴随科学技术的快速发展，电子档案替代了纸质档案，呈现内容标准化、整体系统化、操作便捷化的特征，档案数字化开始出现在人们的视野中。利用数字技术开发数字化档案管理系统，通过系统内部底层逻辑与操作算法的设计，操作者从终端完成档案填写后，系统管理者进行审核，系统应用方则可快速实现不同档案的多部门多人员共享，档案查询工作彻底摆脱了传统的人工翻阅，仅需在系统内部输入关键词或编号即可快速完成查询，大大节省了操作时间。

（二）具有优越的现代化业务流程。电子文件逐渐取代传统的纸质文件，成为数字时代档案存储的新形势。电子档案文件打破了传统的纸质载体、人工记录、存储等特点，使传统档案管理流程发生变更。在档案录入工作中，移动终端录入信息逐渐取代人工纸质记录。在档案的共享工作中，广泛的无限区域网及无缝对接的分级管理结构使得档案共享成为可能。查找档案时，仅需输入档案名称、编号等关键词便可快速查询结果；在档案的利用工作中，“一站式”互联网办公大厅的快速对接甚至摆脱了不同网页间的跳转，应用一级网站直接为使用者提供档案查询等工作，极大地简便了档案管理的业务流程，提高了档案利用服务的效率。

（三）具有更大的档案利用价值空间。档案的信息化建设与管理不仅能提高档案利用服务的整体效率，更能充分发挥档案信息的应用价值。档案数字化的形式更能挖掘档案自身所蕴藏的价值，可以将价值与时代需求相关联，实现档案信息与社会服务的匹配，应用其隐藏价值。举例来说，在建设新农村的进程中，应用各地档案的历史信息，可以从人文、资源、环境、民俗等信息中寻求突破，建设美丽型、文化型乡村。除此之外，还可以整合利用城市档案信息资源开展各式各样的专题研究，开发具有城市特色的文化产品等，提高百姓对不同城市的认知水平，发挥档案利用服务的价值。

二、信息化背景下档案利用服务的内涵

信息化背景下，在档案实行信息化管理的过程中，档案管理的主客体发生改变，档案部门不再是单纯的档案管理者，更是档案利用的服务者，服务形式也从被动服务向主动服务转变。

（一）“以人为本”的服务意识。参照《全国档案事业“十四五”发展规划纲要》中“以人为本，服务为先”的基本原则，档案管理工作应将以人为本置于一切工作的核心，尽力满足人民的一切合理性需求，最大程度上支撑党和国家的发展。“一站式”互联网服务办事大厅将被动服务转变为主动服务，立足于使用者的根本需求，凭借细腻全面的服务态度，彰显了档案管理工作中“以人为本”的服务意识，使用者利用“一站式”互联网服务办事大厅进行档案查找等工作时，最终可获得加盖电子签章的档案证明材料，不仅可以满足使用者对档案的需求，而且提高了档案管理的服务水平。

（二）高效、高质的服务水准。档案管理服务水准的高低很大程度上取决其业务能力。信息化背景下的档案利用服务辐射范围广，涉及用户群体多，整体需求量高，档案利用服务对象整体呈现社会地位高低不一、文化水平深浅不同、需求层次多重等特点。将档案馆藏资源的价值充分发挥，挖掘并利用档案信息中的有效信息，可以掌握不同用户的不同需求，以此为基准为用户提供更好的服务。对档案管理部门而言，适时开展档案信息资源的深度加工，将本不具备实际意义的档案信息发挥效用，可以实现自身角色从资料收集者到信息产品生产者的转变。信息化背景下，档案管理可通过各种平台为用户提供查询等多种多样的业务，数字档案馆的建设与应用加快了档案利用向高效率、高品质的服务迈进。

（三）供需双赢的服务手段。档案管理人员必须打破传统的常规思维，积极学习并融入互联网时代的发展，从提升自身信息化、数字化操作与服务意识入手，积极学习并应用数字技术，大胆创新。档案利用服务，即通过对档案原始信息资料的深度整理挖掘，通过各种方式提供的一种有效服务，属于档案业务流程，是整体流程中不可或缺的关键一环。档案管理水平的高低及效率影响着档案的利用服务水平，档案部门应积极组织人员培训，建设人才库等，充分提高自身管理及服务水平，以满足用户需求、以为用户提供便利为宗旨，方便用户、提升自身。在信息化背景下，利用终端APP、微博、门户网站“一站式”服务等可以为用户提供预约服务、供需互动、疑难解惑等服务，极大地方便了档案用户，提升了档案利用服务水平，是一种供需双赢的服务手段。

三、信息化背景下档案利用服务的创新

（一）档案利用服务理念的创新。信息化背景下，档案利用服务的重点是主动为用户提供服务，充分满足用户期望。要求档案部门变更传统的档案利用服务模式，创新服务理念，充分挖掘档案信息资源，了解其中的显性与隐性需求，为档案主题提供个性化、与需求相匹配的服务，全面满足各种用户的不同需求。

（二）档案利用服务模式的创新。信息化背景下，档案利用服务模式应适时适当创新，恰到好处地利用档案信息，让档案引领决策，为决策者提供高价值参照。创新档案利用服务模式要求档案服务人员彻底改变档案服务技能，在新背景下，通过与计算机、通信等领域的融合，综合提升自身档案服务水平，满足社会需求。当前，部分档案管理部门通过与专业服务机构相互合作，引入档案数字化加工与实现系统，创新了传统的档案管理服务模式，促进档案利用服务水平的提升。

（三）档案利用服务技术的创新。利用数字技术、虚拟现实等新兴技术，更关注用户的需求与真实感受，是档案利用服务技术的创新所在。档案利用服务可从服务技术层面实现创新，应用信息化技术实现从线下至线上服务的转变，再在其他技术的加持下，完成从“线上”到“现场”的蜕变，如此，用户的体验感和满意度将大幅度提高，整体服务效率相应提升。以用户体验感为中心，将档案实体虚拟化，更具宣传价值，档案利用服务的社会口碑也将得到相应提升，全社会的档案意识得到激发。档案管理部门可以从加强虚拟技术的学习与应用入手，探索虚拟技术与档案利用服务的接入口，大胆创新，充分提升用户的参与感，促进双方共赢。

（四）档案利用服务行为的创新。将被动服务变主动服务是档案利用服务的终极目标。档案利用服务将以人为本的理念作为核心，以用户所求为产品服务提供的出发点，以用户所忧为产品服务设计过程中的着力避免点，将“实用性”作为档案利用服务开发的关键所在。随着社会的发展，学籍档案的认证需求量在增长，档案利用服务信息化极大便利了这种需求，用户只需要利用互联网，便可足不出户轻松获得带有电子签章且所有机构、单位都认可的档案。另外，高考成绩、高考去向等常用的档案材料，也可以通过已经预先设计并认证好的格式与内容，主动为用户提供服务。

伴随信息化与档案管理的发展，人民群众的数字化意识及档案意识在不断增强，对档案服务的需求也在不断提高，愈发强调档案利用服务的质量与数量。在此背景下，档案工作人员务必紧随时代发展，学习新知识，掌握新思想，用创新意识武装档案利用服务工作，主动探索档案利用服务的未来发展路径，变更服务模式，用超前的服务意识为用户提供更有效、更有价值的服务，促进社会整体发展。